Die Verwaltung wird beauftragt, alle notwendigen Voraussetzungen zu schaffen, um das Zentrale Bürgeramt ab Januar 2007 an Samstagen unter den in der Vorlage aufgeführten Rahmenbedingungen zunächst für ein Jahr zu öffnen.

 

Die Verwaltung wird beauftragt, im September 2007 einen Bericht über die Auswirkungen der Ausweitung der Öffnungszeiten vorzulegen.

 

Realisierungstermin: 31.12.2006

Mit dieser Vorlage kommt die Verwaltung dem Wunsch des Rates der Stadt Hagen nach, das Zentrale Bürgeramt ab Januar 2007 an Samstagen zu öffnen und zeigt die Rahmenbedingungen auf.

1. Anlass

Der Rat der Stadt Hagen hat in seiner Sitzung am 28.09.2006 die Verwaltung beauftragt, für die Sitzung am 9. November 2006 im Zusammenhang mit dem Leitziel der bürgerfreundlichen Verwaltung ein Konzept zur Ausweitung der  Öffnungszeiten des Zentralen Bürgeramtes auf den Samstag vorzulegen. Die Ausweitung der Öffnungszeiten soll ab dem  01.01.2007 erfolgen.

 

2. Vorbemerkung

Im Rahmen der durch den Rat der Stadt beschlossenen Konzeption „Bürgerämter“ hat die Verwaltung zurzeit Bürgerämter  in den Bezirksverwaltungsstellen Boele, Haspe, Hohenlimburg sowie in den Verwaltungsaußenstellen Vorhalle, Eilpe  und Dahl  und das Zentrale Bürgeramt in der Innenstadt eingerichtet, um eine flächendeckende Dienstleistungsstruktur für die Bürgerinnen und Bürger anzubieten.

 

Im gesamtstädtischen Strategiekonzept zur langfristigen Wiederherstellung der kommunalen Handlungsfähigkeit ist u.a. ein Maßnahmepaket „Integration der Bürgerdienste“ mit 500.000 € veranschlagt. Durch die Einrichtung des Call-Centers, der Neuordnung der Zugangssituation der Rathäuser und einer Neuberechnung des Personaltableaus der Bürgerämter wurde und wird dem Konsolidierungserfordernis Rechnung getragen, ohne die veranschlagte Gesamtsumme bisher zu erreichen.

 

Dieser Umstand sowie das  bestehende gesamtstädtische  Konsolidierungserfordernis machen es unumgänglich, bei Aufrechterhaltung der bisherigen Aufgabenstruktur und der angestrebten Ausweitung der Öffnungszeiten auf Samstag, eine nahezu kostenneutrale Lösung zu finden.

 

3. Umsetzung

Die Verwaltung wird das Zentrale Bürgeramt ab dem 01.01.2007 samstags vorbehaltlich der Zustimmung des Gesamtpersonalrates unter folgenden Rahmenbedingungen öffnen:

 

3.1 Öffnungszeit

Das Zentrale Bürgeramt öffnet erstmals am 6.1.2007 samstags in der Zeit von 10.00 Uhr bis 13.00 Uhr. Diese Pilotphase gilt zunächst für ein Jahr. Der Beginn der Öffnungszeit des Zentralen Bürgeramtes orientiert sich an den Beginn der Öffnungszeiten des Einzelhandels in der Volme Galerie und des übrigen Innenstadtbereiches.

 

3.2 Kosten

3.2.1 Personalkosten

Es entstehen keine zusätzlichen Personalkosten. Die Abdeckung der Samstags-Öffnungszeiten erfolgt durch das vorhandene Personal des Zentralen Bürgeramtes.

 

3.2.2 Energiekosten

Die Energiekosten (Strom und Wärme) erhöhen sich um ca. 3.500 € jährlich.

 

3.2.3 Reinigungskosten

Für die zusätzliche Reinigung des Dienstraumes und des Eingangsbereiches des Rathauses entstehen jährlich ca. 3.000 € zusätzliche Kosten.

 

3.2.4 Kosten für IT Nutzung und Bereitstellung

Auf eine Betreuung durch HABIT an Samstagen wird verzichtet, weil eine zunächst angedachte Rufbereitschaft durch Dienstkräfte des HABIT Kosten in Höhe von 22.050 € jährlich verursachen würde und eine kurzfristige Fehlerbeseitigung zudem nicht möglich ist, da auch innerhalb einer Rufbereitschaft Reaktionszeiten von 30 – 45 Minuten einkalkuliert werden müssen und so eine Abhilfe von technischen Problemen innerhalb der Öffnungszeiten (3 Stunden) nicht immer gewährleistet werden kann. Bei einer Präsenz von Dienstkräften des HABIT vor Ort entstünden Kosten in Höhe von jährlich ca. 60.000 Euro.

 

Darüber hinaus hat eine Samstagöffnung des Zentralen Bürgeramtes Auswirkungen auf IT Prozesse und Arbeitszeiten des HABIT, da eine Reihe von Hintergrundarbeiten nur außerhalb der Büroarbeitszeiten durchgeführt werden können. So benötigt die umfangreichste Datensicherung, die an jedem zweiten Wochenende stattfindende Sicherung der Windows-Server, die Zeit von Freitag- bis Sonntagnacht.

Ob während eines solchen Sicherungslaufes eine ausreichende IT Nutzung des Zentralen Bürgeramtes möglich ist, kann nur durch eine Arbeitssimulation von mehreren Bediensteten in den geplanten Öffnungszeiten herausgefunden werden.

 

Sollte die von den Datensicherungen generierte hohe Netzlast kein akzeptables Laufzeitverhalten zulassen, wären Investitionen im sechsstelligen Bereich von Nöten.

 

Weitere Probleme, deren monetäre Auswirkungen nicht zu kalkulieren sind, ergeben sich bei Wartungsarbeiten und bei Inbetriebnahme neuer Hard- und Software. Vielfach beginnen Umstellungsarbeiten im Bereich der Netze und der Systeme an einem Freitag und können bis zum Sonntag andauern. Teilweise müssen zurzeit externe Firmen an Freitagen und Samstagen beteiligt werden. In Einzelfällen müssten stattdessen zur Sicherstellung des Dienstbetriebes im Zentralen Bürgeramt mit den IT Arbeiten erst später begonnen und auf den Samstagnachmittag, den Sonntag und auf Feiertage, die an ein Wochenende angrenzen, ausgewichen werden. Hierzu sind einige externe Dienstleister, z. T. aus vertraglichen und/oder innerbetrieblichen Gründen, gar nicht in der Lage, andere berechnen erhebliche Zeitzuschläge.

Die erforderliche Arbeitssimulation wird in Kürze erfolgen. Über die Ergebnisse wird die Verwaltung informieren.

 

3.3 Zugangsregelung

Das Zentrale Bürgeramt kann samstags nur über den Haupteingang Rathaus I, Rathausstr.11, betreten werden. Der Zugang aus dem Parkhaus über die 2. Etage des Rathauses ist aus Sicherheitsgründen nicht möglich.

 

3.4 Personaleinsatz

Es werden zunächst 3 Dienstkräfte eingesetzt. Hierbei handelt es sich um die absolute Minimalbesetzung. Bei steigender Akzeptanz der Samstagsöffnung wird der Personalbedarf angepasst. Für die Arbeitszeit samstags erhalten die eingesetzten Dienstkräfte möglichst zeitnah Freizeitausgleich.

 

3.5 Dienstleistungsangebot

Grundsätzlich können alle Dienstleistungen der Bürgerämter auch samstags angeboten werden. Ausgenommen sind jedoch die Ausstellung von Personenstandsurkunden sowie Vorgänge, bei denen Rückfragen oder Akteneinsicht über die jeweiligen Fachdienststellen erforderlich sind, z.B. in Fällen von Rückständen bei Kfz-Versicherungsbeiträgen oder zwangsstillgelegten Fahrzeugen oder bei Verdacht von nicht bestehendem Versicherungsschutz.

 

3.6 Öffentlichkeitsarbeit

Die Bürgerinnen und Bürger werden in geeigneter Form über die Öffnung des Zentralen Bürgeramtes auch an Samstagen informiert.

 

4. Auswirkungen

Neben den bereits oben beschriebenen finanziellen Auswirkungen durch zusätzliche Kosten im Bereich der Reinigung und der Betriebsausgaben weist die Verwaltung darauf hin, dass der für die Samstags-Arbeit zu gewährende Freizeitausgleich an anderen Öffnungstagen zu einer geringeren Besetzung des Zentralen Bürgeramtes und damit verbundenen, erhöhten Wartezeiten führen wird.

Ergänzend sei auch mitgeteilt, dass der Freizeitausgleich nicht oder nicht immer, so wie die Ratsfraktionen vorschlagen, am Freitag oder Montag der jeweils kommenden Woche abgegolten werden kann, weil gerade diese beiden Tage eine besonders starke Besucherfrequenz aufweisen. Die Verwaltung wird jedoch bemüht sein, eine Lösung zu finden, die auch den Interessen der jeweils betroffenen Dienstkräfte gerecht wird.

 

5. Berichtswesen

Die Verwaltung wird dem Rat im September 2007 einen Erfahrungsbericht über die Auswirkungen sowie die Akzeptanz bei den Bürgerinnen und Bürgern zu der Ausweitung der Öffnungszeit vorlegen und einen Vorschlag für das weitere Vorgehen unterbreiten.

 

Dabei weist die Verwaltung schon jetzt darauf hin, dass unter dem Druck des weiteren Konsolidierungserfordernisses im Maßnahmepaket „Integration von Bürgerdiensten“ neben anderen Maßnahmen auch die Öffnungszeiten der Bürgerämter auf dem Prüfstand stehen.

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
X	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
	Bereits laufende Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
X	Neue Maßnahme
		X	des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
		X	Es entstehen Ausgaben
				X	einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr	2007
					jährlich wiederkehrende Ausgaben
					periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren

 

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen				EUR
X	Sachkosten		6.500		EUR
	Personalkosten				EUR
Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:
HH-Stelle/Position		Lfd. HH-Jahr		Folgejahr 1		Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:
Energiekosten				3.500
Reinigungskosten				3.000
Eigenanteil:				6.500

 

 

4. Finanzierung

Verwaltungshaushalt

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

X

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitionsprogramm
			vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

 

5. Personelle Auswirkungen
	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe			unbefristet/befristet ab/bis			Besetzung intern/extern	Kosten EUR *
		5.2 Stellenausweitungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.3 Hebungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe bisher		BVL-Gruppe neu			Kosten EUR *
		5.4 Aufhebung kw-Vermerke
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.8 Überplanmäßige Einsätze
		BVL-Gruppe		Zeitdauer				Umfang in Wochenstunden		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.1 bis 5.8

 

 

	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13

 

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.