1.      Der Rat nimmt den Sachstandsbericht der Verwaltung zur Kenntnis.

 

2.      Der Rat stimmt einer zusätzlichen Ausweisung einer Teilprojektleiterstelle nach

Vergütungsgruppe Ib BAT (Entgeltgruppe 14 TVöD) befristet bis 2010 zu. Sofern kein interner Bewerber/keine interne Bewerberin gefunden werden kann, erfolgt die Personalauswahl für eine externe Besetzung abschließend im Personalausschuss.

 

Die Umsetzung der Vorlage erfolgt bis zum 15.10.2006.

Mit Beschluss des Rates vom 30.06.2005 wurde die Verwaltung u.a. damit beauftragt, die erforderlichen Schritte für die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements  und den Einsatz der SAP-Finanzsoftware kurzfristig umzusetzen, um die termingerechte Einführung des NKF auf der Basis der SAP-Software sicherzustellen.

Hierzu gibt die Verwaltung einen Zwischenbericht und informiert gleichzeitig über die erforderliche Weiterentwicklung der Projektarbeit.

Im Zusammenhang mit den notwendigen Umstellungsarbeiten ist u.a. die  zukünftige Organisation der Finanzbuchhaltung aufgegriffen worden. Für die Ämter der ersten Welle soll diese Aufgabe zentral bei der Kämmerei wahrgenommen werden.

Weiterhin sind die Voraussetzungen sowie die Möglichkeiten eines sogenannten Bürgerkontos geprüft worden. Generell sollen alle “Geschäftsbeziehungen” (z.B. Grundsteuern, Abfall- und  Straßenreinigungsgebühren) mit einem “Geschäftspartner” in einem Konto zusammen gefasst werden.

Im Zusammenhang mit der erforderlichen Bilanzerstellung standen und stehen die

gesetzlich zugelassenen Bewertungswahlrechte und –spielräume im Vordergrund der Überlegungen. Da die in der Eröffnungsbilanz festgelegten Werte sich auf die Ergebnisrechnungen der Folgejahre unmittelbar auswirken, sollen diese  Beziehungen bzw. Auswirkungen anhand von Szenariorechnungen simuliert werden, um so innerhalb des gesetzlichen Rahmens eine für die Stadt Hagen optimale Konzeption zu erhalten bzw. den Entscheidungsträgern belastbare Entscheidungsgrundlagen liefern zu können.

Die anstehenden Arbeiten werden auf Seiten der Stadt Hagen erstmalig durchgeführt, die fehlende Erfahrung und die Komplexität machen deshalb eine externe Beratung erforderlich.

Aus diesem Grunde wurde mit der Firma Rödl und Partner ein Unternehmen mit der Beratung beauftragt, das vielfältige Erfahrungen aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerrecht und Neues kommunales Finanzmanagement mitbringt. Der Berater ist in der Lage, ad-hoc Fragen zu beantworten, die bei der Bewertung und Erfassung des städtischen Vermögens auftreten. Des weiteren ist er in der Lage, konzeptionelle Ansätze für strategische und bilanzpolitische Aspekte zu erkennen und Hinweise zu möglichen Entscheidungsalternativen aufzuzeigen.

Aus den gewonnenen Erkenntnissen der Teilprojektarbeit leitet sich die Überarbeitung der Projektstruktur ab.

Im Zusammenhang mit dem Ausscheiden des Teilprojektleiters 3 – Erfassung, Bewertung und Bilanz – ergibt sich personalwirtschaftlicher Handlungsbedarf.
 
Vor dem Hintergrund des geplanten Stichtags der Eröffnungsbilanz ist es dringend geboten, die Intensität der Teilprojektarbeit zu erhöhen. Die Vorlage gibt einen ausführlichen Überblick über die eingeleiteten und noch einzuleitenden Erfassungen und Bewertungen, die weitere zeitintensive konzeptionelle Arbeiten erfordern.
Es ist beabsichtigt, die Leitungsfunktion des TP 3 hauptberuflich, gegebenenfalls extern, zu besetzen.
 
Die sich ergebenden Aufwendungen für das Projekt teilen sich in die insgesamt zur Verfügung gestellten Personalressourcen und die Kosten der SAP-Finanzsoftware. Bei der Bereitstellung von qualifizierten Beschäftigten hat die Verwaltung zunächst, wie in der Vorlage aus Mai 2005 (Drucksachennr. 0488/2005) dargestellt, auf die vorhandenen städtischen Beschäftigten zurückgegriffen.

 

1.     

Einleitung

Mit Beschluss des Rates vom 30.06.2005 wurde die Verwaltung u.a. damit beauftragt, die erforderlichen Schritte für die Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements  und den Einsatz der SAP-Finanzsoftware kurzfristig umzusetzen, um die termingerechte Einführung des NKF auf der Basis der SAP-Software sicherzustellen.

Im Nachfolgenden gibt die Verwaltung einen Bericht über den Fortgang der Einführungsarbeiten sowie über die erforderliche Weiterentwicklung der Projektarbeit.

