Beschlussvorlage - 0989/2023

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt für die Ersatzbeschaffung der Authentisierungsmaßnahme eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen und anschließend den Zuschlag an den wirtschaftlichsten Anbieter zu erteilen.

Das voraussichtliche Auftragsvolumen beträgt ca. 223.720 € brutto.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

A) Bedarfssituation

Die Stadt Hagen setzt seit vielen Jahren zur Mehr-Faktor-Authentisierung der IT-Verbindungen von außen ein Authentisierungsverfahren erfolgreich ein. Da die erforderlichen Zugriffe von außen seit Jahren ansteigen, z. B. durch die vermehrte Notwendigkeit auch von den Verwaltungsaußenstellen durch städtische Mitarbeiter*innen auf das städtische Netz zuzugreifen und dies auch für gesicherte Zugriffe vom Home-Office notwendig ist, wurden die entsprechenden Komponenten bzw. die Software in mehreren Tranchen beschafft. Da die Lizenzen und der Support in der Regel immer zeitlich auf drei Jahre beschränkt sind, führt dies zu unterschiedlichen Ablaufdaten. Dies war auch eine Folge der Corona-Pandemie, durch die der Bedarf an zusätzlichen Authentisierungsmaßnahmen zunächst sprunghaft, aber in den Folgejahren ebenfalls ständig weiter anstieg.

Ein großer Teil dieser Lizenzen und der Support enden am 31.12.2023 und müssen somit verlängert werden, da ansonsten für diese ca. 500 städtischen Mitarbeiter*innen kein Zugriff mehr von außen auf die städtischen Systeme möglich wäre und somit auch viele Arbeitsprozesse und Überwachungen der Systeme nicht mehr erfolgen können, da sich die entsprechenden Token an diesem Stichtag automatisch deaktivieren.

Deshalb ist eine Neubeschaffung aus Sicherheitsgründen unbedingt notwendig und zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs unabdingbar.

Durch die verschiedenen Ablaufdaten sind innerhalb der nächsten drei Jahre sechs separate Beschaffungsvorgänge notwendig, um die Laufzeiten für alle im Betrieb befindlichen Token zu verlängern.

Da zudem durch einige Projekte mit weiteren Anfragen aus der Verwaltung gerechnet werden muss, gibt es ein neues Produkt für diese Authentisierungsmaßnahme. Hierdurch könnten eine Vereinheitlichung der bisher getrennten Beschaffungsvorgänge und der unterschiedlichen Laufzeiten für die nächsten drei Jahre erfolgen. Zudem könnte dies weitere Token umfassen, die zur Authentisierung für weitere städtische Mitarbeiter*innen benötigt werden.

Zusätzlich ermöglicht das neue Produkt die Absicherung von Cloud-Lösungen mittels einer Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), welches einen erheblichen Sicherheitsgewinn darstellt, da dies mit der bisherigen Lösung noch nicht möglich war.

Eine Durchführung der nationalen Ausschreibung und Vergabe ist bis zum 31.03.2024 geplant, für den Zeitraum 01.01.2024 bis 31.03.2024 wird zurzeit an einer Verlängerung des laufenden Vertrages gearbeitet.

B) Kosten, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit

I.) Kosten:

Für eine Kostenschätzung wurde eine unverbindliche Preisinformation eingeholt.

Die geschätzten Gesamtkosten für den Wechsel auf das neue Produkt und damit die Gesamtersatz- und Erweiterungsbeschaffung der zentralen Authentisierungs-maßnahme betragen für die nächsten drei Jahre demnach ca. 188.000 € netto und somit ca. 223.720 € brutto.

II.) Finanzierung:

Die entstehenden Kosten sind mit insgesamt 180.000 € im Doppelhaushalt 2024 / 2025 eingeplant und werden dem Rat zur Entscheidung vorgelegt.

III.) Wirtschaftlichkeit:

Das wirtschaftlichste Angebot wird aufgrund der geschätzten Kosten im Rahmen einer nationalen Ausschreibung ermittelt.

Im Vergleich mit dem bisherigen Lizenzmodell, das sechs Beschaffungsaufträge innerhalb der nächsten drei Jahre vorsehen würde, entstehen Zusatzkosten von ca. 15.921 € brutto.

Angesichts der zusätzlichen Möglichkeit, Cloud-Applikationen mit 2FA zu schützen und damit einem erheblichen Sicherheitsgewinn bei diesen Anbindungen inkl. der damit verbundenen Zukunftssicherheit in die neue Technologie, sowie den Einsparungen durch den Wegfall zusätzlicher Beschaffungsvorgänge, ist diese Investition wirtschaftlich angemessen, sinnvoll und notwendig.

C) Unabweisbarkeit gem. § 82 GO NRW

Eine sichere Anbindung der notwendigen Verbindungen von außen an das städtische Netz ist unbedingt notwendig, um die städtischen Daten vor Angriffen von außen zu schützen.

Gem. dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist für solche Zugriffe eine Mehr-Faktor-Authentisierung dringend empfohlen um diese Zugänge gegenüber Bedrohungen abzusichern.

Die aktuellen Sicherheitsvorfälle und die erfolgreichen Cyberangriffe auf die öffentliche Verwaltung in mehreren Städten und Kreisen verstärken die o. g. Empfehlungen des BSI, sodass die Unabweisbarkeit dieser Beschaffung gem. § 82 GO NRW gegeben ist.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1. Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

2. Steuerliche Auswirkungen

3. Rechtscharakter