Berichtsvorlage - 0090/2020

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die Stadt Hagen unterliegt aufsichtsrechtlichen Maßnahmen. Sie nimmt seit 2011 pflichtig an der 1. Stufe des Stärkungspaktgesetzes teil. Die Stadt Hagen plant einen dauerhaften Haus-haltsausgleich, 2021 ohne Konsolidierungshilfe.

Feststellung

Von aufsichtsrechtlichen Maßnahmen wird die Stadt Hagen erst dann befreit werden, wenn es ihr ge-lingt, die bilanzielle Über-schuldung zu beenden und wieder Eigenkapital auszu-weisen.

S. 6/7

Die Ergebnisrechnungen 2014 bis 2016 weisen ausschließlich Jahresfehl-beträge aus. 2017 und 2018 schließen mit positiven Jahresergebnissen ab. In diesen Jahren können die erzielten Erträge die Auf-wendungen der Stadt decken.

Feststellung

Der Haushalt muss gem. § 75 Abs. 2 GO NRW aus-geglichen sein. Er ist aus-geglichen, wenn die Er-träge die Aufwendungen decken. Das Jahresergeb-nis sollte positiv ausfallen.

S. 8

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Ohne die Konsolidierungs-hilfe hätte die Stadt Hagen 2014 bis 2016 höhere Fehlbeträge sowie 2017 und 2018 ebenfalls Fehlbeträge ausweisen müssen.

Feststellung

Für die Bewertung der Haushaltssituation ist die Frage, ob das „strukturelle Ergebnis“ ein exaktes Bild der Ist-Ergebnisse wider-gibt oder nicht, von nach-rangiger Bedeutung. Die gpaNRW sieht die Stadt Hagen, Stand Jahresab-schluss 2018, noch immer in einer strukturell defizi-tären Haushaltssituation.

S. 11

Die Stadt Hagen plant ab 2019 bis zum Ende der mittelfristigen Planung posi-tive Jahresergebnisse. Sie plant vorwiegend risikoarm. Dies gilt auch für den Planungszeitraum der mittel-fristigen Finanzplanung. Lediglich bei der Planung der Personalaufwendungen sieht die gpaNRW ein zusätzliches Risiko.

Feststellung

Eine Kommune ist. Gem. § 75 Abs. 2 GO NRW verpflichtet, einen ausge-glichenen Haushalt zu erreichen. Nur dann kann sie eigene Handlungsspiel-räume wahren oder wiedererlangen. Ist ein Haushalt defizitär, muss die Kommune geeignete Maßnahmen für den Haushaltsausgleich finden und umsetzen.

S.12

Die Stadt Hagen ist über-schuldet. Sie weist zum 31.12.2018 einen nicht durch Eigenkapital gedeck-ten Fehlbetrag von rund 98 Mio. Euro aus. Bis zum Ende der mittelfristigen Planung soll dieser um rund 11 Mio. Euro sinken.

Feststellung

Eine Kommune sollte positives Eigenkapital haben und darf gem. § 75 Abs. 7 GO NRW nicht überschuldet sein. Je mehr Eigenkapital sie hat, desto weiter ist sie von der gesetzlich verbotenen Überschuldung entfernt.

S.16

Im interkommunalen Ver-gleich weisen nur drei Kommunen 2018 höhere Schulden je Einwohner aus als die Stadt Hagen. Auch im Vergleich der Gesamt-schulden 2014 gehört Hagen zu den Kommunen mit den höchsten Schulden. Dringend erforderliche In-vestitionen in das Anlage-vermögen sind kurz- uns mittelfristig nicht zu erwar-ten.

Feststellung

Schulden und hohe Rein-vestitionsbedarfe begren-zen aktuelle und zukünftige Handlungsspielräume und können dem Grundsatz der Generationengerechtigkeit widersprechen. Je niedri-ger sie ausfallen, desto unabhängiger ist die Haus-haltswirtschaft der Stadt.

S.18

Die Stadt Hagen hält die Frist für die Anzeige der Haushaltssatzung nicht immer ein. Den Jahresab-schluss 2017 konnte die Stadt dagegen in der gesetzlichen Frist feststel-len. Die Gesamtabschlüsse hat die Stadt bisher lediglich bis 2014 aufgestellt.

Der Stadt Hagen liegen die wesentlichen Informationen zur Steuerung ihrer Haus-haltswirtschaft vor. Sie verfügt über ein umfang-reiches Controlling auf verschiedenen Ebenen. Entsprechend der Vorgabe des Stärkungspaktgesetzes berichtet  die Stadt der Bezirksregierung Arnsberg regelmäßig zum Stand der Umsetzung des Haushalts-sanierungsplans.

Feststellung

Eine Kommune sollte über aktuelle Informationen zur Haushaltssituation verfügen. Die gpaNRW hält es daher für wichtig, dass Kommunen die Fristen für die Anzeige der Haushaltssatzung gem. § 80 Abs. 5 S. 2 GO NRW sowie für die Aufstellung und Feststellung der Jahres- und Gesamtab-schlüsse einhalten.

S.26

Die Stadt Hagen hat in den Vergangenen Jahren deut-liche Konsolidierungserfolge erzielt. Der Verlauf des kommunalen Steuerungs-trends im Vergleich zum Verlauf der Jahresergeb-nisse verdeutlicht aber auch, dass die Erträge und Aufwendungen, die sich einer direkten Steuerung entziehen, erheblich zur Verbesserung der Haus-haltssituation beitragen.

Feststellung

Eine Kommune hat nach § 75 Abs. 1 Satz 1 GO NRW ihre Haushaltswirtschaft so zu planen und zu führen, dass die stetige Erfüllung ihrer Aufgaben gesichert ist. Insofern ist es für sie eine dauernde Aufgabe, ihre finanzielle Leistungs-kraft und den Umfang ihres Aufgabenbestandes in Einklang zu bringen. Eine Kommune sollte daher durch (Konsolidierungs-) Maßnahmen ihren Haus-halt entlasten.

S.28,29

Die Stadt erhebt für die von ihr erbrachten Leistungen in ausreichendem Umfang Gebühren. Die vorhandenen Möglichkeiten zur Erhebung kostendeckender Gebühren schöpft sie jedoch nicht aus.

Die Berücksichtigung des Abzugskapitals bei der Berechnung der kalkulato-rischen Verzinsung im Bereich der Abwasserbe-seitigung entspricht in der Stadt Hagen nicht der vorgesehenen Methodik des KAG NRW.

Feststellung

Eine Kommune Hat die Grundsätze der Finanz-mittelbeschaffung zu betrachten. Sie hat, soweit vertretbar und geboten, für die von ihr erbrachten Leistungen, Gebühren und Entgelte zu erheben. Dies ergibt sich aus den §§ 77 GO NRW und 6 KAG NRW.

S.34

Die Stadt Hagen hat die Hebesätze der Realsteuern in der Vergangenheit deutlich angehoben. Sie schöpft ihre Möglichkeiten diesbezüglich weitestgehend aus.

Feststellung

Bevor eine Kommune Steuern erhöht, sollte sie andere Konsolidierungs-möglichkeiten umsetzen. Dies ergibt sich aus § 77 GO NRW. Steuererhö-hungen können in Einzel-fällen angemessen sein und auch der Finanzierung von individuellen Stan-dards dienen, wenn diese trotz Konsolidierungsbe-darf weiter aufrecht gehalten werden sollen.

