Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

 

Die Maßnahmen werden voraussichtlich mit Ablauf des 31.12.2007 durchgeführt sein.

In der zentralen Zulassungsbehörde des Amtes für öffentliche Sicherheit, Verkehr und Personenstandswesen sind seit 2004 in der Summe 3,2 Sachbearbeiterstellen weggefallen. Davon entfallen auf die Maßnahmen:

 

·        32-M01-4 “Fortfall 2 Stellen Zulassungsstelle” – 2 Stellen.

·        32-M01-5 “Erinnerungsposten” der Orga-Untersuchung bei 32 (Gutachten zur Beurteilung der Aufgabenwahrnehmung im Amt 32)” – 0,7 Stellen; weitere Stellenstreichungen sollen nicht vorgenommen werden.

·        32-M03-1 “Umstellung von Zulassungs- und Führerscheinkartei auf elektronische Datei” – 0,5 Stellen bis zum voraussichtlichen Ende des Projektes in 2007 kann auf zusätzlich 2 weitere Stellen verzichtet werden.

 

Mit Gutachten vom 24.07.2003 ging das Institut für Verwaltungswissenschaften e.V. (IfV) bei der Zulassungsbehörde von einem Einsparpotential von fünf zu streichenden Stellen aus und empfahl des weiteren “die Einführung von technischen Möglichkeiten, z.B. in Form von EDV-Programm-Systemen zur Erleichterung der Arbeiten der Kfz-Angelegenheiten zügig zu realisieren”. Hier wurden als  Konsolidierungspotential die mit 3 MitarbeiterInnen (oder 2,5 Stellen) besetzten Arbeitsplätze angesehen.

Es wird noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass mit der Zulassungsbehörde sowohl die zentrale Zulassungsstelle in Hohenlimburg, als auch die Bürgerämter gemeint sind.

Mit Vorlage vom 13.05.2004, Drucksachen-Nr. 0355/2004, hat die Verwaltung darüber informiert, dass als Maßnahmen zur Umsetzung der Gutachter-Empfehlung der Beitritt in den KGSt-Vergleichsring für Zulassungsbehörden und die Digitalisierung der Kfz-Zulassungskartei erfolgen. Mit dieser Vorlage wird über die Ergebnisse bzw. den Realisierungsstand berichtet.

 

 

 32M01/5 Organisations-Untersuchung

 

 Einleitung

 

In der Vorlage vom 13.05.2004 war von der Verwaltung das Problem beschrieben worden, dass die im IfV-Gutachten für die Personalbemessung zugrunde gelegten Vergleichszahlen wahrscheinlich keine gesicherte Grundlage bedeuten, um exakte Konsolidierungskonsequenzen ziehen zu können. Die Ergebnisse des KGSt-Vergleichsringes haben diese Annahme bestätigt.

In der Vergleichsringarbeit wurde ermittelt, dass die herangezogenen statistischen Zahlen der 19 Kreisverwaltungen in Baden-Württemberg, im Gegensatz zum KGSt-Vergleichsring, bei der Ermittlung von Fallzahlen sogenannte Zusammenhangstätigkeiten (Versicherungswechsel) mit einbezogen haben. Somit ergaben sich bei der Berechnung von Vorgängen pro Vollzeitstelle jährlich bei den Kreisen in Baden-Württemberg zwar erheblich höhere, jedoch nicht korrekt ermittelte Fallzahlen. Deswegen werden bei der Ermittlung von Personalbedarfen nicht das ifV-Gutachten, sondern die Ergebnisse des KGSt-Vergleichsrings zu Grunde gelegt.

 

 Problembeschreibung

 

Am KGSt-Vergleichsring sind 13 Städte über 200 000 Einwohner, u.a. Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hannover, Köln, Magdeburg und München, beteiligt. Im Vergleichsring-Abschlußbericht vom 26.11.2005 sind für das Jahr 2004 bei der Kennzahl “Zulassungen pro Vollzeitstelle” Werte von 3.160 Fälle Minimum, 4.159 Fälle Mittelwert und für Hagen 3657 Fälle jährlich ermittelt worden.

