Der Rat stimmt der Vorgehensweise und dem Einsatz der Beschäftigten zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements auf der Basis der SAP-Finanzsoftware zu.

 
Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderlichen Schritte für die Einführung des NKF und den Einsatz der SAP-Finanzsoftware kurzfristig umzusetzen, um die termingerechte Einführung des NKF auf der Basis der SAP-Finanzsoftware sicherzustellen.

 

Der befristeten Einstellung der beiden Vermessungsingenieure im Bereich des Teilprojektes Erfassung, Bewertung, Bilanz wird zugestimmt.

Die abschließende Auswahl der Bewerber/innen kann im Interesse der Dringlichkeit in einer kleinen Auswahlkonferenz des Personalausschusses, mit dem Vorsitzenden, sowie jeweils einem Vertreter der im Personalausschuss vertretenen Parteien, erfolgen.
 

Die Verwaltung wird über den Fortgang der Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements und der damit in Zusammenhang stehenden Einführung der SAP-Finanzsoftware halbjährlich dem HFA berichten.

 

Mit der Vorlage “ Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) ” vom 3.6.2004 hat der Rat der Stadt Hagen den seitens der Verwaltung vorgeschlagenen Weg zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements beschlossen.

Auf dieser Basis arbeiten die eingerichteten Projektgruppen zur Umsetzung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements.

 

Für die Umsetzung des NKF ist es zwingend erforderlich, die bisherige kamerale Software durch eine moderne leistungsfähige Finanzsoftware zu ersetzen.

Dies wird gemäß den vorliegenden Beschlüssen des  Betriebsausschusses HABIT vom 17.9.04 die Software “mySAP ERP” als strategisches Softwareprodukt für den Bereich der Stadt Hagen sein.

 

Der Einsatz der SAP-Finanzsoftware soll aus Kostengründen auf der Basis einer voreingestellten kommunalen Musterlösung umgesetzt werden.

Dazu ist beabsichtigt, diese Musterlösung zunächst auf Änderungs- bzw. Erweiterungsbedarfe zu prüfen (Deltaworkshops). Die notwendigen Änderungen- bzw. Erweiterungen werden dann in die Musterlösung eingestellt (Customizing).

 

Der Einsatz der SAP-Finanzsoftware soll aus Gründen des Einführungsaufwandes und Sicherheitsgründen in zwei Wellen in die Verwaltung hinein geschehen.

Ziel ist es, die Kameralistik zum  1.1.2008 abzulösen.

 

Es zeichnet sich eine sehr enge Verknüpfung und Abhängigkeit zwischen der NKF- Einführung und der SAP-Finanzsoftware ab. Im NKF werden die rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Rahmenbedingungen gesetzt, welche dann unter Einsatz der SAP-Finanzsoftware im Rechnungswesen abgebildet werden sollen. Es ist deshalb erforderlich, beide in einer gemeinsamen Projektorganisation zu synchronisieren.

Dazu wird die erforderliche Struktur zur Einführung der SAP-Finanzsoftware mit einer SAP Projektleitung und weiteren 3 freigestellten Beschäftigten in das vorhandene NKF - Projektstruktur integriert.

 

Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass die SAP-Finanzsoftware sich aus verschiedenen Modulen zusammensetzt, mit denen der neue produktorientierte Haushalt beplant und bewirtschaftet wird.

Für die Anwendungsbetreuung der SAP-Softwaremodule sind insgesamt 9 Anwendungsbetreuer erforderlich, die im Wege einer Freistellung für das Projekt gewonnen werden müssen. Hinzu kommen weitere 4 Beschäftigte für den Bereich der Programmierung beim HABIT. Das Auswahlverfahren auf die  externe Stellenausschreibung beim HABIT läuft derzeit.

 

Im Teilprojekt 3, Erfassung, Bewertung Bilanz ist zum 1.1.2008 die Eröffnungsbilanz der Stadt Hagen  zu erstellen. Dazu ist es erforderlich, das gesamte Vermögen der Kommune zu erfassen und zu bewerten. Zur Unterstützung bei der Vermögenserfassung und -bewertung sollen zunächst zwei Vermessungsingenieure (Bereich Grundstücksbewertung) befristet auf 2 Jahre im Bereich der städtischen Bewertungsstelle (Amt für Geoinformationen und Liegenschaftskataster) zusätzlich eingestellt werden.

 

Eine weitere halbe Stelle wird durch eine aus dem Mutterschaftsurlaub zurückkehrende städtische Beschäftigte (Diplomkauffrau)  wahrgenommen.

 

 

Damit ergibt sich aus heutiger Sicht, unter Berücksichtigung des bereits freigestellten Projektkoordinators,  während des Umstellungszeitraumes ein personeller Bedarf von derzeit 21 Freistellungen von städtischen Beschäftigten, dies sind:

 

0,5 Projektleitung NKF

1 Projektkoordinator für NKF

 

            4 Beschäftigte für die SAP-Projektorganisation

 

            9 Beschäftigte als Anwendungsbetreuer für die SAP-Softwaremodule

 

            2,5 Beschäftigte zur Erstellung der Eröffnungsbilanz

4 Beschäftigte als SAP-Programmierer beim HABIT

 

Nicht alle genannten Bedarfe führen automatisch zu zusätzlichen Haushaltsausgaben, z.B. führt der Einsatz von städtischem Personal zu keinen zusätzlichen Personalausgaben.

Berücksichtigt man ausschl. diejenigen Positionen, die voraussichtlich auch zu zusätzlichen Ausgaben führen werden, entsteht eine Haushaltbelastung von ca.:

 

 

            2005 rd. 2,3 Mio. EURO

 

            2006 rd. 1,4 Mio. EURO

 

            2007 rd. 0,9 Mio. EURO

 

            2008 rd. 0,9 Mio. EURO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

0.Einleitung

Das Land NRW hat mit Beschluss vom 10.11.2004 die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) spätestens zum 1.1.2009 beschlossen.

 

Auf der Grundlage der Vorlage “Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) ” vom 3.6.2004 hat der Rat der Stadt Hagen den seitens der Verwaltung vorgeschlagenen Weg zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements beschlossen.

Die Verwaltung hat inzwischen die in der Vorlage dargestellte NKF Organisations- und Projektstruktur umgesetzt und die Teilprojekte haben ihre Arbeit aufgenommen.

 

Die Zeitplanung zur Einführung des NKF setzt sich weiterhin den verwaltungsweiten Umstieg auf das Neue Kommunale Finanzmanagement zum 1.1.2008 zum Ziel. Es ist beabsichtigt, bereits Mitte 2007 den gesamten produktorientierten Haushalt für das Haushaltsjahr 2008 auf doppischer Basis zu planen und politisch beraten zu lassen. Der Umstieg bereits zum 1.1.2008 verkürzt den Zeitraum, in dem die bisherige Kameralistik und stufenweise das NKF parallel im Einsatz sind.

1.  Stand der Arbeiten in den Teilprojekten

 

Kernprojekt

 

Das Kernprojekt hat die Arbeit der einzelnen Teilprojekte begleitet, bei verschiedenen Fragestellungen fachliche Vorschläge der Teilprojekte beraten und Empfehlungen für den VV, den Oberbürgermeister und Politik, insb. Lenkungsgruppe ausgesprochen.

 

 

TP1 Neuausrichtung der Steuerung

Die Einführung des NKF ist nicht nur darauf beschränkt, das bestehende Rechnungssystem der Kameralistik gegen ein neues modernes Rechnungssystem, der Integrierten Kommunalen Doppik zu ersetzen, sondern die Einführung als einen Reformansatz zu verstehen, der eine Weiterentwicklung der Steuerung beinhaltet. Hierzu gehört insbesondere die Steuerung von Verwaltungsprodukten über Quantitäts- und Qualitätskennzahlen auf Ebene des zukünftigen Produkthaushalts.

 

Das Teilprojekt Neuausrichtung der Steuerung, beschäftigt sich deshalb z.Zt. zunächst mit der Aufgabe, Strukturen für die Definition der Produkte im NKF zu erarbeiten. Hierzu wird derzeit ein Konzept erarbeitet, in dem die zur Definition von Produkten notwendigen Grundlagen fixiert werden, die Struktur des Hagener Produktrahmens und -kataloges festgelegt wird, die Steuerungsebenen beschrieben werden und gegebenenfalls Veränderungen von Organisation und Geschäftsprozessen dargestellt werden.

Die Erarbeitung findet aufgrund der Schnittstellen zu Aufgaben des Teilprojektes Erfolgsplanung/-rechnung, Finanzplanung/-rechnung unter Einbindung der Teilprojektleitung dieses Teilprojektes statt.

 

 

TP2 Ergebnisplanung/-rechnung, Finanzplanung/-rechnung

 

Ziel des Teilprojektes ist es, die Ergebnisplanung/-rechnung und die Finanzplanung/-rechnung auszugestalten, damit ein möglichst reibungsloser Übergang von der Kameralistik hin zum NKF sichergestellt ist.

 

Im Vordergrund standen daher zunächst die Qualifizierungsmaßnahmen in betriebs-wirtschaftlicher Hinsicht und mit NKF Schwerpunkten.

 
Es wurde ein erster Arbeits- und Zeitplan erarbeitet, der nun im Hinblick auf die Rahmenbedingungen der SAP-Finanzsoftware synchronisiert werden muss.

Es wurden Vorüberlegungen angestellt, nach welchen Kriterien die Auswahl der Ämter für die erste Umstellungsphase (1. Welle) erfolgen sollte. Die Einbindung der Fachämter wurde noch nicht institutionalisiert.

 

Es wurde ein erster Entwurf erstellt, in dem die Unterabschnitte des städtischen kameralen Haushaltes den 88 Produktgruppen bzw. Produkten der Finanzstatistik NRW zugeordnet wurden. Damit wird im weiteren eine Überleitung von bisherigen kameralen Unterabschnittsstrukturen in produktorientierte Strukturen des NKF  möglich. Die Feinabstimmung hierzu muss in Zusammenarbeit mit den Fachämtern erfolgen.

 

Der bisher erarbeitete Arbeits- und Zeitplan ist im Hinblick auf die Rahmen-bedingungen der SAP-Finanzsoftware und den sich daraus ergebenden  Ressourcenbedarfen  und zeitlichen Meilensteinen anzupassen.

 

 

TP3 Erfassung, Bewertung, Bilanz

 

Ziel des Teilprojektes ist es, die vom NKF geforderte fortschreibungsfähige Eröffnungsbilanz zu erstellen.

Für eine erste Übersicht wurde das voraussichtlich zu erfassende städtische Vermögen nach Dienststellen gegliedert und eine allgemeine Inventurrichtlinie als Diskussionsgrundlage erstellt.   

