Beschlussvorlage - 0802/2023

1. Die Verwaltung wird ermächtigt ein Vergabeverfahren durchzuführen, um nach Ablauf des laufenden Mietvertrages die vorhandenen drei Digitaldruckmaschinen zu ersetzen sowie eine Druckvorstufensoftware zu beschaffen und einzuführen.

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, in einem weiteren Vergabeverfahren eine Intranet-Shopsoftware für Druckerzeugnisse zu beschaffen und einzuführen. Das Vergabeverfahren soll im Anschluss an das vorherige Verfahren durchgeführt werden.

3. Die geschätzten jährlichen Gesamtkosten belaufen sich (inkl. der kalkulierten Kosten für die Miete, die Aufstellung, die Einrichtung, die Wartung und die Verbrauchsmaterialien der drei Druckmaschinen sowie die Einrichtung und Pflege der Druckstufen- sowie der Intranet-Shopsoftware) auf etwa 115.000 Euro brutto für die Dauer von fünf Jahren.

Kurzfassung

Die in der Hausdruckerei der Stadtverwaltung vorhandenen zwei Schwarz-Weiß- und die eine Farbdigitaldruckmaschine sollen nach Ablauf des laufenden Mietvertrages durch neue Geräte ersetzt werden. Das Vergabeverfahren wird durch den Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste durchgeführt.

Die geschätzten jährlichen Gesamtkosten belaufen sich auf etwa 115.000 Euro brutto für die Dauer von fünf Jahren.

Dies umfasst die kalkulierten Kosten für die Miete, die Aufstellung, die Einrichtung, die Wartung, die Verbrauchsmaterialien der Druckmaschinen sowie die Einrichtung und Pflege der Druckvorstufen- als auch der Intranet-Shopsoftware.

Die Kostenschätzung basiert auf einer Markterkundung sowie dem aktuellen Druckvolumen.

Begründung

Ausgangssituation

In der Hausdruckerei der Stadtverwaltung Hagen sind zurzeit drei Digitaldruckmaschinen im Einsatz; zwei baugleiche Maschinen für den Schwarz-Weiß-Druck und eine weitere für den Farbdruck.

Aufgrund des aktuell durchschnittlichen Druckvolumens und der damit verbundenen Auslastung sollen zukünftig ebenfalls drei Maschinen aufgestellt werden.

Situation im Farbdruck

Betrachtet man die Auftragsstruktur der Hausdruckerei der vergangenen Jahre fällt auf, dass das Tagesgeschäft aus hauptsächlich kleineren Druckauflagen mit extrem kurzen Produktionszeiten besteht. Häufig müssen die Druckerzeugnisse innerhalb einiger Stunden erstellt werden.

 Die typischen Aufträge für die Farbdruckmaschine sind Broschüren, Informationsflyer, Handzettel, Plakate, Einladungen, Urkunden, Visitenkarten, Übersichtspläne und ähnliche Produkte. Neben Aufträgen, die der Repräsentation oder der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit dienen, wird ein großer Teil der Produkte aus dem Bildungsbereich nachgefragt. Hier sind insbesondere Kindergärten, Schulen und Jugendzentren, aber auch die Volkshochschule, die Max-Reger-Musikschule, die städtischen Museen und die Stadtbücherei zu nennen. Darüber hinaus produziert die Druckerei auch eine Vielzahl von Lehr- und Schulungsunterlagen für die Bereiche Integration und Zuwanderung.

Für viele dieser Einrichtungen ist die Hausdruckerei weiterhin eine kostengünstige Möglichkeit, um unter den vorherrschenden Sparzwängen zu erschwinglichen Kosten kurzfristig Repräsentations-, Lehr- oder Informationsmaterial zu publizieren.

Situation im Schwarz-Weiß-Druck

Im Folgenden werden beispielhaft einige umfangreiche, aber auch regelmäßig wiederkehrende Druckerzeugnisse beschrieben:

So arbeitet die Hausdruckerei die täglichen Massendruckausgaben des Fachbereichs Finanzen und Controlling (Steuerbescheide, Mahnungen etc.) sowie des Fachbereichs Öffentliche Sicherheit und Ordnung (Bußgelder) ab. Hierbei ist es zwingend notwendig, dass die Forderungen der Stadt Hagen zeitnah gedruckt und versandt werden. Der pünktliche Druck der Unterlagen ist dabei integraler Bestandteil der Prozesse der auftraggebenden Fachbereiche. Hier gelten zum Teil sehr kurze Verjährungsfristen. Bei einer ausfallbedingten Verzögerung des Drucks wären Einnahmeausfälle durch Verjährung der Forderungen absehbar.