2.      Stand der Projektarbeiten

2.1 Kernprojekt

Das Kernprojekt hat sich mit Fragen der Personalwirtschaft, dem Produktkatalog, der Produktsteuerung sowie möglichen Ämtern der ersten Welle befasst. Weiterhin standen die Überarbeitung der Meilensteinplanung sowie die Überlegungen für eine neue Projektstruktur auf der Tagesordnung.
     
Im Zusammenhang mit den notwendigen Umstellungsarbeiten hat sich das Kernprojekt auch mit der zukünftigen Organisation der Finanzbuchhaltung, bestehend aus der Geschäftsbuchhaltung (Haupt- und Nebenbuchhaltungen) sowie der Zahlungsabwicklung (Debitoren, Kreditoren, Mahn- und Vollstreckungswesen), befasst.

Die Finanzbuchhaltung für die Ämter der ersten Welle wird zentral bei der Kämmerei wahrgenommen. Aus dem Bereich der Kämmerei sind zunächst drei Buchhalter/innen für die Geschäftsbuchhaltung und drei Mitarbeiter/innen für den Bereich der Zahlungsabwicklung vorgesehen.
Durch die zentrale Bündelung soll einerseits das erforderliche know-how aufgebaut und andererseits eine Vertretungsregelung sichergestellt werden. Kapazitätsschwankungen, mit denen in der Startphase  noch zu rechnen ist, sollen durch den variablen Einsatz der Kräfte - sowohl im “Altverfahren” als auch im neuen Verfahren - ausgeglichen und aufgefangen werden.
 
Weiterhin hat sich das Kernprojekt mit den Voraussetzungen sowie den Möglichkeiten eines sogenannten Bürgerkontos beschäftigt. Generell sollen alle “Geschäftsbeziehungen” (z.B. Grundsteuern, Abfall- und  Straßenreinigungsgebühren) mit einem “Geschäftspartner” in einem Konto zusammen gefasst werden. Eine Ausnahme hierzu sind die Bußgelder, die aufgrund des Massengeschäftes in einem vereinfachten Verfahren bearbeitet werden sollen. 

 

 

 

2.2 Teilprojekt 1 Neuausrichtung der Steuerung

Die Mitglieder des Teilprojektes haben sich mit Fragen der zukünftigen generellen Verwaltungssteuerung auf Basis der konkreten Produktsteuerung auseinandergesetzt.

Unter dem Stichwort “Hagener Produktbildung und –steuerung im NKF” ist hierzu ein Vorschlag für die sukzessive  Weiterentwicklung der Steuerung erarbeitet worden. Neben den Kriterien der Produktbildung sind darin auch die Festlegungen zur Gestaltung der Teilpläne enthalten. Weiterhin setzt sich das Papier mit Festlegungen bezüglich der Zuständigkeiten im Hinblick auf die zukünftige Produktsteuerung auseinander.
 
Der neue kommunale Haushalt sieht zukünftig die Produkte als zentralen Bezugspunkt, einerseits für die Ausrichtung der Kosten- und Leistungsrechnung, andererseits für eine wirksame Verwaltungssteuerung.
 
Dem Verwaltungsentwurf wird zur Zeit im Rahmen eines Arbeitskreises (Fraktionsgeschäftsführer, OB/A – Strategische Steuerung – sowie Projektleitung NKF/SAP) vertiefend nachgegangen. (Zwischen-) Ergebnisse sollen anschließend erneut in der Lenkungsgruppe präsentiert werden.

Abschließend haben die Mitglieder des TP 1 weitere Aufgaben- und Themenfelder benannt, die jetzt sukzessive von den verantwortlichen Stellen innerhalb der Verwaltung weiter bearbeitet werden:

Für den Bereich Zielsysteme sollen unter Federführung der Strategischen Steuerung, OB/A, u.a. die Leitzielbildung (für die Stadt Hagen sowie für die Verwaltung) und die Standards für Zielformulierungen aufgegriffen werden.  Während die Kämmerei, 20, federführend ein Budgetierungskonzept erarbeitet, entwickelt die Zentrale Steuerung ein Konzept für  ein verwaltungsweites Controlling. Diese Konzepte bilden für jetzt anstehende Entscheidungen im NKF- und SAP-Verfahren eine wesentliche Grundlage.

Durch die Fortführung der notwendigen Arbeiten innerhalb der Linienorganisation ist die Weiterführung dieses Teilprojektes nicht mehr erforderlich.

 

 

 

 

 

2.3 Teilprojekt 2 Ergebnisplanung/-rechnung, Finanzplanung/-rechnung und
      Teilprojekt 4 Finanzsoftware 

 

Das Projekt SAP der Stadt Hagen hat seine Arbeit nach Einzug in die bereitgestellten Räume Anfang September 2005 aufgenommen. Basierend auf dem konkreten Projektziel der Einführung der SAP-Software zur Unterstützung des NKF bei der Stadt Hagen waren die ersten Monate geprägt von den in der nachstehenden Tabelle enthaltenen Projektschritten.

 

Projektschritte	Status
Schulung von betriebswirtschaftlichen Grundkenntnissen	abgeschlossen
Schulung in den Prozessen der NKF –Musterlösung am SAP-Schulungssystem	abgeschlossen
Durchführung von Workshops zur Ermittlung der speziellen Hagener Anforderungen an die NKF-Geschäftsprozesse (Delta-Fachkonzepte)	abgeschlossen
Erstellung der Delta-Fachkonzepte zu den einzelnen NKF-Geschäftsprozessen auf Basis der SAP-Software	in Arbeit
Übernahme der definierten Anforderungen in die SAP – Programme (Customizing)	in Planung
Tests der (angepassten) Prozesse	in Planung
Freigabe der getesteten Prozesse	in Planung
Produktionsvorbereitung des Gesamtsystems	in Planung
Produktivsetzung der Prozesse und des Gesamtsystems	in Planung

 

Durch diese praktische Arbeit der ersten Monaten ist deutlich geworden, dass im Projekt SAP mit der Softwareeinführung die Aufgabenstellungen der bisher in der Projektorganisation der NKF-Einführung enthaltenen Teilprojekte 2 (Ergebnisplanung/-rechnung, Finanzplanung/-rechnung) und 4 (Finanzsoftware) untrennbar mit einander verbunden sind. Während zunächst im Rahmen der Teilprojekte die Aufgabenstellung in der rechtlichen Vorbereitung der NKF-Geschäftsprozesse und der Softwareauswahl lag, geht es im Projekt SAP konkret um die Einführung sowohl der NKF-Geschäftsprozesse in der Verwaltung als auch der diese unterstützenden finanzwirtschaftlichen Software von SAP. Die NKF-Geschäftsprozesse der Stadt Hagen müssen in der Software abgebildet werden, weshalb die Gestaltung der Prozesse unter Beachtung der rechtlichen Grundlagen nicht ohne die gleichzeitige Umsetzung in der Software erfolgen kann.

Die veränderten Rahmenbedingungen machen ein neues Projektdesign, das unter Punkt 3. dargestellt wird, erforderlich.

Das neue Haushaltsrecht soll aus Aufwands- und Sicherheitsgründen in zwei Wellen eingeführt werden; in einer ersten Welle werden zum 01.01.2007 in 12 Amts- bzw. Fachbereichen die Voraussetzungen für die Umstellung geschaffen. Um bereits in der ersten Welle ein breites Erfahrungswissen sicherzustellen, erstrecken sich die Amts- bzw. Fachbereiche auf alle Vorstandsbereiche.

Folgende Amts- und Fachbereiche sind für die  1. Welle vorgesehen:

 

-          Amt des Oberbürgermeisters                OB/A               Vorstandsbereich 1

-          Öffentlichkeitsarbeit                                OB/A               Vorstandsbereich 1

-          Tourismus                                                OB/A               Vorstandsbereich 1

-          Gleichstellungsstelle                               OB/GB            Vorstandsbereich 1

-          Örtliche Prüfung                                       14                    Vorstandsbereich 1

-          Zentrale Steuerung                                  19                    Vorstandsbereich 4

-          Haushaltswirtschaft, Ergebnis-
und Finanzplanung                                  20                    Vorstandsbereich 2

-          Volkshochschule und                                                     
Bücherei                                                   43                    Vorstandsbereich 3

-          Musikschule                                             44                    Vorstandsbereich 2

-          Katastrophen-/Zivilschutz                       37                    Vorstandsbereich 4

-          Gesundheitsamt                                      53                    Vorstandsbereich 4

-          Sonstige Einrichtungen zur
Förderung junger Menschen
und Familien                                            55/3                Vorstandsbereich 3

-          Wohnungsbauförderung             61/3                Vorstandsbereich 5

-          Bau- und Grundstücksordnung  63                    Vorstandsbereich 5

-          Denkmalschutz und –pflege                   63                    Vorstandsbereich 5

 

Nach den im Februar 2006 durchgeführten Informationsveranstaltungen für die betreffenden Ämter / Fachbereiche läuft zur Zeit die Erarbeitung der NKF- / SAP-Grundlagen vor Ort.  Zur Gewährleistung eines kontinuierlichen Fortgangs der Umstellungsarbeiten erfolgt eine zeitnahe Abstimmung der auftretenden Fragen in enger Zusammenarbeit zwischen Rechnungsprüfungsamt, Zentraler Steuerung, Kämmerei und dem Projekt NKF / SAP.

 
2.4 Teilprojekt 3 Erfassung, Bewertung und Bilanz

Der Projektplan im NKF sieht vor, zum 01.01.2008 den ersten gesamtstädtischen NKF-Haushalt einzubringen. Zu diesem Stichtag ist dann auch die Eröffnungsbilanz der Stadtverwaltung zu erstellen.

Der Gesetzgeber schreibt vor, zum 31.12.2010 einen Gesamtabschluss zu erstellen. Neben dem Gesamtergebnis und dem Gesamtüberblick über die Finanzlage im Konzern “Stadt” wird dann in der Konzernbilanz ein Gesamtüberblick über Vermögen und Schulden der Kommune gegeben.

2.4.1 Erfassung und Bewertung

Derzeit findet die Bewertung und die Erfassung des städtischen Vermögens statt. Die durchgeführten Bewertungen sind bis zum Eröffnungsbilanzstichtag fortzuschreiben:
 
Grund und Boden:
Die Daten über den städtischen Grund und Boden stehen in einer Datenbank des Liegenschaftsamtes umfassend und aktuell zur Verfügung. Die Vollständigkeit der Daten wurde durch einen Abgleich mit dem Allgemeinen Liegenschaftsbuch bzw. dem Allgemeinen Liegenschaftskataster verifiziert. Ein weiterer Datenabgleich mit der Gebäudewirtschaft Hagen ist erfolgt.           

Bebaute Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte (insbes. Hochbauten):
Die Erfassungen und Bewertungen werden von der städtischen Bewertungsstelle, die um zwei Fachkräfte verstärkt wurde, durchgeführt. Die Arbeiten laufen seit Oktober 2005 auf Hochtouren. Die Gesamterfassungsdauer ist auf maximal zwei Jahre ausgelegt. Die Arbeiten liegen im Zeitplan.          

Straßenvermögen
Die NKF-bezogene Erfassung der Straßen, Wege und Plätze wird im Rahmen des Aufbaus eines Straßenkatasters, das die Fachverwaltung benötigt, mit erledigt. Auf Grund des Umfangs und der Komplexität der Erfassung können die notwendigen Arbeiten nicht mit eigenem Personal erledigt werden. Der Aufbau des Straßenkatasters mit dem “Nebenprodukt” NKF-Erfassung und Bewertung soll daher durch ein entsprechend qualifiziertes Ingenieurbüro erfolgen.

Eine (beschränkte) Ausschreibung ist für April/Mai 2006 vorgesehen. Die Arbeiten werden deshalb nicht vor Mitte Juni 2006 beginnen können. Die ursprünglich für Ende Dezember 2006 geplante Ablieferung der NKF-Daten ist damit nicht mehr zu halten. Die Abstimmungen über einen neuen Termin sind noch nicht abgeschlossen.     

Brücken, Tunnel, Stützmauern  
Die Datenlage bei Brücken und Tunnel ist ausreichend, so dass die NKF-bezogenen Erfassungen und Bewertungen in Eigenregie vorgenommen werden können.

Die Daten für die Stützmauern werden mit externer Unterstützung ermittelt.

Lichtsignal- und Verkehrsrechneranlagen, Straßenbeleuchtung, Parkleitsystem
Die Datenlage für diese Bereiche ist ausreichend. Es muss jedoch die NKF-bezogene Erfassung und Bewertung abgeleitet werden. Dies soll ebenfalls in Eigenregie erfolgen.

Betriebs- und Geschäftsausstattung
Das Teilprojekt konnte sich dieser Sparte bisher noch nicht konkret annehmen. Es muss für diesen Bereich noch eine konzeptionelle Aufbereitung stattfinden. Insbesondere ist hier zu prüfen, welche Vereinfachungsverfahren Anwendung finden können. Es sollen weitgehend Gruppen- bzw. Festbewertungen erfolgen. Da die Betriebs- und Geschäftsausstattung bereits für die Ämter der 1. Welle aufzunehmen ist, müssen die Vorbereitungsmaßnahmen kurzfristig erfolgen.       

Spielplätze
Die Fachverwaltung hat mit den Erfassungsarbeiten begonnen.     

Friedhöfe
Für diesen Bereich ist zu prüfen, ob die gesetzliche Möglichkeit der Übernahme der entsprechenden Daten aus der Gebührenbedarfskalkulation ohne weitere Korrekturen genutzt werden kann. Konkrete Arbeitsergebnisse liegen noch nicht vor. Ein besonderes Problem wird für die Dauergrabstätten die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten auf der Passivseite darstellen.          

Wald
Das Forstamt hat vor einigen Wochen die turnusmäßig notwendige Bestandsaufnahme (Forsteinrichtungswerk) beauftragt. Aus den insoweit erhobenen Daten können die Daten für das NKF abgeleitet werden. Allerdings ist noch eine Konzeption für die Datenableitung zu erarbeiten.    

Pensionsrückstellungen
Eine Möglichkeit für die Ermittlung der erforderlichen Pensionsrückstellungen ist die kostenintensive Einholung von einzelnen versicherungsmathematischen Gutachten.           

Alternativ besteht eine kostengünstigere Möglichkeit, Pensionsrückstellungen mit Hilfe einer speziellen Software in Eigenregie zu ermitteln. Zwischenzeitlich hat eine Präsentation der Software stattgefunden sowie eine ergänzende Abfrage bei einer anderen Großstadt zu den Erfahrungen mit dieser Software. Aufgrund der bisherigen Erkenntnisse wird dieser Möglichkeit vertiefend nachgegangen.
 
Bereich Kunst
Dem Bereich Kunst und Kulturdenkmäler konnte sich das Teilprojekt bisher noch nicht intensiv widmen.

Sonstiges Anlagevermögen
Die Erfassung von sonstigem Anlagevermögen (z.B. Fahrzeuge, Maschinen, Geräte, Ausrüstungsgegenstände usw.) wurde bisher noch nicht konkret bearbeitet. Hier sind auch noch konzeptionelle Überlegungen erforderlich. Die Arbeiten sollen in nächster Zeit sukzessive aufgenommen werden.