S.35

Prüfergebnis

Prüfbe- merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

In Hagen ist der Anteil der älteren Bevölkerung an der Gesamt-Einwohnerzahl relativ hoch. Die absolute Zahl älterer und hochbe-tagter Menschen wird spürbar wachsen. Daraus resultieren für die Stadt bezüglich der Hilfe zur Pflege belastende Rahmen-bedingungen

Feststellung

Die Bedeutung der Hilfe zur Pflege nimmt wegen der wachsenden Alterung der Gesellschaft zu. Mit zunehmendem Alter steigt die Wahrscheinlichkeit pflegebedürftig zu sein.

S.6

Die für die Hilfe zur Pflege relevanten Merkmale zur Sozialstruktur sind in Hagen eher ungünstig. Vergleichs-weise hohe SGB II- und Arbeitslosenquoten entfalten in Kombination mit niedriger Kaufkraft eine belastende Wirkung.

Feststellung

Inwieweit heute und auch zukünftig Pflegebedürftige in der Stadt Hagen Leistungen der Hilfe zur Pflege außerhalb und in Einrichtungen nach dem Siebten Kapitel SGB XII sowie Pflegewohngeld in Anspruch nehmen müssen, hängt auch von den sozialen Strukturen innerhalb der Stadt ab. Indikatoren hierfür sind zum einen die SGB II-Quote, die Kaufkraft der Einwohner und die Arbeitslosenquote.

Die aktuellen politischen Diskussionen um die Ein-führung einer Grundrente weisen zudem darauf hin, dass davon auszugehen ist, dass die Altersarmut zunehmen wird. Immer weniger Menschen können somit für ihren eigenen Pflegebedarf aufkommen, was zu einer Steigerung der Kosten bei der Hilfe zur Pflege in den Kommunen beitragen wird.

S.8

In der Stadt Hagen konnten durch zeitgerechte Neube-gutachtung im Laufe des Jahres 2017 alle Leistungs-berechtigten in den richtigen Pflegegrad eingestuft werden

Feststellung

Die Stadt Hagen hat zeitgerecht Maßnahmen in die Wege geleitet, um den Übergang in die neue Rechtssystematik im Laufe des Jahres 2017 voll-ständig zu vollziehen. Alle betroffenen Leistungsbe-rechtigten wurden zeitge-recht in den richtigen Pflegegrad eingestuft und erhielten die daraus resul-tierende Leistung nach dem SGB XII. Übergangs-fälle nach § 138 SGB XII, in denen die am 31. Dezember 2016 zuste-henden Leistungen bis zur abschließenden Feststel-lung des Pflegegrades und des notwendigen pflege-rischen Bedarfs am Jahresende 2017 noch weitergewährt wurden, kamen in Hagen nicht vor.

S.9

Die Stadt Hagen weist bei den Leistungsbeziehern der Hilfe zur Pflege eine ambu-lante Quote im oberen Mittelfeld der kreisfreien Städte auf.

Feststellung

Die zunehmende Versor-gung und Teilhabe von pflegebedürftigen Menschen im vertrauten Sozialraum spiegelt den Wunsch der Betroffenen und deren Angehörigen wider. Die Pflege im häuslichen Umfeld und die Bedarfsdeckung im Sinne einer passgenauen Hilfe stehen dabei im Vorder-grund. Sie ist der statio-nären Unterbringung in einem Pflegeheim aus sozialen und auch aus finanziellen Aspekten vor-zuziehen.

S.12,13

Im Zeitraum 2014 bis 2018 sind die Belastungen des Haushalts der Stadt Hagen durch die Transferaufwen-dungen der Hilfe zur Pflege um insgesamt 19 Prozent gesunken.

2018 kam es zu einem erheblichen Anstieg der Transferaufwendungen im ambulanten Bereich, der aber durch eine noch höhere Entlastung in der stationären Hilfe zur Pflege kompensiert wurde.

Die Transferaufwendungen in der Hilfe zur Pflege sind einwohner- und fallbezogen im interkommunalen Ver-gleich niedrig. Doch beträgt die jährliche Mehr-belastung des städtischen Haushalts durch einen Fall der vollstationären Hilfe zur Pflege trotz des Anstiegs im ambulanten Bereich 2018 immer noch 7.700 Euro.

Feststellung

Als örtlicher Träger der Sozialhilfe hat die Stadt das Ziel, die Aufwendun-gen der Hilfe zur Pflege bei bedarfsgerechter Versor-gung so niedrig wie möglich zu halten. Dabei ist der Grundsatz des Nachrangs der Sozialhilfe zu beachten. Der Sozial-hilfeträger muss im Fall von Leistungen für die Hilfe zur Pflege außerhalb und in Einrichtungen nach § 2 Abs. 2 SGB XII i. V. m. § 94 SGB XII die Unterhalts-pflichtigen zum Unterhalt heranziehen.

S.15

In der Stadt Hagen bestehen in Organisation und Perso-naleinsatz für die Hilfe zur Pflege Optimierungsmög-lichkeiten. Die Vorausset-zungen für eine effektive und rechtmäßige Aufgaben­wahrnehmung sind in Bezug auf eine angemessene Stellenausstattung und tech-nische Unterstützung nicht vollständig erfüllt.

Die eingesetzte Fachsoft-ware unterstützt Arbeitspro-zesse und Steuerungsauf-gaben nach Angaben des Fachbereichs nicht hinrei-chend. Allgemeine Digitali-sierungsmaßnahmen wie etwa Online-Anträge oder E-Akte sind im Bereich der Hilfe zur Pflege noch nicht konkret geplant.

Feststellung

Die Organisation und der Personaleinsatz im Auf-gabenbereich der Hilfe zur Pflege sollen eine effektive, effiziente und rechtmäßige Aufgaben-erledigung ermöglichen. Das setzt u. a. folgende Rahmenbedingungen voraus:

Die Organisation der Hilfegewährung und erforderliche Arbeitspro-zesse sind strategisch und fachlich ausgerichtet.

Aktuelle Arbeitshilfen, Stellen- und Prozess-beschreibungen unter-stützen Arbeitsabläufe.

Es sind Standards zur Aufgabenerledigung vor-handen und dokumen-tiert.

Es gibt Personalressour-cen und eine Auslas-tungssteuerung.

Ein Wissensmanagement ist eingerichtet.

Die Mitarbeiter besuchen regelmäßig Fortbildun-gen.

Eine aufgabengerechte Fachsoftware wird genutzt.

S.24

Nach der Kennzahlenaus-prägung ist die Fallzahlen-belastung in der Leistungs-sachbearbeitung im ambu-lanten Bereich auf durch-schnittlichem, im stationären Bereich auf extrem hohem Niveau. Dies korrespondiert nicht mit der Einschätzung des Fachbereichs zur tat-sächlichen Arbeitsbelastung.

Feststellung

Die Stadt sollte die not-wendigen Personalres-sourcen vorhalten, um die Aufgaben der Hilfe zur Pflege effektiv und quali-tativ bearbeiten zu können. Dies setzt eine sowohl quantitativ als auch quali-tativ ausreichende Perso-nalausstattung voraus. Hierfür ist eine Personalbe-darfsplanung notwendig, die geplante und unge-plante Fluktuationen be-rücksichtigt.

S.26

In der Stadt Hagen be-schränken sich Controlling-aktivitäten bezüglich der Hilfe zur Pflege bisher prak-tisch auf ein Finanzcon-trolling. Der Optimierungsbe-darf hinsichtlich fachlicher Aspekte ist erkannt. Die Verwaltung arbeitet, durch externe Beratung begleitet, an einer Verbesserung der Informationsqualität für Steuerungsaufgaben

Feststellung

Eine Kommune sollte Kennzahlen erheben, für die jeweils ein Zielwert festgelegt ist. Die Pla­nungen in der Kämmerei und im Sozialamt sollte übereinstimmen. Soll- und Ist-Werte sollte die Kommune in festgelegten Zeitabständen analysieren und daraus Maßnahmen entwickeln. Zudem sollte ein Berichtswesen instal-liert sein.

