Beschlussvorlage - 0576/2014

Der Rat der Stadt Hagen beschließt die Vergabe für den Austausch der Mikrofonanlage im Ratssaal sowie den Austausch der Mikrofone auf der Sitzungsraumetage.

Die Verwaltung wird beauftragt, den Austausch der Mikrofonanlage im Ratssaal und den Sitzungsräumen  einschließlich der Installation einer Abstimmungsanlage durchzuführen.

Der Kämmerer wird ermächtigt, die erforderlichen Haushaltsmittel in Höhe von 141.000 EURO nach § 83 Absatz 2 Gemeindeordnung NRW außerplanmäßig  bereitzustellen.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Im Haushaltssanierungsplan 2012/2013 wurde unter der Maßnahme Nr. 12_25.002      beschlossen, den papierlosen Sitzungsdienst ab der kommenden Wahlperiode (Mai 2014) einzuführen. Dies bedingt, dass allen Mandatsträgern im Ratssaal und in den Sitzungsräumen in der 2. Etage der Empfang für alle denkbaren technischen Geräte (Laptop, i-Pad oder ähnliche Geräte) ermöglicht wird.

Zur Umsetzung dieser Konsolidierungsmaßnahme sind folgende Maßnahmen erforderlich:

1. Im Gebäude Rathaus an der Volme (Bauteil A) ist eine W-LAN – Technik einzubauen.
    
2. In den Sitzungsräumen A 201, A 202, A 203 und A 204 sind die Mikrofone gegen Mikrofone auszutauschen, die störungsfrei gegenüber der W-LAN – Nutzung, Nutzung von PC`s mit UMTS-Karten oder Blackberrys  sind.
    
3. Die Mikrofonanlage im Ratssaal ist gegen eine kabellose Anlage auszutauschen, die ebenfalls die störungsfreie Nutzung des W-LAN, von PC`s mit UMTS-Karten oder Blackberrys  ermöglicht. Die Frequenzen der  Mikrofonanlage und der W-LAN – Technik sind dabei zwischen der GWH und dem HABIT abzustimmen.   Die Anzahl der Mikrofone kann in der bisherigen Höhe beibehalten werden. Allerdings muss sichergestellt werden, dass die Mikrofonanlage in der Lage ist, die Anzahl der Mikrofone deutlich zu erhöhen.
    

Inzwischen liegen Kostenschätzungen jeweils für die W-LAN - Technik sowie für den Austausch der Mikrofonanlage im Ratssaal sowie der Mikrofone in den übrigen Sitzungsräumen wie folgt vor:

Die Kosten für die W-LAN – Technik  belaufen sich auf insgesamt ca. 70.000 € (sind nicht Gegenstand dieser Vorlage). Diese Kosten umfassen die Hard- und Software, Dienstleistungen des HABIT, Verkabelungsarbeiten sowie den Austausch des Beamers im Ratssaal. Bei diesen Kosten ist jedoch zu berücksichtigen, dass grundsätzlich beabsichtigt ist, alle Gebäude der Verwaltung mit W-LAN – Technik auszustatten, so dass diese Kosten bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der Maßnahme unberücksichtigt bleiben können.

Die Kosten für die Mikrofonanlagen setzen sich wie folgt zusammen:

Austausch der Mikrofone in den Sitzungsräumen                                                        5.000 €

Mikrofonanlage mit Abstimmungsanlage                                                            136.000 €

(1 Mikrofon je Teilnehmer)

Gesamtsumme                                                                                                                            141.000 €

Bei einer Einsparsumme von 50.000 € / Jahr bedeutet dies, dass die Investition sich in 3 Jahren amortisiert. Zu berücksichtigen ist aber auch, dass die Mikrofonanlage 10 Jahre alt ist und damit nicht mehr den aktuellen technischen Entwicklungen entspricht. Vor diesem Hintergrund zeichnet sich in absehbarer Zeit die Notwendigkeit des Austausches dieser veralteten Mikrofonanlage bereits ab.

Der Ältestenrat hat in seiner Sitzung vom 13.03.2014 einstimmig der geschilderten Maßnahme zugestimmt.

Die Mittel sind außerplanmäßig nach § 83 GO bereitzustellen.

Die Finanzierung ist gesichert. Die Deckung erfolgt über Minderauszahlungen in Höhe von 141.000 EURO im Bereich Neubau Feuerwehrgerätehäuser.

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)

1.                Investive Maßnahme

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

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Passiva:

(Bitte eintragen)

3.                Folgekosten: