Beschlussvorlage - 0121/2023

Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt die Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung für den Zeitraum vom 01.09.2023 bis 31.08.2024 mit der Option der einmaligen Verlängerung um ein Jahr bis zum 31.08.2025.

Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Drehstühlen für die Stadtverwaltung Hagen und das Jobcenter

Der Beschluss wird am Tag nach der Sitzung umgesetzt.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Im Rahmen von Ersatzbeschaffungen bzw. bei zusätzlichen Ausstattungen von PC-Arbeitsplätzen werden in der Verwaltung bildschirmgerechte Drehstühle benötigt.

Für den Zeitraum vom 01.09.2023 bis 31.08.2024 sind nach vorsichtigen Schätzungen für diese Leistungen Kosten in Höhe von ca. 88.000 Euro inkl. MwSt. jährlich zu erwarten. Der Auftrag kann um 20 % über- oder unterschritten werden. Da die Vergabe mit einer Option auf einmalige Verlängerung des Vertrages vorgesehen ist, ist der Bedarf öffentlich auszuschreiben. Die Option der Verlängerung wurde gewählt, um den Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten und einen günstigen Rabattsatz zu erzielen. Eine Verlängerung kann nicht erfolgen, wenn die Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit des Auftragnehmers nicht mehr gegeben ist bzw. wenn entsprechende finanzielle Mittel nicht mehr zur Verfügung stehen.

Von einer längeren Optionslaufzeit wird abgesehen, da aufgrund der aktuellen marktwirtschaftlichen Lage durch die Bieter keine wirtschaftlich verlässlichen Angebote erstellt werden können. Vergleichbare Ausschreibungen über längere Ausschreibungszeiträume haben gezeigt, dass keine Angebote abgegeben werden, sofern der Optionszeitraum bis zu vier Jahre umfasst.

Als Grundlage für die Wertung diente eine Auswertung über die Beschaffung in den letzten drei Jahren.

Von den erwarteten Gesamtkosten in Höhe von ca. 88.000 Euro entfallen ca. 9.000 Euro für ein Jahr auf das Jobcenter.

Die Rechnungsstellung für das Jobcenter erfolgt direkt vom Lieferanten an das Jobcenter. Die Stadt Hagen übernimmt hier lediglich das Ausschreibungs- und Bestellverfahren.

Entsprechend der vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung um den Beschluss zur Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Kurzerläuterung:

Kollegen/Innen mit Behinderung sind betroffen, soweit ein alternativer Drehstuhl beschafft werden muss.

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

Die Finanzierung ist im laufenden Doppelhaushalt 2022/2023 eingeplant und wurde ebenfalls in der mittelfristigen Planung berücksichtigt. Bei der kommenden Haushaltsplanung wird der Sachverhalt aus der mittelfristigen Planung übernommen und dem Rat zur Entscheidung vorgelegt.