S.29

Die Pflege- und Wohnbe-ratung der Stadt Hagen unterstützt den individuellen Hilfeprozess mit dem Ziel, bei bedarfsgerechter Ver-sorgung stationäre Pflege-bedürftigkeit abzuwenden bzw. zu verzögern. Der Informationszugang für Hilfe suchende Menschen ist bereits auf der Ebene vor der eigentlichen Beratung gut gelöst. Die Auswertung der Beratungsaktivitäten ließe sich im Detail ver-bessern.

Feststellung

Die Kommune sollte über eine trägerunabhängige (kommunale) Pflege- und Wohnberatung verfügen und dafür qualifiziertes Personal einsetzen. Eine gut aufgestellte Pflege- und Wohnberatung sollte folgende Faktoren erfüllen:

Einsatz von Pflegefach-kräften, enge Zusammen-arbeit zwischen Pflege-fachkräften und Sachbear-beitung HzP, vorgeschal-tete Beratungsgespräche zu Beginn des Hilfever-fahrens, Beratung sowohl telefonisch als auch per-sönlich, Durchführung von Hausbesuchen, Dokumen-tation der Beratung, Be-ratung beinhaltet die Themen Pflege und Wohnen,

bei allen Beratungen steht der Grundsatz ‘ambulant vor stationär’ im Fokus,

Informationen im Internet zur Pflege- und Wohnbe-ratung und Auf- und Aus-bau eines örtlichen Netz-werkes.

S.32

Die Stadt Hagen nimmt steuernd Einfluss auf die Entwicklung des Pflegean-gebotes. Sie bindet alle relevanten Akteure ein und nutzt die Möglichkeit der verbindlichen Bedarfsplanung. In Zukunft stellt die Bereitstellung einer bedarfsgerechten Pflegelandschaft die Stadt vor Herausforderungen. Ein Hauptrisiko ist der Fach-kräftemangel in der Pflege. Auf Nachfragerseite be-stehen aufgrund der Hagener Einwohnerstruktur sprachliche oder kulturelle Besonderheiten. Ob und in welchem Umfang daraus spezifische Anforderungen an die Pflegeangebote abzuleiten sind, wird in Verwaltung und Politik diskutiert.

Feststellung

Die Steuerung der Pflege-landschaft erfolgt in den Kommunen über die kommunale Pflegeplanung. Diese soll Trends und Handlungsbedarfe aufzu-zeigen, weiterführende Diskussionen initiieren und somit eine auskömmliche Pflegeinfrastruktur fördern. Die Stadt sollte eine koordinierende Rolle in der Demografie- und Sozial-raumplanung einnehmen.

Die Stadt muss zudem auf ein bedarfsgerechtes Angebot an stationären Pflegeplätzen achten. Kurzzeitpflegeplätze müssen in einem ange-messenen Umfang in der Stadt vorhanden sein.

S.33,34

Die Stadt Hagen misst der Quartiersentwicklung auf Ebene der lokalpolitischen Zielsetzung hohe Bedeutung für die Stadtentwicklung bei. Strukturen zur Koordination, Kooperation und Vermittlung zwischen den maßgeblichen Akteuren in der Stadt sind jedoch noch nicht vor­handen.

Feststellung

Das Quartiersmanagement sollte in der Kommune bzw. in den Stadtteilen eine ständige Verbindung zwischen den Bürgern und der Stadtverwaltung schaf-fen. Es sollte pflegebe-dürftige Menschen, Nach-barn, Vereine und Initiati-ven im „Quartier“ beraten und für die Kommune eine koordinierende, koopera-tive und vermittelnde Rolle einnehmen.

S.37

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die Stadt Hagen bringt ihre kommunalen Ziele gut über Zielvereinbarungen mit dem Jobcenter ein. Die Über-wachung dieser Ziele aber auch der finanziellen Aus-wirkungen des Jobcenters für den Haushalt der Stadt Hagen werden engmaschig überwacht.

Feststellung

Ein Finanzcontrolling sollte Transparenz in der Ent-wicklung von Finanz-, Fall- und Stellendaten herstel-len und diese anhand von aussagefähigen Kennzah-len und Berichten für die Steuerungsebenen aufbereiten. Anhand von steuerungsrelevanten Kennzahlen sollte gemes-sen werden, ob die verein-barten Ziele erreicht wer-den. Auf Basis der Kenn-zahlen sollten als Grund-lage für die Steuerung regelmäßige Auswertun-gen und Controllingbe-richte erstellt werden. Hierdurch wird Transpa-renz zum Ressourcenein-satz und -verbrauch und zur Entwicklung der Aufwendungen und Fall-zahlen geschaffen. Abwei-chungen von den ge-setzten Zielen können durch einen Soll-Ist-Ver-gleich erkannt und zeitnah gegengesteuert werden.

Darüber hinaus sollte die Stadt ein Fachcontrolling für die Grundsicherung für Arbeitssuchende eingerichtet haben. Dieses soll die Wirksamkeit der Leistungen und die quali-tative Zielerreichung sowie die Einhaltung von Verfah-rens- und Qualitätsstan-dards überprüfen. Die Ergebnisse bilden die Grundlage für eine konti-nuierliche Qualitätssiche-rung und Qualitätsentwick-lung.

S.7

Die Stadt Hagen hat ab dem 01.09.2019 neue Richtwerte bei der Angemessenheits-prüfung der Kosten der Unterkunft vorgegeben. Die Beurteilung der Angemes-senheit der Bedarfe erfolgt in Zukunft anhand der Bruttokaltmiete. Bis zum 31.08.2019 erfolgte eine separate Prüfung der Bedarfe nach Nettokaltmiete und Betriebskosten. Die Hinweise für die Sachbear-beitung zu den Kosten der Unterkunft stammen jedoch noch aus dem Jahr 2016 und sollten dringend aktuali-siert werden. Laut Rückmel-dung der Stadt Hagen wird aktuell an neuen Hinweisen gearbeitet.

Feststellung

Die Die Die Kommune sollte über ein schlüssiges Konzept zur Ermittlung der ange-messenen Unterkunftskos-ten verfügen. Für Kalt-miete, kalte Betriebskos-ten und warme Betriebs-kosten (Heizkosten) hat die Kommune Richtwerte festgelegt. Bei der Anwen-dung der Richtwerte wird die sozialgerichtliche Rechtsprechung zur „Pro-dukttheorie“ beachtet. Diese besagt, dass die beiden Faktoren Wohnungsgröße und Wohnungsstandard - ausgedrückt durch Qua-dratmeterpreis - nicht je für sich betrachtet angemes-sen sein müssen, sondern insgesamt eine angemes-sene Wohnungsmiete (Re-ferenzmiete) ergeben.

S.8

Die Trans Die Transferaufwendungen der Grundsicherung für Arbeitssuchende für Unter-kunft und Heizung sind in Hagen vergleichsweise gering. Die Überprüfung der Angemessenheit der Kos­ten für Unterkunft ist in Hagen in einem Arbeits-hinweis beschrieben. Bei Überschreitung der Ange-messenheitswerte wurde bis zum 31.08.2019 im Bedarfsfall ein Kostensen-kungsverfahren eingeleitet. Durch die Neuregelung der Richtwerte wurde dieses Verfahren ab September 2019 für Bestandsfälle vorläufig ausgesetzt. Die Aktualisierung wird durch die Stadt Hagen aktuell vorgenommen.

Feststellung

Ziel jedZiel jeder Kommune sollte es sein, die Aufwendun-gen bei bedarfsgerechter Versorgung so niedrig wie möglich zu halten. Das kann bei der Leistungsge-währung beispielsweise erreicht werden durch eine möglichst niedrige Ange-messenheitsgrenze, eine wirtschaftliche Durchset-zung der Angemessen-heitsgrenzen oder die Überprüfung der Neben- und Betriebskostenab-rechnung.

S.10

Die Transferaufwendungen der Grundsicherung für Arbeitsuchende für einma-lige Leistungen stellen sich in Hagen unauffällig dar.

Ob die Hinweise der Stadt Hagen zu den einmaligen Leistungen als Hilfestellung zur bedarfsgerechten Ge-währung in der Praxis ausreichend sind, konnte nicht nachvollzogen wer­den. Diese Hinweise wur-den von Seiten der Verwal-tung nicht zur Verfügung gestellt.

Feststellung

Die Kommune sollte mit Vorgaben sicherstellen, dass eine bedarfsgerechte Gewährung von einmali-gen Leistungen stattfindet. So sollte die Kommune für die Erstausstattungen Richtwerte festlegen. Zur Ermittlung der Höhe der Leistung im Einzelfall sollte eine Staffelung der Richtwerte nach weiteren Kriterien (u. a. Anzahl der zum Haushalt zählenden Personen) vorgenommen werden.

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die Stadt Hagen verfügt über eine Datenlage zu ihren Verkehrsflächen, mit denen sie ihr Erhaltungs-management zielgerichtet steuern kann.

Feststellung

Die Kommune muss die für die Steuerung erforder-lichen Informationen wie Flächen und Finanzdaten verwaltungsweit einheitlich und aktuell vorliegen haben.

S.5

Die Stadt Hagen führt bereits eine Straßendaten-bank. Aktuell wird der darin vorhandene Datenbestand um weitere Informationen ergänzt.

Feststellung

Die Straßendatenbank bildet die wesentliche Voraussetzung, um die Erhaltung der Verkehrs-flächen systematisch und nachhaltig zu steuern. Um die Straßendatenbank im Sinne eines Erhaltungs-managements nutzen zu können, bedarf es neben dem Aufbau mit den wesentlichen Informatio-nen zu den Flächen auch einer regelmäßigen Pflege und Fortschreibung der Daten.

S.6

Die Stadt Hagen hat zu-sammen mit dem WBH eine funktionsfähige Kostenrech-nung für den Bereich der Verkehrsflächen aufgebaut.

Feststellung

Für die interne Steuerung benötigt die Kommune eine Kostenrechnung, die den Ressourceneinsatz für die Verkehrsflächen voll-ständig und transparent abbildet. Die Struktur der Kostenrechnung und der Straßendatenbank sollte aufeinander abgestimmt sein.

S.6,7

Für die interne Steuerung benötigt die Kommune eine Kostenrechnung, die den Ressourceneinsatz für die Verkehrsflächen vollständig und transparent abbildet. Die Struktur der Kosten-rechnung und der Straßen-datenbank sollte aufeinan-der abgestimmt sein.

Feststellung

Die Stadt Hagen verfügt über eine Kostenrechnung im Bereich ihrer Verkehrs-flächen. So wird ein rei-bungsloser Informations-fluss zwischen den Systemen möglich. Die Kostenrechnung ist nicht in die Straßendatenbank integriert bzw. über eine Schnittstelle verknüpft. Derzeit gibt es jedoch zwischen der Stadt Hagen und dem WBH aktuelle Entwicklungen mit dem Ziel eines verbesserten Informationsaustausches.

S.7

Die Stadt Hagen hat für die Verkehrsflächen keine stra-tegische Ausrichtung mit begleitendem Controlling definiert.

Feststellung

Die Kommune sollte eine Gesamtstrategie mit Ziel-vorgaben zur Erhaltung und Erneuerung ihrer Ver-kehrsflächen formulieren. Die Leitziele wie Verkehrs-sicherheit, Leistungsfähig-keit/Befahrbarkeit, Sub-stanzerhalt und Umwelt-verträglichkeit ergeben sich aus dem § 9 Straßen- und Wegegesetz NRW in Verbindung mit § 75 Abs. 1 GO NRW. Diese Leit-ziele sollte die Kommune individuell konkretisieren. Im Rahmen des opera-tiven Controllings sollte sie die Ziele über Kennzahlen messbar machen und steuern.

S.7

Das Aufbruchmanagement der Stadt Hagen in Zusam-menarbeit mit dem WBH ist mit den erforderlichen Pro-zessen gut strukturiert. Der WBH koordiniert die Auf-brüche regelmäßig gemein-sam mit den Versorgungs-trägern. Die Kontrollen der Aufbrüche führt der WBH sowohl während der Bau-phase, bei Mängeln und bei der Gewährleistungsabnah-me durch. Informationen zu den Aufbrüchen und hieraus resultierende Er-kenntnisse werden in der Straßendatenbank gesichert.

Feststellung

Das Aufbruchmanagement setzt einen systematisch strukturierten und organi-sierten Ablaufprozess voraus. Die Anzahl der Aufbrüche soll möglichst geringgehalten werden. Dazu muss die Kommune in enger Abstimmung mit allen Beteiligten die Auf-brüche koordinieren und bündeln und mit eigenen Erhaltungs- und Erneue-rungsmaßnahmen kombinieren. Zudem muss sie die Kontrolle und Übernahme der Aufbrüche bis hin zur Gewährleis-tungsabnahme in den Prozess integrieren, um so die ordnungsgemäße und fachgerechte Wiederher-stellung des Aufbruchs sicher zu stellen. Dieser Prozess sollte optimaler Weise digital über die Straßendatenbank mit ei­nem webbasierten Portal ablaufen, zu dem alle Beteiligten Zugang haben.

S.8

In den wesentlichen Aspek-ten stimmen sich das Finanz- und Verkehrs-flächenmanagement gut untereinander ab. Durch eine Schnittstelle von Anlagenbuchhaltung und Straßendatenbank kann die Abstimmung noch weiter verbessert werden

Feststellung

Ein wirtschaftliches Erhaltungsmanagement der Verkehrsflächen setzt voraus, dass insbesondere finanzwirtschaftliche und technische Aspekte im Sinne einer ganzheitlichen Betrachtung eng miteinan-der abgestimmt und ver-bunden sind. Hierzu ist es notwendig, dass die orga-nisatorischen Schnittstel-lenprozesse zwischen Finanz- und Verkehrs-flächenmanagement in der Kommune eindeutig ge-regelt sind und in der Praxis entsprechend be-dient werden.

S.11

Durch die geringe Bevölke-rungsdichte hat die Stadt Hagen in Relation zur Ein-wohnerzahl viele Verkehrs-flächen zu unterhalten. Zudem wirkt sich auch die bergige Lage belastend aus.

Feststellung

Strukturelle Rahmenbe-dingungen kann die Kommune in der Regel nicht steuern oder ändern. Diese Strukturen können aber begünstigenden wie belastenden Einfluss auf die Erhaltung der Ver-kehrsflächen nehmen. Daher macht die gpaNRW die Strukturen transparent und greift mögliche indi-viduelle Besonderheiten auf.

S.14

Das Verkehrsflächenver-mögen nimmt in Hagen mehr als ein Viertel der Bilanzsumme ein. Dieser Anteil ist genau wie der durchschnittliche Bilanzwert je qm höher als in allen anderen Vergleichsstädten. Auch durch die Verände-rungen durch die Abwer-tung in 2018 positioniert sich Hagen weiterhin im Viertel der Vergleichskom-munen mit den höchsten Werten.

Der Bilanzwert der Ver-kehrsflächen ist seit 2008 um 110 Mio. Euro (16 Prozent) gesunken. Der Stadt Hagen ist es damit nicht gelungen, das Vermögen der Verkehrsflächen zu erhalten.

Feststellung

Die Verkehrsflächenquote zeigt den Anteil des Ver-kehrsflächenvermögens an der Bilanzsumme der Stadt Hagen. In keiner der bisher geprüften Ver-gleichskommunen bildet das Vermögen der Ver-kehrsflächen einen so großen Anteil am Bilanz-wert der Kommune wie in der Stadt Hagen. Der bilanziell hohe Wert je qm Verkehrsfläche hat maß-geblichen Anteil an der Situation. Keine der Ver-gleichskommunen weist einen höheren Wert auf. Auch die Korrektur des Anlagevermögens in 2018 verursacht keine verän-derte Tendenz der Werte der Stadt Hagen im interkommunalen Ver-gleich. So liegt die Verkehrsflächenquote in 2018 bei noch rund 21 Prozent und der durch-schnittliche Bilanzwert bei etwa 61 Euro je qm Verkehrsfläche.

S.15

In der Stadt Hagen ist das Verhältnis von älteren Ver-kehrsflächen zu noch jünge-rem Vermögen ausgewo-gen. Durch die 2016/2017 durchgeführte Zustandser-fassung hat sie einen aktuellen Überblick über den recht guten Zustand ihrer Verkehrsflächen.

Feststellung

Die Altersstruktur des Verkehrsflächenvermögen sollte ausgeglichen sein. Dies ist der Fall, wenn der Anlagenabnutzungsgrad über alle Verkehrsflächen hinweg bei 50 Prozent liegt. Entsprechend zur buchhalterischen Kenn-zahl sollte auch der tatsächliche Zustand der Verkehrsflächen eine aus-gewogene Verteilung auf-weisen.

S.17

Nach der Zustandsklassen-einteilung befinden sich in Hagen mehr als die Hälfte der Verkehrsflächen in aktuell gutem oder sogar sehr gutem Zustand. Der Anteil schlechter Straßen ist mit elf Prozent auch im Vergleich zu 2010 relativ gering.

Feststellung

Dennoch wird durch die Verschiebung der Eintei-lung der Verkehrsflächen in die Zustandsklassen die Grundlage für die Abwer-tung des Verkehrsflächen-vermögens deutlich.

S.19

Die Unterhaltungsaufwen-dungen liegen ohne Berück-sichtigung der Instandhal-tungsrückstellungen in Hagen auf einem nicht ausreichenden Niveau. Den nach dem Richtwert der FGSV für eine langfristig wirtschaftliche Unterhaltung erforderlichen Finanzbedarf deckt die Stadt nur etwa zu zwei Drittel ab.

Feststellung

Um die festgesetzte Ge-samtnutzungsdauer der Verkehrsfläche zu errei-chen ist eine entspre­chende auskömmliche Unterhaltung erforderlich. Wie hoch die Unterhal-tungsaufwendungen im Einzelfall sein müssen, ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig. Eine Orientierung bietet der Richtwert von 1,30 Euro je qm.

S.19

Die gpaNRW sieht in der zu geringen Reinvestitions-quote der Stadt Hagen das Risiko des Wertverlusts an Anlagevermögen. Verkehrsflächen werden langfristig zur Aufgabener-füllung der Stadt Hagen benötigt.

Feststellung

Über den gesamten Lebenszyklus hinweg sollen die erwirtschafteten Abschreibungen vollstän-dig über Reinvestitionen wieder in die Verkehrsflä-chen fließen. Das heißt, dass die Reinvestitions-quoten wieder in die Verkehrsflächen fließen.

S.21

Die Stadt Hagen beachtet die Grundsätze der Finanz-mittelbeschaffung und er-hebt Straßenbaubeiträge von ihren Bürgern

Feststellung

Die Kommune hat die Grundsätze der Finanz-mittelbeschaffung zu beachten. Sie hat Beiträge zu erheben. Der Gesetz-geber verpflichtet die Bürger, sich in angemes-senem Umfang am Erhalt des Infrastrukturvermö-gens zu beteiligen. Dies ergibt sich aus den §§ 77 GO NRW, 127 ff. Bau­gesetzbuch und §§ 8, 9 Kommunalabgabengesetz NRW.

S.24

Durch die Vereinbarung von Erschließungsverträgen sichert sich die Stadt eine hohe Drittfinanzierung bei dem Neubau der Verkehrs-anlagen. Die Drittfinanzie-rungsquote wird hierdurch bei künftigen Maßnahmen steigen

Feststellung

Die Stadt Hagen verfügt über eine Erschließungs-beitragssatzung nach dem BauGB aus 2008. Die Satzung regelt, dass zehn Prozent des beitrags-fähigen Aufwands von der Stadt Hagen getragen werden. Wenn die Stadt Grundstücke selber er-schließt, nutzt sie das Instrument der Vorausleis-tungen zur Vorfinanzie-rung der Baumaßnahmen. Die Stadt macht bei der Abrechnung der Erschlie-ßungskosten auch von der Möglichkeit der Abschnitts-bildung und/oder Kosten-spaltung Gebrauch. Ab-lösevereinbarungen zur Abrechnung der Erschlie-ßungskosten schließt die Stadt Hagen ebenfalls ab. Für die Erschließung von Neubaugebieten werden vorrangig mit den Erschlie-ßungsträgern Verträge ge-schlossen. Nach Fertig-stellung werden dann die Verkehrsanlagen der Stadt kostenfrei übertragen.

S.25

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die Produktverwaltung für das Friedhofswesen ist vollständig bei den Wirt-schaftsbetrieben Hagen angesiedelt. Der Austausch notwendiger Informationen zwischen der Unterhaltung der kommunalen Friedhöfe und der Verwaltung dieser ist somit gewährleistet.

Feststellung

Die Strukturen und Pro-zesse im Friedhofsmana-gement müssen zukunfts-gerichtet organisiert sein. Wichtige Voraussetzung hierfür ist, dass die Produktverantwortung für das Friedhofswesen an einer zentralen Stelle liegt. Von hier aus sollten die Aufgaben rund um das Friedhofswesen koordi-niert und gesteuert wer-den. Zuständigkeiten und Kompetenzen müssen ein-deutig geregelt und von-einander abgegrenzt wer-den. Zudem sollten die strategischen und operati-ven internen Prozesse möglichst ganzheitlich, redundanz-, medienbruch- und schnittstellenfrei orga-nisiert, gestaltet und weit-gehend digitalisiert wer-den.

S.8

Separate strategische und operative Ziele für die Friedhöfe hat die Stadt Hagen bislang nicht ver-bindlich und formalisiert festgelegt

Feststellung

Gerade auch wegen der langfristigen Auswirkungen friedhofsrelevanter Entscheidungen bedarf es in besonderem Maße einer strategisch ausgerichteten Steuerung. Diese sollte auf klaren messbaren, zukunftsorientierten Zielvorgaben durch Politik und Verwaltungsführung basieren und den Hand-lungsrahmen für das ope-rative Friedhofsmanage-ment bilden

S.8

Die Arbeitsabläufe im Fried-hofswesen werden in Hagen durch den Einsatz einer Software für die Fried-hofsverwaltung unterstützt. Die Datenlage wird aktuell neu aufgenommen und in das Fachverfahren impor-tiert.

Feststellung

Eine aussagekräftige, friedhofsscharfe Daten- und Informationslage ist eine entscheidende Vo­raussetzung für eine ziel-gerichtete Steuerung. Sie bildet sowohl die Basis und den Ausgangspunkt für notwendige Analysen und strategische Optimie-rungs- und Entwicklungs-konzepte und Entschei-dungen als auch für die operative Steuerung des Friedhofwesens. Daher sollte jede Kommune über eine bedarfsgerechte und aktuell gepflegte Daten- und Informationsbasis zu ihren Friedhöfen verfügen.

S.9

Die Stadt Hagen hat ge-eignete Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit erar-beitet und umgesetzt.

Die Maßnahmen der Fried-hofsverwaltung sind geeig-net, um stadtweit als Partner bei Bestattungs-angelegenheiten wahrge-nommen zu werden und sich zudem positiv in der Bevölkerung zu präsen-tieren.

Feststellung

Zu einer guten Steuerung gehört auch, dass das Friedhofsmanagement wirkungsvolle Marketing-strategien und –maßnah-men entwickelt und um-setzt.

S.11

Die Stadt Hagen erreicht im Friedhofswesen den niedrig-sten Kostendeckungsgrad im interkommunalen Ver-gleich. Für das Jahr 2017 ergibt sich in Hagen ein Gebührendefizit von rund 1,1 Mio. Euro, das letztlich durch den städtischen Kernhaushalt ausgeglichen werden muss.

Feststellung

Die Kalkulation und Ge-staltung der Friedhofsge-bühren sollte innerhalb des bestehenden recht-lichen Rahmens auf eine möglichst kostendeckende Refinanzierung der gebüh-renrelevanten Gesamtkos-ten des städtischen Fried-hofswesens ausgerichtet sein.

S.12

Außer der Weitergabe der jährlichen Unterdeckungen schöpft die Stadt Hagen bei der Kalkulation der Grab-nutzungsgebühren die übrigen gebührenrecht-lichen Handlungsmöglich-keiten aus. Durch regel-mäßige Gebührenanpas-sungen sind die aktuellen Preissteigerungen berück-sichtigt. Über die Äquivalen-zziffern kann Hagen den Leistungen entsprechende Kosten-anteile gezielt zu-ordnen.

Feststellung

Alle Nutzungsberechtigten sollten angemessen am Gebührenaufkommen beteiligt werden. Die Ge-bührensätze der Grab-nutzungsgebühren sollten sich aus einer nach-vollziehbaren Äquivalenz-ziffernkalkulation ergeben.

S.13

Nach Einschätzung der Stadt Hagen bestehen auf den kommunalen Friedhöfen viele Flä­chen, die nicht zusam-menhängend durch Gräber belegt sind. Dies wirkt sich belastend auf die Kosten für die Pflege der Friedhöfe aus.

Die bisher eingeleiteten Maßnahmen, die Bele-gungsdichte zu erhöhen zu-sammenhängende Über-hangsflächen zu schaffen, sind geeignet, um die Kosten für den Betrieb der kommunalen Friedhöfe zu senken. Hierdurch kann die Stadt Hagen direkt den bisher niedrigen Kosten-deckungsbeitrag positiv be-einflussen.

Feststellung

Wesentlicher Maßstab für ein effizientes und damit gebühren- bzw. haushalts-entlastendes Friedhofs- und Flächenmanagement ist die Auslastung und die Belegungsdichte der Fried-hofsflächen. Eine höhere Flächenauslastung mit einer konzentrierten Bele-gung begünstigt einen wirtschaftlichen Friedhofs-betrieb. An diesem Maß-stab sollten sich die Kommunen bei künftigen Entscheidungen zur Fried-hofsgestaltung und –pla-nung vorrangig orientieren.

S.20,21

Die Stadt Hagen baut aktuell die Datengrundlagen für eine Analyse der Entwicklung des Grabwahl-verhaltens auf. Diese gleicht sie mit den künftigen Flächenbedarfen auf den kommunalen Friedhöfen ab. Diese Analyse wird Be-standteil des Friedhofent-wicklungskonzeptes sein.

Feststellung

Wichtig sind nicht nur die Kenntnis über und der Umgang mit der aktuellen Auslastungssituation, sondern auch die Trans-parenz zum Entwicklungs-trend der künftigen Be-legung der Friedhöfe. Eine solche, fortschreibungs-fähige Entwicklungsprog-nose basierend auf validen, örtlichen Daten sollte dann auch die zentrale Grundlage für eine detaillierte Friedhofsent-wicklungsplanung bilden.

S.21

Die Stadt Hagen kann die Unterhaltungskosten für ihre Grün- und Wege-flächen aktuell zu großen Teilen noch nicht ermitteln. Somit fehlen ihr steue-rungsrelevante Informatio-nen. Dies wird jedoch mit der aktuellen Datenerfas-sung auf den kommunalen Friedhöfen möglich sein.

Feststellung

Die Stadt sollte die Grün- und Wegeflächen so wirtschaftlich wie möglich unterhalten und pflegen. Insbesondere über die Optimierung der Gestal-tung/Ausstattung der Grün- und Wegeflächen, Pflege-standards und –häufig-keiten sowie die manuellen Eigen- und/oder Fremdleis-tungen kann die Kommune aktiv Einfluss auf den Res-sourceneinsatz und damit auch auf die Gebühren-entwicklung sowie den städtischen Haushalt neh-men.

S.24

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die gesetzlich vorgegebe-nen Fristen hält die Bauauf-sicht der Stadt Hagen ein. Optimierungs-möglichkeiten sieht die gpaNRW in einer zentralen Übersicht bei Ermessensentscheidungen.

Feststellung

Eine rechtmäßige Aufga-benerfüllung zeichnet sich durch die Einhaltung der gesetzlichen Frist- und Prüfvorgaben sowie eine verursachungsgerechte Aufwandsdeckung aus. Zudem sollten die Be-diensteten rechtssicher agieren können.

S.7

Die Bauaufsicht der Stadt Hagen hält die Frist zur Überprüfung der Vollstän-digkeit von einer Woche gemäß § 72 Abs. 1 BauO NRW 2000 immer ein. Verantwortlich für die Ein-haltung der Frist ist in Hagen die Vorprüfstelle. In Hagen war die Vorprüfstelle im Vergleichsjahr 2017 mit einem Ingenieur besetzt (0,77 Vollzeit-Stellen). Die Vertretung stellten die Be-zirksleitungen sicher. Mittlerweile hat die Stadt das Verfahren umgestellt. Ab 2019 gibt es zwei Ingenieure in der Vorprüf-stelle (1,75 Vollzeit-Stellen), die sich gegenseitig ver-treten.

Feststellung

Die im § 68 Abs. 8 BauO NRW 2000 geregelte Bearbeitungsfrist von sechs bzw. zwölf Wochen im vereinfachten Bauge-nehmigungsverfahren ist an bestimmte Voraus-setzungen geknüpft. Sofern diese Bedingungen erfüllt sind (z. B. Antrag entspricht dem Vorbe-scheid) hält die Bauauf-sicht diese Frist auch ein. Bei Nichterfüllung der gesetzlichen Vorausset-zungen ist die Frist nicht bindend.

S.7

Durch Checklisten in der eingesetzten Fachsoftware kann die Sachbearbeitung der Bauaufsicht Anträge einheitlich und sicher bear-beiten. Der Eingang von Stellungnahmen sowohl in digitaler als auch in Papier-form führt zu Doppelar-beiten

Feststellung

Die klare Regelung von Arbeitsabläufen und Ent-scheidungsbefugnissen beeinflusst den Prozess. Für das Genehmigungs-verfahren sollte die Bau-aufsichtsbehörde deshalb eindeutige Prozessschritte festlegen. In diesen Pro-zessschritten sollten die Schnittstellen auf das not-wendige Maß beschränkt werden, da dies die Bear-beitungsdauer optimiert. Dabei sollte der Gesamt-prozess möglichst ohne Medienbrüche durchlaufen werden können.

S.10

Die Stadt Hagen verfügt über einen schlanken Pro-zessablauf im vereinfachten Genehmigungsverfahren.

Feststellung

Im Baugenehmigungsver-fahren sollte die Kommune ein einheitliches Vorgehen sicherstellen und die Be-schäftigten im Wege der Korruptionsprävention schützen, damit die Ver-fahren rechtssicher abge-wickelt werden können. Schnittstellen sollte die Kommune auf ein Mini-mum reduzieren und not-wendige Beteiligungen in möglichst kurzer Zeit ab-schließen. Zudem sollte sie mehrfache Vollstän-digkeitsprüfungen oder unnötige Beteiligungen vermeiden, um das Ver-fahren zu beschleunigen.

S.11

Im vereinfachten Genehmi-gungsverfahren, auf das rund 75 Prozent der Anträge entfallen, erreicht die Stadt Hagen eine unterdurch-schnittliche Laufzeit. Bei den normalen Genehmigungs-verfahren ist die Laufzeit in Hagen dagegen deutlich länger als in den meisten Vergleichsstädten.

Feststellung

Die Orientierungsgröße für eine durchschnittliche Laufzeit in Höhe von zwölf Wochen (= 84 Kalen-dertage) sollte ab dem 01. Januar 2019 bei den Bauanträgen nach An-tragseingang nicht über-schritten werden.

S.11,12

Die Stadt Hagen erreicht bei der Bearbeitung von Bau-genehmigungen in den Jahren 2017 und 2018 nur niedrige Leistungswerte.

Feststellung

Grundsätzlich sollte die Kommune auf veränderte Rahmenbedingungen, wie z. B. Veränderung der zu bearbeitenden Fälle, rea-gieren. Bei sinkenden Antragszahlen sollten dem Personal auch andere Aufgaben zugewiesen werden. Wenn die An-tragszahlen ansteigen, sollte die Personalbe-lastung nachgehalten werden, um bei drohender Überlastung ggf. weiteres Personal unterstützend einsetzen oder z. B. ablauforganisatorisch reagieren zu können.

S.14

Das Beteiligungsverfahren läuft in Hagen bereits seit Jahren digital. Durch den entbehrlichen Aktenversandt konnte die Stadt die Durchlaufzeiten um einige Tage verkürzen. Ab 2019 erfolgt die Speicherung der Akten in einem Dokumentenmanagement-system. Papierakten hält die Stadt nach Abschluss des Verfahrens nicht mehr vor.

Feststellung

Ein einheitliches Dokumen-tenmanagement erleichtert die Fallbearbeitung und Auskunftserteilung. Geeignete spezifische Softwarelösungen sollten die Sachbearbeitung unter-stützen.

S.17

Mit umfangreichen Grund-daten erreicht die Stadt Hagen mit ihren Quartals-berichten eine gute Steue-rungsgrundlage. Diese kann sie durch den Einsatz verschiedener Kennzahlen noch verbessern.

Feststellung

Transparent aufbereitete Informationen und Daten sowie Kontrollmechanis-men sind Basis für eine gute Steuerung. Dafür sollte die Kommune Ziel-werte definieren, Qualitäts-standards vorgeben und aussagekräftige Kennzah-len bilden. Diese sollte die Kommune über ein Be-richtswesen regelmäßig auswerten und das „Soll“ mit dem „Ist“ abgleichen.

S.19

Die Stadt Hagen hält mehr Personal für die Baubera-tung vor als viele Ver-gleichskommunen

Feststellung

Im Bereich Bauberatung gibt die Kommune Bau-interessierten im Wesent-lichen Informationen zu planungsrechtlichen und städtebaulichen Fragen. Dabei sollten die Informa-tionen auf diversen Kommunikationswegen verfügbar sein, um mög-lichst viele Bauwillige zu erreichen und so die Zahl der entscheidungsfähigen Anträge zu erhöhen.

S.20

Die Stadt Hagen wird künftig die bisher geringe Anzahl an Bauüber-wachungen deutlich er­höhen.

Feststellung

Die Bauaufsichtsbehörde sollte für ihre Ermessens-entscheidung zur Intensität der Bauüberwachung einen Entscheidungs-katalog mit objektiven Kriterien erstellen. Sie kann ihre Entscheidung für oder gegen eine Bau-überwachung so struk-turiert dokumentieren. Zudem kann sie rechts-sicher belegen, dass sie ihr Ermessen pflichtgemäß ausgeübt hat.

S.21

In der Stadt Hagen ist der Anteil an pflichtigen Bauzu-standsbesichtigungen ge-messen an den Zustands-besichtigungen insgesamt geringer als in vielen Vergleichskommunen.

Feststellung

Die ab 01. Januar 2019 gültige BauO NRW be-stimmt in § 84, dass die Bauaufsichtsbehörde Bauzustandsbesichtigun-gen durchführt. Diese sind bei Fertigstellung des Rohbaus und bei ab-schließender Fertigstel-lung erforderlich. Wie bei der zuvor gültigen BauO NRW 2000 (§ 82) können diese weiterhin auf Stich-proben beschränkt wer-den. Die Bauaufsichts-behörde sollte die Ergeb-nisse der durch-geführten Bauzustandsbesichtigun-gen dokumentieren. Führt sie nur Stichproben durch, sollte sie die Gründe hierfür ebenfalls nachvoll-ziehbar dokumentieren. So kann die Bauaufsichtsbe-hörde rechtssicher bele-gen, dass sie ihr Ermes-sen pflichtgemäß ausge-übt hat. Ob freiwillige Service-Dienstleistungen tatsächlich erbracht wer-den, sollte die Kommune sorgfältig unter Berück-sichtigung von Kriterien wie Personalausstattung, Bürgerfreundlichkeit, Aufrechterhaltung der öffentlichen Sicherheit und Ordnung etc. abwägen.

S.22

Prüfergebnis

Prüfbe-merkung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Der Abgleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ergab einen erklärbaren Unter-schiedsbetrag.

Feststellung

Die Zahlungsabwicklung einer Kommune hat ent-sprechend § 31 Abs. 4 der Kommunalhaushaltsver-ordnung Nordrhein-West-falen (KomHVO NRW) die Finanzmittelkonten am Schluss des Buchungs-tages oder vor Beginn des folgenden Buchungstages mit den Bankkonten abzu-gleichen. Zwischen den Finanzmittelkonten und den Bankkonten darf es keinen Unterschiedsbetrag geben. Im Abgleich müs-sen sowohl alle Bankkon-ten als auch die Bestände der Wechselgeld- und Handvorschüsse enthalten sein.

S.5

Die Zahlungsabwicklung und Vollstreckung der Stadt Hagen ist gut organisiert und erfüllt ihre Aufgaben ordnungsgemäß. Optimierungsmöglichkeiten sind im Hinblick auf die finanzwirtschaftliche Steuerung und das Con-trolling in diesem konkreten Aufgabenbereich vorhan­den.

Feststellung

Der Erfüllungsgrad Zah-lungsabwicklung und Voll-streckung setzt sich aus drei Teilerfüllungsgraden zusammen, auf die nach-folgend eingegangen wird.

S.7

Die Stadt Hagen führt nicht alle Handkassen personen-bezogen. Hierdurch kann sie nicht nachvollziehen, wer für einen möglichen Fehlbetrag in diesen Hand-kassen verantwortlich ist.

