Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

 

Begründung

In der Sitzung des Personalausschusses vom 12.02.2004 wurde das Gutachten zur “Beurteilung der Aufgabenwahrnehmung” im Amt für öffentliche Sicherheit, Verkehr und Personenstandswesen der Stadt Hagen des Institutes für Verwaltungswissenschaften vorgestellt. Die Verwaltung wurde aufgefordert, dem Rat zur Sitzung am 11.03.2004 eine Liste vorzulegen, aus der hervorgeht, wann die dort von den Gutachtern vorgeschlagenen Maßnahmen der Politik vorgestellt werden. Die Maßnahme “Einsparung Personal Kfz.-Zulassungsbehörde” ist danach für Juli 2004 vorgesehen.

 

Sachverhalt

Das Institut für Verwaltungswissenschaften e.V. (ifV) geht in seinem Gutachten  vom 24.07.2003

 

“von einem Einsparpotenzial von 5 Stellen aus.” (Gutachten, S. 64)

 

Diese Aussage bezieht sich auf die Gesamtzulassung in der Stadt Hagen, also sowohl auf die zentrale Zulassungsstelle als auch auf die Bürgerämter.

 

Empfehlungen des ifV

Als Voraussetzung zur Realisierung der vorgeschlagenen Stellenkürzungen empfiehlt das ifV:

 

“... den tatsächlichen Zeitaufwand für Tätigkeiten in der Produktgruppe “Kfz-Angelegenheiten” in den Bürgerämtern zu ermitteln, damit eine genaue Berechnung zum Personalbedarf erfolgen kann. (Empfehlung 32, S. 64);

 

... die Anzahl der Stellen für die Sachbearbeitung im Rahmen des Produkts der Zulassungen  zu überprüfen. (Empfehlung 34, S. 65);

 

... die Einführung von technischen Möglichkeiten, z.B. in Form von EDV-Programmsystemen zur Erleichterung der Arbeiten der Kfz-Angelegenheiten zügig zu realisieren. (Empfehlung 33, S. 64) und

 

... alle möglichen Buchstaben- und Ziffernkombinationen für die Kraftfahrzeughalter freizugeben und dies auch durch Publikationen öffentlich zu machen. Das hat jedoch zur Konsequenz, dass das örtliche Fahrzeugregister auf ein digitales und mit dem derzeitigen Programm kompatibles System umgestellt wird.” (Empfehlung 35, S. 66).

 

Ø      Personalkosteneinsparungen

 

Problembeschreibung

Die ifV hatte den Auftrag, Standards zu vergleichen oder ggf. zu entwickeln. Dazu sollten ausdrücklich keine Organisationsuntersuchungen durchgeführt werden. Soweit Aussagen zu vorhandenen Standards getroffen wurden, sollte eine Empfehlung über  evtl. anschließende Untersuchungen erfolgen. Vergleiche konnten somit nur mit vorhandenen Unterlagen erfolgen, die leider auf Statistiken von nur 3 Städten in NRW und von 19 Kreisverwaltungen in Baden-Württemberg (S. 62) beruhen. Die Grundlagen der herangezogenen Statistiken sind nicht bekannt. Daher wurden auch die Empfehlungen Nr. 32 ( S. 64), Nr. 33 (S. 64) und Nr. 34 (S. 65) ausgesprochen.

 

Realisierungsstand

Um gesicherte Konsolidierungskonsequenzen im Sinne der ifV- Empfehlungen ziehen zu können, hat sich die Verwaltung dem interkommunalen Vergleichsring “Kfz-Zulassung – Städte mit 200.000 Einwohnern” der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung) angeschlossen. Der Vergleichsring ermöglicht den Einstieg in das Berichtswesen durch die Entwicklung und Konsolidierung des Kennzahlensystems “Kfz-Zulassungswesen” mit exakter Beschreibung der Grund- Struktur- und Kennzahlen. Damit werden die Kosten für ein aufwendiges Reorganisationsgutachten vermieden. Der Vergleichsring ermöglicht die Bildung von Schlüsselkennzahlen wie

-         Kostendeckungsgrad

-         Anzahl der Zulassungen je Vollzeitstelle

-         Personalkosten je Zulassung

 

Und damit die Vergleichsmöglichkeit zwischen Gemeinden unter gleichen Voraussetzungen, hier auch unter Einbeziehung der Bürgerämter.

 

Nach der mit der KGSt abgeschlossenen Projektvereinbarung sieht der Ablaufplan für den Frühsommer 2005 die Herausgabe des Abschlussberichtes vor. Enthalten sein wird dabei auch eine erste Datenanalyse und eine Stärken- und Schwächeanalyse. Auch innovative Ideen und Anregungen aus dem Erfahrungsaustausch werden mit einfließen.

 

Zur Zeit befindet sich der Vergleichsring in der Phase der Probeerhebung für das Kennzahlensystem auf der Basis der Jahreswerte 2003.

Diskussion und Auswertung der Ergebnisse der Probeerhebung finden im Sommer des Jahres statt. Die erforderliche Überprüfung und die  Nacherhebungen einzelner Daten ist für den Herbst 2004 geplant. Parallel wird die von der KGSt entwickelte Mitarbeiter-/ Kundenbefragung durchgeführt.

Ende 2004 werden die Ergebnisse der Mitarbeiter-/ Kundenbefragung und der Probeerhebung für das Jahr 2003 ausgewertet unter gleichzeitiger erster Daten-, Stärken- und Schwächeanalyse.

 

Somit kann frühestens Anfang 2005 mit ersten Tendenzen operiert werden. Dann sind  auch zuverlässige Schlussfolgerungen in Bezug auf  die vorgesehenen Stellenkürzungen/Personalkostenreduzierungen möglich.

 

 

Ø      Digitalisierung der Papier-Kfz-Zulassungskartei

 

Problembeschreibung

Ursprünglich ergibt sich aus dem Gutachten des ifV bei seiner Personalbedarfsberechnung für den Aufgabenbereich Zulassung

 

 “...aufgerundet ein personelles Einsparpotenzial

von 7,08 Stellen (Mitarbeitende)

in der Zulassungsbehörde der Stadt Hagen...”. (S. 63, 64)

 

Da allerdings das örtliche Fahrzeugregister (zentrale Registratur) immer noch in Papierform geführt wird, wird hierfür ein Stellenbedarf von zusätzlich 2 Stellen unterstellt (S. 64).

 

Die Digitalisierung der Papierkartei bringt eine wesentliche Verbesserung der Ablauforganisation mit sich: ò  Archivierung durch die SachbearbeiterInnen über Scanner, ò Zugriff auf die Fahrzeugakte über PC ohne zusätzliche Laufwege in den Archivraum, ò Die Aktenführung durch speziell eingesetztes Personal kann entfallen, ò Zugriff auf die Fahrzeugdaten für die Bürgerämter. Dadurch bedingte erweiterte Aufgabenwahrnehmung.

 

 

Realisierungsstand  

Die Zentrale Steuerung hat HABIT nun mit Verfügung vom 17.03.04 beauftragt, den Einsatz eines digitalen Archivierungsprogramms für die Fahrzeugakten-Papier-Kartei zu prüfen. Das anzuschaffende System soll mit dem in der Zulassung eingesetzten PC-Programm kompatibel sein. Zur Zeit finden Sondierungen statt, um zu ermitteln, welche geeigneten Angebote sich auf dem Markt befinden.

 

Der Abschlussbericht zum Projekt ist gegen Ende des dritten Quartals 2004 geplant, so dass im Spätherbst entsprechende Ergebnisse zu erwarten sind.

 

 

X	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.