Beschlussvorlage - 0571/2008

Der Rat nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis.

 

Kurzfassung

 

Die Verwaltung hat den Versandverteiler der Sitzungsunterlagen für verwaltungsinterne und externe Empfänger ab 01.01.2008 optimiert; dadurch können Papier- und Druckkosten um 15 % reduziert werden.

Die Verwaltung wird ab sofort die Darstellung der finanziellen Auswirkungen in neuen Verwaltungsvorlagen auf eine NKF-Struktur umstellen. Durch Komprimierung der Informationen können hierdurch künftig bis zu 6 Druckseiten je Vorlage eingespart werden.

 

Begründung

 

Versand von Sitzungsunterlagen

 

Mit Beschluss des Rates vom 11.10.2007 ist der Oberbürgermeister gebeten worden, den Papierversand der Sitzungsunterlagen innerhalb der Verwaltung einzustellen, künftig nur noch die doppelseitig bedruckte Einladung zu den Sitzungen zu versenden und dem Rat nach einem halben Jahr einen Erfahrungsbericht vorzulegen.

 

Eine vollständige Überprüfung der Versandverteiler aller politischen Gremien hat ergeben, dass bereits in der Vergangenheit eine deutlich erkennbare Differenzierung zwischen dem Druck und Versand von Einladungen, Vorlagen, Niederschriften und kompletten Sitzungspaketen innerhalb der Verwaltung stattgefunden hat und bei der jeweiligen Auflagenhöhe auch der geringere Bedarf an nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen berücksichtigt wurde.

 

Nach der vorgenommenen Analyse verteilte sich die Druckauflage wie folgt:

 

Empfängerkreis 1

Politische Mandatsträger (incl. Fraktionsgeschäftsstellen) gem. Geschäftsordnung des Rates = 47,5 % der Gesamtauflage

 

Empfängerkreis 2

Örtliche und überörtliche Medien, zentrale Archivierung, Bürgerämter (für Bürgerservice) = 14,5 % der Gesamtauflage

 

Empfängerkreis 3

Verwaltungsinterne Dienststellen, städtische Töchter, andere Behörden = 38 % der Gesamtauflage

 

Für den Empfängerkreis 3 ist der Bedarf bzw. die Notwendigkeit von Druckexemplaren unter Berücksichtigung der Informationsmöglichkeiten mittels Allris dezidiert hinterfragt worden.

 

 

 

Im Ergebnis konnte die Druckauflage für diesen Empfängerkreis ab Januar 2008 um rd. 40 % reduziert werden.

 

 

Eine weitere Reduzierung bzw. vollständige Einstellung des Vorlagendruckes für interne Verwaltungsempfänger wird zur Zeit nicht angestrebt, da aus unterschiedlichsten Gründen noch Bedarf an der Papierform besteht. Der Mitdruck einer Vorlage in der Druckerei ist in diesen Fällen wirtschaftlicher, als die Einzelerzeugung aus Allris auf einem Arbeitsplatzdrucker.

 

Die Druckkostenanteile verteilen sich wie folgt:

 

                                                                                                    Druckkostenanteil

2007                                                     neu

 

Empfängerkreis 1                                                               35.150 €                    35.150 €

 

Empfängerkreis 2                                                               10.750 €                    10.750 €

 

Empfängerkreis 3                                                               28.100 €                    17.100 €

 

Gesamt                                                                                74.000 €                    63.000 €

 

Durch die vorgenommene Optimierung für interne und externe Empfänger konnte die Gesamtauflage um rd. 15 % reduziert werden. Gemessen an den Druckkosten für die Sitzungsunterlagen in 2007 werden künftig rd. 11.000 Euro jährlich eingespart.

 

 

 

Darstellung der finanziellen Auswirkungen

 

Die Darstellung der finanziellen Auswirkungen in Verwaltungsvorlagen ist bisher kameral geprägt. Die Verwaltung beabsichtigt, diese Darstellung auf eine NKF-Struktur entsprechend Seite 4 dieser Vorlage umzustellen. Ergänzende Informationen zum Stellen- bzw. Personalbedarf sind auch weiterhin vorgesehen.

Mit Ausnahme von „Altvorlagen“ wird die Darstellung ab sofort im neuen Format erfolgen.

 

Durch Komprimierung der Informationen können diese künftig übersichtlich auf einer Seite, in Ausnahmefällen auf max. 2 Seiten, abgebildet werden. Im Vergleich zur aktuellen Lösung können damit bis zu 6 Druckseiten eingespart werden.

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

X	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen

 

Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit		Fiskalische Bindung
	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung		Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonst.
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung		Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe		Ohne Bindung
	Vertragliche Bindung

 

1)  Gesamtkosten der Maßnahme/ Aufwand

0,00 €

a)  Zuschüsse Dritter

0,00 €

b)  Eigenfinanzierungsanteil

0,00 €

2)  Investive Maßnahmen

Die Finanzierung der Maßnahme ist gesichert/ soll gesichert werden durch

Veranschlagung im investiven Teil des

Teilfinanzplans

, Teilfinanzstelle

Jahr

lfd Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Betrag

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

0,00 €

3)  Konsumtive Maßnahmen

Die Finanzierung der Maßnahme ist beantragt zum/ vorgesehen im

Ergebnisplan

Produktgruppe

Aufwandsart

Produkt:

4)  Folgekosten

a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil

0,00€

(nur bei investiven Maßnahmen)

b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr

0,00€

c) sonstige Betriebskosten je Jahr

0,00€

d) personelle Folgekosten je Jahr

0,00€

Stellen-/Personalbedarf:

Anz.

Stelle(n) nach BVL-Gruppe

Bewertung

sind im Stellenplan

Jahr

einzurichten

Anz.

üpl. Bedarf(e) in BVL-Gruppe

Bewertung

sind befristet bis

Datum

anzuerkennen

e) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen)

0,00€

Zwischensumme

0,00€

abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr

0,00€

Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt

0,00€

5)  Bilanzielle Auswirkungen (von der Kämmerei auszufüllen)

 

	Anz.	Stelle(n) nach BVL-Gruppe	Bewertung	sind im Stellenplan	Jahr	einzurichten
	Anz.	üpl. Bedarf(e) in BVL-Gruppe	Bewertung	sind befristet bis	22.88.2008	anzuerkennen