Anfrage - 0529/2013

Gemäß Vorlage 0444/2013 sollte bereits in der vergangenen Ratssitzung über die Erteilung eines Auftrages über den Wach- und Garderobendienst für das Theater an die GIS mbH entschieden werden. Dieser Auftrag sollte von der Verwaltung ursprünglich – wie üblich – europaweit ausgeschrieben werden, wurde dann aber offensichtlich kurzfristig auf Wunsch einiger Fraktionen in der Weise abgeändert, dass dieser „inhouse“ an die GIS mbH ohne Ausschreibung vergeben werden sollte.

Mit der Vorlage erhielten wir zunächst keinerlei Informationen, welche wirtschaftlichen Konsequenzen dieser Auftrag bei der GIS mbH und damit im Konzern Stadt hat. Erst nach intensivem Nachfragen haben wir erfahren, dass zur Erfüllung dieses Auftrages das Personal von dem bisherigen Anbieter übernommen werden soll. Über die genaue Anzahl des Personals und die damit entstehenden Personalkosten haben wir trotz gezielter Nachfragen vor der Ratssitzung keine Antwort erhalten.

Der Bitte, dem Beteiligungscontrolling die Auftragskalkulation der GIS für eine Revision zukommen zu lassen, wurde ebenfalls nicht nachgekommen. Wir haben dabei den Eindruck gewonnen, dass eine Auftragskalkulation bei der GIS, in der die Auftragssumme von EUR 274.000 ermittelt wurde, überhaupt nicht existiert. Damit fragen wir uns natürlich, wie eine Festlegung der GIS auf die Auftragssumme zustande kommt. Wir halten dies für keine interne Angelegenheit der GIS, da etwaige Verluste im Konzern Stadt im Endeffekt die Stadt treffen.

Um die Sinnhaftigkeit einer „inhouse“-Vergabe prüfen zu können, müssen wir daher sicher sein, dass der Auftrag mindestens kostendeckend und in der gebotenen Qualität abgewickelt werden kann. Ferner müssen wir sicher sein, dass im Konzern Stadt für die Zukunft keine wirtschaftlichen Risiken, wie es zusätzliches Personal grundsätzlich mit sich bringen kann, eingegangen werden.

Um eine sachgerechte Entscheidung treffen zu können, erwarten wir daher bis 1 Woche vor der nächsten Sitzung des HFA die Beantwortung folgender Fragen:

1.      Wie viel Personal muss für die Erfüllung dieses Auftrages bei der GIS neu eingestellt (übernommen) werden und welche zusätzlichen Personalkosten (einschl. Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen, Berufsgenossenschaftsbeiträge) fallen hierdurch bei der GIS auf das Jahr hochgerechnet an? Wir bitten dabei um eine Unterteilung in Vollzeit-, Teilzeit- und Aushilfskräfte.

2.      Auf Basis von wie viel Arbeitsstunden (jeweils Garderoben- und Wachdienst) wurde der Auftrag kalkuliert? Entsprechen diese der Höhe der geleisteten Stunden des bisherigen Anbieters? Werden die Stunden vom Auftraggeber fest vorgegeben oder sind diese variabel? Welche Auswirkungen hat das ggfs. auf die Auftragssumme?

3.      Ist das zu übernehmende Personal mit dem Auftrag voll ausgelastet oder gibt es Über- oder Unterkapazitäten? Wie wird ein Bereitschaftspotenzial für etwaige Ausfälle organisiert?

4.      Welche sonstigen Kosten würden durch Einstellung des Personals und Durchführung des Auftrages neben den reinen Lohnkosten jährlich zusätzlich anfallen (z.B. Kommunikationskosten, Fortbildungen, Lohnbuchhaltung, Buchhaltung, Abschreibungen auf erforderliche Anschaffungen etc.)

5.      Wie hoch sind die für den Auftrag erforderlichen einmaligen Investitionen, z.B. Kommunikationsgeräte, Fahrzeuge, Uniformen etc.

6.      Was passiert mit dem Personal, wenn der Auftrag nach drei Jahren nicht erneut an die GIS vergeben wird? Gehen Sie bitte auch auf die rechtlichen Aspekte eines Kündigungsschutzes ein.

7.      Wie viel Stunden des Verwaltungspersonals werden insgesamt jährlich für die Einsatzplanungen und den sonstigen Organisationsaufwand kalkuliert und welche (kalkulatorischen) Kosten entstehen dadurch pro Jahr? Muss weiteres Verwaltungspersonal eingestellt werden oder wie wird der zeitliche Mehraufwand bewältigt?

8.      In welchen Objekten hat die GIS bereits Erfahrungen im Wachdienst? Bitte geben Sie die Objekte und den ungefähren jeweiligen jährlichen Stundenaufwand für diese Objekte an.

9.      Wir bitten darum, dass dem Beteiligungscontrolling kurzfristig die vollständige Auftragskalkulation sowie der Teilwirtschaftsplan, in dem die auftragsbedingten Erlöse den auftragsbedingten bzw. neu anfallenden o.g. Kosten gegenübergestellt werden, zwecks Revision vorgelegt werden. Wir bitten um Vorlage einer schriftlichen Einschätzung dieser Unterlagen seitens des Beteiligungscontrollings,  auch unter Berücksichtigung der Antworten auf o.g. Fragen, bis 1 Woche vor der HFA-Sitzung.

Wir bitten Sie ferner, alternative Lösungen für den Bereich Garderobendienst zu prüfen, die bereits in der letzten Ratssitzung angeklungen sind. Hierzu die folgenden Fragestellungen:

10. Wie hoch sind die jährlichen Kosten für und die Einnahmen durch den
        Garderobendienst?

11. Welche (einmaligen) Kosten würden durch die Installation abschließbarer
        Schränke entstehen?

12. Ist die Möglichkeit eines ehrenamtlichen Garderobendienstes, z.B. durch
        Mitglieder des Fördervereins, geprüft worden?

Wir gehen davon aus, dass die Auftragsvergabe des Wach- und Garderobendienstes Theater erneut als TOP des HFA aufgeführt werden wird. Deshalb bitten wir Sie, unsere Anfrage und die Antworten der Verwaltung entsprechend unter diesem TOP für alle Fraktionen am 20. Juni 2013 zur Verfügung zu stellen.