Erfassung von geringwertigen Wirtschaftsgütern
Nach den gesetzlichen Regelungen sind geringwertige Wirtschaftsgüter (Wert zwischen 60 € und 410 €) grundsätzlich zu erfassen. Die Thematik ist auf der Grundlage noch zu erstellender konzeptioneller Überlegungen aufzugreifen.

Erfassung von Zuwendungen und Beiträgen (Sonderposten auf der Passivseite)
Die Erfassung von in der Vergangenheit durch Dritte an die Stadt Hagen gezahlte Zuwendungen und Beiträgen (Sonderposten) gestaltet sich zum Teil problematisch, da die benötigten Daten – zumindest für die länger zurückliegenden Investitionen – schwierig zu ermitteln sind. Deshalb wird zur Zeit mit der Fachverwaltung ein Verfahren diskutiert, das ein pauschaliertes Vorgehen ermöglichen soll.

Sonstige Bilanzpositionen
Die Erfassung maßgeblicher Daten und die Bewertungen z.B. der Finanzanlagen, des Umlaufvermögens (einschließlich der Forderungen), sonstiger Rückstellungen und Sonderposten sowie der Verbindlichkeiten kann überwiegend nur zeitnah zum Bilanzstichtag erfolgen und ist daher noch nicht bearbeitet worden.
 
2.4.2 Bilanz
Bilanzpolitischer Beratungsbedarf – Einbeziehung von Beratern    
 
Die gesetzlich zugelassenen Bewertungswahlrechte und –spielräume können nur dann verantwortlich ausgeübt / ausgenutzt werden, wenn hierfür ein ausreichend bemessener Zeitabschnitt zur Verfügung steht. Die in der Eröffnungsbilanz festgelegten Werte wirken sich auf die Ergebnisrechnungen der Folgejahre unmittelbar aus. Diese Beziehungen bzw. Auswirkungen sollen deshalb anhand von Szenariorechnungen simuliert werden, um so innerhalb des gesetzlichen Rahmens eine für die Stadt Hagen optimale Konzeption zu erhalten bzw. den Entscheidungsträgern belastbare Entscheidungsgrundlagen liefern zu können.

Die anstehenden Arbeiten werden auf Seiten der Stadt Hagen erstmalig durchgeführt, die fehlende Erfahrung und die Komplexität machen deshalb eine externe Beratung erforderlich. Kurzfristig auftretende Fragestellungen sind zum Fortgang der Arbeiten ad-hoc zu beantworten. Mittelfristig sind die Ergebnisse aber auch unter dem Gesichtspunkt der Bilanzpolitik zu betrachten.

Aus diesem Grunde wurde mit der Firma Rödl und Partner ein Unternehmen mit der Beratung beauftragt, das vielfältige Erfahrungen aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerrecht und Neues kommunales Finanzmanagement mitbringt. Der Berater ist in der Lage, ad-hoc Fragen zu beantworten, die bei der Bewertung und Erfassung des städtischen Vermögens auftreten. Des weiteren ist er in der Lage, konzeptionelle Ansätze für strategische und bilanzpolitische Aspekte zu erkennen und Hinweise zu möglichen Entscheidungsalternativen aufzuzeigen.

Bei den Ad-hoc-Fragestellungen handelt es sich beispielsweise um

-          Hilfestellung bei der Bewertung von Anlagevermögen,

-          Hinweise zur möglichen verfahrenstechnischen und inhaltlichen Vereinfachung,

-          Unterstützung bei der Erarbeitung von Konzepten zur Erfassung und Bewertung von

·        abnutzbarem und nicht abnutzbarem Vermögen,

·        speziellen Vermögenswerten wie u.a. Kunstgegenstände, Brücken und Treppenanlagen,

·        Betriebs- und Geschäftsausstattung,

·        Unterstützung bei der Frage der Bewertung bzw. der Rückstellung des Instandhaltungsstaus.

Strategische und bilanzielle Aspekte beinhalten u.a. Fragen zu

 

-        der Wirkung der Bewertung des abnutzbaren und nicht abnutzbaren Vermögens auf die Eröffnungsbilanz und die Konzernbilanz,

 

-        der Rückstellungsbildung (u.a. Pensionsrückstellungen, Inanspruchnahme von Altersteilzeit, Instandsetzung) und deren Wirkungen auf die Eröffnungsbilanz und die Konzernbilanz,

 

-        der Bewertung der Beteiligungen im Hinblick auf die Konzernbilanz und

 

-        der Bildung von Sondervermögen und deren Wirkung auf die Eröffnungsbilanz und die Konzernbilanz sowie ggfls.

-        dem strategisch richtigen Zeitpunkt der Bildung von Sondervermögen,

-        dem optimalen Beschaffungszeitpunkt und

-        der optimalen Finanzierungsform von Projekten

und deren Wirkung auf die Eröffnungsbilanz und die Konzernbilanz.

 

Für die nächsten zwei Jahre ist eine Beratungsleistung von jeweils einem Beratertag pro Monat vorgesehen.

2.5 Teilprojekt 5 Qualifizierung und Informationsmanagement

Das Teilprojekt hat im Rahmen des NKF-Prozesses zielgruppenspezifische Qualifizierungsprogramme entwickelt und seit Beginn des Prozesses 463 Führungskräfte, Teilprojektmitglieder und sonstige Mitarbeiter/innen der Stadt qualifiziert. Seit Beginn des Jahres 2006 wurde ein 39 Tage umfassender Bilanzbuchhalterlehrgang mit 17 Personen gestartet. Im 1. Halbjahr des Jahres 2006 werden die Mitarbeiter/innen der Ämter der 1. Welle sowohl im kaufmännischen Rechnungswesen als auch in der Kosten- und Leistungsrechnung qualifiziert.

Im 2. Halbjahr 2006 soll bereits mit der Qualifizierung der Mitarbeiter/innen der Ämter der 2. Welle begonnen werden. Es ist momentan von einem Qualifizierungsbedarf für ca. 260 Personen auszugehen. Im Rahmen des Informationsmanagements wurde ein NKF/SAP-Flyer entwickelt, der verwaltungsweit an alle städt. Mitarbeiter/innen verteilt wird. Die im Intranet angebotenen Informationen des Landes NRW zum Thema NKF werden laufend aktualisiert.

3.      Neues Projektdesign

Die einzelnen Veränderungen in den Teilprojekten führen zu einer Überarbeitung der Projektstruktur. Wie bereits unter Punkt  2.2 aufgeführt, ist eine Weiterführung des Teilprojektes 1  - Neuausrichtung des Steuerung - nicht mehr erforderlich, da die Fortführung der noch erforderlichen Arbeiten innerhalb der Linienorganisation fortgesetzt werden soll.

Ausgehend von den beschriebenen Erkenntnissen und der Tatsache, dass zahlreiche Mitglieder der bisherigen Teilprojekte 2 und 4 im Projekt SAP vertreten sind, soll das Projektdesign für die NKF/SAP Einführung bei der Stadt Hagen dahingehend geändert werden, dass die inhaltlich stattgefundene Verschmelzung im Design nachvollzogen wird.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.      Personalwirtschaftlicher Handlungsbedarf
Die geplante Einführung des NKF zum 01.01.2008 stellt allgemein und für das Teilprojekt 3 ganz besonders ein äußerst ambitioniertes Ziel dar. Die bisher in der Teilprojektarbeit bzw. bei den Maßnahmen der Fachverwaltung aufgetretenen Engpässe und Schwierigkeiten sowie die Eigendynamik begonnener Prozesse vermitteln, dass für die Zielerreichung umgehend eine deutliche Ausweitung des Engagements und der Ressourcen erforderlich ist.

Zusätzlich zu einem verwaltungsinternen  Wechsel des NKF-Koordinators ergibt sich personalwirtschaftlicher Handlungsbedarf in der Nachfolge des Leiters des TP 3 – Erfassung, Bewertung und Bilanz –.

Insbesondere durch Belastungen im Rahmen der hauptberuflichen Regeltätigkeit hat sich die projektbezogene Leistungskapazität von einzelnen Teilprojektmitgliedern zum Teil deutlich reduziert. Darüber hinaus ist es mit Blick auf die Kontinuität der Erfassungs- und Bewertungsarbeit notwendig, zeitnah einen neuen Teilprojektleiter zu bestellen, weil der bisherige Leiter zum Jahresende aus dem aktiven Dienst ausscheidet.

Vor dem Hintergrund des geplanten Stichtags der Eröffnungsbilanz ist es somit dringend geboten, die Intensität der Projektarbeit zu erhöhen. Die eingeleiteten und noch einzuleitenden Erfassungen und Bewertungen (siehe ausführliche Beschreibung unter Punkt 2.4) erfordern sowohl weitere, im Regelfall zeitintensive, konzeptionelle Arbeiten als auch eine hohe Betreuungsleistung für die Fachverwaltungen, die die Umsetzungsarbeiten vor Ort zu leisten haben.

Aus diesem Grunde ist beabsichtigt, die Leitungsfunktion des TP 3 Erfassung, Bewertung und Bilanz       hauptberuflich zu besetzen. Die Funktion erfordert vertiefte betriebswirtschaftliche Kenntnisse und Erfahrungen, eine mehrjährige Verwaltungserfahrung mit ausreichenden Kenntnissen sowohl im bisherigen Haushaltsrecht (insbes. Vermögenshaushalt) als auch im neuen kommunalen Finanzmanagement. Auf der Basis dieser Anforderungen soll eine tarifgerechte Ausweisung nach Vergütungsgruppe Ib BAT (Entgeltgruppe 14 TVöD) erfolgen.

Sofern verwaltungsintern kein geeigneter Bewerber/keine geeignete Bewerberin gefunden werden kann, soll diese Funktion extern ausgeschrieben werden. Der Einsatz innerhalb des Projektes sollte bis längstens 2010 befristet werden, da zu diesem Zeitpunkt die Konzernbilanz erstmalig zu erstellen ist.

Die Personalauswahl für eine externe Besetzung soll im Personalausschuss erfolgen.

5.      Kostenentwicklung 2005 – 2008

Die sich ergebenden Aufwendungen für das Projekt teilen sich in die insgesamt zur Verfügung gestellten Personalressourcen und die Kosten der SAP-Finanzsoftware. Bei der Bereitstellung von qualifizierten Beschäftigten hat die Verwaltung zunächst, wie in der Vorlage aus Mai 2005 (Drucksachennr. 0488/2005) dargestellt, auf die vorhandenen städtischen Beschäftigten zurückgegriffen.

Durch die bereits dargestellte erforderliche Neubesetzung der Funktion des /der Teilprojektleiter/in  des Teilprojektes 3 ergeben sich bei einer externen Besetzung zusätzliche Personalkosten  in Höhe von jährlich 66.200,- EUR.

Aufgrund des im letzten Jahr durchgeführten Ausschreibungs- und Besetzungsverfahrens für KeyUser IT für das Customizing (Anpassung der Software auf Hagener Bedürfnisse durch Programmierung) sind beim HABIT vier Mitarbeiter/innen zum 01.09. bzw. 16.09.2005 extern eingestellt worden.
Nach der aktualisierten Projektplanung werden voraussichtlich folgende Kosten entstehen:

 

 

			in TEURO
voraussichtliche Verteilung der Kosten	2005	2006	2007	2008
Kosten Kernprojekt
Projektleitung 50 %	124	124	124	124
Koordinator NKF
Kosten TP 3 Bilanz
Teilprojektleitung  Personalkosten (bei externer Besetzung)	0	30	66	67
Personalkosten (2,5 Kräfte a 69 TEURO)	85	173	173	173
Straßendaten, geschätzte Software- und Dienstleistungskosten		150	4	4
Kosten Einführung SAP-Software
4 für SAP-Projektorganisation,     a 69 TEURO und     9 Anwendungsbetreuer,  a 59 TEURO	404	807	807	807
4 HABIT IT, a 69 TEURO	138	276	276	276
Beratung ( 450 - 550 Tage,    siehe Vorlage HABIT v. 11.5.05 )	0	400	400	0
IT-SAP Schulung HABIT	0	150	0	0
Schulung SAP-Projektteam	40	60	0	0
Betriebswirtschaftliche Schulungen	90	90	90	90
Anwenderschulungen SAP-System	0	30	30	30
Lizenzkosten für SAP (einmalig)	948	0	0	0
Datenbanklizenzen (einmalig)	100	0	0	0
IT-Basisbetrieb Siegburg	150	225	145	145
Wartungskosten	183	183	183	183
Gesamt	2262	2698	2298	1899

6.      Ausblick / Weiteres Vorgehen /Meilensteinplanung

Die ursprüngliche Projektplanung sah vor, die NKF-Geschäftsprozesse daraufhin zu untersuchen, ob sie den Bedarfen der Hagener Finanzwirtschaft genügen oder, ob gegebenenfalls Erweiterungen hätten vorgenommen werden müssen.
Die Erkenntnisse aus den durchgeführten Fachworkshops zur Ermittlung der funktionalen Deltas machen eine veränderte Vorgehensweise notwendig.  

Wie bereits unter Punkt 2.3 aufgeführt, müssen die NKF-Geschäftsprozesse in der Stadt Hagen in der Software von SAP abgebildet werden. Somit ist die Gestaltung der Prozesse unter Beachtung der rechtlichen Grundlagen nicht ohne die gleichzeitige zeitaufwendigere Umsetzung in der Software möglich. Die wesentliche Erkenntnis daraus ist, dass die einzelnen Geschäftsprozesse nacheinander zu gestalten und ins System einzupflegen sind.

Auch vor dem Hintergrund dieses erhöhten Einführungsaufwandes wird an der ursprünglichen zeitlichen Projektplanung zunächst festgehalten. Danach ist weiterhin die Umstellung der Ämter und Fachbereiche der 1. Welle zum 01.01.2007 vorgesehen; für die Gesamtumstellung der Verwaltung ist weiterhin der 01.01.2008 geplant.

Eine maßgebliche Voraussetzung für die Einhaltung dieses ambitionierten Zeitplanes ist das Ergebnis des derzeit über die KDN laufenden Ausschreibungsverfahrens für Beratungsdienstleistungen für die Einführung der SAP-Software. Innerhalb dieses Ausschreibungsverfahrens findet zur Zeit die Bewertung der abgegebenen Angebote statt.

Vor  dem Hintergrund dieser Entwicklungen sieht die Projektplanung  folgende Meilensteine zur Einführung des NKF-/SAP-Projektes vor:

		2006				2007
	Einführung SAP-Software in 2 Wellen	I	II	III	IV	I	II	III	IV
	Projektvorbereitung
	NKF-Grundlagen und Geschäftsprozesse	X	X
1. Welle	Planung	X	X	X
	Bewirtschaftung mit Kasse	X	X	X	X
2. Welle	Planung					X	X
	Bewirtschaftung mit Kasse							X	X

Die wesentlichen Grundlagen des Gesamtprojektes (NKF und SAP), die bisherigen Meilensteine sowie die beabsichtigten weiteren Projektschritte sollen in separaten Informationsveranstaltungen für Politik und Verwaltung präsentiert werden. Angedacht sind hierfür die Monate Mai / Juni 2006. 

	Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen.
	Hinweis: Diese und alle weiteren Zeilen in diesem Fall bitte löschen!

 

1. Rechtscharakter
	Auftragsangelegenheit
x	Pflichtaufgabe zur Erfüllung nach Weisung
	Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung
	Freiwillige Selbstverwaltungsaufgabe
	Vertragliche Bindung
	Fiskalische Bindung
	Beschluss RAT, HFA, BV, Ausschuss, sonstige
	Dienstvereinbarung mit dem GPR
	Ohne Bindung
Erläuterungen:
2. Allgemeine Angaben
x	Bereits laufende Maßnahme
		x	des Verwaltungshaushaltes
		x	des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Neue Maßnahme
			des Verwaltungshaushaltes
			des Vermögenshaushaltes
			eines Wirtschaftsplanes
	Ausgaben
			Es entstehen weder einmalige Ausgaben noch Ausgaben in den Folgejahren
			Es entstehen Ausgaben
					einmalige Ausgabe(n) im Haushaltsjahr
					jährlich wiederkehrende Ausgaben
					periodisch wiederkehrende Ausgaben in den Jahren

 

 

3. Mittelbedarf
	Einnahmen				EUR
	Sachkosten				EUR
	Personalkosten				EUR
Die Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben verteilen sich auf folgende Haushaltsstellen:
HH-Stelle/Position		Lfd. HH-Jahr		Folgejahr 1		Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
Einnahmen:
Ausgaben:
Eigenanteil:

 

 

4. Finanzierung

Verwaltungshaushalt

Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Gesamtbetrag

Kein konkreter Finanzierungsvorschlag

Wird durch 20 ausgefüllt

Die Finanzierung der Maßnahme wird den im Haushaltssicherungskonzept festgesetzten

Haushaltsausgleich langfristig nicht gefährden

Die Finanzierung der Maßnahme wird den Fehlbedarf im Verwaltungshaushalt in den nächsten

Jahren um folgende Beträge erhöhen und damit das Zieljahr für den Haushaltsausgleich gefährden:

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

 

 

	Vermögenshaushalt
			Einsparung(en) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Mehreinnahme(n) bei der/den Haushaltsstelle(n)
				HH-Stelle/Position	Lfd. HH-Jahr	Folgejahr 1	Folgejahr 2	Folgejahr 3	Folgejahr 4
				Gesamtbetrag
			Kreditaufnahme
		Wird durch 20 ausgefüllt
			Die Maßnahme kann im Rahmen der mit der Bezirksregierung abgestimmten Kreditlinie
			zusätzlich finanziert werden
			Die Maßnahme kann nur finanziert werden, wenn andere im Haushaltsplan/Investitionsprogramm
			vorgesehene und vom Rat beschlossene Maßnahmen verschoben bzw. gestrichen werden.

 

 

Folgekosten bei Durchführung der Maßnahme im Vermögenshaushalt

Es entstehen keine Folgekosten

Es entstehen Folgekosten ab dem Jahre

Sachkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Personalkosten

einmalig

in Höhe von EUR

Jährlich

in Höhe von EUR

bis zum Jahre

Erwartete Zuschüsse bzw. Einnahmen zu den Folgekosten EUR

Folgekosten sind nicht eingeplant

Folgekosten sind bei der/den Haushaltsstelle(n) wie folgt eingeplant:

HH-Stelle/Position

Lfd. HH-Jahr

Folgejahr 1

Folgejahr 2

Folgejahr 3

Folgejahr 4

Einnahmen:

Ausgaben:

Eigenanteil:

 

 

 

5. Personelle Auswirkungen
	Es sind folgende personalkostensteigernde Maßnahmen erforderlich:
		5.1 Zusätzliche Planstellen
		Anzahl	BVL-Gruppe			unbefristet/befristet ab/bis			Besetzung intern/extern	Kosten EUR *
		5.2 Stellenausweitungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.3 Hebungen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe bisher		BVL-Gruppe neu			Kosten EUR *
		5.4 Aufhebung kw-Vermerke
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.5 Stundenausweitung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.			BVL-Gruppe					Kosten EUR *
		5.6 Überstunden bei Ausgleich durch Freizeit mit entsprechendem Zeitzuschlag
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.7 Überstunden bei Ausgleich durch vollständige Vergütung
		Anzahl	BVL-Gruppe							Kosten EUR *
		5.8 Überplanmäßige Einsätze
		BVL-Gruppe		Zeitdauer				Umfang in Wochenstunden		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.1 bis 5.8

 

 

	Es sind folgende personalkostensenkende Maßnahmen möglich:
		5.9 Stellenfortfälle
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.10 Abwertungen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe bisher	BVL-Gruppe neu	Kosten EUR *
		5.11 kw-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.12 ku-Vermerke neu
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		5.13 Stundenkürzung in Teilzeitstellen
		Stellenplan-Nr.	BVL-Gruppe		Kosten EUR *
		Summe Kosten 5.9 bis 5.13

 

* = Kostenermittlung auf der Basis der Durchschnitts-Personalkosten des jeweiligen Jahres (von 18/02) bzw. bei Überstunden auf der Grundlage der jeweiligen Überstundenvergütungen.