1.  Der Rat nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zur Kenntnis.

 

2.  Der Personalausschuss stimmt

 

·        der befristeten externen Einstellung von zwei zusätzlichen Vermessungsassessorinnen oder Vermessungsassessoren für die Zeit vom 01.06.07 – 31.05.08,

 

·        der befristeten Vertragsverlängerung eines bereits beschäftigten Vermessungsassessors bis zum 30.09.2008 sowie

 

·        als Ersatz einer vorzeitig ausscheidenden Vermessungsassessorin, der befristeten externen Einstellung einer Vermessungsassessorin bzw. eines Vermessungsassessors für die Zeit vom 01.06.07 – 31.05.08 zu.

 

Die Umsetzung der Vorlage erfolgt bis zum 30.06.2007.

Für die Realisierung einer ziel- und ergebnisorientierten Steuerung hat die Verwaltung zwischenzeitlich auch einen ersten Entwurf eines Budgetierungskonzeptes erstellt.

 

Weiterhin wird zurzeit an dem Entwurf eines Controllingkonzeptes/-systems gearbeitet. Damit soll ein umfassender Ansatz zu einer ziel- und ergebnisorientierten Steuerung aufgebaut werden.

 

Seit Ende Juni 2006 hat die Fa. Steria Mummert Consulting die Beratungen aufgenommen und unterstützt die Einführung der Betriebssoftware in Hagen. Auf Basis des Projektplanes haben die SMC-Beraterinnen und Berater gemeinsam mit der Stadt Hagen und den im Projekt SAP hierfür beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für die Ämter der 1. Welle folgende Aktivitäten erfolgreich durchgeführt:

 

§         Erarbeitung der für die Ämter der ersten Welle relevanten finanzwirtschaftlichen Geschäftsprozesse

§         Ermittlung und Dokumentation der von der Musterlösung abweichenden Funktionalitäten und organisatorischen Besonderheiten

§         Anpassung dieser Besonderheiten in der GKD-Lösung (Customizing)

§         Durchführung von Integrationstests zur Fehleranalyse und Fehlerbereinigung

§         Durchführung von System-Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die seit dem 02.01.2007 direkt im SAP-System arbeiten.

 

Der Abgabetermin für die Ausfertigung des NKF-Haushaltes 2007 wurde eingehalten. Das erste Ziel, die Ämter der ersten Welle zum 01.01.2007 mit der Anwendung der finanzwirtschaftlichen Software von SAP produktiv zu setzen, konnte erreicht werden.

 

Zeitgleich mit der Produktivunterstützung der Finanzbuchhaltung, der Zahlungsabwicklung und der Anwender (finanzwirtschaftliche Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter) in den Ämtern der ersten Welle, finden unter Beteiligung der Betriebswirtinnen und Betriebswirte der dezentralen Steuerungseinheiten und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kämmerei bereits die vorbereitenden Arbeiten mit den Ämtern der zweiten Welle statt.

 

Das Teilprojekt “Qualifizierung und Informationsmanagement” hat seit Beginn des Prozesses 2004 Führungskräfte, Teilprojektmitglieder und sonstige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt in Fragen des kaufmännischen Rechnungswesen, der Kosten- und Leistungsrechnung, der Bilanzbuchhaltung und der SAP- Anwendung qualifiziert.

 

Das Teilprojekt “Erfassung, Bewertung Bilanz” hat für die Ämter der ersten Welle termingerecht eine Vermögens- und Schuldenübersicht erstellt. Neben der körperlichen Inventur vor Ort und der erfolgreichen Einspielung der erhobenen Daten in die SAP-Software wurden für den weiteren Erfassungs- und Bewertungsaufwand in der Gesamtverwaltung Erfahrungen in den Bereichen der Pensionsrückstellungen (Einsatz einer speziellen Software), der Gebäudebewertung und der Ermittlung von Sonderposten gesammelt.

 

 

 

 

Aufgrund vergaberechtlicher Abstimmungsbedarfe ist die Vergabe der externen Bewertung des Straßenvermögens erst im Januar 2007 erfolgt. Die entsprechenden Erfassungsarbeiten beginnen daher erst jetzt. Trotzdem geht die Fachverwaltung davon aus, dass die entsprechenden Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen.

 

Zur Erfassung und Bewertung der bebauten und unbebauten Grundstücke wurde die städtische Bewertungsstelle seit Oktober 2005 aufgrund eines Ratsbeschlusses vom 30.6.2005 um zwei externe Fachkräfte für die Dauer von zwei Jahren verstärkt. Bereits in der damaligen Vorlage ist von der Verwaltung darauf hingewiesen worden, dass für die Bewertung insgesamt ein Bedarf von 9,1  Personenjahren besteht. Trotzdem hat die Verwaltung 2005 vorgeschlagen, zunächst mit 2 Fachkräften zu starten, damit unmittelbar mit den Arbeiten begonnen werden konnte.

 

Die nunmehr vorliegenden Erfahrungen der Bewertungsstelle zeigen allerdings deutlich, dass bei der gegenwärtigen Personalausstattung die für die Erstellung der Eröffnungsbilanz 2008 erforderlichen Bewertungen nicht abschließend erstellt werden können. Hierdurch würden erhebliche Vermögensgegenstände nicht rechtzeitig in die Bilanz aufgenommen werden können.

 

Daher unterbreitet die Verwaltung unter Ziffer 3.1. der Vorlage entsprechende personalwirtschaftliche Vorschläge zur Lösung dieser Frage.

 

 

 

 

1. Einleitung

 

Mit Beschluss des Rates vom 30.06.2005 wurde die Verwaltung u.a. damit beauftragt, die erforderlichen Schritte für die Einführung des Neuen kommunalen Finanzmanagements und den Einsatz der SAP – Finanzsoftware kurzfristig umzusetzen, um die termingerechte Einführung des NKF auf der Basis der SAP- Software sicherzustellen.

 

Im Nachfolgenden gibt die Verwaltung einen Bericht über den Fortgang der Einführungsarbeiten sowie über die erforderliche Weiterentwicklung der Projektarbeit.

 

2. Stand der Projektarbeiten

 

2.1. Arbeitskreis Steuerung

Die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements ist eng verknüpft mit einer Neuausrichtung der Steuerung. Hierzu gibt es einen ersten Verwaltungsentwurf (Hagener Produktbildung und –steuerung im NKF). Die Lenkungsgruppe hat daraufhin den Wunsch geäußert, diesen Entwurf  in einem Arbeitskreis (bestehend aus den Fraktionsgeschäftsführern, OB/A und NKF/SAP-Gesamtprojektleitung) nochmals zu überarbeiten.

 

Für die Realisierung einer ziel- und ergebnisorientierten Steuerung hat die Verwaltung zwischenzeitlich auch einen ersten Entwurf eines Budgetierungskonzeptes erstellt. Unter Budgetierung ist dabei ein Verfahren zur Aufstellung und Bewirtschaftung des Haushaltsplanes zu verstehen, das den Fachämtern / Fachbereichen bestimmte Ressourcen zur eigenverantwortlichen Bewirtschaftung überträgt.

 

Weiterhin wird zurzeit an dem Entwurf eines Controllingkonzeptes/-systems gearbeitet. Damit soll ein umfassender Ansatz zu einer ziel- und ergebnisorientierten Steuerung aufgebaut werden. Nach der Gemeindehaushaltsverordnung sind zukünftig für alle Teilpläne die entsprechenden Ziele und Kennzahlen abzubilden. Der Aufbau eines aussagekräftigen Ziel- und Kennzahlensystems erfordert jedoch eine gründliche und sorgfältige Auseinandersetzung mit den für einen Bereich relevanten Daten und Faktoren.

 

Die Arbeiten für die Umstellung der Ämter der ersten Welle haben gezeigt, dass für diese vertiefende Auseinandersetzung zur Zeit keine Kapazitäten eingeplant werden können, da die begrenzte Anzahl der handelnden Akteure bereits mit den (zusätzlichen) Arbeiten für die Einführung des NKF-Gesetzes, für die Einführung der Betriebssoftware SAP sowie für flächendeckende Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung intensiv belastet sind. Parallel dazu sind – von dem überwiegend gleichen Personenkreis – die verwaltungsinternen Leistungsverrechnungen auszugestalten.

 

Aufgrund der intensiven Vorarbeiten ist beabsichtigt, erst für den Haushaltsentwurf 2009 die erforderlichen Ziele und Kennzahlen in den Teilplänen vertiefend zu überarbeiten.

 

 

 

2.2. Kernprojekt

 

Nach der bereits Anfang des Jahres 2006 durchgeführten Überarbeitung der Projektstruktur hat sich das Kernprojekt mit Grundsatzfragen zur NKF- und SAP-Einführung bei den Ämtern der ersten Welle befasst. Dabei standen besonders die Fragen der  externen Begleitung für die SAP-Einführung im Vordergrund. Das entsprechende Vergabeverfahren, das der Dachverband der Kommunalen IT-Dienstleister (KDN) europaweit durchgeführt hat, gewann die Beratungsfirma Steria Mummert Consulting (SMC). Seit Ende Juni 2006 hat die Firma die Beratungen aufgenommen und unterstützt die Einführung der Betriebssoftware in Hagen.

 

Die “Allgemeine Inventurrichtlinie” sowie die “Sonderrichtlinie zur Bewertung des beweglichen Vermögens” bildeten einen weiteren Schwerpunkt der Arbeit des Kernprojektes. Während die “Allgemeine Richtlinie” die Grundsätze für die Erfassung und Bewertung des Vermögens sowie das grundsätzliche Verfahren für die Inventur festlegt, regelt die “Sonderrichtlinie” die Besonderheiten der Vermögenserfassung und –bewertung des beweglichen Vermögens.

 

Neben den Informationsveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie für die Politikerinnen und Politiker gehörten personalwirtschaftliche und organisatorische Fragestellungen ebenfalls zum Gegenstand der Beratungen im Kernprojekt.

 

 

2.3. Teilprojekt SAP

 

2.3.1     Sachstand

 

Das Vergabeverfahren zur Beschaffung von Beratungsdienstleistungen zur Einführung der finanzwirtschaftlichen Software von SAP für die Unterstützung des NKF durch die KDN hat im ersten Halbjahr 2006 stattgefunden. Der Zuschlag wurde am 27.06.2006 an die Fa. Steria Mummert Consulting (SMC), einem von sieben von der SAP für die Einführung der Musterlösung zertifizierten Partnern, erteilt. Zeitgleich wurden die Arbeiten durch SMC mit dem Projekt SAP der Stadt Hagen aufgenommen.

 

Nachfolgend wird der Inhalt der Beratungsdienstleistungen seitens der Fa. Steria Mummert Consulting skizziert:

 

Die Einführung der GKD-Lösung als Weiterentwicklung der SAP-Musterlösung und auf Basis der Standardsoftware  mySAP ERP als Unterstützung des Neuen kommunalen Finanzmanagements bei der Stadt Hagen findet auf der Grundlage eines gemeinsam auf Basis des Ende Juni 2006 erhobenen Projektstandes erstellten Projektplanes statt. Darin enthalten sind folgende große Projektschritte

 

§         Anpassung der Software an Hagener Anforderungen für die Bereiche  Haushaltsplanung, Bewirtschaftung und Kasse für einen Teil der Verwaltung (1. Welle)

§         Aufstellung des Haushaltes 2007 ab Herbst 2006 mit einem Teil der Verwaltung (1. Welle)

§         Ab 1.1.2007 Bewirtschaftung der Ämter der 1. Welle

§         Ab Herbst 2007 Aufstellung des Haushaltes 2008 auch für die restlichen Ämter (2. Welle)

§         Ab 1.1.2008 flächendeckender Einsatz

 

Die Beratungsdienstleistung der SMC-Beraterinnen und Berater umfasst auf Basis der im Projektplan festgelegten Aktivitäten gemeinsam mit der Stadt Hagen und den im Projekt SAP hierfür beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die von der Musterlösung abweichenden Funktionalitäten und organisatorischen Besonderheiten zu ermitteln, zu dokumentieren und anschließend gemeinsam in der GKD-Lösung anzupassen (Customizing). In den sich anschließenden umfangreichen Software-Tests werden die Ergebnisse dokumentiert, Fehler analysiert und bereinigt. Ziel ist es, die Vollständigkeit und Funktionalität der IT-Prozesse der Software anhand der Erfordernisse der Geschäftsprozesse zu überprüfen.

 

Während des gesamten Prozesses findet ein ständiger Austausch mit den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der GKD-RSO und ein Abgleich mit dem Siegburger Template statt.

 

Durch den entstandenen Zeitversatz in Folge der europaweiten Ausschreibung musste die ursprünglich geplante Vorgehensweise geändert werden, um das Ziel, mit einem ersten Teil der Verwaltung (1. Welle) zum 01.01.2007 produktiv gehen zu können, zu erreichen. Die ursprüngliche Planung, bereits für die Produktivsetzung der ersten Welle zum 01.01.2007 den Prototypen für die Stadt Hagen fertig gestellt zuhaben, hätte bedeutet, dass alle im Rahmen des Neuen kommunalen Finanzmanagements vorkommenden Geschäftsprozesse auf die Anforderungen der Stadt Hagen überprüft und entsprechend in der SAP-Musterlösung angepasst worden wären.

 

Die mit SMC zu Beginn der Tätigkeit aufgestellte Projektplanung wurde auf das Ziel, mit der 1. Welle zum 01.01.2007 produktiv gehen zu können, ausgerichtet. Dadurch wurden nur die im Rahmen des Neuen kommunalen Finanzmanagements vorkommenden Geschäftsprozesse erarbeitet und angepasst, die für die Ämter der ersten Welle relevant sind. Die übrigen Prozesse werden im Rahmen der Vorbereitung der zweiten Welle aufgenommen, bewertet und angepasst.

 

Die sich an das Customizing für die erste Welle anschließenden Integrationstests fanden in der Zeit von Ende Oktober bis Mitte November statt. Sie hatten die Überprüfung der IT-Geschäftsprozesse durchgängig von der Haushaltsplanung bis hin zur kassentechnischen Abwicklung entsprechend den Vorgaben der Geschäftsprozesse als Ziel. Die sich anschließende Fehleranalyse stellte die Basis für noch erforderliche Änderungen, Ergänzungen und Anpassungen in der Software dar. Es folgte der Test der Schnittstellen und Datenübergabe- und -nahmetechniken, um im Dezember z. B. die erste Datenübernahme für die Anlagenbuchhaltung probeweise durchzuführen. Vorbereitend auf die Produktivsetzung der ersten Welle fanden im Dezember noch die letzten Arbeiten statt. Dafür wurde u. a. eine tagesgenaue Planung der einzelnen Arbeiten um den Jahreswechsel vom 18.12.06 bis einschließlich des ersten Monatsabschlusses Anfang Februar 2007 vorgenommen, um den termingerechten  Ablauf sicher zu stellen. Parallel wurden die letzten System-Schulungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchgeführt, die seit dem 02.01.2007 direkt im SAP-System arbeiten.

 

Zeitgleich wurden die letzten Arbeiten für die Haushaltsplanung ausgeführt. Am 04.01.2007 wurde das erste Druckexemplar des NKF-Haushaltes an die Kämmerei  übergeben, um ggfs. noch Veränderungen vornehmen zu können. Der Abgabetermin für die Ausfertigung des NKF-Haushaltes 2007, der gemeinsam mit dem kameralen Haushalt 2007 als Beratungsgrundlage für die politischen Gremien zum Druck gegeben wird, wurde eingehalten.

 

Damit konnte das erste Ziel, die Ämter der ersten Welle zum 01.01.2007 mit der Anwendung der finanzwirtschaftlichen Software von SAP produktiv zu setzen, erreicht werden.

 

 

 

2.3.2  Ausblick / Weiteres Vorgehen

 

Derzeit findet die Produktivunterstützung der Finanzbuchhaltung, der Zahlungsabwicklung und der Anwender (finanzwirtschaftliche Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter) in den Ämtern der ersten Welle statt. Dabei ergibt sich durch den Arbeitsablauf, dass sukzessive immer häufiger unterschiedliche Buchungsprozesse seitens der Fachämter/ -bereiche anzustoßen und seitens der Finanzbuchhaltung und der Zahlungsabwicklung auszuführen sind.

 

Zeitgleich mit der Produktivstartvorbereitung finden bereits seit November 2006 die vorbereitenden Arbeiten mit den Ämtern der zweiten Welle statt. Unter Beteiligung der Betriebswirtinnen und Betriebswirte der dezentralen Steuerungseinheiten und der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtkämmerei sind bereits ein Teil der strukturgebenden Stammdaten für die Software gemeinsam mit den Ämtern erhoben worden. Diese Erarbeitung ist auf alle Ämter der zweiten Welle auszudehnen. Daran schließt sich die Erhebung und Bewertung aller im Rahmen des Neuen kommunalen Finanzmanagements vorkommenden Geschäftsprozesse und der Abgleich mit den  Anforderungen der Stadt Hagen an. Auf Basis dieser Ergebnisse erfolgt entsprechend den Anforderungen wiederum die Anpassung der GKD-Musterlösung.

 

Die sich an das Customizing erneut anschließenden Integrationstests finden im Sommer statt. Sie haben ein zweites Mal die Überprüfung der IT-Geschäftsprozesse durchgängig von der Haushaltsplanung bis hin zur kassentechnischen Abwicklung entsprechend den Vorgaben der Geschäftsprozesse als Ziel, dieses Mal vorrangig der neu aufgenommenen bzw. veränderten Prozesse. Die sich anschließende Fehleranalyse stellt wieder die Basis für noch erforderliche Änderungen, Ergänzungen und Anpassungen in der Software dar.

 

Folgende besondere Herausforderungen sind dieses Jahr für die Zielerreichung von Bedeutung:

 

§         Erheblich höheres Haushaltsvolumen gegenüber der ersten Welle

§         Dreifache Menge der Organisationsbereiche

§         Vielfache Menge der vorkommenden, neuartigen Geschäftsprozesse

§         Vielfache Menge der (Alt-) Daten (z. B. Vermögen) für die Übernahme in die (Anlagen) Buchhaltung

§         SAP-Systemschulungen für einen großen Personenkreis

§         Beginn der Haushaltsplanung voraussichtlich im September d. h., die SAP-Software muss für die Planungsprozesse zu diesem Zeitpunkt produktiv sein.

§         Releasewechsel von SAP R/3 4.72 auf mySAP ERP 2005 im Frühjahr 2007

 

 

2.3.3  Meilensteinplanung

 

Unter Berücksichtigung aller für die Produktivsetzung der zweiten Welle erforderlichen Arbeiten und der oben skizzierten wesentlichen Eckpunkte ergibt sich für das Projekt SAP folgende Meilensteinplanung:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                          2007                                                                                     2008

Aktivitäten	1	2	3	4	5	6		7	8	9		10	11	12	1	2	3
Erhebung strukturgebender Daten
Betriebssystemwechsel
Erhebung der zusätzlichen Geschäftsprozesse
Deltacustomizing und Deltaentwicklung
Integrationstests
SAP-Systemschulungen
Produktivbetrieb Planung
Fehlerbereinigung und Systemoptimierung
Vorbereitung Produktivbetrieb Bewirtschaftung/ Kasse
Produktivbetrieb und Unterstützung Bewirtschaftung/ Kasse

 

2.4. Teilprojekt Qualifizierungs- und Informationsmanagement

 

Das Teilprojekt hat im Rahmen des NKF-Prozesses zielgruppenspezifische Qualifizierungsprogramme entwickelt und seit Beginn des Prozesses 2004 Führungskräfte, Teilprojektmitglieder und sonstige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt qualifiziert.

 

Im Verlaufe des Jahres 2006 wurde ein 39 Tage umfassender “Bilanzbuchhalterlehrgang” mit 17 Personen als Inhouse-Veranstaltung durchgeführt. Ein 18 Tage umfassender Lehrgang “Finanzbuchhalter/in NKF” wurde durch 3 Mitarbeiterinnen der Finanzbuchhaltung am Studieninstitut Emscher-Lippe in Dorsten besucht. Im 1. Halbjahr des Jahres 2006 wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ämter der ersten Welle sowohl im kaufmännischen Rechnungswesen als auch in der Kosten- und Leistungsrechnung qualifiziert. Im November 2006 hat die Fortbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Ämter der zweiten Welle begonnen. Die betriebswirtschaftlichen Seminare werden voraussichtlich im ersten Halbjahr 2007 zum Abschluss gebracht. Daran werden sich SAP-Schulungen anschließen, deren Durchführung in der Zeit von ca. Juli bis Dezember 2007 geplant ist. Weiterhin ist angedacht, die Rechnungsprüfer des Rechnungsprüfungsamtes an einem speziell für diese Zielgruppe entwickelten Lehrgang teilnehmen zu lassen.

 

Im Rahmen des Informationsmanagements wurden neben der verwaltungsweiten Verteilung eines NKF-Flyers zwei halbtägige Informationsveranstaltungen für alle interessierten städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Juni 2006 angeboten.

 

Im August des vergangenen Jahres hat eine erste Informationsveranstaltung für alle Kommunalpolitikerinnen und Kommunalpolitiker stattgefunden. Die Durchführung einer weiteren Veranstaltung für alle Rats-, Bezirksvertretungs- und Ausschussmitglieder hat am 05.02.07 stattgefunden.

 

 

2.5. Teilprojekt Erfassung Bewertung Bilanz

 

2.5.1 Sachstand

 

Im Teilprojekt Erfassung, Bewertung, Bilanz sind die erforderlichen Arbeiten für die Erstellung der Vermögens- und Schuldenübersicht für die Ämter der ersten Welle zum 1.1.2007 und für die Erstellung der Eröffnungsbilanz für die  Gesamtverwaltung zum 1.1.2008 zu leisten.

 

Die Arbeitsschwerpunkte in 2006 lagen daher

 

• in der Erfassung der Vermögens- und Schuldensituation in den Ämtern der ersten Welle

 

Die zu erstellende Übersicht orientiert sich an der künftigen Bilanzgliederung. Dabei wurden unter Beachtung des NKF-Einführungsgesetzes den Vermögensgegenständen nur die Finanzierungsmittel gegenübergestellt, die den entsprechenden Aufgabenbereichen zugeordnet werden konnten.

 

Neben der körperlichen Inventur vor Ort und der erfolgreichen Einspielung der erhobenen Daten in die SAP-Software wurden für den weiteren Erfassungs- und Bewertungsaufwand in der Gesamtverwaltung Erfahrungen in den Bereichen der Pensionsrückstellungen (Einsatz einer speziellen Software), der Gebäudebewertung, der Bewertung geringfügiger Wirtschaftsgüter, der Berechnung von Festwerten und der Ermittlung von Sonderposten gesammelt.

 

• in den weiteren vorbereitenden Arbeiten für die Erstellung der Eröffnungsbilanz zum 1.1.2008

 

In der Vorlage 0198/2006 “Einführung des NKF und Einsatz SAP Software –Zwischenbericht” sind die infrage kommenden Positionen und Vorgehensweisen ausführlich beschrieben worden. Deshalb soll an dieser Stelle nur auf die Bilanzpositionen eingegangen werden, bei denen es aufgrund der Rückmeldung der beteiligten Fachämter gegenwärtig eine Abweichung von der ursprünglichen Zeitplanung gibt:

 

Bewertung des Straßenvermögens

 

Wie in der letztjährigen Informationsvorlage berichtet, kann die NKF- bezogene Erfassung der Straßen, Wege und Plätze aufgrund des Umfangs und der Komplexität nicht mit städtischem Personal erledigt werden.

Daher soll diese Aufgabe durch ein entsprechend qualifiziertes Ingenieurbüro erfolgen. Die ursprüngliche Ausschreibung durch den Habit sollte bis Mitte 2006 zur Vergabe der entsprechenden Arbeiten führen. Aufgrund vergaberechtlicher Abstimmungsbedarfe ist die Vergabe erst im Januar 2007 erfolgt.

 

Die entsprechenden Erfassungsarbeiten beginnen daher erst jetzt. Trotzdem geht die Fachverwaltung davon aus, dass die entsprechenden Daten rechtzeitig zur Verfügung stehen.

 

Bewertung der bebauten und unbebauten Grundstücke

 

Zur Erfassung und Bewertung dieser Positionen wurde die städtische Bewertungsstelle seit Oktober 2005 aufgrund eines Ratsbeschlusses vom 30.6.2005 um zwei externe Fachkräfte für die Dauer von zwei Jahren verstärkt. Die entsprechenden Verträge sind bis zum 30.9.2007 befristet.

 

Bereits in der damaligen Vorlage ist von der Verwaltung darauf hingewiesen worden, dass für die Bewertung insgesamt ein Bedarf von 9,1  Personenjahren besteht.

 

Trotzdem hat die Verwaltung 2005 vorgeschlagen, zunächst mit 2 Fachkräften zu starten, damit unmittelbar mit den Arbeiten begonnen werden konnte.

 

Die nunmehr vorliegenden Erfahrungen der Bewertungsstelle zeigen allerdings deutlich, dass bei der gegenwärtigen Personalausstattung die für die Erstellung der Eröffnungsbilanz 2008 erforderlichen Bewertungen nicht abschließend erstellt werden können. Hierdurch würden erhebliche Vermögensgegenstände nicht rechtzeitig in die Bilanz aufgenommen werden können.

 

Daher unterbreitet die Verwaltung unter Ziffer 3.1. der Vorlage entsprechende personalwirtschaftliche Vorschläge zur Lösung dieser Frage.

 

Besetzung der Teilprojektleiterstelle

 

Vor dem Hintergrund des geplanten Stichtags der Eröffnungsbilanz war es zwingend geboten, die Intensität der Teilprojektarbeit zu erhöhen. Daher wurde entsprechend den politischen Beschlüssen die Teilprojektleiterstelle zum 1.10.2006 hauptberuflich wiederbesetzt.

 

Außerdem wurde aufgrund der Erfahrungen und Notwendigkeiten aus der ersten Welle eine 2/3 Verwaltungskraft seit dem 1.8.2006 zusätzlich in diesen Bereich verlagert.

 

 

 

 

 

2.5.2 Ausblick / Weiteres Vorgehen

 

Im Jahr 2007 werden die weiteren Arbeiten zur Erstellung der Eröffnungsbilanz fortgesetzt. Voraussetzung für die Erstellung ist die vorherige Erfassung und Bewertung des Vermögens und der Schulden im Rahmen einer Inventur.

 

Die Inventurleitung obliegt bis auf weiteres dem Teilprojekt Erfassung, Bewertung, Bilanz. Es ist die koordinierende Stelle und berät die Vorstandsbereiche bei der Erfassung (und Bewertung) der Vermögensgegenstände und Schulden unter verstärkter Einbindung der Dezernatsbetriebswirtinnen und Dezernatsbetriebswirte.

 

Aufgrund der Übergangsregelungen zum NKF ist es zulässig, die Inventur laufend aufzubauen, also nicht erst zum Stichtag der Eröffnungsbilanz. Es ist dabei sicherzustellen, dass zum Stichtag der Eröffnungsbilanz nur Vermögensgegenstände bewertet werden, die zu diesem Zeitpunkt auch noch vorhanden sind.

 

Gegenwärtig wird ein entsprechender Softwareeinsatz geprüft, eine Software soll ab März 2007 einsatzbereit sein.

 

Bereits im Frühjahr 2007 soll in den ersten Inventurfeldern die flächendeckende Datenerhebung erfolgen, damit im Sommer ein entsprechender Test mit der Freigabe durch das Projekt SAP erfolgen kann.

 

Die ermittelten Bestände werden dann bis zum Jahresende fortgeschrieben und zusammen mit den übrigen Beständen in die Eröffnungsbilanz 2008 eingespielt.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5.3 Meilensteinplanung

 

                                          2007                                                                                     2008

Aktivitäten	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	1	2	3
Vorschläge erarbeiten und abstimmen
Inventarisierungssoftware einführen
Datenerfassung in den Ämtern
Ermittlung der vorläufigen Werte
Einspielung in SAP / Testversion
Freigabe durch SAP
Ermittlung Abschreibungen für Haushaltsplanentwurf 2008
Finanzrechnung, Sondervermögen, Beteiligungen,…
Fortschreibung der Inventarlisten
Einspielung aktualisierter Daten in SAP

3. Personalwirtschaftlicher Handlungsbedarf in der Bewertungsstelle bei 62

 

Wie bereits unter Ziffer 2.5.1 Sachstand erläutert, wurden aufgrund des Ratsbeschlusses vom 30.6.2005 eine Vermessungsassessorin und ein Vermessungsassessor für zwei Jahre befristet eingestellt (1.10.2005 – 30.9.2007). Die Vermessungsassessorin verlässt die Stadt Hagen zum 30.6.2007 (Annahme einer festen Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber).

 

Nach der Aufwandsabschätzung von Ende 2004 ergab sich ein Personalbedarf von 9,1 Personenjahren. Mitte 2005 wurde entschieden, zunächst 4 Personenjahre für die Bewertungsarbeiten einzusetzen und nach dem bis Anfang 2007 erreichten Arbeitsergebnis zu entscheiden, ob weiteres Personal für die termingerechte Erledigung der Arbeiten benötigt wird.

 

Bis Januar 2007 sind bereits ca. 80% der bebauten Objekte (vorrangig Schulen und Schulkomplexe, Kindergärten, Kindertagesstätten und Verwaltungsgebäude) bewertet worden. Nach dem bis Januar 2007 vorgelegten Arbeitsergebnis ergibt sich, dass die Arbeiten bisher deutlich schneller erledigt worden sind, als in der Aufwandsabschätzung angesetzt.

 

Trotzdem zeigen die bisherigen Erfahrungen, dass mit den gegenwärtig bis zum 30.9.2007 befristeten Verträgen die für die Erstellung der Eröffnungsbilanz 2008 erforderlichen Bewertungen im Bereich der bebauten und unbebauten Grundstücke nicht abschließend erstellt werden können. Damit droht die Gefahr, dass erhebliche Vermögenswerte im zweistelligen Millionenbereich nicht in die Eröffnungsbilanz aufgenommen werden könnten.

 

So müssen immer noch 20 % der bebauten Grundstücke, alle unbebauten Grundstücke der Stadt Hagen sowie alle mit einem Erbbaurecht belegten Grundstücke bewertet werden.

 

Die Bewertungsstelle hat für diese noch anstehenden Bewertungen einen Bedarf von 920 Arbeitstagen kalkuliert. (= ca. 4 Personenjahre)

 

Es wird daher vorgeschlagen,

 

-          2 weitere Kräfte zusätzlich für die Zeit vom 1.6.2007 – 31.5.2008 befristet einzustellen;

-          den Vertrag des bereits tätigen Vermessungsassessors vom 1.10.2007- 30.9.2008 zu verlängern;

-          einen Ersatz für die ausscheidende Kraft für die Zeit vom 1.6.2007 – 31.5.2008 bereitzustellen

 

 

4. Kostenentwicklung 2005 – 2008

 

Die voraussichtlichen Aufwendungen für das Projekt bestehen aus Personalaufwendungen, Softwareaufwendungen, Beratungs- und Schulungsaufwendungen und Vergabeaufwendungen.

 

Die dargestellten Personalaufwendungen beziehen sich auf das für die Projektarbeit freigestellte bzw. eingestellte Personal. Darüber hinaus entstehen weitere Kosten durch die über 50 weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in die Projektarbeit unmittelbar einbezogen sind. Mittelbar sind inzwischen nahezu alle Ämter und Fachbereiche von der Projektarbeit betroffen, wodurch ebenfalls Personalkapazitäten gebunden werden.

 

Durch den unter 3 dargestellten personalwirtschaftlichen Handlungsbedarf ergeben sich im Teilprojekt “Erfassung, Bewertung, Bilanz” zusätzliche Aufwendungen. Aufgrund der vergaberechtlichen Abstimmungsbedarfe bei der externen Bewertung des Straßenvermögens werden für 2006 geplante Software- und Dienstleistungskosten nach 2007 verlagert.

 

 

Die für 2005 dargestellten Projektkosten beruhen auf Durchschnittskosten der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement. Auf dieser Basis waren für 2006 Plankosten von insgesamt 2.698.000 € vorgesehen. Unter Berücksichtigung von Ist- Kosten beläuft sich die Gesamtsumme in 2006 auf 1.764.000 €. Die Planung für 2007 und 2008 erfolgte auf Basis der Ist-Kosten 2006.

