Beschlussvorlage - 0227/2009

Der Rat der Stadt nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zur Kenntnis.

Die Umsetzung erfolgt in der Ratssitzung am 26.03.2009.

Kurzfassung

 

Am 08.05.2008 hat der Rat der Stadt die Verwaltung beauftragt, die erforderlichen Schritte für die Vorbereitung und Durchführung des ersten Gesamtabschlusses für den Konzern Stadt vorzubereiten und umzusetzen sowie über den Fortgang der Arbeiten jährlich im Haupt- und Finanzausschuss/Rat der Stadt zu berichten.

Ähnlich wie bei der NKF-Einführung hat das Land NRW ein Modellprojekt (NKF-Gesamtabschluss) eingerichtet, das einen Leitfaden erstellt, der als Hilfestellung für die praktische Arbeit vor Ort konzipiert ist und die Aufstellung des ersten kommunalen Gesamtabschlusses unterstützt. Der Projektabschlussbericht  des Landes ist für August 2009 vorgesehen.

Zum 01.08.2008 hat der Oberbürgermeister das Projekt „Gesamtabschluss Stadt Hagen“ eingerichtet. Projektziel ist es, zum Stichtag 31.12.2010 bis zum 30.09.2011 einen ersten Gesamtabschluss für den Konzern Stadt Hagen aufzustellen. Das städtische Projektteam wird durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst&Young unterstützt. Zur Abstimmung mit den „Tochterunternehmen“, die in den Gesamtabschluss mit einbezogen werden, ist ein gemeinsamer Arbeitskreis gebildet worden. Das neue kommunale Finanzmanagement spricht bei den Beteiligungen von verselbständigten Aufgabenbereichen (vAB).

Um den Gesamtabschluss zu erstellen, hat die Gemeinde ihren Jahresabschluss und die Jahresabschlüsse aller verselbständigten Aufgabenbereiche zu konsolidieren, sofern diese nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Konsolidierung bedeutet, dass die Gemeinde mit den einzubeziehenden verselbständigten Aufgabenbereichen als fiktives, einheitliches Unternehmen betrachtet wird und die einzelnen Jahresabschlüsse zu einer Gesamtbilanz zusammengefasst werden. In der Gesamtbilanz werden die inneren Verflechtungen dieses „Konzerns“ herausgerechnet und die Vermögensgegenstände und Schulden unter gleichen Ansatz- und Bewertungsvorschriften  behandelt (Vollkonsolidierung). Zudem wird ein gemeinsamer Positionenplan (übergeordneter Gesamtabschluss-Kontenplan) erstellt.

Bei der Frage der Softwareunterstützung für den NKF-Gesamtabschluss hat sich  eine Softwareauswahl auch an den vorhandenen informationstechnischen Gegebenheiten der Stadt Hagen und deren „Töchter“ zu orientieren. Es ist beabsichtigt, noch in 2009 die Frage der Technikunterstützung zunächst mit den in der Verwaltung  Verantwortlichen aufzugreifen und anschließend im Rahmen der politischen Zuständigkeit zu entscheiden.

Die verschiedenen zu konsolidierenden vAB der Stadt Hagen wenden aus rechtlichen Gründen unterschiedliche Bilanz- und GuV-Gliederungsschemata an, die zumeist erheblich von den Gliederungsschemata der NKF-Bilanz und der NKF-Ergebnisrechnung abweichen. Aus diesem Grunde haben die einzelnen in den Gesamtabschluss als verbundene Unternehmen (Vollkonsolidierung) oder als assoziierte Unternehmen (Equity-Methode) eingehenden vAB bereits aus ihren Einzelabschlüssen (Handelsbilanz I) mit Hilfe des Positionenplans und unter Anwendung der NKF-spezifischen Ansatz- und Bewertungsvorschriften  jeweils die Kommunalbilanz II aufzustellen.

Im Rahmen des Gesamtabschlusses der Stadt Hagen gilt es, eine Vielzahl von Aufgaben zu berücksichtigen, welche sowohl auf Seiten der verselbstständigten Aufgabenbereiche, als auch auf Seiten der Stadt Hagen zu erledigen und zu koordinieren sind. Zur Qualitätssicherung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Koordination und Sicherstellung der Erledigung der Arbeitsschritte innerhalb der gesetzlichen Fristen dient die Gesamtabschlussrichtlinie. Hier werden Aufgaben und Organe genannt, durch welche die Aufgabenerledigung erfolgt. Ferner werden sowohl zeitliche als auch organisatorische Abläufe bezüglich der Aufgabenerledigung geregelt. Die Gesamtabschlussrichtlinie ist für die Stadt Hagen und deren verselbständigten Aufgabenbereiche verbindlich, soweit hier nicht spezialgesetzliche Regelungen entgegen stehen. In der Anlage 1 ist die Gesamtabschlussrichtlinie im Entwurfsstadium beigefügt.

