Beschlussvorlage - 0466/2008

Die Samstagsöffnung des Zentralen Bürgeramtes wird wegen der guten Nachfrage durch die Bürgerinnen und Bürger fortgeführt.

 

Realisierungstermin: 12.07.2008

Kurzfassung:

 

Die Verwaltung berichtet in dieser Vorlage über die Erfahrungen mit der Samstagsöffnung des Zentralen Bürgeramtes und schlägt vor, diesen Service mit Änderung der Öffnungszeiten auf 09:30 Uhr bis 12:30 Uhr fortzusetzen.

 

Begründung

 

1. Einführung:

Die Verwaltung hat mit der erstmaligen Samstagsöffnung am 7. Juli 2007 den Beschluss des Rates umgesetzt, das Zentrale Bürgeramt im Zusammenhang mit dem Leitziel einer bürgerfreundlichen Verwaltung an Samstagen unter den in der Vorlage 0876/2006 aufgeführten Rahmenbedingungen zunächst für ein Jahr zu öffnen. Ein Erfahrungsbericht sollte nach ca. einem 3/4 Jahr des Betriebes vorgelegt werden.

 

2. Erfahrungen:

 

2.1 Besucherzahlen und Dienstleistungen: (Siehe Statistik Anlage 1)

Durchschnittlich suchen 112 Bürgerinnen und Bürger (Stand 3.5.2008) das Zentrale Bürgeramt an Samstagen auf (66 Aufrufnummern mit durchschnittlich 80 Fällen sowie 46 Kurzkontakte an der Anmeldung/Information).

 

Dabei ist eine unterschiedliche Verteilung auf die einzelnen Stunden festzustellen. Während die Nachfrage direkt zu Beginn um 10:00 Uhr sowie in den ersten beiden Stunden sehr groß ist (um 10:00 Uhr: durchschnittlich 14 Bürger mit Aufrufnummer; 10:00 Uhr bis 11:00 Uhr: 23 BürgerInnen; 11:00 Uhr bis 12:00 Uhr: 19 BürgerInnen), lässt sie in der letzten Stunde ab 12.00 Uhr deutlich nach (10 BürgerInnen). Darüber hinaus ist festzustellen, dass in der erste Stunde vor allem Kfz-Angelegenheiten nachgefragt werden, die insgesamt ca. 26 % der Fälle ausmachen. Den größten Block der gefragten Dienstleistungen machen die Melde-, Pass- und Ausweisangelegenheiten mit 54 % aus.

 

Probleme mit den samstags nicht angebotenen Dienstleistungen wie den Standesamtsurkunden sind nicht zu verzeichnen.

 

2.2 Wartezeiten und Anzahl der Mitarbeiter

Die Wartezeiten sind mit durchschnittlich 28 Minuten als sehr hoch zu bezeichnen. Die Verwaltung führt das auf die bereits unter 2.1 näher beschriebene Häufung von bearbeitungsintensiven Kfz-Angelegenheiten zurück, die gleich zu Beginn der Öffnungszeit einen „Stau“ verursachen. Dieser kann, trotz der Erhöhung der Mitarbeiterzahl von den in der Ratsvorlage vorgesehenen drei auf sechs Dienstkräften, während der ersten zwei Stunden kaum abgearbeitet werden.

 

 

 

 

 

2.3. Öffnungszeiten

Mit dem Beginn der Öffnungszeit wurde bewusst an die Öffnungszeiten des Einzelhandels angeknüpft. Die erhöhte Nachfrage zu Beginn der Öffnungszeit weist darauf hin, dass eine große Zahl der Besucher entweder nur das Bürgeramt aufsuchen oder aber vor dem „Einkaufsbummel“ die behördlichen Angelegenheiten erledigt wissen möchte. Wie bereits oben beschrieben, ist in jedem Fall festzustellen, dass gerade zu Beginn der Öffnungszeit ein bemerkenswerter Teil der Bürger das Angebot der Kfz-Dienstleistungen in Anspruch nimmt. Ein Zusammenhang mit einem Einkauf ist zumindest bei diesen Besuchern wohl nicht herstellbar.

Die Verwaltung wird deshalb im Falle der Fortsetzung der Samstagsöffnung die Öffnungszeiten auf 09:30 – 12:30 Uhr verschieben. Damit könnte sowohl dem Wunsch der reinen Behördenbesucher auf eine möglichst frühe Bearbeitung ihrer Anliegen als auch dem Wunsch der Innenstadtbesucher nach einer Verbindung von Behördenbesuch und Einkaufsbummel Rechnung getragen werden.

 

2.4. Kosten

 

2.4.1 Personaleinsatz

Aufgrund der recht großen Nachfrage sowie der Häufung an bearbeitungsintensiven Fällen hat die Verwaltung die Anzahl der Dienstkräfte von den in der Vorlage vorgesehenen drei Dienstkräften auf sechs erhöht, um den anfänglich höheren Wartezeiten zu begegnen. Bei einer durchschnittlichen Arbeitszeit von ca. 4:30 Std. je Mitarbeiter fielen pro Samstag 27 Stunden Arbeitszeit an. Daher konnte die Einsparung einer halben zum Fortfall vorgesehenen Stelle (Kosten rund 20.000 €) nicht realisiert werden.

 

Die Abdeckung des Personals einschließlich des über die halbe Stelle hinausgehenden, tatsächlichen Bedarfs erfolgt aus dem vorhandenen Personal in den Bürgerämtern.

 

2.4.2 Energie

Die Energiekosten (Wärme und Strom) beliefen sich für das Jahr 2007 bei halbjähriger Öffnung auf ca. 1.208 €. 2008 ist mit Kosten von 2.415,-€ / Jahr zu rechnen.

 

2.4.3 Reinigung

Die tatsächlichen Reinigungskosten betrugen für 24 Öffnungssamstage für das Jahr 2007 1343,04 €. 2008 ist bei Fortführung des Angebots mit Kosten in Höhe von ca. 3.208,-€ / Jahr zu rechnen.

 

2.4.4 Technik

Der HABIT hat bisher keine Kosten eingerechnet, auch weil keine Rufbereitschaft vorgehalten wurde. Die umfangreichen Datensicherungen wurden durch den HABIT so umgestellt, dass die Samstagsarbeit davon weitgehend unberührt geblieben ist. Abgesehen von einzelnen Problemen sind keine technischen Schwierigkeiten aufgetreten.

 

 

 

3. Fazit

Die Öffnung des Zentralen Bürgeramtes an Samstagen wird gut von den Bürgerinnen und Bürgern nachgefragt. Die Verwaltung empfiehlt daher, diesen Service bei Änderung der Öffnungszeit auf 9:30 Uhr bis 12:30 Uhr fortzusetzen.

Finanzielle Auswirkungen

 

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
X	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
X	Bereits laufende Maßnahme
		X	des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Neue Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
		X	Es entstehen Ausgaben
					einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr
				X	jährlich wiederkehrende Ausgaben
					periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen		EUR
X	Sachkosten	5623	EUR
	Personalkosten

Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:

HH-Stelle/ Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:
Energiekosten	2415	2600	2700	2700	2700
Reinigungs-kosten	3208	3300	3300	3300	3300
Eigenanteil:	5623	5900	6000	6000	6000

 

 

4. Finanzierung

Verwaltungshaushalt

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/ Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

X

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitions-
			programm vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

5. Personelle Auswirkungen
	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe	unbefristet/befristet ab/bis	Besetzung intern/extern	Kosten EUR *

 

	5.2 Stellenausweitungen
	Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe	Kosten EUR *

 

	5.3 Hebungen
	Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *

 

	5.4 Aufhebung kw-Vermerke
	Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe	Kosten EUR *

 

	5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
	Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe	Kosten EUR *

 

	5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
	Anzahl	BVL-Gruppe	Kosten EUR *

 

	5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
	Anzahl	BVL-Gruppe	Kosten EUR *

 

	5.8 Überplanmäßige Einsätze
	BVL-Gruppe	Zeitdauer	Umfang in Wochenstunden	Kosten EUR *

 

Summe Kosten 5.1 bis 5.8

 

 

 

	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13

           

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.