 

Die unter 5. dargestellten zukünftigen Funktionsbedarfe entstehen in der Linienorganisation und sind in der Projektkostenplanung nicht berücksichtigt. Nach der aktualisierten Projektplanung werden voraussichtlich folgende Kosten entstehen:

 

				in TEuro
Voraussichtliche Verteilung der Kosten	2005	2006	2007	2008
Kosten Kernprojekt
Projektleitung 50% Stelle
Koordinator NKF 1 Stelle	124	81	82	82
Kosten Teilprojekt Bilanz
Teilprojektleiter 1 Stelle
Verwaltungskräfte 1,1 Stellen	25	65	97	97
2 Vermessungsassessoren	60	101	111	60
2 Vermessungsassessoren NN	0	0	63	41
Wartungskosten	0	0	4	10
Software- und Dienstleistungskosten zur Straßenbewertung	0	0	175	4
Kosten Einführung SAP- Software
4 Stellen SAP- Projektorganisation und 9 Anwendungsbetreuer	404	521	524	534
4 Stellen HABIT IT	138	198	213	217
Beratung	0	370	540	360
		329 Tage	350 -450 Tage	300 Tage
IT- SAP- Schulung HABIT	0	0	0	100
Schulung SAP - Projektteam	40	0	50	0
Betriebswirtschaftliche Schulungen	90	62	90	60
Anwenderschulungen SAP- System	0	0	30	30
Lizenzkosten für SAP (einmalig)	948	0	0	0
Datenbanklizenzen (einmalig)	100	0	0	0
IT- Basisbetrieb Siegburg	150	183	192	156
Wartungskosten	183	183	183	183
Gesamt	2262	1764	2354	1934

 

5. Ausblick auf zukünftige Funktionsbedarfe in den Bereichen der Finanzbuchhaltung und der Finanzsteuerung in der Stadtkämmerei

 

Aufgrund der bisherigen Erfahrungen in den dargestellten Teilprojekten und in der Stadtkämmerei und angesichts der zukünftig zu leistenden Arbeiten ist zum jetzigen Zeitpunkt erkennbar, dass durch die Einführung des NKF und der neuen Software SAP folgende neue Funktionsbedarfe in der Stadtkämmerei entstehen werden:

 

§         Leitung Finanzbuchhaltung

§         Leitung Geschäftsbuchhaltung

§         Leitung Anlagenbuchhaltung

 

Weiterhin wird aufgrund der für die Haushaltsplanung erforderlichen Umsetzung der Kostenrechnungsstrukturen in SAP verstärkt betriebswirtschaftliches know-how in der neu zu organisierenden Kämmerei benötigt werden. Außerdem müssen die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter im Bereich der Anlagenbuchhaltung entsprechend fortgebildet werden.

 

Die Verwaltung wird daher nach der Sommerpause ein Organisations- und Personalkonzept zur Neustrukturierung der Kämmerei vorlegen und die erforderlichen personalwirtschaftlichen Maßnahmen im Einzelfall darstellen und begründen.

 

Hierbei ist insbesondere für die Leitung der Anlagenbuchhaltung zu prüfen, ob der Bedarf intern oder extern abgedeckt werden kann.

 

Es zeichnet sich ab, dass einzelne Funktionen bereits im IV. Quartal 2007 besetzt werden müssen, um einen reibungslosen Übergang zum 1.1.2008 zu erreichen.

 

 

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
X	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
X	Bereits laufende Maßnahme
		X	des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Neue Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
X	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
		X	Es entstehen Ausgaben
					einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr
					jährlich wiederkehrende Ausgaben
				X	periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren			2007,2008

 

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen				EUR
	Sachkosten				EUR
X	Personalkosten		197.000		EUR
Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:
HH-Stelle/Position		Lfd. HH-Jahr		Folgejahr 1		Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:
SNA		96.000		101.000
Eigenanteil:		96.000		101.000

 

 

4. Finanzierung

X

Verwaltungshaushalt

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

X

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

X

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

X

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitionsprogramm
			vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

 

5. Personelle Auswirkungen
X	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe			unbefristet/befristet ab/bis			Besetzung intern/extern	Kosten EUR *
		5.2 Stellenausweitungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.3 Hebungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe bisher		BVL-Gruppe neu			Kosten EUR *
		5.4 Aufhebung kw-Vermerke
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.8 Überplanmäßige Einsätze
		BVL-Gruppe		Zeitdauer				Umfang in Wochenstunden		Kosten EUR *
		EG 13		01.06.07-31.05.08				2x38,5		106.000
		EG 13		01.10.07-30.09.08				1x38,5		54.000
		EG 13		01.10.07-31.05.08				1x38,5		37.000
		Summe Kosten 5.1 bis 5.8								197.000

 

 

	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13

 

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.