Der Massendruck wird täglich über speziell programmierte Schnittstellen an die Druckerei weitergeleitet. Das macht ein kurzfristiges Ausweichen des Drucks auf externe Anbieter, beispielsweise während einer Störung an den Maschinen, nicht ohne weiteres möglich.

Des Weiteren fertig die Hausdruckerei auch die Vorlagen für die politischen Gremien an. Trotz der sukzessiven Umstellung auf einen digitalen Sitzungsdienst werden weiterhin viele Vorlagen gedruckt und versandt. Insbesondere bei kurzfristig fertiggestellten Vorlagen werden diese schnell und unkompliziert gedruckt, so dass sowohl ordnungsgemäße Zustellungen als auch die Durchführungen der Sitzungen sichergestellt sind. Diese Flexibilität lässt sich auf eingespielte Prozesse und den Parallelbetrieb zweier Schwarz-Weiß-Druckmaschinen zurückführen.

Aufgrund des Einsatzes zweier Maschinen können Aufträge, die umgehend fertiggestellt werden müssen (wie beispielsweise die vorgenannten Tagesverarbeitungen oder Beschlussvorlagen, aber auch Drucke im Zuge von Wahlen oder Bürgerentscheiden und fristgebundene Anschreiben an große Empfängerkreise), parallel gedruckt werden. In solchen Fällen wird der betreffende Druck mengenmäßig auf beide Maschinen aufgeteilt. Dies ist einer der Gründe, weshalb zwei Maschinen im Einsatz sind.

Des Weiteren ist durch den Einsatz zweier Maschinen bis zu einem gewissen Grad Ausfallsicherheit gegeben. So kann bei einem Defekt oder auch bei den regelmäßigen Wartungen einer Maschine der Druckbetrieb aufrechterhalten werden.

Druckvolumen

Als Folge der Abschaffung des Offsetdrucks zu Beginn des Jahres 2023 muss ein Teil des Druckvolumens durch die Digitaldruckmaschinen kompensiert werden.

Mit drei Digitaldruckmaschinen wird ein jährliches Druckvolumen von durchschnittlich etwa 6 Millionen Schwarz-Weiß-Drucken sowie etwa 1,5 Millionen Farbdrucken (jeweils DIN A4) bewältigt. Über 98 % des jährlichen Auftragsvolumens der Hausdruckerei verbleiben dabei im Konzern Stadt Hagen. Demnach erfolgt die Leistungserbringung der Hausdruckerei fast ausschließlich für die Ämter und Fachbereiche der Stadtverwaltung sowie für Schulen, Kindergärten und Tochterunternehmen. Lediglich 2 % des Auftragsvolumens werden von gemeinnützigen Vereinen (beispielsweise dem Städtepartnerschaftsverein oder der Freiwilligenzentrale) in Anspruch genommen und extern abgerechnet.

Druckvorstufensoftware

Die Zahl der grafischen Aufträge hat sich in den vergangenen Jahren deutlich erhöht. Das liegt zum Teil daran, dass nach der Coronapandemie wieder vermehrt Veranstaltungen stattfinden und deutlich mehr Informationsmaterialien als früher erstellt werden. Hier spricht die steigende Nachfrage für die hohe Qualität, die die Mitarbeiter*innen in diesem Bereich bieten.

Viele Tätigkeiten erfolgen jedoch noch in händischer Form. So soll im Zuge des Neueinsatzes der Maschinen zukünftig auch verstärkt die Digitalisierung im Bereich der Hausdruckerei vorangetrieben werden. Durch die Einführung einer Druckvorstufensoftware wird der Zeitaufwand für grafische Vorarbeiten reduziert und insbesondere die Erstellung gleichgelagerter Aufträge (wie beispielsweise Gremienvorlagen oder Visitenkarten) weitestgehend automatisiert. Mithilfe einer Vorstufensoftware werden teils noch händische Arbeiten (wie beispielsweise das Setzen und Ausschießen von Visitenkarten und der Druckbögen von Flyern) automatisiert, so dass die Mitarbeiter*innen sich anderen Aufgaben zuwenden können. Dies verschlankt und beschleunigt Prozesse sowohl im Bereich der Druckerei / Grafikgestaltung als auch in den Organisationseinheiten selbst, da sich die Produktions- und Bearbeitungszeiten verkürzen.

