Beschlussvorlage - 0212/2025

Es wird beschlossen, dass Druckaufbereitung, Druck, Kuvertierung, Frankierung und die Einlieferung ins Briefzentrum bei zukünftigen Wahlen sowie Volks- und Bürgerentscheiden auch bei einem Volumen > 70.000,- € jedoch < 100.000,- € extern vergeben werden können.

Bis vor der Europawahl 2024 wurden die Wahlbenachrichtigungen durch die Verwaltung über die eigene EDV-Anbindung und die stadteigene Druckerei erstellt und gedruckt. Dabei wurden die Daten des Wählerverzeichnisses vom Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste (15) aufbereitet und als Datengrundlage für den Druck durch die städtische Druckerei bereitgestellt.

Diese Bereitstellung war zur Europawahl nicht mehr möglich, da der Verfahrenshersteller den Programmteil zum Erstellen der Rohdaten für die Wahlbenachrichtigungen derart verändert hat, dass ohne zusätzliche Dienstleistungen des Herstellers ein korrekter Datenabzug nicht mehr möglich war. Zusätzlich waren im Fachbereich für Personal und Organisation (11) auch die Druckaufbereitung der Wahlbenachrichtigungen, der Druck selbst sowie die Kuvertierung, Frankierung und Einlieferung ins Briefzentrum grundsätzlich nicht mehr ohne externe Dienstleistung möglich.

Für die Europawahl wurde daher ein externer Dienstleister beauftragt, der den kompletten Prozess gesichert durchführen konnte, um einen reibungslosen Ablauf dieser Prozesskette gewährleisten zu können. Die Bearbeitung und Versendung waren für alle beteiligten Fachbereichen am Ende zufriedenstellend. Hinsichtlich der kurzen Fristen bei der Neuwahl zum deutschen Bundestag und aufgrund der guten Erfahrungen bei der letzten Europawahl wurde wiederholt auf den externen Dienstleister zurückgegriffen. Da die Druck- und Portokosten in der aktuellen Haushaltsplanung für die Bundestagswahl berücksichtigt wurden, übernimmt der Fachbereich Personal und Organisation (11) diesen Teil der Rechnung.

Da bei der Durchführung der Wahlen voraussichtlich bei den kommenden Wahlen die Vergabe des Versandes der Wahlbenachrichtigen weiterhin extern vergeben werden muss, wurde sich im letzten Jahr darauf verständigt, dass der Fachbereich öffentliche Sicherheit und Ordnung (32) zukünftig die Kosten im Gesamten bei sich im Haushalt als Posten bei Wahlen einplant. 

Das Porto wird der Stadt Hagen dabei anders als in den vorherigen Jahren in Rechnung gestellt und nicht vom Kundenkonto der Stadt eingezogen. Dadurch wird der Endrechnungsbetrag durch die anfallenden Portokosten so signifikant erhöht, dass eine nationale Ausschreibung erfolgen muss.

In der angestrebten Gesamtvergabe wird damit nicht nur die Aufbereitung der Daten für die Wahlbenachrichtigungen, sondern auch der Druck, die Kuvertierung, die Frankierung und die Einlieferung ins Briefzentrum vergeben.

Damit ergeben sich die zu erwartenden Kosten nach u. a. Datenverarbeitung, Bereitstellung der Daten, Druck und späteren Versandkosten bei den Kommunalwahlen und der parallel durchzuführende Integrationsratswahl von insgesamt rund 120.000 €.

Für die Kommunalwahl wurden die Kosten auf Basis des Angebotes von der Bundestagswahl und einer Stückzahl von 149.000 Wahlbenachrichtigungen auf netto 80.773 € / brutto 82.672,62 € geschätzt, damit sind auch die Kosten für eine eventuelle OB-Stichwahl inkludiert, da nur einmal die Wahlbenachrichtigung versendet wird. Da auf die Portokosten (70.775 €) keine Mehrwertsteuer erhoben werden, ergibt sich zwischen Netto- und Bruttopreise nur ein geringfügiges Delta.

Bei der Integrationsratswahl belaufen sich die zu erwartenden Kosten bei einer Stückzahl von 64.000 Benachrichtigungen auf insgesamt 35.549 € netto / 36.527,31 € brutto. Die Portokosten liegen bei dieser Wahl bei netto 30.400 €.

 

	Wahlberechtigte	Bruttokosten (gerundet)	Portokosten (nur netto)
Kommunalwahlen / OB Stichwahl	149.000	82.673 €	70.775 €
Integrationsratswahl	64.0000	36.527 €	30.400 €

 

Bis zu einem Nettoauftragsvolumen von 100.000 € kann im Rahmen der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO, nationaler Bereich) eine Verhandlungsvergabe mit mindestens 5 Anbietern durchgeführt werden. Ab 100.000 € muss demnach eine öffentliche Ausschreibung erfolgen, europaweit ab 221.000 €.

 

Hinweise zum Haushaltsjahr 2025

 

FB 32:

Im Zusammenhang mit der Erstellung und den Versand der Wahlbenachrichtigungen für die Kommunalwahl wurden entsprechende Mittel für Aufwendungen eingeplant (Sachkonto 529100 - Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen Fachämter), Innenauftrag 1021001 (Wahlen).

 

FB  11:

Für alle im Jahr 2025 noch stattfindenden Wahlen geht der Bereich Druck und Porto ohne Nebenleistungen aus dem Budget von 11, KSt 1114, SK 543401, MB 4000105122_1

 

FB 15:

Hier sind die Kosten nur geringfügig zu sehen, da nur die reine Datenaufbereitung der Rohdaten aus dem Wählerverzeichnis hierbei als Kostenpunkt bei der IT entsteht.

 

 

Für Bundestags-, Landtags- und Europawahl, sind Erstattungen des Bundes vorhergesehen. Darin enthalten sind Rückerstattungen mit prozentualen Abschlägen unter anderem für Portokosten für Standardversendungen, Wahlhelfer*innen, Stimmzettel und sonstige Materialien.

 

Hier die Erstattungen des Bundes bzw. des Landes nach Wahlart:

1) Bundestagswahl am 26.09.2021: Gesamterstattung: 348.285,79 € (einschließlich Weiterleitung der Mittel an die angeschlossenen Gemeinde des EN-Kreises seit 2020)

2) Landtagswahl NRW am 15.05.2022: Gesamterstattung: 275.101,95 €

3) Wahl zum Europäischen Parlament am 09.06.2024: 259.836,17 €

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Belange von Menschen mit Behinderung
x	sind nicht betroffen

 

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

x	keine Auswirkungen (o)

 

Finanzielle Auswirkungen

x	Es entstehen folgende Auswirkungen:

 

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

Externe Vergabe von Wahlbenachrichtigungen bei zukünftigen Wahlen

 

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Teilplan:	0210	Bezeichnung:	Statistik & Wahlen
Auftrag:	1021001	Bezeichnung:	Wahlen
Kostenstelle:		Bezeichnung:
Kostenart:		Bezeichnung:
	529100	Bezeichnung:	Aufw für sonstige Dienstleistungen Fachämter

 

Teilplan:	0114	Bezeichnung:	Personal- und Organisationsmanagement
Auftrag:		Bezeichnung:
Kostenstelle:	1114	Bezeichnung:	Interne Mobilität / Zentrale Dienstleistungen
Kostenart:		Bezeichnung:
	543401	Bezeichnung:	Spezieller Aufwand / Lager / Poststelle

 

	Kostenart	2024	2025	2026	2027	2028
Ertrag (-)	4nnnnn
Aufwand (+)	529100		120.000
Aufwand (+)	543401		101.000
Eigenanteil

 

Rechtscharakter
x	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung