Beschlussvorlage - 0667/2007

Die Beschlussfassung erfolgt gemäß dem Ergebnis der Beratung

Der Antragsteller begehrt mit seinem Bürgerantrag, ihm Zugang zu bestimmten Informationen aus Rats- und Ausschusssitzungen der Stadt Hagen zu gewähren. Der Antragsteller macht dabei geltend, dass ihm diese Informationen bisher unrechtmäßig verweigert worden seien und er hierdurch in seinen Bürgerrechten verletzt worden sei. Er beruft sich bei seinem Auskunftsersuchen auf die Bestimmungen des Informationsfreiheitsgesetzes NW.

In seinem Bürgerantrag gem. § 24 Gemeindeordnung (GO NW) vom 03.04.2007 schildert der Antragsteller, dass er ca. ein halbes Jahr zuvor beim Amt des Oberbürgermeisters vorgesprochen und um Einsicht in die Protokolle der Sitzungen des Rates bzw. der Einwohnerfragestunden gebeten habe. Diese Einsicht sei ihm verwehrt worden. Auch sei es ihm verwehrt worden, eine Abschrift der Tonaufzeichnung zur Einwohnerfragestunde der Ratssitzung vom 31.08.2006 zu erhalten. Die Deutlichkeit, mit der er darauf hingewiesen habe, dass mit dieser Entscheidung gegen geltendes Recht verstoßen werde, sei als Verstoß gegen die Hausordnung ausgelegt und ihm ein Hausverbot für das gesamte Rathaus auferlegt worden. Er habe auf seinen Antrag, ihm die erbetenen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, lediglich ein allgemeines Schreiben erhalten, in dem ihm Stellen genannt wurden, an denen die Ratsprotokolle ausliegen sollten.

 

Der Antragsteller bittet den Ausschuss um Klärung des Sachverhaltes und darum,  nunmehr dafür zu sorgen, dass ihm die erbetenen Unterlagen sowie Abschriften der Tonaufzeichnungen der Ratssitzungen vom 31.08.2006 und 28.09.2006 zur Verfügung gestellt werden, da die darin enthaltenen Aussagen für seine Entscheidung über das weitere Vorgehen wichtig seien.

 

Er stelle fest, dass der Oberbürgermeister der Stadt Hagen gegen die Vorschriften des Informationsfreiheitsgesetzes verstoßen und ihm die Rechte verwehrt habe, die ihm als Hagener Bürger zustünden.

 

Die Verwaltung nimmt zu dem Bürgerantrag wie folgt Stellung:

 

Nach den Bestimmungen des Informationsfreiheitsgesetzes für das Land Nordrhein- Westfalen vom 27.11.2001 (IFG NW) hat der Antragsteller grundsätzlich das Recht darauf, dass ihm Zugang zu allen Informationen gewährt wird, die bei der Stadt Hagen in Schrift- Bild-Ton- oder Datenverarbeitungsverfahren vorhanden sind und im dienstlichen Zusammenhang erlangt wurden. Bei der Prüfung, inwieweit der Zugang zu diesen Informationen tatsächlich zu gewähren ist, ist allerdings zu beachten, ob diesem Begehren schutzwürdige Belange oder sonstige Ablehnungsgründe entgegen stehen.

 

Niederschriften über Rats- und Ausschusssitzungen gehören ohne Zweifel zu den Informationen, die bei der Stadt Hagen vorhanden sind und im dienstlichen Zusammenhang erlangt wurden. Form und Inhalt der Niederschriften werden durch die Gemeindeordnung NW und die Geschäftsordnung für den Rat, die Ausschüsse und die Bezirksvertretungen der Stadt Hagen sowie durch eine entsprechende Dienstanweisung bestimmt. Zudem regelt die Hauptsatzung für die Stadt Hagen, in welcher Form und in welcher Frist die Niederschriften öffentlich auszulegen sind. Demnach sind die Niederschriften, bezogen auf den öffentlichen Teil der Sitzungen, nach ihrer Ausfertigung (in der Regel eine Woche vor der nächsten Sitzung des entsprechenden Gremiums) vierzehn Tage lang im Zentralen Bürgeramt, in der Bürgerberatung und in den Bezirksverwaltungs- und Verwaltungsaußenstellen auszulegen. Innerhalb dieser Frist hat jede Bürgerin und jeder Bürger die Möglichkeit, in die Niederschriften Einsicht zu nehmen.

 

Das Informationsfreiheitsgesetz NW sieht zwar vor, den Informationssuchenden soweit wie möglich Zugang zu den bei öffentlichen Stellen vorhandenen Informationen zu verschaffen, eröffnet aber, gemäß der Bestimmung in § 5 IFG NW, den öffentlichen Stellen die Möglichkeit, ein solches Begehren abzulehnen, wenn die Information dem/der Antragsteller/In bereits zur Verfügung gestellt worden ist oder wenn sich der/die Antragsteller/In die Information in zumutbarer Weise aus allgemein zugänglichen Quellen beschaffen kann.

 

Da die Sitzungen des Rates der Stadt Hagen grundsätzlich öffentlich sind, hat der Antragsteller zunächst die Möglichkeit, in den Sitzungen persönlich anwesend zu sein und dem Beratungsverlauf zu folgen. Auch besteht die Möglichkeit, sich darüber Notizen zu machen, insofern ist bereits hierdurch seinem Informationsbedürfnis Rechnung getragen. Durch die Auslegung der Niederschrift in den genannten Dienststellen wird darüber hinaus gewährleistet, dass er ohne großen Aufwand in die Niederschriften Einsicht nehmen kann. Auch können, allerdings gegen Zahlung einer angemessenen Gebühr, auf Wunsch Fotokopien angefertigt und ausgehändigt werden.

 

Dem Antragsteller wurde auf seinen –mündlich gestellten-  Antrag auf Übersendung eines Auszugs aus der Niederschrift über die Einwohnerfragestunde der Ratssitzung vom 31.08.2006 mit Schreiben vom 19.09.2006 mitgeteilt, dass er den Inhalt der Niederschrift ab dem 22.09.2006 in den Bürgerämtern, insbesondere im Zentralen Bürgeramt im Rathaus I zur Kenntnis nehmen könne. Zudem wurde ihm für künftige Anfragen die Information gegeben, ab wann jeweils die Auslegung der Niederschriften erfolgt. Hierdurch war ihm die Möglichkeit gegeben, sich die gewünschte Information aus einer allgemein zugänglichen Quelle, hier durch die öffentliche Auslegung an zentraler Stelle, zu beschaffen. Zudem war das Recht auf Informationszugang gemäß Informationsfreiheitsgesetz zum Zeitpunkt seines Antrags gegenüber den Auslegungsbestimmungen der Hauptsatzung der Stadt Hagen nachrangig zu sehen (§ 4 IFG NW), ein Verstoß gegen das Informationsfreiheitsgesetz ist somit in der Ablehnung seines Anliegens, ihm einen Auszug aus der Niederschrift zu übersenden, nicht zu sehen.

 

Seit Anfang des Jahres 2007 ist durch die Neufassung der Dienstanweisung über die Vorbereitung und Durchführung der Beschlüsse des Rates der Stadt Hagen, der Bezirksvertretungen und der Ausschüsse verbindlich geregelt, dass die Tagesordnungen, die Vorlagen der Verwaltung und die Niederschriften über den öffentlichen Teil der Sitzungen aller politischen Gremien der Stadt Hagen in einem Bürgerinformationssystem hinterlegt werden, das über die Internet- Adresse  http://www.hagen.de und den Eintrag „Politik und Verwaltung – Stadtpolitik“ zu erreichen ist.

 

Der Antragsteller kann sich über diesen Weg entweder privat Zugang zu Informationen aus der Rats- und Ausschusstätigkeit bei der Stadt Hagen verschaffen oder, wenn er selbst nicht über diese Möglichkeit verfügt, sich im Zentralen Bürgeramt oder den Bür-gerämtern der Verwaltungsaußenstellen entsprechend informieren. Die Einsichtnahme in diese Dokumente wird gebührenfrei angeboten, für Ausdrucke und Kopien, die aus den Internet- Einträgen angefertigt werden, ist eine Verwaltungsgebühr in Höhe von 0,10 € pro DIN A 4- Seite zu entrichten.

 

Auch die Niederschriften über die Einwohnerfragestunden der Sitzungen des Rates vom 31.08.2006 und 28.09.2006 sind im Bürgerinformationssystem hinterlegt und können dort abgerufen werden, insofern können dem Antragsteller auch diese Informationen auf diesem Weg problemlos zur Verfügung gestellt werden. Ihm wurde der Hinweis gegeben, sich hierzu an die genannten Dienststellen zu wenden.

 

Sein Begehren, ihm Abschriften der Tonaufzeichnungen über die Sitzungen des Rates vom 31.08.2006 und 28.09.2006 zur Verfügung zu stellen, musste dagegen abgelehnt werden. Zwar werden die Sitzungen des Rates gem. § 22 Abs. 5 der Geschäftsordnung für den Rat, die Bezirksvertretungen und die Ausschüsse der Stadt Hagen jeweils auf Tonträger aufgenommen, jedoch werden keine Abschriften dieser Tonaufzeichnungen angefertigt. Diese Informationen sind in der vom Antragsteller gewünschten Form bei der Stadt Hagen daher nicht vorhanden und können deshalb nicht zur Verfügung gestellt werden.

 

Die Tonträger, auf denen der Inhalt der Sitzungen aufgezeichnet wird, befinden sich im Archiv des Amtes des Oberbürgermeisters, es existiert jeweils ein Exemplar, daher ist der Zugriff darauf grundsätzlich nur dem Schriftführer des Rates und seiner Vertretung gestattet. Die Geschäftsordnung des Rates, der Bezirksvertretungen und der Ausschüsse der Stadt Hagen sieht darüber hinaus lediglich für Mandatsträger das Recht vor, ihnen auf Verlangen die Tonaufzeichnungen über die Sitzungen zugänglich zu machen.