Die Vorstufensoftware ist zumeist anbietergebunden und wird zusammen mit den jeweiligen Druckmaschinen angeboten. Ziel ist es, dass die eingesetzte Hardware mit der Druckvorstufensoftware vollständig kompatibel ist. Der Einsatz erfolgt dann als Bündel. So ist gewährleistet, dass Hard- und Software fehlerfrei und produktiv zusammenarbeiten.

Intranet-Shop

In einem zweiten Schritt ist angedacht, auf das dann bestehende System einen Intranet-Shop aufzusetzen. Dadurch wird es den Verwaltungsmitarbeiter*innen unter bestimmten Voraussetzungen möglich sein, bis zu einem gewissen Grad Aufträge direkt selbständig digital zu erstellen, zu bearbeiten und drucken zu lassen, so dass nur minimaler Kontroll- und Nachbearbeitungsaufwand notwendig sein wird.

Da ein Intranet-Shop nicht zwingenderweise vom selben Anbieter wie die Druckmaschinen und die Druckvorstufensoftware angeboten werden muss, wird dieser auf die dann bestehenden Systeme aufgesetzt und angepasst.

Der Intranet-Shop soll auch zukünftig, sollte es nach der festgelegten Mietdauer zu einem Anbieterwechsel kommen, weiterhin einsetzbar sein. Somit wird umgangen, dass bei jeder neuen Ausschreibung auch jedes Mal ein neuer Intranet-Shop mit ausgeschrieben, konfiguriert und eingesetzt werden muss.

Kostenschätzung

Im Zuge der Vorbereitung dieser Vorlage und des Leistungsverzeichnisses für das Vergabeverfahren wurde eine Markterkundung durchgeführt.

Die Kosten auf dem Digitaldruckmarkt haben sich in den vergangenen Jahren grundsätzlich auf einem niedrigen Niveau stabilisiert. Jede Generation neuer Technik steht für effizienteres Arbeiten und verbesserte Leistungen, zu grundsätzlich gleichen oder niedrigeren Preisen.

Dennoch ist zu erwarten, dass aufgrund der globalen Konfliktlagen der Preis für die kommende Generation neuer Maschinen höher als bisher ausfallen wird.

Die geschätzten Kosten in Höhe von jährlich 115.000 Euro brutto basieren auf der Markterkundung nebst einem Sicherheitsaufschlag. Aufgrund des europaweiten Vergabeverfahrens werden erfahrungsgemäß jedoch niedrigere Kosten erwartet.

In den o. g. Kosten sind sowohl die Hardware als auch beide Softwarekomponenten inbegriffen.

Nachhaltigkeit

Im Vergabeverfahren wird explizit auch Nachhaltigkeit ein Bewertungskriterium sein. So soll es für die Anbieter zwingend notwendig sein, ein Nachhaltigkeitskonzept für den Einsatz der Maschinen zu erstellen, welches in die Bewertung der Angebote einfließt.

Dies soll insbesondere die Nachnutzung leerer Tonerkartuschen sowie die Aufbereitung und Wiederverwendung genutzter Komponenten wie Rollen und Walzen beinhalten.

Aufgrund der o. g. Ausführungen bittet die Verwaltung um Zustimmung zur Maßnahme.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Kurzerläuterung:
Im Vergleich zu der vorherigen Generation der Maschinen arbeitet die neue Generation ressourcensparender. Dazu kommt, dass in der Ausschreibung explizit ein Konzept zur Nachhaltigkeit verlangt wird, welches in die Bewertung der Angebote einfließt.

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Die Finanzierung ist im Doppelhaushalt 2024/2025 eingeplant und wurde ebenfalls in der mittelfristigen Planung berücksichtigt. Bei der kommenden Haushaltsplanung wird der Sachverhalt aus der mittelfristigen Planung übernommen und dem Rat zur Entscheidung vorgelegt.

2. Steuerliche Auswirkungen