Für die Datenerfassung und –bewertung des städtischen Hochbauvermögens wurde auf der Basis von Testbewertungen der voraussichtliche Umfang des Ressourcenbedarfs für die zu leistende Erfassungs- und Bewertungsarbeit abgeschätzt.

Derzeit wird ein Anforderungsraster für die Bewertung des städtischen Infrastrukturvermögens (insbesondere Straßen, Wege) mit der Fachverwaltung erörtert.
Ein erster grober Arbeits- und Zeitplan wurde erstellt.    

TP4 Neue Finanzsoftware

 

Ziel des Teilprojektes ist die nachhaltige Begleitung und Durchführung operativer Aufgaben zur Einführung einer entsprechenden Software zur Unterstützung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements. Dazu ist die Entscheidung, das NKF bei der Stadt Hagen durch die Software der Fa. SAP AG abzubilden, bereits im September 2004 durch den Betriebsausschuss des HABIT getroffen worden (siehe 2. Projekt zur Einführung

SAP-Software).

Im Teilprojekt wurde der diese Einführung begleitende Arbeits- und Zeitplan erarbeitet und einzelne Teilschritte vorbereitet. Es wurden die Leistungsbeschreibung zur NKF-Musterlösung und die Erarbeitung der Alternativen zur Bereitstellung des SAP-Basisbetriebes diskutiert. Der seitens SAP vorgestellte Projektplan zur Vorgehensweise wurde mit dem Arbeits- und Zeitplan des Teilprojektes Neue Finanzsoftware abgeglichen. Zur Vorbereitung der verwaltungsinternen Entscheidung zur inhaltlichen  Vorgehensweise wurden die Alternativen aus Sicht des Teilprojektes bewertet und priorisiert.

 

 

TP5 Qualifizierungs- und Informationsmanagement

 

Ziel des Teilprojektes “Qualifizierungs- und Informationsmanagement” ist es, während des NKF-Prozesses zielgruppenspezifische Qualifizierungsprogramme zu entwickeln und anzubieten.

 

Die Qualifizierungsmaßnahmen werden vom Amt für Weiterbildung und Medien, in Kooperation mit dem Institut für Verwaltungswissenschaften, Gelsenkirchen, erfolgreich durchgeführt und reichen thematisch von Einführungsveranstaltungen zum NKF bis hin zu Aufbauseminaren mit Spezialthemen für bestimmte Beschäftigtengruppen.

 

Zielgruppe der ersten Qualifizierungsreihe sind Projektmitglieder und Führungskräfte, deren Schulungen bis Anfang Juni 2005 durchgeführt wurden. Parallel dazu haben Qualifizierungen für Buchhalter/Innen und Rechnungsprüfer/Innen, später auch für betroffene Sachbearbeiter/Innen begonnen.

Des Weiteren wurde ein Informationsangebot im Intranet aufgebaut und wird laufend erweitert. Dort können die aktuellen Informationen des Landes NRW, zum Thema NKF, abgerufen werden. Für das 2. Halbjahr 2005 ist die verwaltungsweite Information über das NKF-Projekt geplant.

2. Projekt zur Einführung SAP – Software

 

Mit Beschluss des Rates vom 3.6.2004 wurde die Verwaltung beauftragt, alle vorbereitenden Maßnahmen zur Einführung des gesetzlich vorgegebenen Neuen Kommunalen Finanzmanagements (NKF) zum 1.1.2008 zu treffen. Daraufhin hat der  Betriebsausschuss HABIT mit Beschluss vom 17.9.04 die Betriebsleitung beauftragt, die Software “mySAP ERP” als Strategisches Softwareprodukt für den Bereich der Stadt Hagen einzusetzen.

 

Ausgehend von den daran anschließenden Gesprächen mit der SAP und den Beratungen in den Teilprojekten bzw. im Kernprojekt NKF beabsichtigt die Verwaltung, die SAP-Finanzsoftware auf der Basis einer Musterlösung, in zwei Wellen, zum 1.1.2008 einzuführen.

 

 

2 a. Einsatz der Musterlösung

Die Stadt Hagen wird auf der Basis der SAP-Musterlösung “Integrierte Kommunale Doppik”, die Neue SAP-Finanzsoftware einführen.

Bei dieser Musterlösung handelt es sich um eine aufgrund der Zusammenarbeit in den Modellprojektkommunen NRW entwickelte und stetig optimierte SAP-Musterlösung, die im Rhein/Siegkreis bereits in zwei kleineren Städten (15.000 Einwohner) in NRW im Einsatz ist. Diese Musterlösung bildet ein Grundgerüst der finanzwirtschaftlichen Abläufe im NKF ab. Die eingesetzte Musterlösung muss aber in Bezug auf die Größe der Stadt Hagen und die Struktur der finanzwirtschaftlichen Abläufe geprüft, ggf. ergänzt werden. Diese Abstimmungs- und Ergänzungsarbeiten werden in sogenannten Deltaworkshops durchgeführt.

Grundsätzlich ist es Absicht der Verwaltung, möglichst nah an der Musterlösung zu bleiben, um damit den Änderungsaufwand gering zu halten.

Mit dem Einsatz der Musterlösung profitiert die Stadt Hagen somit von den Vorarbeiten der NRW Modellkommunen, der SAP und der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Nordrhein-Westfalen  (KDN).

Zur Einführung der SAP-Finanzsoftware auf der Basis der Musterlösung sind folgende Schritte vorgesehen:

 

·        Vorbereitung des SAP Projektes

·        Sicherstellung des Rechnerbetriebes (SAP-Basis)

·        Auswahl und Einstellung von externem SAP-know-how

·        Auswahl, Freistellung und SAP Schulungen für die städtischen Projektmitarbeiter

·        Feststellung des Änderungs- bzw. Ergänzungsbedarfes der SAP-Musterlösung (11 Delta Workshops)
 

·        Weiterentwicklung der generellen Musterlösung zum Hagener Prototypen (Customizing)

·        Produktivtest der Änderungen und Ergänzungen

·        Einsatz der  SAP-Lösung in der Verwaltung in zwei Wellen

·        Ablösung der Kameralistik zum 1.1.2008

 

 

 

 

 

2 b. Einführung in zwei Wellen

 

Gemeinsam mit der SAP hat die Verwaltung die Frage beleuchtet, ob die Einführung der SAP-Finanzsoftware in einer Welle oder in zwei Wellen durchgeführt werden sollte.

 

Bei der Einführung in einer Welle, würde die gesamte Verwaltung zu einem Stichtag (Produktivstart) auf die neuen SAP-Finanzsoftware umgestellt. Dies bedingt neben einem  hohen Risiko einen erheblichen gleichzeitigen Einführungs- und Betreuungs-aufwand in allen Ämtern/Fachbereichen.

 

Die Einführung in zwei Wellen bedeutet, dass in einer ersten Welle zunächst eine überschaubare Anzahl Ämter/Fachbereiche umgestellt wird. In der zweiten Welle werden dann die restlichen Ämter/Fachbereiche in die Umstellung einbezogen.

Durch eine entsprechende Auswahl einer überschaubaren Anzahl von Ämtern der ersten Welle, soll ein breites Spektrum der finanzwirtschaftlichen Vorgänge abgebildet werden. Bei der Umsetzung kommt es zu einem kontinuierlichen Wissensaufbau des Projektteams und der Endanwender. Der Produktivstart der Ämter/Fachbereiche der ersten Welle gibt, statt einem bloßem Test, Sicherheit. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die gesammelten Erfahrungen anderer Kommunen mit den eigenen zu vergleichen.

 

Die Verwaltung hat sich für die Einführung in zwei Wellen entschieden.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Verknüpfung NKF und SAP-Finanzsoftware

 

Durch den Einsatz der SAP-Finanzsoftware wird ein durchgängiges Rechnungswesen aufgebaut, das die Basis für die zukünftige Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung darstellt. Gleichzeitig sind die Steuerungsverfahren, sowohl für die zentrale Steuerung, wie auch für die dezentralen Steuerungseinheiten, zu erarbeiten und festzulegen.

 

Abbildung 1: Verknüpfung NKF und SAP-Finanzsoftware

 

Die Verwaltung hat zur Umsetzung des NKF die in der Vorlage vom 3.6.04 dargestellte Projektstruktur inzwischen aufgebaut. Das Werkzeug zur Umsetzung des NKF ist die SAP-Finanzsoftware. Aus der personellen Situation heraus sind die handelnden Personen in beiden Bereichen größtenteils identisch.

Hieraus entsteht die Notwendigkeit, beide Projekte in einer gemeinsamen Projektorganisation zu synchronisieren.

 

Wie aus nachstehendem Schaubild ersichtlich, ist beabsichtigt, der notwendigen Synchronisierung durch Anbindung der Aufgabe Einführung der SAP-Finanzsoftware unter

 

·        das Teilprojekt Ergebnisplanung/-rechnung und Finanzplanung/-rechnung

·        das Teilprojekt Finanzsoftware

·        und unter Hinzuziehung von externer SAP-Beratung

Rechnung zu tragen.

 

Abbildung 2: Struktur NKF und SAP
Projektleitung (PL), Projektkoordinator (PK), Teilprojekt (TP), Teilprojektleiter/in (TPL), Teilprojektkoordinator/in (TPK)

Frau Dietzler nimmt die SAP-Projektleitung und gleichzeitig die Koordinatorenfunktion im Teilprojekt Finanzsoftware wahr.

Frau Schmitz nimmt die SAP-Teamleitung wahr und gleichzeitig die Koordinatorenfunktion im Teilprojekt Ergebnisplanung/-rechnung, Finanzplanung/-rechnung.

 

Für die Einführung der SAP-Finanzsoftware ergibt sich damit unter den Beteiligten folgende Aufgabenverteilung:

 

SAP

·        Projektleitung im Einführungsprojekt auf Basis der Musterlösung, bei intensiver Unterstützung der SAP-Berater durch Mitarbeiter/innen der Stadt Hagen ( Coaching Ansatz )

·        Qualitätssicherung

 

HABIT

·        SAP-Projektleitung, Dienstleistung IT

·        Systemeinstellungen der Software ( Basis Customizing )

·        Sicherstellung Betrieb/Hosting des SAP-Systems

Stadt  Hagen

 

·        SAP – Teamleitung auf Seiten der Stadt

·        aktive Mitarbeit im SAP-Projekt für Feststellung des Änderungs- bzw. Ergänzungsbedarfes in der SAP-Musterlösung (Delta Workshops)

·        Konzeptionen zur SAP-Musterlösung

·        einstellen des Systems auf Kundenbedarfe durch Anwendungsbetreuer
(fachliches Customizing)

