Beschlussvorlage - 0694/2006

Die Vorlage wird zur Kenntnis genommen. Die Verwaltung wird beauftragt, den Betriebsausschuss zu gegebener Zeit über den Stand der Aktualisierung der Arbeitsplatz-Software bei der Stadt Hagen weiter zu informieren.

1.     

Der Betriebsausschuss HABIT wurde in den öffentlichen Sitzungen am 27.04. und 20.09.2005 über den künftigen Einsatz von Betriebssystemen und Büro-Software auf Arbeitsplatzrechnern der Stadt Hagen informiert (s. Drucksachennr. 0202/2005 und 0486/2005). Zudem hat der Ausschuss in nichtöffentlicher Sitzung am 22.11.2005 über die Beschaffung von Hard- und Softwareprodukten sowie Dienstleistungen zur Herstellung einer Exchange-Mail-/Groupware-Umgebung entschieden (s. Drucksachennr. 0987/2005). Entsprechend den vom Betriebsausschuss gefassten Beschlüssen informiert die Verwaltung nunmehr über den aktuellen Stand der Arbeiten.

2.      Verlauf und aktueller Status der Migrationsprojekte

In den Vorlagen 0202/2005, 0486/2005 und 0987/2005 wurde die Migrationsstrategie von Windows NT, Office 97 und SNI-X400-Mail auf Windows XP, Office 2003 und Exchange 2003 dargelegt. Details zu Vorgehensweise und Kosten können diesen Vorlagen entnommen werden. Im Nachfolgenden wird der bisherige zeitliche Verlauf und der aktuelle Status der Migrationsprojekte dargestellt.

Die allgemeinen Voraussetzungen in der Windows-Netzumgebung, insbesondere die Einrichtung des zentralen Verzeichnisdienstes ”Active Directory”, waren Ende 2005 erfüllt. Bis März 2006 wurden die Strukturierungen und Festlegungen der Gruppenrichtlinien, soweit für den Start der XP-Migration benötigt, abgeschlossen. Ebenfalls wurde eine Standard-PC-Konfiguration festgelegt (”Muster-Client”).

Ein neues automatisiertes Installationsverfahren für XP-Rechner steht ebenfalls ab März 2006 zur Produktivnutzung bereit. Ab diesem Zeitpunkt können auch diverse Softwarepakete für eine automatisierte Installation des Clients genutzt werden (Windows XP, MS Office, diverse Zusatzsoftware). Mit Paketerstellungen für Anwendungssoftware, insbesondere für kommunale Fachverfahren, wurde begonnen. Zur Zeit muss diese Software jedoch mit wenigen Ausnahmen noch manuell installiert werden.

Neben dem Vorgenannten war die Migration der Benutzerprofile aller Verwaltungsmitarbeiter aus der NT-Serverumgebung in den neuen zentralen Verzeichnisdienst für Windows XP eine weitere Voraussetzung für die XP-Einführung. Nach ursprünglicher Planung sollte diese Umsetzung automatisiert erfolgen. Die von dem KDN-Partner Stadt Köln bereitgestellten und mehrfach angepassten Skripte zur automatischen Umstellung führten in Pilotprojekten, insbesondere bei den erforderlichen Dateiumspeicherungen auf älteren Rechnern, zu verschiedenen Problemen, die nur durch zeitaufwändige manuelle Nacharbeit zu beheben waren. Die verwaltungsweite Benutzer- und Profilmigration wurde deshalb nicht automatisiert, sondern manuell durch MitarbeiterInnen des HABIT sowie durch externe Administratoren durchgeführt. Die hierfür erforderlichen Aktivitäten an jedem vernetzten PC in der Verwaltung erstreckten sich von März bis Anfang Mai 2006.

Das zwischenzeitlich bereits vorbereitete neue Mail- und Groupwaresystem Exchange konnte am 31. Mai 2006, nach Abschluss der Benutzermigration, produktiv gesetzt werden. Bei den zuvor erfolgten Tests und Detailplanungen hat es sich als zweckmäßiger herausgestellt, das veraltete Mail-System in Gänze abzulösen als dieses in einer Übergangszeit neben dem neuen System zu betreiben. Die vorhandenen Mail-Clients Outlook 97 wurden hierzu durch automatisch bei jedem Benutzer gestartete Skripte auf die Kommunikation mit dem Exchange-Server eingerichtet. Seit der Inbetriebnahme des neuen Mailsystems erfolgt jetzt eine ”sanfte Migration” der Mail-Clients: Rechner, auf denen XP und Office 2003 installiert werden, nutzen Outlook 2003 statt 97.

Die Migration der Arbeitsplatzrechner auf die neue Betriebssystem- und Office-Version ist in Pilotbereichen – zunächst ohne das neue Mailsystem - im März 2006 erfolgt (zu einem früheren Zeitpunkt installierte XP-Systeme, die noch in die alte NT-Domänenstruktur eingebunden waren, sollen hier nicht betrachtet werden). Verwaltungsweit findet der XP-Roll-Out seit Juni 2006, nach Inbetriebnahme des neuen Mail-Systems, statt. In der Regel werden Ämter und Fachbereiche geschlossen umgestellt, damit Office-Vorlagen und Datenbanken gemeinsam genutzt werden können. Dabei werden vorhandene Rechner, die ab Mitte 2002 beschafft wurden, mit Windows XP, Office 2003 und einer Vielzahl weiterer Programme kundenindividuell neu aufgebaut. Ältere Rechner, die bereits vor dem genannten Zeitpunkt im Einsatz waren, werden durch neue ersetzt. Insgesamt wurde bis Mitte August 2006 rund ein Viertel der vernetzten Arbeitsplatzrechner in der Verwaltung umgestellt. Es handelt sich dabei um mehr als 400 Installationen auf vorhandenen Rechnern und um mehr als 100 auf neu beschafften Geräten, die mehr als vier Jahre alte Rechner ersetzen.

3.      Verstärkung und Neuorganisation des Produktbereichs Endanwendersysteme

Die am 20.09.2005 vom Betriebsausschuss beschlossene Besetzung von zwei zusätzlichen Stellen in der PC-Administration und einer Stelle zur Office-Betreuung wurde kurzfristig umgesetzt. Zur Optimierung der Arbeitsabläufe und zur Verbesserung der Kundenservices sind zudem die bisher getrennten HABIT-Produktbereiche ”Endsystem-Administration” und ”Technischer Endgeräteservice” zusammengelegt worden. Daneben werden zur Zeit zusätzliche Dienstleistungen in der Verwaltung, u. a. beim XP-Rollout, im Rahmen von drei eingerichteten Arbeitsgelegenheiten (”1-Euro-Jobs”) erbracht.

4.      Bewertung, Zwischenfazit

Ein verwaltungsweiter Wechsel der Betriebssystem- und Office-Umgebung ist ein aufwändiges Projekt, das zwangsläufig eine Vielzahl technischer und organisatorischer Probleme mit sich bringt. Die finanzielle Lage der Verwaltung lässt umfangreiche Schulungsmaßnahmen leider nicht zu, so dass Eingewöhnungsprobleme der Verwaltungsmitarbeiter beim Umgang mit neuer Software als zwangsläufig anzusehen sind. Aus technischer Sicht ist der bisherige Projektverlauf erfolgreich. Gelegentlich auftretende Probleme werden zumeist kurzfristig gelöst. Alles in allem schreitet die Modernisierung der Arbeitsplatzsoftware bei der Stadt Hagen nunmehr zügig voran. Durch neue Hard- und Software können Produktivitätshemmnisse beseitigt werden.

5.      Weitere Vorgehensweise

Für die bis Februar 2007 umzustellenden Ämter und Fachbereiche existiert ein mit der zentralen Steuerung abgestimmter Terminplan. Eine Terminsetzung für die voraussichtlich ab März 2007 umzustellenden Bereiche erfolgt in Abhängigkeit von bestehenden Veränderungsnotwendigkeiten und dem Verlauf der aktuell anstehenden Migrationen. Die jetzt durchzuführende Kalkulation der für Hard- und Software sowie für Dienstleistungen benötigten Ressourcen wird in die Wirtschaftsplanung 2007 einfließen.