Beschlussvorlage - 0050/2024

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Ausschreibung des Jahresabrufauftrages zur Lieferung von Druck- und Kopierpapier in den Formaten DIN A4 und DIN A3 für Schulen und die Verwaltung der Stadt Hagen für den Zeitraum vom 01.04.2024 bis 31.03.2025 in Höhe von etwa 222.700 €.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Die Stadt Hagen hatte für den Zeitraum vom 01.04.2020 bis 31.03.2024 den Jahresabrufauftrag zur Lieferung von Druck- und Kopierpapier im Kleinformat (DIN A4 und DIN A3) für die Verwaltung und Schulen im Interkommunalen Verbund zusammen mit den Städten Bochum, Dortmund, Essen und Hagen europaweit ausschreiben lassen.

Im Rahmen des Interkommunalen Einkaufs wurde im Herbst 2023 verabredet, dass 2024 jede Kommune selbst die Beschaffung für 2024 vornimmt.

Hintergrund ist die immer noch angespannte Krisenlage rund um den Russland-Ukraine-Krieg.

Die Marktpreise für Druck- und Kopierpapier befinden sich weiterhin auf sehr hohem Niveau. Dazu kommt, dass die allgemeine Marktlage aktuell nicht stabil ist.

Die Ausschreibung eines Rahmenvertrages über 4 Jahre würde demnach auch die Anbieter vor schwer zu kalkulierende wirtschaftliche Risiken stellen.

Daher soll der Rahmenvertrag von jeder Kommune einzeln in eigener Zuständigkeit ausgeschrieben werden. Anschließend wird die Situation neu evaluiert.

Aufgrund der Kostenschätzung wird die Vergabe in Form einer Öffentlichen Ausschreibung erfolgen.

Bei der angegebenen Ausschreibungssumme handelt es sich lediglich um eine Kostenschätzung.

Die Aufteilung der Papiermengen und der Kosten erfolgt wieder zwischen der Gesamtverwaltung (Fachbereich Personal und Organisation) und den Schulen (Fachbereich Schule).

Nachfolgend der auszuschreibende Bedarf der Stadt Hagen für den o. g. Zeitraum:

Format DIN A 4, Recyclingpapier, 80er Weiße

Verwaltung: 9.400.000 Blatt

Schulen: 10.245.000 Blatt

Format DIN A 3, Recyclingpapier, 80er Weiße

Verwaltung: 97.000 Blatt

Schulen: 727.500 Blatt

Format DIN A 4, Recyclingpapier, 100er Weiße

Verwaltung: 1.970.000 Blatt

Schulen: 3.407.500 Blatt

Format DIN A 3, Recyclingpapier, 100er Weiße

Verwaltung: 134.000 Blatt

Schulen: 257.500 Blatt

Wie in der Vergangenheit, setzt die Verwaltung auch weiterhin Recyclingpapier ein. Dabei wird zwischen zwei Weißegraden unterschieden.

Die Auftragserteilung soll an den günstigsten Bieter erfolgen.

Der Haupt- und Finanzausschuss wird gebeten, dem Beschlussvorschlag zuzustimmen.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro (Verwaltung)

1.2 Konsumtive Maßnahme in Euro (Schulen)

Die Finanzierung für 2024 und 2025 ist in der mittelfristigen Finanzplanung berücksichtigt. Eventuelle Mehraufwendungen durch Kostensteigerungen im Vergleich zu Vorjahren sind im Rahmen der Haushaltsplanaufstellung durch entsprechende Minderaufwendungen oder Mehrerträge zu kompensieren. Insofern steht der Beschluss unter dem Vorbehalt der Finanzierbarkeit im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsverfahrens.

2. Steuerliche Auswirkungen