 

Da der Antragsteller ein persönliches Interesse geltend gemacht hatte, aus dem heraus er den Zugang zu diesen Informationen begehrte, und um sein Recht auf Information gemäß der Bestimmungen des Informationsfreiheitsgesetzes NW zu wahren, wurde ihm die Möglichkeit eingeräumt, sich nach Terminabsprache in den Diensträumen des Amtes des Oberbürgermeisters einzufinden, um die Tonaufzeichnungen über den öffentlichen Teil der Sitzungen des Rates vom 31.08.2007 und 28.09.2007 anzuhören.

 

Hierzu gehört auch die Tonaufzeichnung der Einwohnerfragestunde, allerdings ist hierbei darauf zu achten, dass die schutzwürdigen Belange Dritter, in diesem Fall der Fragesteller/Innen, beachtet werden. Anders als in den öffentlich zugänglichen Niederschriften über die Sitzungen des Rates, in denen lediglich der Nachname der Fragesteller/Innen genannt wird und somit noch keine Rückschlüsse auf eine bestimmte Person und deren geschützte Daten möglich sind, enthalten die Tonaufzeichnungen über die Einwohnerfragestunden in der Regel weitergehende Informationen über die Person des/ der Fragesteller/Innen, die nicht ohne weiteres der Öffentlichkeit preisgegeben werden dürfen. Um den Schutz dieser Daten zu gewährleisten, konnte dem Antragsteller nur angeboten werden, ihm den Inhalt seiner eigenen Vorträge der betreffenden Einwohnerfragestunden uneingeschränkt bekannt zu geben.

 

Er wurde zudem darauf hingewiesen, dass er sich über den Inhalt der Tonaufzeichnungen während des Abhörens Notizen anfertigen dürfe, es wurde jedoch nicht gestattet, die Aufnahme auf einem privaten Aufzeichnungsgerät mitzuschneiden. Es wurde auch abgelehnt, eine Kopie der Aufzeichnungen anzufertigen und auszuhändigen. Die Stadt Hagen behält sich insoweit den „Schutz des gesprochenen Wortes“ im Interesse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer an ihren Sitzungen vor.

 

Um dem Antragsteller den Zugang zum Inhalt der Tonaufzeichnungen zu ermöglichen, ist ein umfangreicher Verwaltungsaufwand erforderlich. Bei diesen Tonaufzeichnungen handelt es sich um Informationen, die bestimmten Aufbewahrungsrichtlinien sowie Zugriffsbeschränkungen unterliegen. Insbesondere ist durch den Verantwortlichen dafür Sorge zu tragen, dass keine vertraulichen Inhalte oder schutzwürdigen Daten bekannt gegeben werden. Die Verwaltungsgebührenordnung zum Informationsfreiheitsgesetz (Gebührenstelle 1.3.2) sieht für die Ermöglichung der Einsichtnahme in Akten und sonstige Informationsträger bei umfangreichem Verwaltungsaufwand einen Gebührenrahmen von 10 bis 500 € vor. Dabei ist sowohl der Personal- als auch der Sachkostenaufwand zu berücksichtigen.

 

In Anwendung dieser Vorschriften wurde für die Bereitstellung von Tonaufzeichnungen über die Sitzungen des Rates der Stadt Hagen, die Aufbereitung der Informationen unter datenschutzrechtlichen Aspekten und dem damit verbundenen Aufwand eine Gebühr in Höhe von 50,- Euro ermittelt. Darin eingerechnet wurde eine Zeit von 15 Minuten, in der das Abhören der gewünschten Sequenzen der Tonaufzeichnung erfolgen könnte. Für jede weitere Viertelstunde ist eine Gebühr von zusätzlich 15,- Euro zu erheben. Diese Gebühren sind, in Anwendung der Bestimmungen des Gebührengesetzes und der Gebührenordnung NW in Verbindung mit § 11 Abs. 2 S. 2 IFG, im Voraus zu entrichten. Dies wurde dem Antragsteller mitgeteilt. Sofern der Antragsteller Interesse daran haben würde, unter den genannten Bedingungen in die Tonaufzeichnungen über die Sitzungen des Rates vom 31.08.2006 und 28.09.2006 hineinzuhören, wäre eine Terminabsprache mit dem zuständigen Mitarbeiter des Amtes des Oberbürgermeisters zu treffen.

 

Der Antragsteller wurde auch darauf hingewiesen, dass, sollte er mit dieser Antwort auf seinen Antrag vom 03.04.2007 nicht einverstanden sein, es ihm freistehe, gem. § 13 Abs. 2 IFG NW die Landesbeauftragte oder den Landesbeauftragten für Datenschutz als Beauftragte oder Beauftragten für das Recht auf Information anzurufen. Insofern wurde auch dieser Maßgabe aus § 13 IFG NW entsprochen.

 

Die Verwaltung ist der Auffassung, dass dem Informationsbedürfnis des Antragstellers, auch unter Berücksichtigung seines persönlichen Interesses, unter Anwendung der Bestimmungen des Informationsfreiheitsgesetzes ausreichend Rechnung getragen wurde.

X	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.