Beschlussvorlage - 0564/2011

Der Rat der Stadt Hagen stimmt der Vorlage „Neues Konzept für die Stadtteilbücherereien in Haspe und Hohenlimburg“ zu.

Kurzfassung

Laut Ratsbeschluss vom 16.12.10 sollen die Stadtteilbüchereien in Haspe und Hohenlimburg in überwiegend ehrenamtlich geführte Büchereien umgewandelt werden. Außerdem sollen beide Büchereien an kostengünstigere Standorte umziehen. Wie dieser Ratsbeschluss umgesetzt werden soll, wird in folgendem Konzept dargestellt.

Begründung

Neues Konzept für die Stadtteilbüchereien in Haspe und Hohenlimburg: Umsetzung des Ratsbeschlusses zum HSK 2011 vom 16.12.10

1. Ausgangssituation:

Die Stadtteilbüchereien in Haspe und Hohenlimburg wurden seit 2003 zu Familien- und Nachbarschaftsbibliotheken umgestaltet. Ihr Medienangebot richtet sich an alle Bevölkerungsgruppen im Stadtteil, schwerpunktmäßig an Kinder und Jugendliche (Schülerinnen und Schüler). Die Stadtteilbüchereien sind gleichermaßen Bildungs- und Kultureinrichtungen ihrer Stadtteile mit umfangreicher Veranstaltungs- und Programmarbeit. Die Stadtteilbüchereien arbeiten mit Schulen aller Schulformen und Einrichtungen des Elementarbereichs zusammen. Über die bereits bestehenden Fördervereine („Förderverein Stadtbücherei Hagen e.V.“ und „Freundeskreis Hohenlimbuch“) sind beide Büchereien in den Stadtteilen gut vernetzt. Die Gründung eines weiteren Fördervereins im Stadtteil Haspe steht aktuell an. Ehrenamtliches Engagement ist in beiden Stadtteilbüchereien bereits jetzt selbstverständlich.

Haspe bisher:

·         Personelle Ausstattung: 2,5 Planstellen (1 Bibliothekarsstelle, 1,5 Stellen für Fachangestellte für Medien und Informationsdienste)

·         Medienbestand: ca. 24.000 Medieneinheiten

·         Öffnungsstunden pro Woche: 19

·         Unterbringung in der Vollbrinkstr. 30 (Mietobjekt, Vertrag bis 31.07.2013)

      auf ca. 500 qm, Miete plus Nebenkosten /Jahr: 90.000 Euro

Hohenlimburg bisher:

·         Personelle Ausstattung: 3 Planstellen (1 Bibliothekarsstelle, 2 Stellen für Fachangestellte für Medien und Informationsdienste)

·         Medienbestand: ca. 31.000 Medieneinheiten

·         Öffnungsstunden pro Woche: 21

·         Unterbringung gemeinsam mit der VHS in der Bildungsetage im Hoesch-Gebäude, Langenkampstr. 14 (Mietobjekt, Vertrag bis 31.12.2014) auf

ca. 1.000 qm, Miete plus Nebenkosten /Jahr (Anteil Bücherei): 170.180 Euro

2. Umwandlung in überwiegend ehrenamtlich geführte Büchereien:

Der Rat der Stadt Hagen hat sich für die Fortführung der Stadtteilbüchereien Haspe und Hohenlimburg im „Mischmodell“ zwischen hauptamtlichem Personal und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entschieden. Bei den Überlegungen zur Umwandlung der Stadtteilbüchereien Haspe und Hohenlimburg in überwiegend ehrenamtlich geführte Büchereien stützt sich 43 auf Erfahrungen der Stadtbücherei Münster: Münster besitzt neben drei hauptamtlich geführten Zweigstellen auch zwei im „Mischmodell“ Hauptamt-Ehrenamt betriebene Zweigstellen. Aus diesem Modell erwachsen folgende konzeptionelle Überlegungen, die in Abstimmung mit den Fördervereinen und interessierten Ehrenamtlichen konkretisiert werden sollen.

Personalkonzept:

Laut Ratsbeschluss steht beiden Stadtteilbüchereien nach Übergang in den überwiegend ehrenamtlichen Betrieb noch jeweils 1 ganze Stelle Fachpersonal vor Ort zur Verfügung, um die fachliche Betreuung und den Betrieb der Stadtteilbüchereien zu sichern. Diese Aufgabe wird von Fachangestellten für Medien und Informationsdienste wahrgenommen.

Neben den Fachangestellten sind ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in

den Stadtteilbüchereien tätig. Sie arbeiten mit den hauptamtlich Tätigen zusammen

und übernehmen Tätigkeiten an der Verbuchungstheke (Ausleihen, Rücknahmen,

Kassengeschäfte u.a.) sowie Hintergrundarbeiten wie Sortieren, Einstellen und Reparieren von Medien. Ein weiterer Teil der ehrenamtlichen Arbeit ist die

Veranstaltungsarbeit in den Stadtteilbüchereien.

Für die Tätigkeit an der Verbuchungstheke sowie für Hintergrundarbeiten werden pro

Stadtteilbücherei ca. 25 bis 30 Personen benötigt, die neben den hauptamtlich

Tätigen die Ausleihschichten abdecken. Der Bedarf an ehrenamtlichen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Veranstaltungsarbeit richtet sich nach dem

Veranstaltungsangebot der jeweiligen Stadtteilbücherei.

Den Einsatz der ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter koordinieren die

Fördervereine unter Berücksichtigung der abzudeckenden Öffnungszeiten.

Bestandskonzept:

Laut Ratsbeschluss soll auch die Aufgabe „Bestandsaufbau und Bestandspflege“ durch Fachpersonal weiterbetreut werden. Für diesen Zweck wird ein zentrales Stadtteilbüchereilektorat in der Stadtbücherei auf der Springe gebildet, das einen kooperativen Bestandsaufbau für beide Stadtteilbüchereien vornimmt. Die Bestandspflege erfolgt in Abstimmung mit den vor Ort tätigen Fachangestellten für Medien und Informationsdienste.

Ferner sollen laut Ratsbeschluss die Stadtteilbüchereien Haspe und Hohenlimburg an deutlich kostengünstigere Standorte umziehen. Bei Vorliegen belastbarer Erkenntnisse zur Standortfrage wird diese in einer eigenen Vorlage dargestellt, in der auch auf weitere Aspekte, die mit einem Standortwechsel verbunden sind, eingegangen wird (z.B. mögliche Verbesserung des Kundenservice durch Einführung neuer Techniken wie Selbstverbuchung).

Die zukünftig für die Stadtteilbüchereien zur Verfügung stehenden Flächen werden (besonders in Hohenlimburg) aller Voraussicht nach erheblich kleiner sein als bisher.

In ehrenamtlich geführten Zweigstellen anderer Städte haben sich Bestandsgrößen bis maximal 15.000 Medieneinheiten bewährt (Erfahrungen aus Münster). Diese Bestände werden benutzerfreundlich in vereinfachter Systematik (Klarschriftgruppen) präsentiert und erleichtern die Selbstbedienung im Medienbestand.

Für Haspe bedeutet dies, dass der Medienbestand um rund ein Drittel verringert werden muss. In Hohenlimburg muss über die Hälfte des Medienbestandes ausgesondert werden. Die Aussonderung dieser Medien ist eine Aufgabe, die in Hinblick auf den zukünftigen verringerten Personaleinsatz in den Stadtteilbüchereien bereits jetzt planmäßig angegangen werden muss.

Geklärt werden muss dann ferner, wo die ausgesonderten Medien verbleiben sollen. Möglich ist, dass andere Einrichtungen vor Ort (Vereine/Schulen) diese Medien zur Weiternutzung im jeweiligen Stadtteil vorhalten. Eine weitere Option ist die Vermarktung (Verkauf/Versteigerung) der ausgesonderten Medien. Eine Verlagerung in den Freihandbestand der Springe ist in der Regel aus Platzgründen nicht möglich.

Verbunden mit einer Verringerung des Medienbestandes ist auch eine veränderte inhaltliche Ausrichtung: Nicht mehr für alle vorher bedienten Zielgruppen in den Stadtteilen kann weiterhin ein Angebot bereitgestellt werden. Konzentrieren werden sich die Stadtteilbüchereien auf Kinder und Jugendliche, auf Familien und auf ältere, nicht mehr so mobile Bürgerinnen und Bürger. Auch das Angebot für Schülerinnen und Schüler wird angepasst: Für die oberen Klassen der Sekundarstufe I sowie für die Klassen der Sekundarstufe II muss zukünftig auf das Angebot der Zentrale auf der Springe zurückgegriffen werden. Das bedeutet insgesamt: In Haspe und Hohenlimburg wird zukünftig nur noch eine Grundversorgung mit Medien stattfinden.

Veranstaltungs- und Programmarbeit:

Die Zusammenarbeit mit Schulen und Einrichtungen der vorschulischen Bildung (Programmarbeit) soll auch weiterhin erfolgen. Der Umfang dieser Programmarbeit ist abhängig von den vorhandenen bibliothekarischen Personalkapazitäten in der Zentrale. Bereits jetzt werden in der Stadtbücherei auf der Springe diese Leistungen rationiert. Bestehende Angebote für die Sekundarstufe II (z.B. durch die Kooperationsvereinbarung mit dem Gymnasium Hohenlimburg) werden ebenfalls von der Stadtbücherei auf der Springe fortgeführt. Für Hohenlimburg ist auch zukünftig eine räumliche und inhaltliche Verbindung mit der VHS anzustreben, um die gemeinsamen Aktivitäten der jetzigen „Bildungsetage“ fortführen zu können.

Die Durchführung von Veranstaltungen erfolgt bereits jetzt vielfach durch und mit Unterstützung von Ehrenamtlern. In Hohenlimburg gibt es über den Förderverein HohenlimBuch viele regelmäßige Angebote, in Haspe haben sich ebenfalls regelmäßige Veranstaltungen mit Ehrenamtlern etabliert. Ein weiterer Ausbau in diesem Bereich hängt davon ab, ob noch mehr Ehrenamtliche für die Veranstaltungsarbeit gewonnen werden können. 

Öffnungsstunden pro Woche:

Ziel ist, den derzeitigen Umfang der Öffnungsstunden in beiden Stadtteilbüchereien

(Haspe 19, Hohenlimburg 21 Wochenöffnungsstunden) aufrechtzuerhalten. Die

bestehenden Öffnungstage werden beibehalten, die Öffnungsstunden pro Tag

jedoch ab 01.01.2012 in gleichmäßige Blöcke aufgeteilt, um die Einbindung von Ehrenamtlichen zu erleichtern (Ausleihschichten sind nicht länger als 3 Stunden).

Bei der Einbeziehung von Ehrenamtlichen in die regelmäßigen Tätigkeiten einer

Stadtteilbücherei ist aufgrund der unterschiedlichen Ausprägung der ehrenamtlichen

Arbeit in den Stadtteilen eine getrennte Betrachtung erforderlich.

Situation in Haspe:

Die Gründung eines Fördervereins für die Stadtteilbücherei steht aktuell an; die

Strukturen für ehrenamtliche Arbeit sind erst ansatzweise vorhanden

(Veranstaltungsarbeit). Für den Auf- und Ausbau der ehrenamtlichen Arbeit benötigt

Haspe einen Zeitpuffer.

Daher gibt es für Haspe folgenden Vorschlag:

Die bisher angebotenen 19 Wochenöffnungsstunden werden bis Ende 2012 mit

hauptamtlichem Personal abgedeckt, das durch Aufstockungen der wöchentlichen

Arbeitszeit (Umfang: ca. 33 Wochenstunden) einzelner Mitarbeiterinnen und

Mitarbeiter befristet verstärkt wird. Dieser Vorschlag wird zur Zeit noch

verwaltungsintern geprüft.

Öffnungsstundenverteilung neu:                                          alt:

Mo 10 bis 13 Uhr              15 bis 18 Uhr                              11 bis 13 Uhr              14 bis 18 Uhr

Di 10 bis 13 Uhr              15 bis 18 Uhr                            11 bis 13 Uhr              14 bis 18 Uhr

Mi 10 bis 13 Uhr                                                                      10 bis 13 Uhr

Do geschlossen                                                                      geschlossen

Fr 10 bis 12 Uhr              14 bis 16 Uhr                            11 bis 13 Uhr              14 bis 16 Uhr

Im Falle einer negativen Entscheidung der Verwaltung (keine Aufstockung der

wöchentlichen Arbeitszeit) müssen die Öffnungsstunden in Haspe im Jahr 2012 von

19 auf 15 reduziert werden. Zusätzlich zum Donnerstag würde dann noch der Freitag

geschlossen.

Situation in Hohenlimburg:

In Hohenlimburg gibt es bereits seit 2003 den Förderverein „HohenlimBuch“ für die

Stadtteilbücherei; ausgeprägte Strukturen für ehrenamtliche Arbeit sind vorhanden.

Damit können die bisher angebotenen 21 Wochenöffnungsstunden ab 01.01.2012 im

Mischmodell aus hauptamtlichem und ehrenamtlichem Personal aufrechterhalten

werden.

Öffnungsstundenverteilung neu:                                          alt:

Mo geschlossen                                                                      geschlossen

Di 10 bis 13 Uhr              15 bis 18 Uhr                            11 bis 13 Uhr              14 bis 18 Uhr

Mi 10 bis 13 Uhr                                                                      10 bis 13 Uhr

Do 10 bis 13 Uhr              15 bis 18 Uhr                            11 bis 13 Uhr              14 bis 18 Uhr

Fr 10 bis 13 Uhr               15 bis 18 Uhr                            11 bis 13 Uhr              14 bis 18 Uhr

Die bisher geltenden Schließungstage (Donnerstag in Haspe und Montag in

Hohenlimburg) werden beibehalten. An diesen Schließungstagen steht die

Stadtbücherei auf der Springe als Ausleihstelle für alle Hagenerinnen und Hagener

zur Verfügung. Weitere Modifizierungen der Öffnungsstunden und –tage sollten erst

erfolgen, wenn sich die gemischten Teams eingearbeitet haben. Sinnvoll erscheint

auch, eine solche Änderung mit den geplanten Umzügen in neue Räumlichkeiten

unter Ausnutzung neuer technischer Möglichkeiten (Selbstverbuchung) anzudenken.

Aufgrund im Laufe des Jahres 2011 entstehender dauerhafter Vakanzen verbunden

mit personellen Engpässen in den Sommerferien (viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben schulpflichtige Kinder und sind bei der Urlaubsplanung auf die

Ferienzeiten angewiesen) schließen die Stadtteilbüchereien in den Sommerferien

für  3  Wochen und in den Weihnachtsferien für 1 Woche.

Unterstützung der Springe für die Stadtteilbüchereien:

Die Springe unterstützt die Stadtteilbüchereien durch zentrale Dienstleistungen

(Bestandsaufbau, Bestandspflege, Medienbeschaffung, Fernleihe, technische

Infrastruktur, Programmarbeit mit Schulen u.a.) und vertritt zukünftig das

Fachpersonal der Stadtteilbüchereien in Urlaubs- und Krankheitsfällen.

3. Zeitplan:

In den nächsten Wochen wird die Umsetzung des neuen Konzeptes mit den

Fördervereinen diskutiert und konkretisiert. Parallel hierzu ist die Anwerbung und

Einarbeitung der benötigten Ehrenamtler vorgesehen. Zudem muss das

Bestandskonzept sukzessive umgesetzt werden.

Die Schließungszeit in den Sommerferien ist

·         für Haspe vom 25.07. bis 13.08.2011,

·         für Hohenlimburg vom 15.08. bis 03.09.2011 vorgesehen.

Die Schließungszeit in den Weihnachtsferien ist für den 27.12. bis 31.12.2011 geplant.

Die Umsetzung des neuen Personalkonzepts aus Ehrenamtlichen und Hauptamtlichen startet in Hohenlimburg spätestens zum 01.01.2012. Für Haspe ist dieser Zeitpunkt spätestens der 01.01.2013.

4. Tabellarische Übersicht