Feststellung

Eine ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung kann durch eine Kommune sichergestellt werden, wenn sie gemäß § 32 KomHVO NRW die Zuständigkeiten, Fristen, Abläufe, Befugnisse und sonstigen Rahmenbedin-gungen schriftlich klar definiert und deren Ein-haltung nachhält.

S.7,8

Die Organisation der Zah-lungsabwicklung und Voll-streckung der Stadt Hagen entspricht weitgehend den Idealvorgaben der gpa-NRW. Eine Verbesserungs-möglichkeit sieht die gpaNRW lediglich durch die Selbstabnahme der Ver-mögensauskunft.

Feststellung

Durch eine schriftliche Festlegung der Abläufe, Verantwortlichkeiten, Fristen und Befugnisse kann eine Kommune eine effiziente und rechts-sichere Aufgabenerfüllung sicherstellen.

S.8

In der Zahlungsabwicklung der Stadt Hagen sind bisher keine produktorientierten Ziele definiert. Eine kenn-zahlenorientierte Steuerung findet in diesem Aufga-benfeld ebenfalls nicht statt.

Feststellung

Eine Kommune sollte pro-duktorientierte Ziele unter Berücksichtigung des ein-setzbaren Ressourcenauf-kommens und des voraus-sichtlichen Ressourcen-verbrauchs festlegen. Zudem sollte sie Kenn-zahlen zur Zielerreichung (Finanz-, Wirtschaftlich-keits-, Leistungs- und Strukturkennzahlen) be-stimmen. Nach dem Erlass des Ministeriums für Heimat, Kommunales, Bau und Gleichstellung des Landes Nordrhein-West-falen (MHKBG NRW) vom 28. Juni 2019, sollen sich Ziele und Kennzahlen auf bedeutsame Produkte be-schränken. Die Festle-gung, welche Produkte vor Ort als bedeutsam ein-gestuft werden, soll durch die Kommune erfolgen.

S.9

Die Stadt Hagen bearbeitet eingehende Rechnungen grundsätzlich nur noch digital. Sie hat damit einen höheren Digitalisierungsgrad als viele Vergleichsstädte

Feststellung

Eingehende Rechnungen sollten an zentraler Stelle angenommen, einge-scannt und elektronisch weitergeleitet werden. Diese sollten dann (e-Rechnungen und Rech-nungen im pdf-Format) angenommen und me-dienbruchfrei weiterverar-beitet werden.

S.9,

10

In der Stadt Hagen sind sowohl der einwohner-bezogene Personaleinsatz als auch die Aufwendungen für die Bearbeitung der Einzahlungen auf den Geschäftskonten überdurch­schnittlich. Viele Vergleichs-städte erledigen diese Aufgabe wirtschaftlicher

Feststellung

Die Zahlungsabwicklung einer Kommune sollte die Einzahlungen auf den Geschäftskonten wirtschaftlich bearbeiten. Dafür ist ein hoher Automatisierungsgrad erforderlich. Für alle Geschäftskonten sind elektronische Kontoaus-züge bereit zu halten. Nicht zuordnenbare Ein-zahlungen auf den Geschäftskonten sind unverzüglich zu klären. Mahnläufe haben zügig nach Fälligkeit zu er-folgen. Die Zahlungs-abwicklung für Dritte ist wirtschaftlich wahrzu-nehmen.

S.12

In Hagen sind die Leis-tungswerte bei den Einzah-lungen auf den Geschäfts-konten niedrig, obwohl die Stadt insbesondere bei den Verkehrsordnungswidrigkeiten auf viele Einzahlungen setzen kann.

Feststellung

Einen wesentlichen Teil der Arbeit der Beschäf-tigten in der Zahlungsab-wicklung nehmen die Buchung der Einzahlun-gen sowie die Verarbei-tung der Kontoauszüge ein.

S.13,14

Bei den SEPA-Lastschrift-mandaten überzeugt die Stadt Hagen insbesondere bei der Musikschule. In den Bereichen Vergnügungs-steuer und Kindergarten-beiträge gibt es Optimie­rungsmöglichkeiten.

Feststellung

Bei regelmäßig wiederkeh-renden Forderungen be-steht die Möglichkeit, der Kommune eine Einzugser-mächtigung zu erteilen. Das Lastschrifteinzugsver-fahren erleichtert sowohl dem Zahlungspflichtigen (Debitor) als auch der Kommune die Über-wachung der Zahlungen.

S.16

Bei den Lastschriften bildet die Stadt Hagen den Median der Vergleichs-städte. Dies spricht für einen unauffälligen Auto-matisierungsgrad im Zah-lungsverkehr.

Feststellung

Die SEPA-Lastschriftman-date einer Kommune werden je nach Forde-rungsart mehrmals jährlich genutzt, um per Lastschrift die jeweiligen wiederkeh-renden Forderungen ein-zuziehen

S.19

Die Zahlungsabwicklung der Stadt Hagen weist nur wenige ungeklärte Einzah-lungen aus. Gleichzeitig hat sie aber mehr ungeklärte Auszahlungen als drei Viertel der Vergleichskom-munen.

Feststellung

Nach § 23 Abs. 1 KomHVO NRW sind die der Kommune zustehen-den Forderungen vollstän-dig zu erfassen und rechtzeitig durchzusetzen. Der Zahlungseingang ist zu überwachen. Daraus folgt, dass die Forderun-gen unverzüglich zu er-fassen sind, bevor ein Zahlungseingang erfolgt. Voraussetzung hierfür ist vor allem, dass Sollstel-lungen durch die Fach-dienste unverzüglich er-folgen, sobald die Forde-rung entstanden ist. Ansonsten entstehen un-geklärte Zahlungseingän-ge.

S.21,22

Aufgrund wöchentlicher Mahnintervalle erreicht die Zahlungsabwicklung eine überdurchschnittliche Er-folgsquote. Hierdurch entlas-tet sie die Vollstreckung.

Feststellung

Eine Kommune sollte zügig innerhalb von sieben bis 14 Tagen nach Fälligkeit einen automatisierten Mahnlauf generieren. Das Mahnintervall sollte min-destens monatlich sein. Die Übergabe an die Voll-streckung sollte zwischen zwei und vier Wochen nach der Mahnung erfol-gen.

S.23

Trotz hoher einwohnerbezo-gener Personalausstattung in der Vollstreckung kann die Stadt Hagen aufgrund hoher Fallzahlen die Auf-wendungen je Fall niedrig halten.

Feststellung

Eine wirtschaftliche Bear-beitung der Vollstrek-kungsforderungen setzt voraus, dass schriftliche Regelungen zum Bear-beitungsablauf bestehen. Es sollten alle Möglich-keiten im Vollstreckungs­Innendienst ausgeschöpft werden, bevor der Voll-streckungs-Außendienst eingesetzt wird. Auf Ne-benforderungen im Ver-waltungszwangsverfahren sollte nicht verzichtet wer-den. Die von einer Kom-mune versendeten Amts-hilfeersuchen sind auf ein Mindestmaß zu reduzie-ren. Die Vollstreckung für Dritte sollte wirtschaftlich wahrgenommen werden.

S.25

Die Stadt Hagen erreicht in der Vollstreckung einen überdurchschnittlichen Aufwandsdeckungsgrad. Ein Verzicht auf Nebenfor-derungen ist nicht erkenn-bar.

Feststellung

Einen wesentlichen Teil der Arbeit der Beschäf-tigten in der Vollstreckung einer Kommune nimmt die Bearbeitung der öffentlich-rechtlichen und privat-rechtlichen Vollstreckungs-forderungen in Anspruch.

S.26

Belange von Menschen mit Behinderung

x

sind nicht betroffen

x

Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen

gez.

Erik O. Schulz, Oberbürgermeister