Beschlussvorlage - 0218/2022

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt für die Erweiterung der Datensicherung eine europaweite Ausschreibung durchzuführen und anschließend den Zuschlag an den wirtschaftlichsten Anbieter zu erteilen, um die Beschaffung durchzuführen.

Kurzfassung

Aufgrund der stark ansteigenden Datenmengen im Wege der Digitalisierung der Stadtverwaltung müssen die vorhandenen Datensicherungskapazitäten erweitert werden. Dazu müssen zwei neue Datensicherungsroboter beschafft werden, die in die vorhandene zentrale Datensicherungsinfrastruktur integriert werden müssen.

Die Kosten für die beiden Geräte (inkl. Software-Lizenzen und vier Jahre Support) werden bei ca. 360.000 EUR brutto liegen und sind vollständig im Haushaltsplan 2022 / 2023 berücksichtigt, so dass die Finanzierung gesichert ist.

Das wirtschaftlichste Angebot wird im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung ermittelt.

Begründung

A) Bedarfssituation

Die Datensicherung von mehr als 100 physikalischen und virtuellen Servern (Betriebssysteme WINDOWS und LINUX) der Stadtverwaltung Hagen wird seit Jahren zentral unter Verwendung einer Roboterlösung durchgeführt.

I. Aktuelle technische Ausstattung

Das Produktivsystem der zentralen Datensicherung besteht aus den folgenden Komponenten:

Primärer Datensicherungsroboter

Der 2019 beschaffte festplattengestützte Datensicherungsroboter enthält die Medien zur eigentlichen Datensicherung.

Sekundärer Datensicherungsroboter

Der ebenfalls 2019 beschaffte festplattengestützte Datensicherungsroboter hat eine identische Ausstattung wie der primäre Datensicherungsroboter.

Alle Datensicherungen werden zur Erhöhung der IT-Sicherheit und Verfügbarkeit auf dieses Gerät gespiegelt ("Cloning").

Datensicherungsserver

Der 2017 beschaffte Datensicherungsserver enthält die für die Datensicherungen benötigte Software.

Datensicherungssoftware

Die Datensicherungssoftware ist auf dem Datensicherungsserver installiert. Sie ermöglicht die Konfiguration zeitgesteuerter Sicherungen auf den zu sichernden Servern und enthält eine Datenbank, in der Informationen darüber enthalten sind, welche Dateien mit welchem Stand sich auf dem Datenträger befinden.

Die Software wird seit vielen Jahren erfolgreich bei der Stadt Hagen eingesetzt, so dass aus Kompatibilitätsgründen diese Software weiterhin betrieben werden soll.

II. Problemstellung

Die zu sichernden Datenmengen sind in den letzten beiden Jahren enorm angestiegen. Der Zuwachs war in diesem Ausmaß so nicht kalkulierbar. Ursachen hierfür sind u. a.:

-       Digitalisierung von Prozessen (z. B. Digitaler Rechnungseingang)

-       Zusätzliche Verfahren im Rahmen neuer Gesetzgebungen (Stichwort "OZG")

-       Vermehrte Home-Office Nutzung (größtenteils bedingt durch die Corona-Pandemie) und damit verbundene notwendige Bearbeitung von elektronischen Unterlagen (z. B. durch das Einscannen von Papierunterlagen zur elektronischen Bearbeitung) mit Ablage im Dateisystem durch die städtischen Mitarbeiter*innen

-       Bürger*innen reichen vermehrt elektronische Unterlagen per Mail statt auf Papier ein

So ist das jährliche Gesamtdatensicherungsvolumen innerhalb eines Jahres bis Ende 2021 um ungefähr 200 TB auf ca. 1.700 TB gestiegen.

Die mtl. Datensicherung für Januar 2022 betrug ca. 157 TB und gibt die aktuelle Datensicherungsmenge der Stadt Hagen bei ca. 33,7 Millionen Dateien wieder.

Die vorhandene Datensicherungsarchitektur reicht zur Aufnahme der stark angestiegenen Datenmengen somit nicht mehr aus und muss deshalb zwingend erweitert werden, um die Transformation der Verwaltung zu einem modernen digitalen Dienstleister gewährleisten zu können und die städtischen Daten weiterhin stetig verfügbar zu sichern und wiederherstellen zu können.

III. Lösungsansatz

Da für die beiden vorhandenen Datensicherungsroboter im nächsten Jahr die Hardwarewartung ausläuft müssen beide ersetzt werden und können nicht erweitert werden. Für die redundante Datensicherung müssen somit zwei Neugeräte beschafft werden. Diese Geräte müssen folgende Anforderungen erfüllen:

-       Einfache, vollständige und zuverlässige Integration in die bisherige Sicherungssoftware

-       Integration in den vorhandenen Wartungsvertrag

-       Die Geräteausstattung muss der technisch identischen Testumgebung entsprechen.

-       Die bereits in der betreuenden Sachgruppe vorhandenen Kenntnisse bei der Administration müssen sich auch bei den Neugeräten sofort anwenden lassen.

Somit kommen nur Geräte des bisherigen Typs infrage, da nur sie diese Anforderungen erfüllen. Es wurde daher eine Preisinformation für zwei Nachfolgegeräte angefordert.

B) Kosten, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit

I.)  Kosten:

Gemäß einer eingeholten Preisinformation betragen die Kosten ca. 360.000 EUR brutto.

II.) Finanzierung:

Die entsprechenden Finanzmittel stehen im Haushaltsplan 2022/2023 unter PSP-I-Element 5000463710 vollständig zur Verfügung.

III.) Wirtschaftlichkeit:

Das wirtschaftlichste Angebot wird im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung ermittelt.

C) Unabweisbarkeit gemäß § 82 GO NRW

Eine funktionstüchtige Datensicherung ist gemäß der Dienstanweisung "Datensicherung" pflichtig. Dies geht auch aus der folgenden Aussage des Datenschutzbeauftragten der Stadt Hagen hervor:

"Auf die einschlägigen Bestimmungen (zur grundsätzlichen Pflicht) zur Datensicherung in einer Vielzahl von gesetzlichen Bestimmungen darf ich an dieser Stelle pauschal verweisen. Beispielhaft möchte ich an dieser Stelle nur Art. 5, Absatz 1 DSGVO und die DoBD (von der insbesondere auch der Fachbereich 20 betroffen ist) nennen. Der geltende 10. Abschnitt der vom Oberbürgermeister in Kraft gesetzten DA IT-Sicherheit vom 24.06.2014 bindet die Verwaltung zwingend an die Einhaltung."

Somit ist die Unabweisbarkeit der Beschaffung gemäß § 82 GO NRW gegeben.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Investive Maßnahme in Euro

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

(Bitte eintragen)

3.                Folgekosten in Euro:

4. Steuerliche Auswirkungen