Unter der Überschrift „Vom Gesamtabschluss zur Gesamtsteuerung“ greift das Landesprojekt auch die Frage nach der Gesamtsteuerung des Konzerns Stadt auf. Diese Themenstellung ist nicht im Projektauftrag des Projektes der Stadt Hagen enthalten. Die Frage nach einer Gesamtsteuerung geht dabei weit über die Erstellung der  Gesamtbilanz hinaus und betrifft das gesamte Ziel- und Planungssystem im Konzern Stadt.

Bei möglichen Instrumenten spricht das Landesprojekt insbesondere von quantitativen und qualitativen Zielvorgaben auf Produktbereichsebene und für die Beteiligungsgesellschaften. Diese Überlegungen sind zu verbinden mit dem bereits in Hagen existierenden Leitbild „Lebendiges Hagen“ und den für die Haushaltsplanung 2009  aufgestellten Zielen und Kennzahlen für ausgewählte Produktgruppen. Aufgrund der Haushaltssituation sind zudem  wesentliche Sparbeschlüsse als strategische Eckpunkte zu beachten.

Die anfallenden Arbeiten zur Realisierung der erstmaligen Erstellung eines Gesamtabschlusses für die Stadt Hagen sind in einer Meilensteinplanung gebündelt und auf Quartalsebene zusammengefasst worden. (siehe Anlage 2).

Der Einsatz des Wirtschaftsprüfungsunternehmens in den ersten 6 Monaten der Projektlaufzeit hat zwischenzeitlich gezeigt, dass der gewählte Beratungsansatz (Coachingansatz) von einem Tag je Monat nicht den erforderlichen Fortgang einer sach- und zeitgerechten Aufgabenerledigung sicherstellt. 

In den Bereichen der Grundlagenentwicklung und Konsolidierungsunterstützung ist ein deutlich verstärkter Beratungsbedarf erkennbar geworden. So erfordern beispielsweise die Gesamtabschlussrichtlinie und das Reporting Package eine tiefgreifende Auseinandersetzung mit den rechtlichen und betriebswirtschaftlichen Thematiken sowie den daraus abzuleitenden organisatorischen Abläufen. Die Klärung von konkreten Konsolidierungs- und Steuerfragen sowie die Kommunikation und Hilfestellung für die vAB bilden weitere Schwerpunkte der Beratungstätigkeit.


Auf der Basis der bisher gesammelten Erkenntnisse soll der Rahmen für die Beratungsleistung für den Gesamtzeitraum bis Ende September 2011 von bisher 38 auf 72 Beratertage erhöht werden.

Begründung

 

 

1.      Einleitung

 

Am 08.05.2008 hat der Rat der Stadt die Verwaltung beauftragt, die erforderlichen Schritte für die Vorbereitung und Durchführung des ersten Gesamtabschlusses für den Konzern Stadt vorzubereiten und umzusetzen sowie über den Fortgang der Arbeiten jährlich im Haupt- und Finanzausschuss/Rat der Stadt zu berichten.

 

Im Nachfolgenden gibt die Verwaltung einen Bericht über den Fortgang der Einführungsarbeiten sowie über die erforderliche Weiterentwicklung der Projektarbeit.

 

 

2.      Landesprojekt

 

Ähnlich wie bei der NKF-Einführung hat das Land NRW ein Modellprojekt (NKF-Gesamtabschluss) eingerichtet. Ihm gehören neben den Kommunen Düsseldorf, Essen, Solingen und Lippstadt noch der Kreis Unna als Modellkommunen an.

 

Das Modellprojekt erstellt einen Leitfaden, der als Hilfestellung für die praktische Arbeit vor Ort konzipiert ist und die Aufstellung des ersten kommunalen Gesamtabschlusses unterstützt. Das Landesprojekt soll aus einer modellhaften Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen Leitlinien für die Kommunen in NRW zur Integration der oft komplexen Beteiligungsstrukturen in eine „konsolidierte Gesamtrechnung“ für den „Konzern Kommune“ entwickeln, die auch bei anderen Kommunen Anwendung finden können.

 

Hierzu haben die Modellkommunen bereits bis Oktober 2008 den konzeptionellen Rahmen für einen kommunalen Gesamtabschluss auf Grundlage des NKF erarbeitet. In einem Zwischenbericht sollen alle Kommunen in NRW über die weiter gewonnenen Erfahrungen des Landesprojektes informiert werden. Der Projektabschlussbericht  ist für August 2009 vorgesehen.

 

Anhand des Zwischenberichtes (April 2009) und des Abschlussberichtes (August 2009) ist vorgesehen, die Hagener Aktivitäten und Ergebnisse mit denen des Landesprojektes abzugleichen und im Sinne eines „Qualitätssicherungschecks“ zu überprüfen.

 

 

3.      Stand der Projektarbeiten

3.1.  Organisation des Projektes

Zum 01.08.2008 hat der Oberbürgermeister das Projekt „Gesamtabschluss Stadt Hagen“ eingerichtet. Projektziel ist es, zum Stichtag 31.12.2010 bis zum 30.09.2011 einen ersten Gesamtabschluss für den Konzern Stadt aufzustellen.


