Berichtsvorlage - 0565/2023

Der Rat nimmt den Bericht der Verwaltung zum verwaltungsseitigen Umgang mit dem DigitalPakt zur Kenntnis.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Die Verwaltung informiert mit dieser Vorlage über den verwaltungsseitigen Umgang mit dem DigitalPakt. Zur Organisation der Bearbeitung des DigitalPakts wurden alle Schulen in 5 Antragspakete aufgeteilt. Dies hatte auch den finanzorganisatorischen Vorteil, dass Maßnahmen innerhalb der Antragspakete untereinander deckungsfähig waren und sind. Die Pakete wurden nacheinander zur Beantragung gebracht, da diverse Unterlagen einschließlich technisch-pädagogischer Einsatzkonzepte, die mit den Schulleitungen abgestimmt werden mussten, eingereicht werden mussten.

Antragsdatum / Bewilligung:

Paket A: 08.10.2021 / 21.10.2021

Paket B: 21.10.2021 / 29.10.2021

Paket C: 16.11.2021 / 24.11.2021

Paket D: 14.12.2021 / 21.12.2021

Paket E: 21.12.2021 / 03.02.2022

Da mehrere Fachbereiche für die schul- und förderrechtlich-organisatorischen, finanziellen und technischen Belange zuständig sind, wurde eine Lenkungsgruppe gegründet, die in 6-wöchigen Abständen tagt. Diese fungiert als gemeinsame Projektleitung. Des Weiteren tagt in regelmäßigen Abständen eine Arbeitsgruppe, in der u. a. die Sitzungen der Lenkungsgruppe vorbereitet werden und die operative Umsetzung begleitet wird. Da sich die Förderung auf die Hagener Schulen bezieht, hat der Fachbereich Schule, vormals Fachbereich Bildung, die Koordination inne.

Beim vormaligen Fachbereich Bildung war ein Sachbearbeiter als Stabsstelle des Fachdienstes Schule u. a für die Koordination dieses Förderprogramms zuständig. Mit der Etablierung des Fachbereichs Schule existiert seit April 2023 eine Sachgruppe für die Digitalisierung der Schulen und die Medienentwicklungsplanung, deren Leitung der Stelleninhaber übernommen hat. Entscheidungskompetenzen oder Weisungsbefugnisse innerhalb des Fachbereiches Schule oder in Bezug auf andere Fachbereiche sind, bzw. waren bei dieser Stelle nicht verortet. Die in der Projektdurchführung entstehenden Klärungsbedarfe werden von den zuständigen Fachbereichen in eigener Verantwortung zur gemeinsamen Klärung in die Sitzungen der Arbeits- bzw. Lenkungsgruppe eingebracht und dort gemeinsam abgestimmt.

Mit Vorliegen der Bewilligung der ersten Antragspakete wurden in der verwaltungsnotwendigen Auftragskette die Herrichtung einer schulischen IT-Infrastruktur inkl. WLAN und die Planung und Durchführung der notwendigen Baumaßnahmen beauftragt. Dies erfolgt fortlaufend für alle weiteren Antragspakete.

In den o. g. regelmäßigen Besprechungen von Arbeitsgruppe und Lenkungsgruppe wird u. a. über den Fortschritt der laufenden und in Planung befindlichen Projekte informiert. Auf dieser Grundlage wurde u. a. im Oktober 2022 die Vorlage 0785/2022 erstellt. Schwerpunkt dieser Vorlage waren die sich abzeichnenden immensen Kostensteigerungen im Zusammenhang mit der Digitalisierung der Schulen. Zu diesem Zeitpunkt kam es bereits zu ersten Verzögerungen in der Abarbeitung der Baumaßnahmen, über die die Verwaltung die Politik in o. g. Vorlage informierte. Die Verwaltung ging aufgrund des damaligen Bearbeitungsstandes noch davon aus, dass alle Maßnahmen des DigitalPakts innerhalb der Laufzeit bis Ende 2024 realisiert werden können.

Im Frühjahr 2023 kam es im Fachbereich Gebäudewirtschaft zu einem Ausfall sämtlicher für die Baumaßnahmen zuständigen Mitarbeiter. Die Team- und Sachgruppenleitung schieden altersbedingt aus dem Dienst aus. Von den beiden zuständigen Sachbearbeitern wechselte einer den Arbeitgeber und der andere erkrankte langfristig und konnte seinen Dienst bisher nicht wieder aufnehmen. Aufgrund dieses personellen Notstands wurde die Vorlage „Stellungnahme der Verwaltung zur Lage des DigitalPakts“ (Drucksache 0509/2023) erstellt.

