Berichtsvorlage - 0509/2023

Der Rat nimmt die aktuelle Stellungnahme der Verwaltung zum DigitalPakt zur Kenntnis.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Bereits mit dem Erlass zum DigitalPakt (2019-2024) war klar, dass die Umsetzung der förderfähigen Maßnahmen ein Großprojekt sein wird. Der DigitalPakt hat Auswirkungen auf alle Schulen und stellt große Anforderungen an die bauliche, IT-kausale und verwaltungsseitige Umsetzung. Dass Abweichungen von den Planungen wahrscheinlich sind, wurde bereits in der Vorlage 0497/2020 dargestellt; nicht zuletzt, da es sich um ein komplexes, personal- und ressourcenintensives sowie mehrjähriges Projekt handelt.

Die Lage im DigitalPakt hat sich in den letzten Monaten erneut verschärft. Die noch im Herbst letzten Jahres in der Vorlage 0785/2022 dargestellten Annahmen, dass die Digitalisierung sämtlicher Hagener Schulen noch innerhalb des Förderzeitraums realisiert werden kann, hat sich mittlerweile als nicht mehr haltbar herausgestellt. Aufgrund von Fluktuation und Langzeiterkrankungen sämtlicher im Fachbereich Gebäudewirtschaft mit dem Projekt befasster Mitarbeiter*innen und Führungskräfte, kam es bereits in der Übergangsphase zu Kommunikationsproblemen innerhalb der Verwaltung, auf denen die oben aufgeführten Annahmen beruhten. Daher wurde durch die Verwaltung eine neue Zeitplanung erstellt, die den derzeitigen Kenntnisstand der seit kurzem als Ersatz damit beauftragten externen Ingenieure widerspiegelt. Auf dieser Grundlage muss die Verwaltung informieren, dass nicht mehr alle Projekte innerhalb der Laufzeit des DigitalPakts umgesetzt werden können.

Die Fertigstellungstermine für die baulichen Maßnahmen der Antragspakete A bis C werden noch innerhalb der DigitalPakt-Laufzeit bis 2024 liegen. Damit können nach aktueller Planung rund 40 Schuldigitalisierungsprojekte bis Ende 2024 abgeschlossen werden. Zusätzlich zu den oben aufgeführten Personalvakanzen führen Kostensteigerungen, globale Ressourcenknappheit, der allgemeine Fachkräftemangel, die regionale, schlechte Verfügbarkeit von Fachfirmen und Fachplanern sowie die vorhandene Bausubstanz der Schulgebäude dazu, dass die übrigen 29 Projekte nicht wie geplant innerhalb der Laufzeit des DigitalPakts umgesetzt werden können. Der Zeithorizont für diese Schulen liegt zwischen 2025 und 2028 (siehe Anlage).

Trotz der zeitlichen Verschiebungen kann der Verbrauch sämtlicher Mittel aus dem Förderprogramm sichergestellt werden. Darüberhinausgehende Kosten können in 2023 im Rahmen der Bewirtschaftung sichergestellt werden und werden für die Folgejahre bei der Haushaltsplanung berücksichtigt.

Parallel wird die Verwaltung Änderungsanträge beim Fördermittelgeber stellen, um die beantragten Mittel verwendungsgerecht umzuverteilen.

Die Verwaltung ist sich bewusst, dass die Maßnahmen zur Digitalisierung der Hagener Schulen elementar wichtig sind, da die Investitionen bzw. Durchführung der Maßnahmen der IT-Grundstruktur (LAN-Verkabelung, WLAN, Anzeigegeräte in Unterrichtsräumen) das Fundament zeitgemäßen Unterrichtes sind.

Daher hat die Verwaltung neben der Sicherstellung der Finanzierung weitere Schritte unternommen bzw. wird diese unternehmen, um die Perspektive der Fertigstellungstermine signifikant zu verbessern:

-          Fehlende Mitarbeiter*innen beim Fachbereich Gebäudewirtschaft werden bereits jetzt durch den Einsatz externer Elektroingenieure aufgefangen.

-          Aktuell bereitet die Bauverwaltung den Einsatz weiterer externer Fachkräfte vor, um die derzeitigen Personalressourcen zu verstärken. Diese werden dann schnellstmöglich beauftragt, um die schlechte Situation am Arbeitsmarkt zu kompensieren. Ziel ist es, die Verkabelung der Schulgebäude erheblich früher abzuschließen, als es unter jetzigen Umständen leistbar wäre und somit die Digitalisierung der Schulgebäude schneller voranzutreiben.

-          Um eine bessere Ausgangslage am Markt zu erzielen, werden bereits „kleinere“ Maßnahmen zu Paketen zusammengefasst und gemeinsam ausgeschrieben. Dieses Vorgehen hat sich als zielführend erwiesen, da seitdem alle Ausschreibungen erfolgreich waren.

-          Zudem werden alternative Vergabeverfahren geprüft (z. B.  Klärung der Rahmenbedingungen für eine freihändige Vergabe nach erfolgter Aufhebung durch fehlende Angebote, funktionale Ausschreibungen), um ggf. eine größere Wirkung auf dem Markt erzielen zu können bzw. die Prozesse zu beschleunigen.

Die beigefügte Planung, die auf Grundlage der derzeit vorhandenen Ressourcen erstellt wurde, wird direkt nach den Sommerferien, unter Berücksichtigung der bis dahin realisierten Kapazitätserweiterungen, aktualisiert und den politischen Gremien vorgestellt. Zusätzlich werden zeitnah gemeinsam durch die Bau- und Schulverwaltung Angebote geschaffen, um den dann aktuellen Informationsstand an die Schulen weiterzugeben.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen