Beschlussvorlage - 0398/2008

Die Verwaltung wird zukünftig die Durchführung von IT-Projekten auf Basis des Projektmanagement-Handbuchs durchführen. Projektstrukturen und –aufgaben werden anhand der spezifischen Rahmenbedingungen und des Grads verwaltungsweiter Bedeutung skaliert.

 

HABIT wird beauftragt, die Entwicklung des Projektmanagement-Handbuchs fortzuführen.

 

Kurzfassung

 

Die Durchführung von IT-Projekten entfaltet in ihren Feldern Markt­sondierung, Ausschreibung bzw. Auswahl, Beschaffung, Installation und Einführung eine Komplexität und Dynamik, die ohne organisatorische Unterstützung vom technischen Betrieb nur mit erheblichem, zusätzlichem Risiko geschultert werden kann.

 

Der Erfolg der Durchführung hängt allerdings wesentlich von den organisatorischen Grundlagen ab: Das Customizing der Software und die Beratung durch den Hersteller sind unzureichend ohne zuvor festgeschriebene Zielvorstellungen. Dabei sind zahlreiche Konzepte des Projektmanagements in gereifter und wissenschaftlich begründeter Form gängig.

 

In der Sitzung vom 4.12.2007 hat der Betriebsausschuss HABIT die Einführung eines solchen Projektmanagement-Konzepts auf Basis bestehender Best-Practice-Referenzmodelle gefordert.

 

HABIT hat hierzu das in der Anlage im ersten Teil „Grundlagen“ vorliegende Projektmanagement-Handbuch verfasst, anhand dessen die Phasen einer Projektabwicklung definiert und skizziert werden. Die Vorlage stellt diesen ersten Teil zur Diskussion.

 

Der zweite Teil wird die Vorgehensweise und Methodik zur Zielerreichung beschreiben. Das Projekthandbuch in seiner Endfassung wird, skalierbar je nach Umfang zukünftiger Projekte, Grundlage der Durchführung von IT-Projekten in der Stadtverwaltung Hagen.

 

Der erstmalige Einsatz des Konzepts ist mit der Einführung eines Dokumenten-/ Vorgangsmanagementsystems beabsichtigt, das in gesonderter Vorlage behandelt wird.

 

 

Begründung

 

Entsprechend dem Beschluss des Betriebsausschusses HABIT vom 4.12.2007 wird die Verwaltung die Einführung eines Archivierungs-, Dokumenten- und Vorgangsmanagementsystems im Rahmen eines Projektmanagements nach gängigen wissenschaftlichen Erkenntnissen durchführen. Die Grundlagen und Erkenntnisse des Projektmanagements sind für zukünftige Projekte weiterzuverwenden, dabei ist anhand der Rahmenbedingungen des jeweiligen Projekts bestimmbar, in welchem Umfang Projektorganisation, Methoden, Ressourcen, Hilfsmittel, etc. einzusetzen sind.

 

Mithin wird die Durchführung dieses Projekts konsequent anhand des von HABIT in Teilen erstellten und weiterhin zu vervollständigenden „Handbuchs Projektmanagement“ durchgeführt. Das Handbuch verbindet die Vorteile der meisten etablierten Methoden, eignet sich deren Verfahrensweisen allerdings nicht kompro­misslos an. Grund hierfür sind die – oftmals von kommunalen Vorstellungen abwei­chenden – ursprünglichen Ziele ihrer Urheber, die Projekte in weltumspannenden Konzernen oder Institutionen auf Regierungsebene realisiert haben.

 

Externe Unter­stützung wird mindestens bei der erstmaligen Projektabwicklung entsprechend der festgelegten Methodiken in Betracht gezogen, ggf. bei Schulung der Projektteam-Mitglieder. Die  Skizzierung dieser Methodiken beruht neben der wissenschaftlich-theoretischen Grundlage auf den bisher gewonnenen Erkenntnissen und Vorschlägen ohne Anspruch auf Vollständigkeit und wird daher ausdrücklich unter dem Vorbehalt weiteren Erkenntnisgewinns vorgetra­gen.

 

Das Projektmanagement-Handbuch in seiner Endfassung wird, skalierbar je nach Umfang zukünftiger Projekte, Grundlage der Durchführung von IT-Projekten in der Stadtverwaltung Hagen. In seiner derzeitigen ersten, hier vorgestellten Fassung beinhaltet es die Beschreibung aller Phasen

1. Projektvorbereitung,
2. Initialisierung,
3. Planung,
4. Realisierung und
5. Abschluss.

Die detaillierte Methoden-Beschreibung folgt.

 

Die Ausformung eines geregelten Projektcontrollings ist dabei ebenso Zielsetzung des Projekt-Handbuchs wie die transparente und nachvollziehbare Protokollierung des Projektfortgangs in einer für die (politischen) Aufsichtsgremien geeigneten Form.

 

 

Zu dem Antrag der CDU-Fraktion vom 07.11.2007 ist Folgendes anzumerken:

 

zu 1.

Bei den genannten Konzepten CMMI, CoBIT und ITIL handelt es sich um strategi­sche Instrumente zur Steuerung eines Betriebes, die weit über die Organisation von einzelnen Projekten hinausgehen. Die Einführung eines solchen Konzeptes in einem Betrieb ist ein eigenständiges Großprojekt und darf nicht unterschätzt werden. Zu bedenken ist, dass diese Konzepte für große Wirtschaftsunternehmen geschaffen wurden und die Anforderungen einer öffentlichen Verwaltung in vielen Bereichen nicht abbilden.

 

Möglichkeiten der Kooperation mit vorhandenen oder ggf. neuen Partnern werden geprüft und bei Vorteilserlangung durchgeführt.

 

Die Orientierung an bestehenden Standards ist obligatorisch.

 

zu 2.

Ein Projektstrukturplan kann erst entwickelt werden, wenn die dafür nötigen Kennt­nisse vorliegen (siehe Handbuch Projektmanagement), dies ist zum jetzigen Zeit­punkt nicht der Fall.

 

Die Forderungen nach klaren Verantwortlichkeiten, Reporting, Zeit- und Ressour­cenplanung, Risikomanagement und Projektcontrolling werden durch die im Hand­buch Projektmanagement vorgeschlagene Vorgehensweise erfüllt.

 

zu 3.

Die Hinzuziehung von externen Beratern ist nicht in jedem Fall projektfördernd. Sie kann aber durchaus ein wichtiges Hilfsmittel sein und wird in jeder Projektphase er­neut geprüft.

 

zu 5.

Das Handbuch Projektmanagement ist kein starres Werk, sondern wird nach dem Abschluss jedes Projekts fortgeschrieben und um die positiven und negativen Erfah­rungen der Vorgängerprojekte ergänzt, so dass eine einheitliche Richtlinie mit stän­diger Aktualität (auch im Hinblick auf die einzusetzenden Methoden und Techniken) vorliegt.

 

 

Finanzielle Auswirkungen

 

x	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.