Für Hagen ist jedoch ausdrücklich die Besonderheit zu berücksichtigen, dass sich ein Händler auf Importfahrzeuge aus Übersee spezialisiert mit der Folge, dass im Vergleich zu anderen Zulassungsbehörden die Ausstellung von “Leerbriefen”, u.a. um ein Vielfaches höher liegt. So hat Berlin rd. 16,5 mal so viele Einwohner wie Hagen (3.331.794 zu 201.171), die Zulassungsbehörde aber nur 2,2 mal so viele “Leerbriefe” auszustellen (2955 zu 1336). Die Bearbeitung der “Leerbriefe” für diese Fahrzeuge liegt im Durchschnitt etwa 5 x höher als bei normalen Zulassungsvorgängen (12 Minuten im Durchschnitt bei “Normalfällen”, 60 Minuten bei Leerbriefen).

Leerbriefe auszustellen heißt nicht, einfach nur ein Blanko-Formular auszugeben. Vielmehr sind beim Bearbeitungsvorgang, der regelmäßig keine Zulassung mit Hagener Kennzeichen zur Folge hat, spezielle Arbeitsschritte durchzuführen, die zeitlich sehr aufwändig sind:

 

·        Übertragen/Übersetzen der Fahrzeugdaten aus den Originalpapieren aus dem Ausland (Englisch, Französisch, Italienisch usw.). Dazu ist es regelmäßig erforderlich, telefonisch, per Fax oder e-mail mit folgenden Dienststellen zu korrespondieren:

·        Kraftfahrtbundesamt,

·        Kriminalpolizei,

·        Zoll,

·        spezielle Auswertungsdateien bzw. PC-Anwenderprogramme aufzurufen,

In Extremfällen nimmt ein Vorgang einen ganzen Arbeitstag, teilweise auch. darüber hinaus in Anspruch.

Der zu berücksichtigende Gebühreneinnahmefaktor, auf den zukünftig auch nicht verzichtet werden sollte, beläuft sich auf rd. 115.000 € jährlich.

Auf der Basis dieser Zahlenwerte ergibt sich aus den Ergebnissen des KGSt-Vergleichsringes die nachstehend beschriebene Konsequenz:

 

·        Der zeitliche Mehraufwand für die Ausstellung der Leerbriefe ergibt umgerechnet in Zulassungen pro Vollzeitstelle rd. 306 Vorgänge, sodass von insgesamt rd. 3963 Zulassungen pro Vollzeitstelle auszugehen ist.

 

·        Die Zulassungsbehörde Hagen hatte damit Platz 7 von 13 teilnehmenden Städten im KGSt-Vergleichsring erreicht.

 

Zur Verbesserung dieser “Mittelfeld-Position” sind folgende organisatorischen und personellen Konsequenzen gezogen worden:

 

-         Auflösung der Zentralkasse und der Plakettenausgabe in 2004

-         Streichung von 3,2 Stellen im Haushaltsjahr 2004 und 2005

 

Als Ergebnis dieser Maßnahmen hat sich Hagen auf Rang 4 verbessert.

 

32M03 – 1 Umstellung von Zulassungs- und Führerscheinkartei auf elektronische Datei

 

Die Umstellung Führerscheinkartei ist bereits abgeschlossen.

Die in der Vorlage vom 13.04.2004 erwähnte Prüfung zum Einsatz eines digitalen Archivierungsprogramms für die Fahrzeugakten-Papier-Kartei hat zum Ergebnis geführt, dass sich die Verwaltung für den Einsatz entsprechender Hard- (Scanner) und Software eines externen Anbieter entschieden hat, ebenso wie für die erforderliche digitale Erfassung des Altbestandes der Papierkartei. Letzteres befindet sich zur Zeit in der Ausschreibungsphase. Die verwaltungsinternen Planungen sind darauf abgestimmt, die Umstellungsmaßnahme mit dem vierten Quartal 2007 abzuschließen.

In diesem Zusammenhang wurden zusätzlich folgende personelle Maßnahmen umgesetzt bzw. sind geplant:

 

-         Streichung einer 20-Stunden-Stelle im Jahre 2005

-         Streichung von zwei weiteren Stellen im Jahr 2008.

 

Auf der Basis dieser und der Maßnahmen im Sachbearbeiterbereich, wird sich die Spitzenposition Hagens u.a. beim Kostendeckungsgrad, derzeit dritter Platz hinter Wuppertal und München, weiter festigen.

 

Auswirkungen auf alle bisher in Hagen geltenden Standards kommunaler Leistungserbringung

 

Nach den bisherigen Erkenntnissen, haben die oben beschriebenen organisatorischen und personellen Maßnahmen auf die geltenden Leistungs-Standards keine spürbare Außenwirkung, da die Arbeitsverdichtung bisher innerdienstlich abgefangen werden konnte. Die Wartezeiten für die Kunden haben sich ebenfalls nur unbedeutend verlängert.

