Beschlussvorlage - 1037/2023

Der Durchführung des Vergabeverfahrens zur Beschaffung von Lernmitteln für die Hagener Schulen für die Schuljahre 2024/2025 und 2025/2026 mit der Option der Verlängerung um jeweils 1 Jahr bis längstens 2027/2028 wird zugestimmt.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Leistungsbeschreibung

Offenes Verfahren über die Lieferung von Lernmitteln für die Schulen der Stadt Hagen für die Schuljahre 2024/2025 und 2025/2026 mit der Option der Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr bis einschließlich Schuljahr 2027/2028.

Allgemeine Vorbemerkungen

Die Stadt Hagen vergibt für die Schuljahre 2024/2025 und 2025/2026 in einem offenen Verfahren die Lieferung von Lernmitteln für 56 Schulen im Stadtgebiet Hagen.

Es ist unverzichtbar, dass alle Bewerber die Eigenerklärung zu Verbindungen mit anderen Unternehmen derselben Branche ausfüllen und dem Angebot beifügen.

Unter Bewerber werden auch Bietergemeinschaften und verbundene Unternehmen verstanden. Für die Annahme eines verbundenen Unternehmens ist es ausreichend, wenn eine teilweise Identität der Geschäftsführer, Gesellschafter, Prokuristen und sonstigen Leitungspersonals vorliegt. Durch diese Regelung wird gewährleistet, dass alle Bewerber die gleiche Chance bei dem Losverfahren haben. Ansonsten könnte etwa eine Buchhandlung mit einer Vielzahl von Zweigstellen für jede Zweigstelle eine Bewerbung abgeben und würde im Verhältnis zu den Einzelbuchhändlern ihre Chancen unverhältnismäßig erhöhen. Dies soll mit dem vorliegenden Verfahren unterbunden werden.

Wenn der Auftragnehmer aus Anlass der Vergabe nachweislich eine Abrede getroffen hat, die eine unzulässige Wettbewerbsbeschränkung darstellt, hat er 15 v. H. der Auftragssumme an den Auftraggeber zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird. Dies gilt auch, wenn der Vertrag gekündigt wird oder bereits erfüllt ist.

Das Einschalten von Nachunternehmern ist ausgeschlossen. Hiervon nicht betroffen sind Transportunternehmen für den Transport der Bücher (Anlieferung/Rücknahme).

Als Zuschlagskriterium gilt zunächst der Preis.

Die Ausschreibung umfasst die Lieferung von Lernmitteln für 56 Schulen mit einem Gesamtumfang von ca. 1.200.000,- Euro Bruttobestellwert pro Schuljahr. Dabei handelt es sich um einen Annäherungswert, da die genauen Bestellmengen noch nicht bekannt sind.

Die Auftragsvergabe erfolgt in 12 Losen (Bezirke).

Unterscheidungskriterien sind momentan nicht erkennbar, denn die Leistungskriterien sind bereits umfassend in den Bewerbungsbedingungen  berücksichtigt und hierdurch Pflichtbestandteile der Bewerbung. Für den Fall, dass keine Kosten- oder Kosten-Nutzen-Kriterien vorliegen und andere weitergehende Auswahl- bzw. Unterscheidungskriterien fehlen, erfolgt bei mehr als 12 Angeboten ein Losverfahren unter Beteiligung aller geeigneten Bewerber.

Jeder Bieter kann nur 1 Los erhalten und wird von der weiteren Auslosung ausgeschlossen.

Liegt die Zahl der gleichwertigen zugelassenen Angebote unter 12, erhält zunächst jedes zugelassene Angebot den Zuschlag für 1 Los durch Losentscheid.

Die restlichen Lose werden ebenfalls unter allen zugelassenen Bewerbern ausgelost. Auch hier kann jeder Bewerber wieder nur einmal berücksichtigt werden.

Die Durchführung der Auslosung erfolgt durch Personen, die nicht an dem

Ausschreibungsverfahren beteiligt sind.

Durch das Losverfahren soll, dem gesetzgeberischen Willen folgend, eine Pluralität von leistungsfähigen Buchhandlungen herangezogen werden, die in der Lage sind, entsprechende Schulbuchaufträge auszuführen.

Folgende Aufteilung der Lose wird zugrunde gelegt:

Los 1 - Stadtgebiet Haspe I

Grundschule Friedrich Harkort

Grundschule Kipper

Grundschule Geweke (inkl. Nebenstandort)

Gesamtschule Haspe

Los 2 - Stadtgebiet Haspe II

Grundschule Hestert

Hauptschule Ernst-Eversbusch

Realschule Haspe

Gymnasium Christian-Rohlfs

Los 3 - Stadtgebiet Wehringhausen/Innenstadt

Grundschule Emil-Schumacher

Grundschule Janusz-Korczak

Grundschule Wehringhausen

Grundschule Kuhlerkamp

Förderschule Friedrich-von-Bodelschwingh

Gymnasium Fichte

Los 4 - Stadtgebiet Innenstadt I

Berufskolleg Cuno I

Berufskolleg Cuno II

Los 5 - Stadtgebiet Innenstadt II

Gymnasium Ricarda-Huch

Berufskolleg Kaufmannsschule I

Los 6 - Stadtgebiet Innenstadt III

Grundschule Emst

Grundschule Boloh

Sekundarschule Liselotte-Funcke

Rahel-Varnhagen-Kolleg

Berufskolleg Käthe-Kollwitz

Los 7 - Stadtgebiet Oberhagen/Eilpe/Dahl

Grundschule Goldberg (inkl. Nebenstandort)

Grundschule Astrid-Lindgren (inkl. Nebenstandorte)

Grundschule Volmetal

Gesamtschule Eilpe

Los 8 - Stadtgebiet Vorhalle/Eckesey/Boelerheide

Grundschule Freiherr-vom-Stein (inkl. Nebenstandort)

Grundschule Gebrüder-Grimm

Grundschule Hermann-Löns

Grundschule Overberg

Förderschule Fritz-Reuter

Hauptschule Geschwister-Scholl (inkl. Nebenstandort)

Realschule Heinrich-Heine

Los 9 - Stadtgebiet Boele/Helfe

Grundschule Vincke

Grundschule Goethe

Grundschule Helfe

Gesamtschule Fritz-Steinhoff

Los 10 - Stadtgebiet Hochschulviertel/Altenhagen

Grundschule Erwin-Hegemann

Grundschule Meinolf

Grundschule Funckepark

Sekundarschule Altenhagen

Gymnasium Theodor-Heuss

Los 11 - Stadtgebiet Halden/Hochschulviertel

Grundschule Karl-Ernst-Osthaus (inkl. Nebenstandort)

Grundschule Henry-van-de-Velde (inkl. Nebenstandort)

Grundschule Berchum/Garenfeld

Förderschule Erich Kästner

Realschule Halden

Gymnasium Albrecht-Dürer

Los 12 - Stadtgebiet Hohenlimburg I

Grundschule Im Kley (inkl. Nebenstandort)

Grundschule Heide

Förderschule Wilhelm-Busch (inkl. Teilstandort Oeger-Str.)

Berufskolleg Kaufmannsschule II (inkl. Nebenstandort)

Grundschule Wesselbach

Realschule Hohenlimburg

Gymnasium Hohenlimburg

Ausdrücklich wird festgehalten, dass keine Nebenangebote zugelassen sind.

Das Angebot ist in deutscher Sprache einzureichen (gilt auch für den Schriftverkehr).

Eine Schulliste (nach Losaufteilung sortiert) ist in der Anlage 8 beigefügt.

Grundlage der Ausschreibung ist das Buchpreisbindungsgesetz. Das Gesetz kann unter der Internetadresse:  "http://bundesrecht.juris.de/bundesrecht/buchprg" heruntergeladen werden.

Es wird darauf hingewiesen, dass ausschließlich Angebote zugelassen werden, die handelsübliche Leistungen im Sinne von § 7 Abs. 4 Nr. 4 BuchPrG beinhalten. Die Handelsüblichkeit richtet sich nach dem jeweils aktuellen Merkblatt des Börsenvereins des Dt. Buchhandels. Angebote mit handelsunüblichen Leistungen werden ausgeschlossen.

1. Allgemeine Vertragsbedingungen

1.1 Grundlage für diese Ausschreibung, Vergabe und Lieferung sind die "Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen" (VOL) und das      Buchpreisbindungsgesetz               (BuchPrG).

1.2    Bei Aufträgen bis zu 25.000,00 € wird eine Rabattstaffel zu Grunde gelegt, die

         sich aus Titeln und Stückzahl ergibt, und zwar:

  bis             10 Exemplare    kein Nachlass

  11 bis        25 Exemplare    8 % Nachlass

  26 bis      100 Exemplare  10 % Nachlass

  101 bis    500 Exemplare  12 % Nachlass

  501 und mehr Exemplare  13 % Nachlass

 Bei Aufträgen mit einem Gesamtwert von mehr als

  25.000 €    13 % Nachlass

  38.000 €    14 % Nachlass

  50.000 €    15 % Nachlass

2. Besondere Vertragsbedingungen

2.1  Auftragsvergabe

Der generelle Auftrag wird vor Ablauf der Bindefrist erteilt. Die Lieferaufträge erfolgen in der Regel in den ersten Tagen der Sommerferien.

2.2  Verpackung

Die Bücher müssen getrennt für jede Schule, je nach Bestellung stufen- oder klassenweise und nach Titeln sortiert, angeliefert werden.

2.3 Lieferung

Die Auslieferung erfolgt frei Verwendungsstelle (z.B. Klassenzimmer, Sekretariat). Alle mit der Auslieferung anfallenden Kosten trägt der Auftragnehmer. Die Bücher sind ab dem 05.08.2024 nach Absprache mit den einzelnen Schulen für die allgemeinbildenden Schulen und spätestens 4 Wochen nach Auftragserteilung für die Berufskollegs zu liefern. Alle aus einem eventuellen Versäumnis dieser Abstimmung entstehenden zusätzlichen Kosten, z.B. für Zwischenlagerung usw., hat der Auftragnehmer selbst zu tragen.

2.4  Beratung

Eine fachliche Beratung ist bei Bedarf kostenlos durchzuführen. Eine allgemeine Beratung bzw. Information muss durch die Verfügbarkeit eines deutschsprachigen Ansprechpartners zur Klärung entstehender Rückfragen bzw. auftretender Probleme während der üblichen Schulbetriebszeiten (Montag bis Freitag vormittags) jederzeit unter einer deutschen Festnetznummer (oder einer kostenfreien Rufnummer) gewährleistet sein.

2.5  Nachbestellungen

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, auch Nachbestellungen, die im Laufe des Schuljahres erforderlich werden, auszuführen. Nachbestellungen sind innerhalb von 10 Tagen nach Eingang der Bestellung durchzuführen, auch wenn es sich um die Bestellung eines einzelnen Lernmittels handelt. Des Weiteren gelten die Bestimmungen des Punktes 2.3 der besonderen Vertragsbedingungen. Bei Nachbestellungen innerhalb von 4 Wochen nach Schuljahresbeginn (bei Berufsschulen 6 Wochen) gelten die für den Hauptauftrag in Betracht kommenden Nachlässe. Danach richtet sich der Nachlass nach der Auftragsgröße der Einzellieferung.

2.6  Rechnungen

Die Rechnungen sind postalisch an

Stadt Hagen

Digitaler Rechnungseingang FB 40

Rathausstr. 11

58095 Hagen

oder digital an

rechnungen@stadt-hagen.de

zu richten.

Es ist eine Gesamtrechnung pro Bestellung zu erstellen. Die Rechnungen sind grundsätzlich mit den Bruttobeträgen auszustellen. Von der Endsumme der Bruttobeträge sind die vereinbarten Nachlässe abzuziehen.

Die in der Endsumme der Bruttobeträge enthaltene Mehrwertsteuer ist am Schluss der Rechnung in einem Betrag auszuweisen.

Die Rechnungen müssen für jede Schule getrennt erstellt und leicht nachprüfbar sein. Es müssen sich aus ihnen Anzahl, Buchtitel, Einzel- und Gesamtpreis ergeben. Den Schulen ist eine mit Empfangsbescheinigung versehene Ausfertigung des Lieferscheines vorzulegen. Die Lieferung muss vor Rechnungseingang erfolgt sein.

2.7  Rücknahme Bücher

Eine kostenfreie Rücknahme von beschädigten Büchern und Falschlieferungen, die durch den Auftragnehmer verursacht wurden, ist Bedingung. Dies gilt auch für Nachlieferungen.

2.8 Verpackungsmaterial

Bei Lieferung der Waren ist das Verpackungsgesetz (VerpackG) vom 05.07.2017 (BGBl. I S. 2234) - in Kraft getreten am 01.01.2019 - zu beachten, es dient der Umsetzung der Richtlinie 94/62/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Dezember 1994 über Verpackungen und Verpackungsabfälle (ABl. L 365 vom 31.12.1994, S. 10), zuletzt geändert durch die Richtlinie 2015/720/EU (ABl. L 115 vom 06.05.2015, S. 11).

Demzufolge sind Transport- sowie Umverpackungen unentgeltlich zurückzunehmen.

2.9   Vertragsdauer

Der Rahmenvertrag wird für die Schuljahre 2024/2025 und 2025/2026 mit der Option der Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr bis einschließlich Schuljahr 2027/2028 geschlossen.

2.10  Lieferungs- und Zahlungsbedingungen

Die beigefügten Lieferungs- und Zahlungsbedingungen der Stadt Hagen

(Anlage 1) werden, soweit sie nicht dem Buchpreisbindungsgesetz entgegenstehen, anerkannt.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.    Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Die Mittel sind in der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt.

Bei über- oder außerplanmäßigen Aufwendungen: Die Deckung erfolgt durch:

2. Steuerliche Auswirkungen

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