Die Projektgruppe setzt sich wie folgt zusammen:

Projektleitung (zu 100 %)
Assistenzkraft (zu 70%)
Mitarbeit Gesamtabschluss (abnehmend: 70 – 10%)
Mitarbeit Gesamtabschluss (80%)
Leitung Beteiligungscontrolling (10%)
Leitung Finanzbuchhaltung (zunehmend: 20 – 40%)
Leitung Rechnungsprüfungsamt (zurzeit: 5%).

Da für die erstmalige Durchführung der anstehenden Aufgaben keine ausreichenden Erfahrungen vorliegen,  wird das Projekt durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst &Young unterstützt.

Die Aufstellung des Gesamtabschlusses erfordert eine enge Abstimmung der Stadt Hagen als „Konzernmutter“ mit den Beteiligungen in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form. Das neue kommunale Finanzmanagement spricht bei den Beteiligungen von verselbständigten Aufgabenbereichen (vAB).

Zur Abstimmung ist mit den „Tochterunternehmen“, die zum Konsolidierungskreis gehören (siehe Punkt 3.2.2 der Vorlage), ein gemeinsamer Arbeitskreis gebildet worden.

3.2.  Inhaltliche Aufgabenstellungen

3.2.1.                     Gesetzlicher Rahmen

3.2.1.1.                Grundsätzliches

Aufgrund der Regelungen im § 116 (1) der Gemeindeordnung Nordrhein-Westfalen (GO NRW) in Verbindung mit den §§ 49 - 52 der Gemeindehaushaltsverordnung Nordrhein-Westfalen (GemHVO NRW) hat die Stadt Hagen in jedem Haushaltsjahr für den Abschlussstichtag 31.Dezember einen Gesamtabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung aufzustellen. Dieser soll Auskunft über das gesamte Vermögen und die Schulden der Gemeinde einschließlich ihrer Betriebe geben.


Die gesetzlichen Regelungen sehen vor, dass dieser Gesamtabschluss, welcher  spätestens erstmalig für den  Abschlussstichtag 31.12.2010 aufzustellen ist, die in einer Kommune verselbständigten Aufgabenbereiche der Stadt Hagen mit einbezieht.

3.2.1.2.                Bestandteile des Gesamtabschlusses

Der Gesamtabschluss besteht aus der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtbilanz und dem Gesamtanhang. Er ist  um einen Gesamtlagebericht zu ergänzen und ihm ist ein Beteiligungsbericht nach § 117 (1) GO NRW beizufügen.

Entsprechend § 49 (3) i.V.m. § 38 (1) GemHVO sind die in einem Haushaltsjahr  dem kommunalen Konzern zuzurechnenden Erträge und Aufwendungen getrennt von einander in der Gesamtergebnisrechnung nachzuweisen. Für Inhalt und Struktur der Gesamtergebnisrechnung behalten die Regelungen zur Ergebnisrechnung im Jahresabschluss der Stadt Hagen grundsätzlich Gültigkeit.

Die Gesamtbilanz gibt nach § 49 (3) i.V.m. § 41 GemHVO Auskunft über das gesamte Vermögen und sämtliche Schulden des kommunalen Konzerns.

Im Gesamtanhang sind nach § 51 (2) GemHVO zu den Posten der Gesamtbilanz und der Gesamtergebnisrechnung die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden anzugeben. Sie sind so zu erläutern, dass sachverständige Dritte die Wertansätze beurteilen können. Des Weiteren sind Angaben zur Anwendung zulässiger Vereinfachungsregelungen und Schätzungen zu machen.

Dem Gesamtanhang ist eine Kapitalflussrechnung unter Beachtung des Deutschen Rechnungslegungs-Standards (DRS) beizufügen. Weitere Pflichtangaben ergeben sich aus der Anwendung der HGB-Vorschriften (§§ 300 – 309 und 311/312 HGB).

Im Gesamtlagebericht ist  entsprechend § 51 (1) GemHVO ein Überblick über den Geschäftsverlauf zu geben, der die wichtigsten Ergebnisse des Gesamtabschlusses sowie die Gesamtlage in ihren tatsächlichen Verhältnissen darstellt. Hierbei ist die Kommune verpflichtet, eine ausgewogene und umfassende, dem Umfang der Aufgabenerfüllung entsprechende Analyse der Haushaltswirtschaft unter Einbeziehung der verselbständigten Aufgabenbereiche und der Gesamtlage vorzunehmen. Auf Chancen und Risiken der künftigen Gesamtentwicklung der Kommune ist unter Angabe der zu Grunde liegenden Annahmen einzugehen.

Nach § 117 GO NRW und § 52 GemHVO hat die Stadt Hagen einen Beteiligungsbericht zu erstellen, in dem ihre wirtschaftliche und nichtwirtschaftliche Betätigung, unabhängig davon, ob verselbständigte Aufgabenbereiche dem Konsolidierungskreis des Gesamtabschlusses angehören, zu erläutern ist. Dieser Bericht ist jährlich bezogen auf den Abschlussstichtag des Gesamtabschlusses fortzuschreiben und dem Gesamtabschluss beizufügen.

3.2.1.3.                Verfahren und Fristen zur Aufstellung

Nach Aufstellung des Entwurfs des Gesamtabschlusses durch den Kämmerer und Bestätigung durch den Oberbürgermeister soll nach § 116 i.V.m. § 95 (3) GO NRW der Entwurf innerhalb von neun Monaten dem Rat zugeleitet werden (also erstmalig bis zum 30.9.2011).

Anschließend erfolgt eine Prüfung des Gesamtabschlusses durch den Rechnungsprüfungsausschuss.

Die Beratung und Bestätigung des geprüften Gesamtabschlusses durch den Rat soll bis spätestens 31.12.2011 erfolgen. Im Zusammenhang mit der Bestätigung entscheiden die Ratsmitglieder auch über die Entlastung des Oberbürgermeisters.

Danach erfolgt eine Anzeige des Gesamtabschlusses bei der Aufsichtsbehörde.

3.2.2.                     Konsolidierungskreis

Um den Gesamtabschluss zu erstellen, hat die Gemeinde ihren Jahresabschluss und die Jahresabschlüsse aller verselbständigten Aufgabenbereiche zu konsolidieren, sofern diese nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Konsolidierung bedeutet, dass die Gemeinde mit den einzubeziehenden verselbständigten Aufgabenbereichen als fiktives, einheitliches Unternehmen betrachtet wird und die einzelnen Jahresabschlüsse zu einer Gesamtbilanz zusammengefasst werden. In der Gesamtbilanz werden die inneren Verflechtungen dieses „Konzerns“ herausgerechnet und die Vermögensgegenstände und Schulden unter gleichen Ansatz- und Bewertungsvorschriften  behandelt (Vollkonsolidierung).

Ob eine verselbständigte Einheit in den Konsolidierungskreis gehört, hängt von der Überprüfung verschiedener Kriterien ab (Beteiligungsquote, einheitliche Leitung, Kontrollmöglichkeiten, Wesentlichkeit). Hierzu ist im Projekt ein Vorschlag erarbeitet und anschließend projektintern abgestimmt worden.

Aktuell gehören dem Vollkonsolidierungskreis folgende verselbständigte Aufgabenbereiche an:

·        HVG-Konzern (mit  Hagener Versorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH, Hagener Straßenbahn AG, HAGENBAD GmbH, Hagener Service GmbH, Sander Reisen GmbH, HABUS GmbH Verkehrsbetriebe, BSH Holding GmbH, Seniorenzentrum Buschstraße gGmbH, Jugendhilfe Selbecke gGmbH, Werkhof gem. GmbH, Hagener Werk- und Dienstleistung GmbH)

·        Stadtentwässerung Hagen SEH (AöR)

·        Gesellschaft für Immobilien und aktive Vermögensnutzung der Stadt Hagen mbH (G.I.V.)

·        Hagener gemeinnützige Wohnungsgesellschaft mbH

·        HUI GmbH Hagener Umweltservice- und Investitionsgesellschaft

·        HEB GmbH Servicegesellschaft mbH

·        Gebäudewirtschaft Hagen

·        HABIT Hagener Betrieb für Informationstechnologie – Systemhaus für Hagen und Ennepe-Ruhr. 

Die SEWAG ist ein sogenanntes assoziiertes Unternehmen, auf das die Stadt zwar maßgeblichen Einfluss hat, bei dem aber keine einheitliche Leitung/Kontrolle besteht. Die SEWAG gehört damit nicht in den Vollkonsolidierungskreis, sondern wird durch die At-Equity-Methode in die Gesamtbilanz einbezogen. Im Gegensatz zur Vollkonsolidierung erfolgt bei der At-Equity-Methode keine direkte Einbeziehung von Vermögenswerten, Schulden, Aufwendungen und Erträgen des Beteiligungsunternehmens in die Gesamtbilanz. Stattdessen findet eine Fortschreibung des Beteiligungsbuchwertes um die anteilig auf den Anteilseigner entfallenden Eigenkapitalveränderungen beim Beteilungsunternehmen statt.

 

Die verbleibenden verselbständigten Aufgabenbereiche (z.B. agentur mark GmbH, ARCADEON/HWW Seminar- und Tagungsbetrieb GmbH, Wirtschaftsförderung Hagen GmbH, Stadtbeleuchtung Hagen GmbH, Stadthallenbetriebs GmbH Hagen) werden mit ihren Anschaffungskosten (At Cost) in die Gesamtbilanz übernommen. 

3.2.3.                     Konsolidierungssoftware

Für den Gesamtabschluss der Stadt Hagen sind die einzelnen Jahresabschlüsse der verselbstständigten Aufgabenbereiche, die dem Konsolidierungskreis der Stadt Hagen angehören, in die Gesamtbilanz  der Stadt Hagen zu überführen.

Hierfür schreibt das Gesetz vor, dass die unterjährigen, wirtschaftlichen Beziehungen zwischen den verselbstständigten Aufgabenbereichen und der Stadt Hagen sowie zwischen den verselbstständigten Aufgabenbereichen selbst, eliminiert werden müssen. Außerdem wird es aufgrund der unterschiedlichen Rechtsgrundlagen beim Jahresabschluss (HGB bei den verselbstständigten Aufgabenbereichen, GemHVO und GO bei der Stadt Hagen) zu Neu- und Umbewertungen von Bilanzposten der Beteiligungen, gemäß der zu erstellenden Gesamtabschlussrichtlinie der Stadt Hagen, kommen.


Bei der Konsolidierung, Eliminierung und Umbewertung handelt es sich um komplexe Prozessschritte, die aufgrund der Größe des Datenvolumens und der Größe des Konsolidierungskreises nicht dauerhaft sinnvoll manuell zu bewältigen sind. Der Grund dafür liegt u. a. darin, dass bei oben genannten Neu- oder Umbewertungen ein Saldo zwischen der Bewertung des verselbstständigten Aufgabenbereiches nach HGB (Handelsbilanz) und der Bewertung der Stadt Hagen nach GemHVO und GO bei Überleitung in die Kommunalbilanz entsteht. Bei nicht Software unterstützter Konsolidierung ist dieser Saldo bei jeder Folgekonsolidierung, d.h. bei jedem weiteren Gesamtabschluss, manuell (z.B. via Excel) zu pflegen. Dadurch steigt mit jedem Jahr die Datenmenge an, die zu erfassen und bearbeiten ist. Parallel dazu erhöht sich das Fehlerpotential in der Datenerfassung und Datenverwertung.

Auch das Modellprojekt NKF- Gesamtabschluss des Landes NRW empfiehlt eine manuelle Lösung nur bei kleinen Kommunen mit einem entsprechend kleinen Konsolidierungskreis.

Bei der Frage der Softwareunterstützung für den NKF-Gesamtabschluss ist zunächst auf die fachlichen Anforderungen der Stadt Hagen abzustellen, da hier örtliche und unternehmerische Besonderheiten aufzunehmen, zu analysieren und zu werten sind. Dieser Prozess findet derzeit im Rahmen des Projektes gemeinsam mit den Beteiligten und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben statt.

Eine mögliche Softwareentscheidung kann jedoch nicht nur unter fachlichen und funktionalen Gesichtspunkten getroffen werden. Vielmehr ist darauf zu achten, dass eine Softwareauswahl sich auch an den vorhandenen informationstechnischen Gegebenheiten der Stadt Hagen und deren „Töchter“ zu orientieren hat. Zukunfts- und Marktsicherheit sind weitere Kriterien für die Auswahl. Letztlich sind sämtliche Überlegungen einer kritischen Kostenbetrachtung unterworfen.

Es ist beabsichtigt, noch in 2009 die Frage, in wie weit der NKF-Gesamtabschluss technikunterstützt werden soll,  zunächst  mit den in der Verwaltung Verantwortlichen aufzugreifen, um sie anschließend im Rahmen der politischen Zuständigkeit zu entscheiden. Auf der Grundlage der dann vorliegenden fachlichen Konzeption des NKF-Gesamtabschlusses für die Stadt Hagen wäre ggfs. im Rahmen der weiteren Arbeiten eine detaillierte Leistungsbeschreibung zu erstellen und die damit verbundenen Kosten für eine Softwareunterstützung zu ermitteln.

3.2.4.                     Positionenplan

3.2.4.1.          Grundlagen und Konzeption

Für den Gesamtabschluss hat die Stadt Hagen ihren Jahresabschluss nach § 95 GO und die Jahresabschlüsse des gleichen Geschäftsjahres aller verselbständigten Aufgabenbereiche (vAB) in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form, die in den Konsolidierungskreis mit einzubeziehen sind, zusammenzufassen.

Hierbei dient der Positionenplan zur Vorbereitung einer praxisorientierten konten-bezogenen Erfassung der Geschäftsvorfälle.

Der Positionenplan ist der übergeordnete Gesamtabschluss-Kontenplan. Somit ist er Grundlage und Instrument der Konsolidierung der Stadt Hagen und der verselbständigten Aufgabenbereiche für die Erstellung des gesetzlich geforderten Gesamtabschlusses.

Er stellt auf Kontenebene das Bindeglied zwischen den in den Einzelabschlüssen der vAB und der Kommune enthaltenen Posten der Bilanz und den Positionen der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Ergebnisrechnung und den Posten der Gesamtbilanz und Positionen der Gesamtergebnisrechnung dar.
Das heißt, dass im Positionenplan festgelegt wird, in welche Positionen der Gesamtbilanz und der Gesamtergebnisrechnung die Bilanz- und Ergebnisposten der zu konsolidierenden vAB und der Kommune eingehen sollen.

Die bei den verselbständigten Aufgabenbereichen in der Bilanz (HB I) dargestellten Aktiva und Passiva sowie die Erträge und Aufwendungen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV I) werden mit Hilfe des Positionenplans in eine einheitliche Struktur (Kommunalbilanz II) übergeleitet. Die nach der Überleitung einheitlich strukturierten Einzelabschlüsse werden im Anschluss daran zum sogenannten Summenabschluss zusammengeführt. Danach können dann im Rahmen der Konsolidierung die Bilanz und GuV-Posten, die infolge „konzerninterner bzw. gesamtabschlussinterner“ Beziehungen (Forderungen bzw. Verbindlichkeiten zwischen den zu konsolidierenden Unternehmen) entstanden sind, eliminiert werden.