 

 Auswirkungen auf die zu erwartenden Personal- und Sachkosten

 

Die bereits durchgeführten Stellenstreichungen wirken sich Ausgaben mindernd im Personalkostenbudget aus.

Das gleiche gilt ab 01.01.2008 für die Maßnahme Digitalisierung der Zulassungskartei. Im Vorfeld hierfür sind für die Anschaffung von Soft- und Hardware sowie Erfassung des Altakten-Papierkarteibestandes einmalige Investitionen von rd. 275.000 € erforderlich. Bei Gegenrechnung der Personalkosten für insgesamt 2,5 abzubauende Stellen wird ein entsprechender Konsolidierungseffekt eintreten.

 

 

 Fazit

 

Nach Auffassung der Verwaltung sind die möglichen personellen Konsequenzen aus den durchgeführten Untersuchungen gezogen worden. Weitere Stellenstreichungen können vor allem vor dem Hintergrund der neu und zusätzlich zu leistenden Mehrarbeit in Zusammenhang mit der Vereinheitlichung der Zulassungsdokumente auf europäischer Ebene, der Verpflichtung zur Steuerrückstandsprüfung für die Finanzämter und die Aufnahme der Einzugsermächtigung zur Zahlung der Kraftfahrzeugsteuer nicht vorgeschlagen werden. Die Zulassungsstelle Hagen hat bei der “Kundenzufriedenheit” innerhalb des Vergleichsringes die Spitzenposition sowohl von den Händlern als auch von den Privatpersonen zuerkannt bekommen. Ähnliches gilt bei der Mitarbeiterzufriedenheit (Platz 2). Weitere Kürzungen im personellen Bereich würden diese hervorragende Position erheblich gefährden.

 

Weiter ist beabsichtigt, sukzessive organisatorische Änderungen mit dem Ziel der Optimierung vorzunehmen, zum Beispiel bei den Sprechzeitenregelungen, etwa einem publikumsfreien Nachmittag, um erforderliche Nacharbeiten zum Tagesgeschäft durchführen zu können.

 

Abschließend soll nicht unerwähnt bleiben, dass sich aus der Natur der Aufgabenstellungen in der “Zulassungszentrale” und den dezentralen, auf Kurzkontakte fokussierten Bürgerämtern eine Ungleichgewichtung der einfachen zu schwierigen Aufgabenerledigungen zu Ungunsten der Zentrale entwickelt hat. Die wirklich schwierigen und damit zeitaufwändigen Fälle werden ausschließlich in der zentralen Zulassungsstelle bearbeitet, weil nur hier das entsprechende Spezialwissen vorgehalten werden kann. Als Beispiele zu nennen sind hier:

 

-         Leerbriefe

-         Zulassungen von Fahrzeugen mit Betriebserlaubnissen

-         Zulassung von Importfahrzeugen mit ausländischen Fahrzeugpapieren

-         Postbearbeitung

-         Qualifizierte Auskunft (telefonisch und persönlich)

-         Fehlerbereinigungen

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
X	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
X	Bereits laufende Maßnahme
		X	des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Neue Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
X	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
		X	Es entstehen Ausgaben
				X	einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr	2006
				X	jährlich wiederkehrende Ausgaben
					periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren

 

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen				EUR
X	Sachkosten		120.000		EUR
	Personalkosten				EUR
Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:
HH-Stelle/Position		Lfd. HH-Jahr		Folgejahr 1		Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:
1120.600.0010.1		120.000
Eigenanteil:		120.000

 

 

4. Finanzierung

X

Verwaltungshaushalt

X

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitionsprogramm
			vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

 

5. Personelle Auswirkungen
	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe			unbefristet/befristet ab/bis			Besetzung intern/extern	Kosten EUR *
		5.2 Stellenausweitungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.3 Hebungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe bisher		BVL-Gruppe neu			Kosten EUR *
		5.4 Aufhebung kw-Vermerke
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.8 Überplanmäßige Einsätze
		BVL-Gruppe		Zeitdauer				Umfang in Wochenstunden		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.1 bis 5.8

 

 

X	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		090/2005	VII		35.600
		092/2005	VII		35.600
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13			71.200

 

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.