In einem z. Zt. laufenden Projekt werden durch HABIT die technischen Voraussetzungen für die Einrichtung von Tele-/Heimarbeitsplätzen geschaffen und unter Beteiligung von MitarbeiterInnen der Verwaltung erprobt. Es ist absehbar, dass die geplante Testdauer vom 14.02.05 – 31.08.05 nicht eingehalten werden kann, weil die notwendigen Vorarbeiten wegen bestehender Arbeitsbelastungen der beteiligten HABIT-MitarbeiterInnen nicht zeitgerecht erbracht werden können. Nach dem derzeitigen Aufgabenbestand kann mit einer Fertigstellung nicht vor Ende 2005 gerechnet werden.

1.    Vorbemerkungen

In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.05.2005 wurde bei der Aussprache zum Tagesordnungspunkt “Fortschreibung des gesamtstädtischen Strategiekonzeptes zur langfristigen Wiederherstellung der kommunalen Handlungsfähigkeit der Stadt Hagen (Vorlage Nr. 0121/2005)” ein Vortrag und eine Vorlage über den technischen Stand der Teleheimarbeit und den zu beachtenden Sicherheitsstandard in einer Sitzung vor der Sommerpause im Betriebsausschuss HABIT und die Einladung der Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses unter Beifügung der Vorlage zur Sitzung gewünscht.

Der Betriebsausschuss HABIT hat in seiner Sitzung am 24.05. beschlossen, dass die Betriebsleitung den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses und des Betriebsausschusses zunächst die Anfrage schriftlich beantwortet und dass interfraktionell entschieden wird, ob eine gemeinsame Sitzung von Rechnungsprüfungsausschuss und Betriebsausschuss dann noch stattfinden soll.

2.    Ausgangslage

Im gesamtstädtischen Strategiekonzept zur langfristigen Wiederherstellung der kommunalen Handlungsfähigkeit der Stadt Hagen (Drucksachen-Nr. RAT 200052/03) ist ein Konsolidierungsvorschlag “Einführung von Heimarbeit” enthalten.

Positive Erfahrungen, die andere Städte mit Tele-/Heimarbeit gemacht haben, zeigen sich insbesondere darin, dass entsprechende Angebote immer stärker von den MitarbeiterInnen genutzt werden. Für die Arbeitgeberseite lassen sich die wichtigsten Vorteile zusammenfassen:

·       Erhöhung der Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter

·       Flexiblere Arbeitszeiten

·       Erhaltung von qualifiziertem Personal/Fachwissen, das sonst wegen familiärer Anforderungen aus dem Dienst ausscheiden oder zumindest die Arbeitszeit verkürzen würde

·       Steigerung der Produktivität

·       Senkung der Ausfallzeiten

Ein finanzieller Vorteil durch ersparte Kosten für Büroräume und -einrichtung ist nach erfolgter erster Einschätzung der Zentralen Steuerung voraussichtlich dann zu erreichen, wenn sich ca. drei MitarbeiterInnen einen Büroarbeitsplatz teilen.

Mit Schreiben der Zentralen Steuerung vom 05.01.2005 wurde HABIT mit der Einrichtung von Teleheimarbeitsplätzen im Rahmen einer Testphase beauftragt.

3.    Projektziele, -bedingungen

In dem Projekt sind zunächst technische Möglichkeiten zur Anbindung häuslicher Arbeitsplätze einzurichten und zu testen. In Stichworten sind die Projektziele nachstehend näher spezifiziert:

Grundsätzliche Zielsetzungen

·       Klärung technischer Voraussetzungen für eine sichere und möglichst kostengünstige Anbindung von Heimarbeitsplätzen

·       Erarbeitung unterschiedlicher Realisierungsvarianten je nach Erfordernissen und vorhandener Ausstattung (Notebook, Telefon-/Internetanschluss)

·       Vorbereitung eines Pilotprojektes mit produktiver Nutzung (Amt 14)

·       Nebeneffekt:
Gewinnung von Erkenntnissen in Bezug auf DSL-Zugang und VPN-Tunnelung über das Internet für eine kostengünstige Anbindung von städtischen Dienststellen, “mobilen Mitarbeitern”, ERK-Gemeinden und KDN-Partnern

Spezielle Ziele

·       Evaluierung der Möglichkeiten eines LAN-Zugriffs (Zugriff auf das interne städtische Netz) von zu Hause

·       Ermittlung der Bandbreitenerfordernisse

·       Beschränkung des Testumfangs auf die Nutzung spezifizierter IT-Verfahren und –Funktionalitäten:

E-Mail-Empfang und -Versand

Intranet-Zugriffe

Zugriff auf Verzeichnisse und Dokumente, die auf zentralen Servern im LAN abgelegt sind

Zugriffe auf einzelne kommunale Fachverfahren in unterschiedlichen Betriebssystem-Umgebungen (BS2000, WINDOWS, UNIX)

Zugriffe mittels Fernsteuerungssoftware auf das LAN

·       Prüfung unterschiedlicher Netzanbindungen am Heimarbeitsplatz

1) Analog- und/oder ISDN-Wählverbindung

2) "langsames" ADSL über das Internet

3) "schnelles" ADSL über das Internet

·       Anbindung der externen Zugänge an das städtische Netz

Zugang über das Internet

·       Zu testende Hardware

Nutzung vorhandener Geräte (Notebooks, evtl. “Alt-PC”) mit Netzwerkkarte, ggf. Modem oder ISDN-Karte

- Funknetze (WLAN, GSM, UMTS, Bluetooth, DECT), Powerline-Adapter u. ä. werden in dieser Phase nicht getestet -

·       Konfigurierung der Test-Geräte

Notebook mit IP-Adressen für Heim- und Büroarbeitsplatz

Verschlüsselung der Daten auf lokaler Festplatte

Einrichtung unterschiedlicher Profile für Heim- bzw. LAN-Nutzung mit und ohne Zusatzsoftware

·       Sicherheitseinrichtungen am Heimarbeitsplatz zur Sicherstellung von System- und Datenintegrität

Desktop- oder Hardware-Firewall

Automatische Aktualisierung von Desktop-Firewall und Virenscanner

·       Sicherheitseinrichtungen am Heimarbeitsplatz zur Authentisierung der Beschäftigten

Token und Benutzername/Passwort

·       Tunnelung/Verschlüsselung der Datenübertragung

Einrichtung Hard- und Software

Konfigurierung VPN-Gateway

·       Festlegung von Rollen und Rechten bei diversen Verfahrenszugriffen, Konfigurierung der städtischen Firewall-Authentisierungszone

Routen

Rechte

Portfreigaben

·       Nutzung des für den Heimarbeitsplatz konfigurierten Notebooks im städtischen LAN

Auswirkungen einer Desktop-Firewall auf den Betrieb des Notebooks im städt. Netz bzw. automatische Ein-/Ausschaltung der Firewall je nach Umgebung

Verwendung unterschiedlicher IP-Adressen ohne Administrationsrechte des Benutzers

Lokale Anmeldung (zu Hause) und Domänenanmeldung (im städtischen LAN)

·       Ermittlung administrativer Aufwände des HABIT

Einrichtung Laptop und Netzanbindung

Benutzerunterstützung, Störungsbehebungen

Erforderliche Konfigurierungen remote und lokal

IT- und netztechnische Voraussetzungen für den einzelnen Tele-/Heimarbeitsplatz

·       Dienstliches Notebook, das während der Testphase u. U. nicht anderweitig nutzbar ist

·       Strom- sowie Telefon- oder Internetanschluss am Test-Arbeitsplatz (der Test-Arbeitsplatz kann ggf auch an einem städtischen Telefon- oder Internetanschluss eingerichtet werden)

·       Weitere technische und Sicherheitserfordernisse müssen während der Tests abgestimmt werden

Beteiligte

·       Testteilnehmer

2 MitarbeiterInnen des Rechnungsprüfungsamtes

2 MitarbeiterInnen der Zentrale Steuerung

1 MitarbeiterIn des Fachbereichs Jugend und Soziales

1 MitarbeiterIn des Vorstandsbereichs für Stadtentwicklung und Bauen

4 MitarbeiterInnen des HABIT (Endsystem-Administrator, Server-Administrator, Anwendungsbetreuer, Betriebsleiter)

·       Zentrale Steuerung

·       HABIT-Servicebereiche

Servicebereich Serverbetrieb, Endanwendersysteme

Servicebereich Netze, Netzsicherheit, Telekommunikation

Servicebereich Rechenzentrumsbetrieb

Geschäftsbereich Softwareentwicklung und –service

Geschäftsbereich Rechnungswesen, Services

Rahmenbedingungen

·       Testdauer lt. ursprünglicher Planung

ca. 14.02.05 – 31.08.05

·       Testkosten des HABIT

ca. 30.000 Euro, abhängig vom tatsächlichen Testumfang und –verlauf (überwiegend resultierend aus Mitarbeiter-Arbeitszeit)

4.    Sicherheitsstandards

Der Tele-/Heimarbeit stehen keine grundsätzlichen datenschutzrechtlichen Bedenken entgegen. Abgesehen von organisatorischen Maßnahmen, wie z. B. einem Beteiligungsverfahren des Gesamtpersonalrats und einer schriftlichen Verpflichtung der Tele-/Heimarbeiter auf die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, sind auch technische Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität der Daten zwingend erforderlich. Nach Empfehlungen der Datenschutzbeauftragten NRW soll zudem die Verwendung privater IT-Komponeten untersagt und die Nutzung nicht freigegebener Software durch technische Maßnahmen verhindert werden.

Entsprechend dem Stand der Technik sollen in dem Hagener Projekt folgende Sicherheitsmaßnahmen Gefahren für das städtische IT-Netz minimieren und sicherstellen, dass Unbefugte keine schützenswerten Daten einsehen oder manipulieren können:

·       Sicherheit am Endgerät

Aus Kostengründen wird ein Zugang über das Internet gegenüber anderen Möglichkeiten der Datenübertragung favorisiert. Dies setzt voraus, dass auf dem Endgerät ein Virenscanner und eine Firewall zum Einsatz kommen, die zudem laufend aktualisiert werden müssen.

Durch Verschlüsselung der Daten auf der lokalen Festplatte soll verhindert werden, dass Unbefugte an Informationen gelangen können, selbst wenn sie Zugang zu dem dienstlichen Notebook hätten.

·       Sicherheit der Datenübertragung

Die Datenübertragung wird durch Verschlüsselung vor einem Ausspähen und vor Manipulationen geschützt (VPN-Tunnelung).

·       Sicherheit vor dem Netzzugang durch Unbefugte

Der/die Tele-/HeimarbeiterIn muss durch ein mehrstufiges Verfahren mittels eines veränderlichen Authentisierungscodes (Token) sowie durch Benutzername und Passwort sicher identifiziert werden können. Die weiteren Zugangsrechte sind an diese Authentisierung gekoppelt.

Die vorstehenden Sicherheitsstandards korrespondieren mit durchzuführenden Konfigurationsänderungen in der städtischen Sicherheitszone, über die die Anbindung an das innerstädtische Datennetz erfolgt. Hier werden notwendige Sicherheitsmaßnahmen durch geprüfte Firewall-Technologien sowie Einrichtungen für den Virenschutz und zur Authentisierung der Zugangsberechtigten realisiert.

Die nachstehende Darstellung soll die Anbindung von Teleheimarbeitsplätzen an die Sicherheitszone und das städtische Netz verdeutlichen (stark vereinfachter Auszug):

Insgesamt lehnen sich die Standards für sichere Tele-/Heimarbeitsplätze an entsprechende Empfehlungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik an. Wegen des Umfangs dieser Maßnahmenempfehlungen werden diese nicht beigefügt sondern wird auf die Veröffentlichungen im Internet verwiesen (s. IT-Grundschutzhandbuch Abschnitt “4.5 häuslicher Arbeitsplatz”: http://www.bsi.bund.de/gshb/deutsch/baust/04005.html sowie Abschnitt “9.3 Telearbeit”: http://www.bsi.bund.de/gshb/deutsch/baust/09003.html).

5.    Projektstand

Es ist nicht möglich, technische Lösungen anderer IT-Dienstleister zu übernehmen, weil die jeweiligen Systemumgebungen und Anforderungen sich in vielfältiger Weise voneinander unterscheiden. Dies beginnt bei der Software, die auf den Endgeräten zu installieren ist, betrifft die Konfiguration der jeweiligen Sicherheitszonen und eine Reihe von Services im internen Netz (z. B. die hier nicht gegebene Möglichkeit des Mail-Zugriffs über Browser und ein sog. IMAP-Protokoll oder von Zugriffen auf Anwendungen mittels Terminal-Server).

Entsprechend dem Projektplan müssen deshalb zunächst seitens des HABIT technische Voraussetzungen zum Test von Tele-/Heimarbeitsplätzen geschaffen und durch HABIT-Mitarbeiter erprobt werden, bevor weitere MitarbeiterInnen der Verwaltung, darauf aufbauend, in die Tests einbezogen werden können.

Bisher wurden zwei Notebooks mit unterschiedlichen Konfigurationen in Bezug auf Festplattenverschlüsselung und Firewall eingerichtet. Zudem wurde die innerstädtische Sicherheitszone konfiguriert, um die Benutzer dieser Notebooks entsprechend ihren Anforderungen auf das städtische Datennetz zugreifen zu lassen. Erwartungsgemäß sind hierbei einige technische Probleme aufgetreten, für die zum Teil bereits Lösungsmöglichkeiten gefunden und umgesetzt werden konnten.

Eine Reihe notwendiger Tests und Vorbereitungen, wie z. B. der Zugriff auf das städtische E-Mail-System oder auf einzelne kommunale Fachverfahren konnte bisher noch nicht erfolgen. In Teilbereichen ließen sich vom Test-Heimarbeitsplatz jedoch bereits Aufgaben im städtischen Netz erledigen. Allerdings war dies noch nicht in der geplanten Konfiguration möglich, da auf Grund von Software-Inkompatibilitäten einzelne lokale Sicherheitsmaßnahmen, wie Firewall und Virenscanner, temporär abgeschaltet werden mussten. Es ist davon auszugehen, dass diese Probleme – ggf. durch Einsatz anderer Softwareprodukte – behoben werden können.

Nach den im bisherigen Projektverlauf geleisteten Auftragsstunden und den aktuell anstehenden Arbeiten im technischen Bereich des HABIT ist jedoch abzusehen, dass das gesetzte Projektende, 31.08.2005, nicht zu halten sein wird. Die Ursachen liegen weniger in bisher aufgetretenen und weiteren zu erwartenden technischen Problemen, sondern überwiegend in der bestehenden Arbeitsbelastung der am Test beteiligten HABIT-MitarbeiterInnen, die sich u. a. auch in nicht unerheblichen Gleitzeitüberhängen zeigt. Trotz der Wichtigkeit des Projektes Tele-Heimarbeit, musste einer Vielzahl anderer Aufgaben eine höhere Priorität eingeräumt werden. Beispiele:

·       IT-technische Erledigung von Verwaltungsumzügen (Bezug der Martin-Luther-Str. 12 durch Gebäudewirtschaft und Hochbauamt, Bezug der Hochstr. 71 durch das Kulturamt, diverse Einzüge und Umzüge im Rathaus I, diverse Umzüge des Fachbereichs Jugend und Soziales sowie von bautechnischen Ämtern im Rathaus II)

·       Laufende Behebung von Netz- und PC-Störungen vorrangig in publikumsintensiven Bereichen

·       Analyse und Behebung IT-technischer Probleme im Gesamtnetz

·       Abarbeitung aufgelaufener Installationsaufträge (neben einer großen Anzahl an alten Rechnern, die überarbeitet und wieder ausgeliefert wurden, mussten ab Mitte Februar 2005 ca. 150 neue PC und Notebooks mit diversen Zusatzgeräten wie CD-ROM-Laufwerken, Monitoren und Kartenlesern installiert werden)

·       IT-technische Vorbereitung und Durchführung der Landtagswahl

·       Einrichtung separater Netze für die ARGE in sieben städtischen Dienstgebäuden mit Anbindung an die Bundesagentur für Arbeit

·       Einrichtung einer Netzverbindung zur Verlagerung des Großrechnerbetriebes nach Köln

·       Einrichtung einer Netzverbindung zum Zugriff auf das SAP-Verfahren des Rhein-Sieg-Kreises

·       Durchführung von Untersuchungen und Vorbereitungen zur zwingend vorzunehmenden Aktualisierung der vorhandenen IT-Landschaft (Migration Windows NT nach XP, Migration Office 97 nach 2003, Einführung eines neuen Mail-Systems)

Dass die Erledigung vieler, auch dringender, Aufgaben immer wieder verschoben werden muss, wird allein dadurch erklärbar, dass die vorhandenen 2.400 städtischen Büroarbeitsplätze von nur 5 Endsystem-Administratoren betreut werden.

Die am Projekt beteiligten MitarbeiterInnen des HABIT werden trotz der erheblichen Arbeitsbelastung durch die genannten Aufgaben die noch fehlenden technischen Voraussetzungen für die geplanten Tests weiterer VerwaltungsmitarbeiterInnen schaffen. Aus jetziger Sicht wird eine Beteiligung anderer städtischer Dienststellen an den Tests im günstigsten Fall aber erst nach dem Ende der Sommerferien, Ende August/Anfang September 2005, beginnen können. Bei der bestehenden personellen Ausstattung im technischen Betriebes des HABIT kann jedoch auf Grund ad hoc eintretender personeller Umstände oder technischer Notwendigkeiten nicht ausgeschlossen werden, dass Aufgaben mit noch höherer Priorität weitere Projektverschiebungen erforderlich machen.

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
	Bereits laufende Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Neue Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
			Es entstehen Ausgaben
					einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr
					jährlich wiederkehrende Ausgaben
					periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren

 

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen				EUR
	Sachkosten				EUR
	Personalkosten				EUR
Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:
HH-Stelle/Position		Lfd. HH-Jahr		Folgejahr 1		Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:
Eigenanteil:

 

 

4. Finanzierung

Verwaltungshaushalt

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitionsprogramm
			vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

 

5. Personelle Auswirkungen
	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe			unbefristet/befristet ab/bis			Besetzung intern/extern	Kosten EUR *
		5.2 Stellenausweitungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.3 Hebungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe bisher		BVL-Gruppe neu			Kosten EUR *
		5.4 Aufhebung kw-Vermerke
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.8 Überplanmäßige Einsätze
		BVL-Gruppe		Zeitdauer				Umfang in Wochenstunden		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.1 bis 5.8

 

 

	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13

 

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.