Gemäß § 49 Abs. 3 GemHVO NRW ist für den NKF-Gesamtabschluss die Gliederung des NKF-Jahresabschlusses maßgeblich. Das bedeutet, dass der Aufbau des Positionenplans zum einen nach der Gliederung der Bilanz gemäß § 41 GemHVO NRW und zum anderen nach der Gliederung der Ergebnisrechnung gemäß § 38 i.V.m. § 2 GemHVO NRW auszurichten ist. Weitergehende Differenzierungen des Positionenplans sind aufgrund örtlicher Gegebenheiten zulässig.

3.2.4.2.          Anwendung

Die Stadt Hagen als Mutterunternehmen entscheidet über die Inhalte und die Gestaltung ihres Positionsplans eigenverantwortlich. Es wird dabei auf ein für die Vermittlung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzgesamtlage der Kommune geachtet. In diesem Zusammenhang ist auch der Grundsatz der Klarheit von erheblicher Bedeutung. Bei der Festlegung der notwendigen Differenzierung werden auch das Informationsinteresse der Adressaten des gemeindlichen Gesamtabschlusses und ihre gemeindliche Aufgabenerfüllung sowie ggf. besondere örtliche Gegebenheiten berücksichtigt.

Die verschiedenen zu konsolidierenden vAB der Stadt Hagen wenden aus rechtlichen Gründen unterschiedliche Bilanz- und GuV-Gliederungsschemata an, die zumeist erheblich von den Gliederungsschemata der NKF-Bilanz und der NKF-Ergebnisrechnung abweichen. Dies ist einerseits durch verschiedene Gesetze und Verordnungen vorgegeben, andererseits aber auch durch den Unternehmenszweck bedingt.

Aus diesem Grunde haben die einzelnen in den Gesamtabschluss als verbundene Unternehmen (Vollkonsolidierung) oder als assoziierte Unternehmen (Equity-Methode) eingehenden vAB bereits aus ihren Einzelabschlüssen (HB I) mit Hilfe des Positionenplans jeweils die Kommunalbilanz II aufzustellen.

3.2.5.     Gesamtabschlussrichtlinie

Im Rahmen des Gesamtabschlusses der Stadt Hagen gilt es, eine Vielzahl von Aufgaben zu berücksichtigen, welche sowohl auf Seiten der verselbstständigten Aufgabenbereiche, als auch auf Seiten der Stadt Hagen zu erledigen und zu koordinieren sind. Hierzu gehören beispielsweise die Übermittlung der geprüften Jahresabschlüsse und des Reporting Packages von den verselbstständigten Aufgabenbereichen an die Stadt Hagen. Das Reporting Package bestimmt, welche Daten in welcher Qualität zu welchem Zeitpunkt von wem zu liefern sind. Zur Qualitätssicherung der einzelnen Arbeitsschritte sowie zur Koordination und Sicherstellung der Erledigung der Arbeitsschritte innerhalb der gesetzlichen Fristen dient die Gesamtabschlussrichtlinie. Hier werden Aufgaben und Organe genannt, durch welche die Aufgabenerledigung erfolgt. Ferner werden sowohl zeitliche als auch organisatorische Abläufe bezüglich der Aufgabenerledigung geregelt. Die Gesamtabschlussrichtlinie ist für die Stadt Hagen und deren verselbständigten Aufgabenbereiche verbindlich, soweit hier nicht spezialgesetzliche Regelungen entgegen stehen.

Folgende Haupt-Themenblöcke werden in der Gesamtabschlussrichtlinie geregelt:

Ø      Vorbemerkung und Organisatorisches

Ø      Grundsätze ordnungsgemäßer Gesamtrechnungslegung (GoG)

Ø      Grundsätze der Einheitlichkeit

Ø      Bilanz

Ø      Ergebnisrechnung

Ø      Anhang

Ø      Kapitalflussrechnung

Ø      Eigenkapitalveränderungsrechnung

Ø      Beteiligungsbericht

Ø      Lagebericht

Ø      Konsolidierungsgrundsätze

In der Anlage 1 ist die Gesamtabschlussrichtlinie im Entwurfsstadium beigefügt. Zum jetzigen Zeitpunkt ist bisher lediglich der Punkt 1 „Vorbemerkung und Organisatorisches“ exemplarisch erarbeitet worden. Während der Projektlaufzeit wird die Gesamtabschlussrichtlinie sukzessiv, entsprechend den weiteren Erfahrungen der Projektgruppe sowie des Modellprojektes NRW, mit Inhalten gefüllt.

3.2.6.     Gesamtsteuerung

Mit Ratsbeschluss vom 08.05.2008 wurde die Verwaltung beauftragt, die erforderlichen Schritte zur Erstellung eines NKF-Gesamtabschlusses im Rahmen des Projektes „Gesamtabschluss der Stadt Hagen“ abzuarbeiten. „Eröffnungsbilanz“ und Gesamtabschluss sollen den Kommunen einen vollständigen Überblick über ihr Vermögen, ihre Schulden, sowie ihren Ressourcenverbrauch verschaffen. Sie gehören zur  methodischen Grundlage für eine verbesserte Gesamtsteuerung von Kernverwaltung und verselbständigten Aufgabenbereichen.

 

Unter der Überschrift „Vom Gesamtabschluss zur Gesamtsteuerung“ greift das Landesprojekt auch die Frage nach der Gesamtsteuerung des Konzerns Stadt auf. Diese Themenstellung ist nicht im Projektauftrag des Projektes der Stadt Hagen enthalten. Die Frage nach einer Gesamtsteuerung geht dabei weit über die Erstellung der  Gesamtbilanz hinaus und betrifft das gesamte Ziel- und Planungssystem im Konzern Stadt.

 

Bisher sind vom Landesprojekt noch keine konkreten Praxishinweise zur Gesamtsteuerung gegeben worden. Auch weist das Landesprojekt darauf hin, dass ein allgemein verbindliches Gesamtsteuerungsmodell den vielgestaltigen Steuerungsmöglichkeiten der Kommunen nicht gerecht werden kann und der kommunalen Selbstverwaltung entgegensteht. Die Gesamtsteuerung ist jedoch ein wesentliches Entwicklungsfeld, das schrittweise von den kommunalen Entscheidungsträgern zu erschließen ist.

 

Hierbei sind die Fragen „Wer ist für die Steuerung verantwortlich?“ und „Welche Steuerungsinstrumente sind anzuwenden?“ zu beantworten.

 

Bezüglich der Steuerungsstruktur stellt das Landesprojekt folgenden Vorschlag zur Diskussion:

Steuerungsstruktur

								Umsetzung als Zentral- oder Spartenmodell

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Entnommen: NKF-Gesamtabschluss c/o Innenministerium NRW

Praxisleitfaden zur Aufstellung eines NKF-Gesamtabschlusses Okt. 2008

Bei möglichen Instrumenten spricht das Landesprojekt insbesondere von quantitativen und qualitativen Zielvorgaben auf Produktbereichsebene und für die Beteiligungsgesellschaften.

Diese Überlegungen sind zu verbinden mit dem bereits in Hagen existierenden Leitbild „Lebendiges Hagen“ und den für die Haushaltsplanung 2009  aufgestellten Zielen und Kennzahlen für ausgewählte Produktgruppen. Aufgrund der Haushaltssituation sind zudem  wesentliche Sparbeschlüsse als strategische Eckpunkte zu beachten.

4.      Ausblick / Arbeits- und Zeitplan, Meilensteinplanung

Die anfallenden Arbeiten zur Realisierung der erstmaligen Erstellung eines Gesamtabschlusses für die Stadt Hagen sind in einer Meilensteinplanung gebündelt und auf Quartalsebene zusammengefasst worden. Für die Abarbeitung der Aufgaben wird die Meilensteinplanung jeweils für das laufende sowie die nächsten 1 – 2 Quartale in einem Zeit- und Maßnahmenplan auf Monatsebene heruntergebrochen (siehe Anlage 2)

Nach der Meilensteinplanung gliedern sich die abzuarbeitenden Aufgaben in vier Phasen:

Ø                  Startphase Projektvorbereitung

Ø                  Analysephase – Projektplanung

Ø                  Konzeptionsphase

Ø                  Realisierungsphase - Realisierung des Fachkonzeptes

 

Die Startphase / Projektvorbereitung ist zwischenzeitlich bereits abgeschlossen.

 

Zurzeit bearbeitet das gesamte Projektteam die Analysephase, die Projektplanung sowie die Konzeptionsphase. Hier wurden bereits bezüglich des Gesamtabschlusses Grundsatzfragen geklärt, z.B. im Umgang mit den verselbstständigten Aufgabenbereichen der Stadt Hagen. Ferner wurden die bisherigen Erfahrungen des Modellprojektes NRW in der Planung und Konzeption berücksichtigt und es wurde die Marktlage in Sachen Softwareunterstützung/Konsolidierungssoftware eruiert.

Ab dem 2. Quartal 2009 beginnt dann die Realisierungsphase. Der vorliegende Zeit- und Maßnahmeplan sieht für 2009 folgende Arbeitsschwerpunkte vor:

• Erarbeitung des Entwurfs einer Gesamtabschlussrichtlinie (siehe Anlage1).
  
  
• Erstellung eines Positionenplans.
  
  

·        Datenerfassung und Durchführung eines (Gesamt-) Summenabschlusses für 2008 (bestehend aus den Einzelabschlüssen der Stadt sowie der Beteiligungen). Hier bietet sich die Möglichkeit, die buchhalterischen und technischen Inhalte der Gesamtabschlussrichtlinie ein erstes Mal anzuwenden.

·        Konzeptionelle Überlegungen zur

-          Überleitungsrechnung

-          Kapitalflussrechnung

-          Kapital- und Schuldenkonsolidierung

-          Aufwands- und Ertragskonsolidierung und

-          Zwischenergebniseliminierung.

·        Vorgehensweise für eine möglicherweise anzuschaffende Konsolidierungssoftware, wie unter 3.2.3. dargestellt.