Zur Behebung des Notstandes griff die Verwaltung zeitnah mit Hilfe eines Personaldienstleisters auf einen externen Ingenieur zurück, mit dessen Unterstützung das Förderprogramm weiter vorangetrieben werden sollte. Unter Berücksichtigung der stark eingeschränkten Kapazitäten wurde daraufhin der in der Vorlage 0509/2023 abgebildete Zeitplan erstellt. Diese Maßnahmenübersicht endet mit den Maßnahmen des Antragspaketes E im Dezember 2028.

In gemeinsamen Gesprächen mit allen Beteiligten wurden gleichzeitig die aktuelle Situation weiter analysiert und Lösungsmöglichkeiten erörtert.

Um den in der Vorlage 0509/2023 dargestellten Zeitplan deutlich zu verkürzen, sollen fehlende qualifizierte Mitarbeiter*innen durch den Einsatz weiterer externer Elektroingenieure aufgefangen werden. Ziel ist es, die Verkabelung der Schulgebäude erheblich früher abzuschließen als es unter den oben dargestellten Umständen leistbar wäre und somit die Digitalisierung der Schulgebäude schneller voranzutreiben.

Der Verwaltung ist es über Personaldienstleister gelungen, einen weiteren externen Ingenieur seit dem 01.08.2023 zu gewinnen. Ebenso konnten vakante Stellen wiederbesetzt werden, bzw. befinden sich in der Ausschreibung. So war es möglich, die vakante Teamleitung für die elektrotechnischen Anlagen zum 01.06.2023 wiederzubesetzen.

Um eine bessere Ausgangslage am Markt zu erzielen, werden zudem bereits „kleinere“ Maßnahmen zu Paketen zusammengefasst und gemeinsam ausgeschrieben. Dieses Vorgehen hat sich als zielführend erwiesen, da seitdem alle Ausschreibungen erfolgreich waren.

Schließlich werden alternative Vergabeverfahren geprüft (z. B. Klärung der Rahmenbedingungen für eine freihändige Vergabe nach erfolgter Aufhebung durch fehlende Angebote, funktionale Ausschreibungen), um ggf. eine größere Wirkung auf dem Markt erzielen zu können bzw. die Prozesse zu beschleunigen.

Bei der Erstellung der parallel in der Vorlage 0671/2023 vorgelegten aktualisierten Baukostenschätzungen sowie des Bauzeitenplans, wurden die neuen oben beschriebenen Kapazitäten berücksichtigt. Die Umsetzung verkürzt sich demnach auf 2026. Zusätzlich werden zeitnah gemeinsam durch die Bau- und Schulverwaltung der dann jeweils aktuelle Informationsstand an die Schulen weitergegeben.

Zur Umsetzung des DigitalPakts, bzw. zur allgemeinen, schwierigen Lage wurden die Gremien in diesen Vorlagen informiert:

• 0497/2020: Beauftragung der Verwaltung mit der Ausarbeitung von Maßnahmen zur Umsetzung des DigitalPakts NRW

• 1035/2020: Beauftragung der Verwaltung mit der Umsetzung der Digitalisierungsmaßnahmen an den Hagener Schulen mit Mitteln des DigitalPakts NRW

• 0405/2021: Beauftragung der Verwaltung mit der weiteren Bearbeitung des DigitalPakts in fünf Antragspaketen

• 0652/2021: Digitalpakt - Umgang mit Kostensteigerungen bei der strukturierten Verkabelung (TOP: Steigerung der Baukosten auf 7.754.000 € prognostiziert)

• 0805/2021: Digitalpakt - Umgang mit Kostensteigerungen bei der strukturierten Verkabelung (TOP: Steigerung der Baukosten auf 9,3 Mio. €)

• 0121/2022: Stellungnahme der Verwaltung zum Sachstand der Antragspakete im DigitalPakt

• 0785/2022: Maßnahmenübersicht DigitalPakt sowie Kostensteigerungen im Bau- und IT-Bereich (TOP: Die zusätzlichen Mehrkosten 2022/2023 für den Bau- und IT-Bereich i. H. v. 3.872.694 € (2022: 1.024.044 € und 2023: 2.848.650 €) werden aus der Position „Digitale Endgeräte an Schulen“ in der Bildungspauschale kompensiert. Die Gesamtkosten erhöhen sich damit auf 17.057.248,75 €.)

• 0509/2023 Lage des DigitalPakts

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung