Beschlussvorlage - 0702/2008

1.                  Die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen wird beschlossen, wie sie als Anlage 1 Gegenstand der Vorlage 0702/2008 vom 13.08.2008 ist.

2.                  Die Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Hagen wird beschlossen, wie sie als Anlage 4 Gegenstand der Vorlage 0702/2008 vom 13.08.2008 ist

 

Begründung

 

 

Die Umstellung des kommunalen Rechnungswesens auf NKF, die Veränderungen in der Verwaltung im Hinblick auf vermehrte EDV-gestützte Sachbearbeitung, die Zunahme des E-Mail-Verkehrs anstelle von Papierpost und nicht zuletzt auch Veränderungen in der Rechnungsprüfung machen Änderungen der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen und der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Hagen erforderlich. Die Einzelheiten ergeben sich aus den der Vorlage beigefügten Synopsen der jeweiligen Neu- und Altfassungen mit angefügten Erläuterungen.

 

 

1. Änderung der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen

 

Die kommunale Rechnungsprüfung (in Hagen als Rechnungsprüfungsamt bezeichnet) ist nach der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen im Wesentlichen Prüforgan für den Rat. Das Rechnungsprüfungsamt prüft also für den Rat und in seinem Sinne die ausführende Verwaltung.

Das Rechnungsprüfungsamt hat einige gesetzlich vorgeschriebene Prüfaufgaben. Daneben kann der Rat dem Amt weitere Prüfaufgaben als Daueraufgabe auferlegen. Dies geschieht mit dem Instrument der Rechnungsprüfungsordnung.

Darüber hinaus hat der Rat das Recht, im Einzelfall Prüfaufträge an das Rechnungsprüfungsamt zu erteilen. Auch der Oberbürgermeister hat innerhalb seines Amtsbereiches unter Mitteilung an den Rechnungsprüfungsausschuss diese Möglichkeit.

Das Rechnungsprüfungsamt ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und in seiner sachlichen Tätigkeit ihm unmittelbar unterstellt. Es ist dabei allerdings von fachlichen Weisungen frei.

Der Rat hat daher das Recht, dem Rechnungsprüfungsamt auch hinsichtlich der Art und Weise der Aufgabenerledigung im Zusammenspiel mit der zu prüfenden ausführenden Verwaltung einen Rahmen zu setzen. Auch dies geschieht mit der Rechnungsprüfungsordnung.

Gleichzeitig regelt die Rechnungsprüfungsordnung auch die Einzelheiten der Einbindung des gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsprüfungsausschusses in den Prüfablauf.

Gesetzliche Neuregelungen, Veränderungen in der Verwaltung und praktische Erfahrungen in der Prüfung machen nunmehr eine Änderung der Rechnungsprüfungsordnung notwendig. Eine Änderung des Umfangs der vom Rat dem Amt als Daueraufgabe auferlegten Prüfaufgaben erfolgt mit dem Entwurf der Rechnungsprüfungsordnung nicht.

Mit Umstellung des Rechnungswesens von der Kameralistik auf NKF hat sich die Aufgabenstellung der Rechnungsprüfung wesentlich geändert. So ist nicht mehr die kamerale Jahresrechnung, sondern es sind die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse der Stadt Hagen sowie die Gesamtabschlüsse zu prüfen.

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass hinsichtlich der Zusammenarbeit mit den zu prüfenden Dienststellen in Teilbereichen klarere Regelungen erforderlich sind, um Nachfragen und gesonderte Anforderungen von Unterlagen zu vermeiden und im Ergebnis zügigere Prüfungen zu ermöglichen. Mit Umstellung der Sachbearbeitung in den meisten Teilen der Verwaltung auf EDV-gestützte Verfahren und dem daraus folgenden teilweisen Verzicht auf Aktenführung in Papierform, muss dem Rechnungsprüfungsamt zudem ein Lesezugriff auf EDV-Verfahren zur Verfügung gestellt werden. Dies ermöglicht systematisierte und zügigere Prüfungen.

Der vorgelegte Entwurf der Rechnungsprüfungsordnung orientiert sich in weiten Teilen an der von der VERPA (Vereinigung der Leiterinnen und Leiter örtlicher Rechnungsprüfungen in Nordrhein-Westfalen) entworfenen Muster-Rechnungsprüfungsordnung.

Die im Einzelnen vorgenommenen Änderungen lassen sich der dieser Vorlage beigefügten Synopse entnehmen. Dort finden sich weitere detaillierte Erläuterungen.

 

2. Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt

Während die Rechnungsprüfungsordnung die Vorgaben des Rates für die Prüftätigkeit des Rechnungsprüfungsamtes in seiner Gesamtheit enthält, regelt die Dienstanweisung die Einzelheiten der Prüftätigkeit jedes einzelnen Prüfers und jeder Prüferin, insbesondere das Verhältnis zwischen Amtsleitung auf der einen und Prüferinnen und Prüfern auf der anderen Seite sowie den Geschäftsverkehr innerhalb des Amtes und mit den zu prüfenden Bereichen.

Die neue Dienstanweisung orientiert sich weitestgehend an der Altfassung. Die vorgenommenen Änderungen beruhen im Wesentlichen auf Veränderungen in der Verwaltung und auf einem teilweise veränderten Herangehen der Rechnungsprüfung an die Erledigung von Prüfaufgaben.

Im Hinblick auf die fast ausschließliche Kommunikation innerhalb der Verwaltung per E-Mail ist es beispielsweise erforderlich, eine Regelung über die Vorlagepflicht nicht nur der „Papierpost“, sondern auch der dienstlichen  E-Mails bei der Amtsleitung zu treffen.

Sowohl bei der Prüfungsplanung als auch bei der Durchführung von Prüfungen hat sich mittlerweile der von Wirtschaftsprüfern entwickelte sog. risikoorientierte Prüfansatz auch in der kommunalen Rechnungsprüfung durchgesetzt. Außerdem wird zunehmend Wert auf durchgehende Dokumentation von Prüfungshandlungen gelegt. Auch diesen Veränderungen trägt der Entwurf der Dienstanweisung Rechnung.

Neu in die Dienstanweisung wurde eine Bestimmung aufgenommen, die festlegt, dass künftig in Prüfberichten - sofern ermittelbar - auch der infolge der Prüfung erreichte oder erreichbare monetäre Erfolg (Einsparung oder Mehreinnahme) darzustellen ist.  Auf diese Weise kann dem Rechnungsprüfungsausschuss auch der wirtschaftliche Erfolg und nicht nur der Gewinn an Recht- oder Zweckmäßigkeit der Prüfung dargestellt werden.

Die Einzelheiten der Änderungen lassen sich der der Vorlage beigefügten Synopse und den dortigen Erläuterungen entnehmen.

 

 

 

Anlagen

 

 

Anlage 1 :      Entwurf der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen

 

Anlage 2 :      alte Fassung der Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen

 

Anlage 3 :      Synopse Rechnungsprüfungsordnung neu/alt

 

Anlage 4 :      Entwurf der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der

Stadt Hagen

 

Anlage 5 :      alte Fassung der Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der

Stadt Hagen

 

Anlage 6 :      Synopse Dienstanweisung neu/alt

Finanzielle Auswirkungen

 

X	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.