·        Vorbereitung des Probeabschlusses 2009 mit Gesamtergebnisrechnung, Gesamtbilanz etc.

·        Erarbeitung eines Reporting Package.

 

Im Jahr 2010 wird dann der Probeabschluss für das Jahr 2009 unter Berücksichtigung der zu eliminierenden Größen (Schulden, Gewinn, etc.) durchgeführt. Hier sollen - in enger Zusammenarbeit mit den verselbständigten Aufgabenbereichen – sämtliche Vorbereitungs- und Durchführungsaktivitäten erprobt werden. Gleichzeitig sollen wichtige Erfahrungen, auch bezogen auf die inhaltlichen Fragestellungen, für den ersten Gesamtabschluss gesammelt werden.

Aufbauend auf den Erkenntnissen und Erfahrungen des Probeabschlusses sind in den ersten 3 Quartalen 2011 die Arbeiten für den ersten Gesamtabschluss der Stadt Hagen für das Geschäftsjahr 2010 vorgesehen, damit der Gesamtabschluss, wie in der GO NRW gefordert, zum 30.09.2011 vorgelegt werden kann.

 

Parallel zu diesen Abschlüssen wird an der Fortführung und Verbesserung der Gesamtabschlussrichtlinie und der Klärung von Fragen und Problemstellungen in den verselbstständigten Aufgabenbereichen der Stadt Hagen, als ständige Projektaufgabe, zusammen mit dem Beteiligungscontrolling (OB/BC) gearbeitet.

Die Abarbeitung der bevorstehenden Aufgaben führt insbesondere bei der ersten Konsolidierung zu einem umfangreichen und zeitintensiven Abstimmungs- und Koordinierungsaufwand mit den im Konsolidierungskreis vorgesehenen verselbstständigten Aufgabenbereichen.

5.      Einsatz eines Wirtschaftsprüfungsunternehmens

Aufgrund der Tatsache, dass für die erstmalige Durchführung sämtlicher Arbeiten zum Gesamtabschluss innerhalb der Verwaltung keine ausreichenden Erfahrungen vorliegen, war für die Projektlaufzeit eine Beratung durch ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen vorgesehen im Umfang von einem Beratertag pro Monat. 

Der Einsatz des Wirtschaftsprüfungsunternehmens in den ersten 6 Monaten der Projektlaufzeit hat zwischenzeitlich gezeigt, dass die gewählte Beratung mit einem Coachingansatz von einem Tag je Monat nicht den erforderlichen Fortgang einer sach- und zeitgerechten Aufgabenerledigung sicherstellt. 

Während sich das eigentliche Coaching der Projektgruppe im angedachten Rahmen hält, ist insbesondere in den Bereichen der Grundlagenentwicklung und Konsolidierungsunterstützung ein deutlich verstärkter Beratungsbedarf erkennbar geworden. So erfordern beispielsweise die Gesamtabschlussrichtlinie und das Reporting Package eine tiefgreifende Auseinandersetzung mit der gesamten Materie sowie den daraus abzuleitenden organisatorischen Abläufen.

Die Klärung von konkreten Konsolidierungs- und Steuerfragen bei der erstmaligen Erarbeitung des Gesamtabschlusses sowie die Kommunikation und Hilfestellung für die vAB bilden weitere Schwerpunkte der Beratungstätigkeit.

Ein Vergleich mit Kommunen Nordrhein-Westfalens zeigt, dass hier Beraterkontingente von 100 und mehr Beratertagen veranschlagt wurden. Einzelne Städte gehen aber auch unterschiedliche Wege. Neben der Vergabe der gesamten Arbeiten zum Gesamtabschluss über Werkvertrag wurde auch die Variante gewählt, den Gesamtabschluss komplett von einer Beteiligung gegen Vollkostenerstattung erstellen lassen.

Auf der Basis der bisher gesammelten Erkenntnisse soll der Rahmen für die Beratungsleistung für den Gesamtzeitraum bis Ende September 2011 von bisher 38 auf 72 Beratertage erhöht werden. 

 

6.      Kostenübersicht für das Projekt Gesamtabschluss

 

Voraussichtliche Verteilung der Kosten  in T€	Stellen- umfang	2008 (Ist-Kosten)	2009	2010	2011
Projektleitung Assistenzkraft Mitarbeit Gesamtabschluss Mitarbeit Gesamtabschluss Beteiligungscontrolling Finanzbuchhaltung Rechnungsprüfungsamt   Beraterkosten	1,0 0,7 0,7-0,1 0,8 0,1 0,2-0,4 0,05	21 13 19   9   2   5   1   15	55 28 30 38   7 18 3   36	56 29 18 39   7 24 3   36	42 22   5 29   5 18 2   21
Gesamt	3,55-3,15	85	215	212	144

 

Finanzielle Auswirkungen

 

Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen

 

Es handelt sich um eine bereits laufende, gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme.

Zusätzliche finanzielle Aufwendungen entstehen in den Jahren 2009 – 2011 in einer

jährlichen Größenordnung von 21.000 – 36.000 € (siehe Seite 16 der Begründung).