·        fachliche, betriebswirtschaftliche Konzeption im SAP-Projekt

·        Funktions- und Integrationstests

·        Schulung und Anwenderbetreuung

 

4. Kostenschätzung für das NKF-Projekt und die SAP-Finanzsoftware

 

Die sich aus heutiger Sicht ergebenden Aufwendungen für das Projekt teilen sich in die insgesamt zur Verfügung zu stellenden Personalressourcen und die Kosten der SAP-Finanzsoftware. Bei der Bereitstellung von qualifizierten Beschäftigten wird die Verwaltung zunächst auf die vorhandenen städtischen Beschäftigten zugehen.
Hierdurch sollen zusätzliche Personalausgaben, allerdings unter Zurückstellung anderer Prioritäten in den Fachämtern, vermieden werden.

 

4 a. Ressourcenaufwand für das NKF-Projekt

 

Die Projektverantwortung wird durch den Leiter der Inneren Verwaltung wahrgenommen. Der Aufwand hierfür beträgt z. Zt. rd. 50 % der Stelle.

Darüber hinaus wurde für das NKF – Projekt eine Koordinierungsstelle eingerichtet.

 

Für den 50% Anteil der Stelle Leiter Innere Verwaltung und die Koordinationsstelle ergeben sich auf der Basis des KGSt-Gutachtens  “Kosten eines Arbeitsplatzes”, jährliche Personalkosten von rd. 110.000 € , zuzüglich Kosten der Büroarbeitsplätze und der PC-Ausstattung in Höhe von 1,5 x ca. 9.000 €, damit insgesamt 123.500 € p.a..

Darüber hinaus arbeiten in der bisher eingerichteten Projektstruktur rd. 50 Beschäftigte aus verschiedenen Verwaltungsbereichen, zusätzlich zu ihrer normalen Arbeit, mit.

 

 

4 b. Ressourcenaufwand für das Teilprojekt 3  Erfassung, Bewertung, Bilanz

 

Die Eröffnungsbilanz bildet den Ausgangspunkt und den Bezugsrahmen der doppischen Rechnungslegung im Neuen Kommunalen Finanzmanagement.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abbindung 3: Kommunale Bilanz
(Quelle: Veröffentlichungen des Landesprojektes NKF/NRW)

Im kommunalen Bereich wird erstmals eine systematische Gegenüberstellung von Vermögen und Schulden vorgenommen, woraus die wirtschaftliche Lage der Kommune erkennbar wird. Zur Bilanz gehören auf der Seite des Vermögens Positionen wie z.B. Grundstücke, Gebäude wie Schulen und Kindergärten, Straßen, Brücken, Wald, Fahrzeuge, Maschinen, Geräte, Büro- und Geschäftsausstattungen, aber auch Konzessionen, Beteiligungen und das Sondervermögen der Eigenbetriebe.

Neben der Erfassung, Bewertung und Fortschreibung des städtischen Vermögens sind für die Erstellung der Eröffnungsbilanz die städtischen Schulden zu erfassen und ebenfalls fortzuschreiben. Zu den in der Bilanz auszuweisenden Schulden gehören Kassenkredite, Darlehen, Hypotheken, Rückstellungen z.B. für Beamtenpensionen und unterlassene Instandhaltungsmaßnahmen des abgelaufenen Haushaltsjahres. Durch die Bildung von Rückstellungen sollen finanzielle Lasten wie z.B. in der Vergangenheit erworbene Pensionsansprüche der Beschäftigten auch als Verbindlichkeit der Kommune offen ausgewiesen werden.

 
Zur Verifizierung der Personalbedarfsberechnung, wurden von der Bewertungsstelle des Amtes für Geoinformationen und Liegenschaftskataster Testbewertungen durchgeführt. Diese Testbewertungen beziehen sich insbesondere auf den Bereich der bebauten Grundstücke.

Rechnet man die Testergebnisse auf den Gesamtbestand der städtischen bebauten und unbebauten Grundstücke (ohne Infrastrukturvermögen wie z.B. Straßen) hoch, so ist für die Bewertung ein Bedarf von rd. 2000 Arbeitstagen erforderlich. Dies entspricht einer Beschäftigung von 4 ½ Kräften für einen Zeitraum von rd. 2 Jahren.

 

Die städtische Bewertungsstelle verfügt jedoch z.Zt. nur über eine Personalstärke von z.Zt. 0,5 Stellen, welche die Bewertungen und Anfragen des Tagesgeschäftes außerhalb von NKF abdeckt.

 

Für den Einstieg in die Arbeiten der Vermögenserfassung und Bewertung wird unterstellt, dass Zuarbeiten erfolgen und dass die städtische Bewertungsstelle für die zusätzlichen Aufgaben im Rahmen der NKF - Bewertungen  zunächst zusätzlich mit 2 Fachkräften unterstützt wird, um unmittelbar ihre Arbeit aufnehmen zu können.

Diese Bewertungsfachkräfte sollen für eine Zeitdauer von 2 Jahren befristet eingestellt werden.

Auf Grund der fachlichen Anforderungen müssen die Kräfte über ein abgeschlossenes Hochschulstudium der Fachrichtung Geodäsie mit Ausbildung im Bereich der Grundstücksbewertung verfügen. Das Anforderungsprofil für diese Kräfte stellt sich wie folgt dar:

 

• Nachweis von Kenntnissen in der Grundstücksbewertung
• Kenntnisse mit geographischen Informationssystemen und Umgang mit der allgemeinen Datenverarbeitung, Datenbankerfahrung
• Kenntnisse im Bereich des Katasters, der Vermessung und des Grundbuchwesens
• Teamfähigkeit, Bereitschaft zu interdisziplinärem Denken und Handeln
• Kreativität, Organisation, Flexibilität sowie konzeptionelles Denken
• zielorientiertes kooperatives Führungsverhalten bzw. Durchsetzungsvermögen
• Kenntnisse im betriebswirtschaftlichen Verwaltungsmanagement

 

Dies entspricht einer Eingruppierung nach Verg.Gr. II BAT und jährlichen Kosten von rd. 173 TEURO für 2,5 Stellen.

 

Eine weitere halbe Stelle wird durch eine aus dem Mutterschaftsurlaub zurückkehrende städtische Beschäftigte (Diplomkauffrau) wahrgenommen.

Für den Bereich der Straßen ist aus heutiger Sicht eine Vergabe der Erhebungen, in Verbindung mit der Beschaffung einer entsprechenden Software, noch abschließend zu prüfen. Die Verwaltung wird über das Ergebnis berichten.

 

4 c. Ressourcenaufwand für die Einführung der SAP-Finanzsoftware

 

Der Einsatz der SAP-Finanzsoftware, wie im übrigen bei jeder anderen neuen Finanzsoftware auch, bedingt auf Seiten der Stadt Hagen zusätzliche personelle Kapazitäten.

Die Erweiterung der Organisationsstruktur (siehe Abbildung 2) macht es  erforderlich, neben den unter 4a) genannten 1,5 bestehenden Freistellungen weitere 13  Beschäftigte für das SAP-Projekt freizustellen.

 

Die nachstehend aufgeführten Aufgabenstrukturen bilden die Grundlage für die Weiterentwicklung im Sinne eines optimierten Aufgabenzuschnitts:

 

SAP-Projektleiter/in

·        Erstellung und Fortführung des Projektplanes, incl. Strukturierung des Projektes in Teilprojekte, Meilensteine und Arbeitspakete

·        Planung und Überwachung der Termine, Aufwände und Kosten auf Projektebene

·        Auswahl von geeigneten Projektmanagementmethoden und –tools

·        Vorgabe von Projektstandards für das Projekt

·        Verantwortung für den internen und externen Ressourceneinsatz

·        Bereitstellen der für das Projekt erforderlichen Infrastruktur

·        Kommunikation / Information des NKF-Kernprojektes und Herbeiführen von
übergreifenden Entscheidungen

·        Festlegung der Einführungsstrategie

·        Risiko-Management für das Projekt

·        Klärung von Problemen des Projektes

·        Erstellen eines Berechtigungskonzeptes mit Teamleitung

 

 

SAP-Koordinator/in

·        administrativen Aufgaben der Projekt- und Teamleitung

·        Terminvorbereitung für Projekt- und Teamleitung incl. Berichterstellung

·        Bereitstellung der Projektinfrastruktur (Räume, IT, Kommunikation)

·        Erstellung von Einladungsschreiben, Agenden und Protokollen

·        Führung des Projekt- und Sitzungsplanes

·        Koordination Besprechungsräume

·        Sicherstellen Verfügbarkeit Büromaterial

 

 

Teamleiterin für die Bereiche Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung, incl. Kasse

·        Strukturierung der Prozesse/ Arbeitspakete in Aktivitäten und Aufgaben

·        Planung und Überwachung der Termine, Aufwände und Kosten auf Teamebene

·        Einbringen von Prozess-Know-How und aktives Mitgestalten der Geschäftsprozesse in dem jeweiligem Teilprojekt

·        Fachliche Führung der Teammitglieder

·        Koordination der externen Berater bezüglich Terminen, Aufwand und Ergebnissen

·        Risiko-Management

·        Klärung von Problemen der Teams

·        Fachliche Kommunikation / Information des NKF-Kernprojektes und Herbeiführen von übergreifenden Entscheidungen in Absprache mit der Projektleitung

·        Verantwortung für die richtige und vollständige Beschreibung der in SAP abzubildenden Geschäftsprozesse

·        Verantwortung für die Erstellung der Anwenderdokumentation

·        Verantwortung für die fachliche Vorbereitung und Durchführung der Endanwenderschulungen

·        Abnahme des Fachkonzepts

·        Auswahl der im Projekt erarbeiteten Lösungsalternativen zur Abbildung der Geschäftsprozesse

·        Verantwortung für die Funktions- und Integrationstests

·        Abnahme der in SAP abgebildeten Geschäftsprozesse

·        Erstellen  des Berechtigungskonzeptes mit der Projektleitung

·        Sicherstellen der Akzeptanz der für die Abbildung der einzelnen Geschäftsprozesse gefundenen Lösungen in den Fachbereichen in Verbindung mit dem/der Changemanager/in

 

Changemanager/in / Organisator/in

·        Change-Management für das SAP-Projekt

·        Transfer der Projektergebnisse sicherstellen und Veränderungsprozesse organisieren

·        Beschäftigte in den Veränderungsprozess einbeziehen

·        Realisierung des Berechtigungskonzeptes

·        Aufbau und Führung des Projekthandbuches

 

9 Anwenderbetreuer/innen

 

·        Einbringen von Basiswissen der finanzwirtschaftlichen Geschäftsprozesse

·        Verantwortung für die abzubildenden Geschäftsprozesse

·        Durchführung von Funktions- und Integrationstests

·        Erstellung der Anwenderdokumentation

·        Fachliche Vorbereitung und Durchführung der Endanwenderschulungen

·        Anwenderunterstützung nach den Produktivstart

 

 

Die SAP-Finanzsoftware setzt sich aus der Kombination von verschiedenen Programmmodulen zusammen.  Die einzelnen Module werden in der SAP-Finanzsoftware genutzt, um die finanzwirtschaftlichen Geschäftsprozesse abzubilden. Aus heutiger Sicht kommen 7 Module zum Einsatz, mit denen die Hauptprozesse, Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung mit Kasse und darin 11 Geschäftsprozesse mit der SAP-Finanzsoftware abgebildet werden. Hierfür werden insgesamt 9 Anwendungsbetreuer benötigt. Die Verteilung auf die 11 Geschäftsprozesse kann der  nachstehenden Übersicht entnommen werden:

 

Haushaltsplanung (3 Beschäftigte)	Bewirtschaftung (3 Beschäftigte)
·        Ergebnisplanung ·        Investitionsplanung ·        Finanzplanung ·        Abstimmung KLR	·        Ergebnisrechnung ·        Finanzrechnung ·        Investitionsrechung/ Vermögensrechung ·        Abstimmung KLR ·        Bilanz ·        Beschaffung ( Mittelbindung)       und insbesondere      Kasse (3 Beschäftigte)

 

Die eingesetzten Module können der nachstehenden Übersicht entnommen werden:

 

eingesetzte SAP-Module (Abkürzung)

 

·        Berichtswesen (BW)                                    

·        Finanzbuchhaltung (FI)                                            

·        Controlling/Produkte (CO/PS)                                

·        Finanzrechnung (PSM)                                            

·        Anlagenbuchh./Investitions-                        
management (AA/IM)

·        Materialwirtschaft/Bestellwesen (MM)                   

insb. Verfügbarkeitskontrolle

·        Kasse (PSCD)                                                         

Darüber hinaus sind 4 KeyUser für das Customizing (Anpassung der Software auf Hagener Bedürfnisse durch Programmierung) beim HABIT vorgesehen. Dies entspricht jährlichen Kosten von rd. 276 TEURO. Das Auswahlverfahren auf die externe Stellenausschreibung läuft derzeit.

 

Zum Projektstart sind somit 9 Beschäftigte als Anwendungsbetreuer erforderlich. Diese Beschäftigten müssen kurzfristig in dem städtischen Mitarbeiterstamm gefunden und geschult werden. Für die Beschäftigten sind zeitgleich die notwendigen, mit SAP-Finanzsoftware ausgestatteten Arbeitsplätze zur Verfügung zustellen. Gleiches gilt für die Beschäftigten, die im Rahmen der Projektarbeit freizustellen sind.

 

Veranschlagt man die Personalkosten für die  9 Anwendungsbetreuer mit durchschnittlich 59.000 € p.a. und für die 4 Beschäftigten bei der Erweiterung der Organisationsstruktur mit durchschnittlich 69.000 € p.a., ergeben sich zunächst laufende jährliche Kosten in Höhe von insgesamt 807.000 €.

Darin enthalten sind die Kosten für die Büroarbeitsplätze. Gemäß KGSt – Bericht “Kosten eines Arbeitsplatzes” sind hierfür jährlich rd. 5.700 € zuzüglich rd. 3300 € für die PC-Ausstattung am Arbeitsplatz; somit rd. 9000 € p.a. pro Arbeitsplatz zu veranschlagen.

Die weiteren SAP-Kosten sind in der Vorlage des HABIT vom 7.9.04 dargestellt.
Dies sind im wesentlichen:

 

·        einmalige Lizenzkosten von rd. 948.000 € und Datenbanklizenzen von 100.000 €

·        laufende Wartungs-, Pflegekosten und SAP-Software von rd. 183.000 € jährlich

·        Hardware (jetzt Basisbetrieb Siegburg) von 665.000 € , Zuordnung auf die Haushaltsjahre, siehe Gesamtkostentabelle

·        SAP-Schulungskosten HABIT von 150.000 €

·        SAP-Beratertage rd. 800.000 €

 

Hinzukommen Schulungskosten für das SAP-Projektteam in Höhe von 100.000 €, jährlich rd. 90.000 € für betriebswirtschaftliche Schulungen zum NKF-Projekt und 90.000 € für Anwenderschulungen des SAP-Systemes.
4 d. Gesamtkostensicht

 

Nach der derzeitigen Projektplanung werden voraussichtlich folgende Kosten entstehen:

 

					in TEURO
	voraussichtliche Verteilung der Kosten	zusätzl. Ausgaben	2005	2006	2007	2008
4 a.	Kosten Kernprojekt
	Projektleitung 50 %		124	124	124	124
4 b.	Koordinator NKF
	Kosten TP 3 Bilanz
*	Personalkosten (2,5 Kräfte a 69 TEURO)	2,5	85	173	173	173
4 c.	Strassendaten, geschätzte     EDV- und Vergabekosten		Betrag noch nicht abschließend ermittelt
	Kosten Einführung SAP-Software
*	4 für SAP-Projektorga.,     a 69 TEURO und     9 Anwendungsbetreuer,  a 59 TEURO		404	807	807	807
*	4 HABIT IT, a 69 TEURO	X	138	276	276	276
	Beratung ( 450 - 550 Tage,    siehe Vorlage HABIT v. 11.5.05 )	X	400	400	0	0
	IT-SAP Schulung HABIT	X	150	0	0	0
	Schulung SAP-Projektteam	X	100	0	0	0
	Betriebswirtschafliche Schulungen	X	90	90	90	90
	Anwenderschulungen SAP-System	X	0	30	30	30
	Lizenskosten für SAP (einmalig)	X	948	0	0	0
	Datenbanklizenzen (einmalig)	X	100	0	0	0
	IT-Basisbetrieb Siegburg	X	150	225	145	145
	Wartungskosten	X	183	183	183	183
	Gesamt		2871	2308	1828	1828
	davon aus heutiger Sicht     zusätzlich kassenwirksam rd.	jeweils X	2344	1377	897	897
	* = Personalkosten sind in 2005 nur anteilig berücksichtigt.

Der Aufwand für die Umstellung auf das NKF ist zunächst  vorübergehend. Mit Abschluss des Projektes bildet das NKF das neue Rechnungswesen, das die bisherigen Kosten des Finanzwesens ablöst.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Weiteres Vorgehen / Ausblick

 

Die derzeitige Meilensteinplanung sieht folgende weitere Schritte zur Einführung der 
SAP-Finanzsoftware vor:

 

Projektvorbereitung

Im Rahmen der Projektinitialisierung sind die vorbereitenden Arbeiten zur Projektorganisation und zum Projektstandard, der Systemlandschaft, der Projektinfrastruktur (Organisation und Personaleinsatz), der Projektdokumentation und der Erstellung eines Berechtigungskonzeptes (wer darf was?) ebenso festzulegen, wie die Ausbildungsstrategie der Projektbeteiligten und die Qualifizierung des Projektteams bis hin zur Startveranstaltung zur Einführung der SAP-Finanzsoftware.

Diese Arbeiten und Festlegungen sollen kurzfristig abgeschlossen werden.

 

 

Fachworkshops zur Ermittlung der funktionalen Deltas

Im Rahmen der Fachworkshops sind die angesprochenen 11 Geschäftsprozesse daraufhin zu untersuchen, ob sie den Bedarfen der Hagener Finanzwirtschaft genügen oder ob ggf. Erweiterungen vorgenommen werden müssen. Diese Arbeiten sollen in der Zeit ab dem  18.7.2005  stattfinden.

Erstellung des Prototypen Stadt Hagen

In dieser Stufe wird die zugrundegelegte Musterlösung auf die in den Workshops festgelegten Besonderheiten und Abläufe eingestellt. Damit entsteht eine auf Hagner Verhältnisse angepasste Musterlösung. Dies soll in der Zeit ab dem 1.8.2005 geschehen.

 

Ausrollen 1. Welle

In ausgewählten Ämtern/Fachbereichen kommt die angepasste Musterlösung zum Echteinsatz. Bei der Umstellung der 1. Welle soll die Haushaltsplanung im Zeitraum vom 1.1.06 bis zum 1.7.06 und die Haushaltsbewirtschaftung im Zeitraum vom 1.7.06 bis 1.1.07 schrittweise in den Ämtern eingeführt werden, so das der NKF - Haushalt zum 1.1.2007 zur Verfügung steht.

 

 

Ausrollen 2. Welle

In Analogie der Vorgehensweise zur ersten Welle werden in der zweiten Welle die restlichen Ämter in das System integriert. Dabei soll die Planung im Zeitraum vom 1.1.2007 bis 1.7.2007 und die Bewirtschaftung im Zeitraum vom 1.7.07 bis 1.1.08. eingeführt werden.

 

 

 

 

 

 

 

 

2005

2006

2007

Einführung SAP-Software in 2 Wellen

I

II

III

IV

I

II

III

IV

I

II

III

IV

Projektvorbereitung

Fachworkshops zur Ermittlung       des DELTA

ab 18.7.

Prototyp

Planung

ab 1.8.

Bewirtschaftung

1. Welle

Planung

Bewirtschaftung mit Kasse

2. Welle

Planung

Bewirtschaftung mit Kasse

Abbildung 4: Meilensteinplanung (Quartalsansicht)

 

 

 

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
X	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
X	Bereits laufende Maßnahme
		X	des Verwaltungshaushaltes
		X	des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Neue Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
			Es entstehen Ausgaben
					einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr
					jährlich wiederkehrende Ausgaben
					periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren

 

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen				EUR
	Sachkosten				EUR
	Personalkosten				EUR
Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:
HH-Stelle/Position		Lfd. HH-Jahr		Folgejahr 1		Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:		2.344.000		1.377.000		897.000	897.000
Eigenanteil:

 

 

4. Finanzierung

Verwaltungshaushalt

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

X

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitionsprogramm
			vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

 

5. Personelle Auswirkungen
	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe			unbefristet/befristet ab/bis			Besetzung intern/extern	Kosten EUR *
		5.2 Stellenausweitungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.3 Hebungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe bisher		BVL-Gruppe neu			Kosten EUR *
		5.4 Aufhebung kw-Vermerke
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.8 Überplanmäßige Einsätze
		BVL-Gruppe		Zeitdauer				Umfang in Wochenstunden		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.1 bis 5.8

 

 

	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13

 

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.