Beschlussvorlage - 0170/2024

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt, für die Beschaffung von externem Support für TK-Dienstleistungen eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen.

Kurzfassung

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste betreibt für die Stadt Hagen und deren angeschlossene Gesellschaften die Kommunikationsnetze.

In diesen Netzen fallen dauerhaft Arbeiten an, die mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden können.

Der laufende Vertrag für das aktuelle Stundenkontingent endet am 30.04.2024. Zur Sicherstellung des laufenden Betriebs der Telekommunikationsnetze wird ein neues Kontingent benötigt. Aufgrund der Fristen für die Ausschreibung werden die Stunden für den Leistungszeitraum vom 01.07.2024 bis zum 30.06.2026 benötigt.

Für die Maßnahme werden die Kosten auf ca. 276.550 EUR (netto) bzw. ca. 329.100 EUR (brutto) geschätzt.

Das wirtschaftlichste Angebot wird im Rahmen einer europaweiten öffentlichen Ausschreibung ermittelt.

Begründung

A) Bedarfssituation

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste (FB 15) betreibt für die Stadtverwaltung Hagen und deren angeschlossene Gesellschaften die Kommunikationsnetze. Diese umfassen sowohl das eigentliche Leitungsnetz, als auch alle aktiven Komponenten. Die Kommunikationsnetze selbst lassen sich grob in folgende drei Kategorien aufteilen:

• Netz der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
• Netz der Telekommunikation
• Netz der Datenkommunikation

Diese Netze erstrecken sich über alle Verwaltungsstandorte, dazu zählen z. B. auch Schulen, Jugendzentren und Kindergärten. Die jeweiligen Standorte sind entweder über eigene oder Providerleitungen angebunden.

In diesen Netzen fallen dauerhaft Arbeiten an, die mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden können. Diese Arbeiten umfassen Fehlersuche, Störungsbeseitigung, Kleinmontagen, Demontagen, Konfigurations- und sonstige Servicearbeiten. Um den laufenden Betrieb der Stadtverwaltung zu gewährleisten, werden somit zur Bewältigung der anfallenden Arbeiten, entsprechende Unterstützungsleistungen von Extern für den TK- und Netzbereich benötigt. Der laufende Vertrag für das Stundenkontingent der zuvor aufgeführten Arbeiten endet am 30.04.2024.

Somit stehen dem FB 15 für die oben beschriebenen Aufgaben ab dem 01.05.2024 keine externen Ressourcen mehr zur Verfügung. Sollte diese Ressourcen dauerhaft wegbrechen, kann ein reibungsloser Betrieb der Kommunikationsnetze nicht mehr gewährleistet werden.

Aus den oben genannten Gründen muss die Beschaffung für die Dienstleistung schnellstmöglich ausgeschrieben und durchgeführt werden.

Neben dem bisher vorgesehenen Monteur / Techniker, der vor allem im Vor-Ort-Service benötigt wird, erfordern notwendige Unterstützungsarbeiten im Bereich der Voice-over-IP TK-Anlage (Server) einen qualifizierten Techniker, der sich bei Bedarf zur Fernwartung remote zuschalten kann.

B) Kosten, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit

I.) Kosten

Die Anzahl der Arbeitstage kann im Vorfeld nicht exakt festgelegt werden. Jedoch kann aufgrund der Erfahrungswerte aus der Vergangenheit für den Zeitraum vom 01.07.2024 bis zum 30.06.2026 eine Mindestabnahme von 3.000 Servicestunden und eine Maximalabnahme von 4.100 Servicestunden für den Monteur / Techniker qualifiziert geschätzt werden. Die Anzahl an Anreisen je Einsatztag wird auf insgesamt 510 Arbeitstage geschätzt.

Für den qualifizierten Remote Techniker werden eine Mindestabnahme von 420 Stunden und eine Maximalabnahme von 840 Stunden geschätzt.

Eine Abrechnung der einzelnen Einsätze erfolgt monatlich nach tatsächlichem Aufwand.

Für die Ermittlung des Gesamtauftragswert wird von den Maximalmengen der Servicestunden und Einsatztagen ausgegangen, wobei nach einer erfolgten Markterkundung von folgendem geschätzten Gesamtauftragsvolumen (netto) i. S. v. § 3, Abs. 1 VgV[1] ausgegangen werden kann:

Vergütungssätze der beiden Techniker: 263.800 EUR

Reisekosten Monteur / Techniker: 12.750 EUR

Dies ergibt ein geschätztes Gesamtauftragsvolumen i. H. v. 276.550 EUR (netto).

Somit werden die Bruttokosten bei ca. 329.100 EUR liegen.

II.) Finanzierung

Entsprechende Mittel wurden im Haushaltsplan 2024 / 2025 vorgesehen.

Folgekosten im Jahr 2026 werden im Haushaltsplan 2026 eingeplant.

III.) Wirtschaftlichkeit

Wie in der Bedarfssituation beschrieben ist die Maßnahme zwingend notwendig, um den laufenden Betrieb der Telekommunikationsnetze zu gewährleisten. Das wirtschaftlichste Angebot wird aufgrund des Gesamtauftragsvolumens gemäß der Schwellenwerte im Rahmen einer europaweiten öffentlichen Ausschreibung ermittelt.

C) Unabweisbarkeit gem. § 82 GO NRW

Die Beschaffung der externen TK-Dienstleistungen ist für den sicheren Betrieb der Telekommunikation bei der Stadt Hagen unabdingbar, da eigenes Personal nicht ausreichend vorhanden ist und Störungen somit nicht kurzfristig behoben werden können. Für die Erbringung der Dienstleistungen der Stadtverwaltung ist es aber notwendig, dass die interne Telekommunikation zwischen den Fachbereichen und Ämtern und die externe Telekommunikation mit den Bürger*innen mit hoher Verfügbarkeit weiterhin möglich ist, sodass die Unabweisbarkeit dieser Beschaffung gem. § 82 GO NRW gegeben ist.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

[1] VgV = Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung)

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

2. Steuerliche Auswirkungen