Beschlussvorlage - 0629/2023
Grunddaten
- Betreff:
-
Durchführung einer Öffentlichen Ausschreibung für die Beschaffung von Regalen für die Ausstattung der Kellerräume des Rathauses II, Berliner Platz 22, 58095 Hagen, nach der Flutkatastrophe
- Status:
- öffentlich (Vorlage abgeschlossen)
- Vorlageart:
- Beschlussvorlage
- Federführend:
- FB11 - Personal und Organisation
- Bearbeitung:
- Tanja Christmann
- Beteiligt:
- FB20 - Finanzen und Controlling; VB5/P - Projektmanagement
Beratungsfolge
| Status | Datum | Gremium | Beschluss | NA |
|---|---|---|---|---|
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●
Erledigt
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Haupt- und Finanzausschuss
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Entscheidung
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07.09.2023
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Beschlussvorschlag
Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Durchführung einer Öffentlichen Ausschreibung für die Beschaffung von Regalen für die Ausstattung der Kellerräume des Rathauses II, Berliner Platz 22, 58095 Hagen.
Der Beschluss wird am Tag nach der Sitzung umgesetzt.
Sachverhalt
Kurzfassung
entfällt
Begründung
Als Folge der Flutkatastrophe im Juli 2021 wurden unzählige Regale im Keller des Rathauses II zerstört, die für die Aufbewahrung von Altakten genutzt wurden.
Zwischenzeitlich wurden die Kellerräume getrocknet und für die Nutzung hergerichtet. Noch nutzbare Regale aus Altbeständen wurden bereits aufgebaut und erste Akten eingeräumt. Als Ersatz für die zerstörten Regale sind jedoch noch neue Regalsysteme anzuschaffen.
Eine Bedarfsabfrage der betroffenen Ämter und Fachbereiche hat ergeben, dass ca. 1.515 Regalmeter für Aktenordner und ca. 1.280 Regalmeter für Pendelhefter benötigt werden. Für das Amt für Geoinformation und Liegenschaftskataster (FB62) müssen zusätzlich Aufbewahrungsboxen für Kartenmaterial angeschafft werden.
Die erwarteten Gesamtkosten für die Neubeschaffung der Regale und der Aufbewahrungsboxen belaufen sich auf ca. 116.000 €. Schäden an städtischem Inventar, die durch die Hochwasserkatastrophe 2021 entstanden und nicht im Wiederaufbauplan der Stadt Hagen enthalten sind, können im Zuge eines Änderungsantrages zum Wiederaufbauplan nachträglich angemeldet werden. Der Änderungsantrag kann allerdings frühestens Mitte 2024 gestellt werden.
Mit der Schadensbeseitigung kann dennoch sofort begonnen und notwendige Aufträge erteilt werden. Es erfolgt eine 100-%-Refinanzierung über die Förderrichtlinie Wiederaufbau NRW.
Entsprechend der vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung um den Beschluss zur Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung.
Die geschätzten Kosten für den Regalaufbau (ca. 26.500 €) und die Wiedereinräumung der Akten (ca. 19.000 €) belaufen sich auf insgesamt ca. 45.500 €. Auch diese Kosten werden zu 100 % refinanziert über die Förderrichtlinie Wiederaufbau NRW.
Inklusion von Menschen mit Behinderung
Belange von Menschen mit Behinderung | |
x | sind nicht betroffen |
Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung
x | keine Auswirkungen (o) |
Auswirkungen
Finanzielle Auswirkungen
x | Es entstehen folgende Auswirkungen: |
- Auswirkungen auf den Haushalt
Kurzbeschreibung:
(Bitte eintragen)
Ersatzbeschaffung Regale nach der Flutkatastrophe |
1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro
Teilplan: | 1114 | Bezeichnung: | Personal- und Organisationsmanagement |
Auftrag: | 1111441021 | Bezeichnung: | HW Internes Organisationsmanagement |
Kostenstelle: |
| Bezeichnung: |
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Kostenart: | 529100 | Bezeichnung: | Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen Fachämter |
| Kostenart | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
Ertrag (-) |
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| 19.000 |
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Aufwand (+) | 529100 |
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| 19.000 |
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Eigenanteil |
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| 0 |
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1.2 Investive Maßnahme in Euro
Teilplan: | 1114 | Bezeichnung: | Personal- und Organisationsmanagement |
Finanzstelle: | 5.000855 | Bezeichnung: | Archivräume Rathaus II |
Finanzposition: | 783100 | Bezeichnung: | Auszahlung für den Erwerb von Vermögensgegenständen über 800€ |
Finanzposition
| Gesamt | 2020 | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
Einzahlung (-)
| -142.500 |
|
|
| -142.500 |
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Auszahlung (+)
| 142.500 |
|
|
| 142.500 |
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Eigenanteil | 0 |
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|
| 0 |
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Es erfolgt eine 100 %-Refinanzierung über die Förderrichtlinie Wiederaufbau NRW
- Auswirkungen auf die Bilanz
Aktiva:
Die Ausgaben in Höhe von 142.500 € für die Ausstattung der Kellerräume mit Regalen, sind als Anschaffungs- und Herstellungskosten in der Bilanz zu aktivieren. Bei einer Nutzungsdauer von 15 Jahren ergibt sich eine jährliche Abschreibung von 9.500 €, welche einen Aufwand in der Ergebnisrechnung darstellt. |
Passiva:
Da die Finanzierung zu 100 % aus Landesmitteln (Wiederaufbauhilfe) erfolgt, ist in Höhe von 142.500 € ein Sonderposten auf der Passivseite der Bilanz zu bilden. Die ertragswirksame Auflösung erfolgt analog zur Abschreibung. Dadurch entstehen Erträge in Höhe von 9.500 € in der Ergebnisrechnung. |
- Folgekosten in Euro:
a) jährliche Kreditfinanzierungskosten für den Eigenfinanzierungsanteil |
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b) Gebäudeunterhaltsaufwand je Jahr |
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c) sonstige Betriebskosten je Jahr |
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d) Abschreibung je Jahr (nur bei investiven Maßnahmen) | 9.500€ |
e) personelle Folgekosten je Jahr |
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Zwischensumme | 9.500€ |
abzüglich zusätzlicher Erlöse je Jahr | -9.500€ |
Ergibt Nettofolgekosten im Jahr von insgesamt | 0€ |
gez. Erik O. Schulz | gez. i.V. Martina Soddemann |
Oberbürgermeister | Beigeordnete |
| gez. Christoph Gerbersmann |
Bei finanziellen Auswirkungen: | Erster Beigeordneter und Stadtkämmerer |
