17.06.2020 - 5 Bericht zur corona-bedingten Lage und aus der T...

Zusammenfassung des Diskussionsergebnisses:

Herr Ciupka eröffnet den Tagesordnungspunkt und weist auf den eingereichten Antrag der CDU-Fraktion hin.

Herr Thurau berichtet, dass die Corona-Krise sehr unverhofft den technischen Betrieb getroffen hat. Sehr kurzfristig wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung, sofern möglich, ins Home Office geschickt. Dies führte bei der technischen Betreuung und auch der Beschaffung zusätzlicher Token für ein stark erhöhtes Arbeitsaufkommen. Als Beispiel nennt Herr Thurau die Serviceline, welche in den ersten zwei Wochen der Home Office-Phase das höchste Ticketaufkommen seit Ihrem Bestehen hatte. Abschließend merkt Herr Thurau an, dass parallel auch die Bereiche hagen direkt und die zentralen Vergabestelle mit einem erheblichen Mehraufwand zu kämpfen hatte.

Herr Lazar berichtet über die Corona-Krise aus Sicht der Digitalisierung. In den letzten 3-4 Monaten wurden wegen der Krise kurzfristig einige technische Innovationen und Prozesse angestoßen. Herr Lazar weist darauf hin, dass eine Etablierung der neu eingeführten Arbeitsmethoden und technischen Innovationen stattfinden muss. Zudem sind auch die Themen Datenschutz und Personalratsbeteiligung nachzuholen.

Im Rahmen der Krisenbewältigung haben sich laut Herrn Lazar für die TFD drei strategische Notwendigkeiten ergeben:

1. flächendeckene alternierende Teleheimarbeit

Während der letzten drei Monate wurde eine Vielzahl von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung die Möglichkeit zur alternierenden Teleheimarbeit eingerichtet. Die hierfür erforderlichen Token wurden beschafft, die entsprechenden Zugänge eingerichtet  und schnellstmöglich verteilt. Die Anzahl der Token stieg in diesem Zeitraum von 837 auf 1.500.  

2. betriebsinterne Kommunikation

Damit weiterhin in der Verwaltung eine interne Kommunikation stattfinden kann wurden Telefonkonferenzen ausgeweitet, sowie die Infrastruktur für Chat und Videokonferenzen geschaffen.

3. Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern

Für die sichere, vertrauensvolle und nachweisbare Kontaktaufnahme wurde nochmals De-Mail beworben. In der Kürze der Zeit konnten zudem der Onlineantrag für Meldeauskünfte und die Online-Terminvereinbarung für die Bürgerämter, Zulassungs- und Führerscheinstelle eingerichtet werden.

Herr Lazar erläutert zudem die Schwierigkeiten bei den strategisch notwendigen  Beschaffungen von technischen Komponenten und der technischen Einrichtung und Betreuung der jeweiligen Maßnahmen.

Aufgrund der positiven Rückmeldungen, wird das Thema Teleheimarbeit von der TFD auch nach der Krise weiter verfolgt. Zunächst muss die TFD in einem geordneten Verfahren prüfen, ob eine Nutzung der während der Krise ausgehändigten Token weiterhin sinnvoll ist. Herr Lazar führt zu diesem Thema weiter aus, dass auch die Standardarbeitsplatzausstattung überdacht, sowie die notwendige Infrastruktur angepasst werden muss. Auch die digitale Aktenführung wäre für eine Erweiterung der alternierenden Teleheimarbeit Voraussetzung.

Abschließend berichtet Herr Lazar über den aktuellen Stand in Sachen Breitbandanbindung. Derzeit wurden alle Eigentümer, die für den förderfähigen Breitbandausbau in Frage kamen, per Anschreiben informiert. Bedingt durch die Corona-Pandemie wird es jedoch zu zeitlichen Verzögerungen beim Breitbandausbau kommen.

Herr Ciupka merkt an, dass die Digitalisierung auch Vorteile für die Umwelt haben kann und verdeutlicht dies anhand eines Beispiels. Auch findet Herr Ciupka die Digitalisierung des Sitzungsdienstes weiterhin sehr interessant.

Herr A. Böhm führt den Antrag der CDU-Fraktion detailliert aus.

Herr Gerbersmann merkt an, dass sich der Antrag mit der Intention der Verwaltungsspitze deckt. Herr Gerbersmann weist darauf hin, dass die Digitalisierung auch abhängig von der Persönlichkeitsstruktur der Mitarbeiter/-innen ist und prozessuale Grenzen haben kann. Dies führt Herr Gerbersmann mit Hilfe von Beispielen detailliert aus. Derzeit wird eine Abfrage vorbereitet, um die in den letzten Monaten gemachten Erfahrungen der Mitarbeiter/-innen zur Digitaliserung und Home Office auswerten zu können.  

Herr Feuerstack befürchtet ein Sicherheitsrisiko, wenn die Mitarbeiter/-innen mit ihren privaten Endgeräten im städtischen Netzwerk arbeiten.

Herr Thurau weist darauf hin, dass die entsprechenden Zugriffe ausschließlich über Terminal Server erfolgen und daher kein Sicherheitsrisiko besteht.

Herr Voigt hat zur Berichterstattung von Herrn Lazar folgende Fragen:

1. Wie lange wird es dauern, bis feststeht, welche Mitarbeiter/-innen dauerhauft von zu Hause aus arbeiten können?

2. Wie viele Mitarbeiter/-innen mussten während der Corona-Krise für das Home Office mit Geräten aus der Verwaltung ausgestattet werden?

3. Haben Bürger sich im direkten Kontakt mit der Verwaltung die Digitalisierung von bestimmten Vorgängen gewünscht?

4. Hat die Zulassungsstelle den plötzlichen Terminstopp schadlos überstanden?

Herr Lazar beantwortet die Fragen von Herrn Voigt wie folgt:

Zu 1. Nach der Sommerpause wird in einem geordneten Verfahren unter Beteiligung des Personalrats geprüft, welche Mitarbeiter/-innen dauerhauft im Home Office arbeiten können.

Zu 2. Nur vereinzelte Mitarbeiter/-innen mussten von der Verwaltung ausgestattet werden.

Zu 3. Es gab kaum Rückmeldungen.

Zu 4. Die ausgefallenen Termine wurden bereits nachgeholt und es scheint glimpflich ausgegangen zu sein.

Herr Stange merkt an, dass das von Herrn Lazar beschriebene Anschreiben zum Breitbandausbau bei den Eigentümern zu Irritationen geführt hat und bittet um Aufklärung.

Herr Lazar erklärt, dass es sich bei dem Schreiben um die Einholung einer Genehmigung des jeweiligen Eigentümers zur Errichtung eines Hausanschlusses durch die Fa. INEXIO handelt. Die Fa. INEXIO hat die Ausschreibung für den geförderten Breitbandausbau gewonnen und benötigt von den jeweiligen Eigentümern eine entsprechende Genehmigung. Diese wird durch einen Hausanschlussvertrag zwischen den beiden Parteine vereinbart. Herr Lazar betont ausdrücklich, dass durch die staatliche Förderung den Hauseigentümern keinerlei Kosten entstehen und es auch keine Verpflichtung zum Abschluss eines Tarifvertrages gibt. Dem Schreiben wurde auch eine FAQ-Liste zum Thema Breitband beigefügt. Für eventuelle Rückfragen zum Anschreiben steht Herr Schmidtke als Breitbandkoordinator gerne zur Verfügung.

Herr Gerbersmann erklärt ergänzend, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen die Adressdaten der Eigentümer nicht an die Fa. INEXIO weitergegeben wurden und daher das Anschreiben durch die Stadt Hagen versendet wurde.

Zur Vermeidung von Irritationen, schlägt Herr Böhm vor, einen Hinweis in die FAQ-Liste aufzunehmen, dass der Hausanschlussvertrag mit keinerlei Kosten verbunden ist.

Herr Lazar sichert zu, einen entsprechenden Hinweis in die FAQ-Liste aufzunehmen.

Herr Stange fragt, ob es schon Rückläufer zum Anschreiben gibt.

Herr Lazar informiert darüber, dass die Stadt Hagen keine Informationen zu Rückläufern hat, da die Verträge direkt mit der Fa. INEXIO geschlossen werden.

Herr Mechnich fragt, ob die im Auftrag der Bundesregierung vom Robert Koch Institut entwickelte Corona-App auf die dienstlichen Smartphones installiert wird.

Herr Gerbersmann befürwortet die Installation der Corona-App auf die dienstlichen Smartphones. Derzeit wird mit allen zu beteiligenden Stellen der Einsatz dieser App abgestimmt.

Herr Arutyunyan ist aufgefallen, dass beim Webauftritt der Taskforce Digitalisierung die Inhalte zum Thema Open Data unvollständig sind.

Herr Thurau merkt an, dass das Thema Open Data recht komplex ist und schlägt vor, in der nächsten Sitzung dieses Thema in einem eigenen Tagesordnungspunkt vorzustellen und zu beraten.

Herr Ciupka weist noch einmal auf den Antrag der CDU-Fraktion hin bittet um einen Beschluss.

Beschluss:

Der Fachausschuss IT und Digitalisierung bittet den Haupt und Finanzausschuss die folgenden Anregungen aufzugreifen und zu beraten:

Die Verwaltung wird beauftragt, …

1. … die organisatorischen und technischen Erfahrungen mit Teleheimarbeit aus der Corona-Krise auszuwerten.

Die Verwaltung wird gebeten, …

2. … zu prüfen, welche Arbeitsplätze auch nach der Corona-Pandemie dauerhaft auf alternierender Teleheimarbeit bzw. (Kombination aus Präsenz- und Home-Office-Zeiten) umgestellt werden können.

3. … zu prüfen, welche Arbeitsplätze auch nach der Corona-Pandemie dauerhaft auf permante Teleheimarbeit umgestellt werden können.

4. … darzustellen, wie die Führungskräfte auf das Thema „Führung auf Distanz“ vorbereitet werden können/sollen.

5. … zu prüfen, inwieweit das Raumprogramm der Verwaltung umgestaltet werden kann, um Flächen zu sparen.

Abstimmungsergebnis: