Berichtsvorlage - 0723/2022

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Aus den Fraktionsgeschäftsführungen wurde im ersten Quartal 2022 die Bitte an den FB01 herangetragen, einen kurzen Sachstandsbericht zur möglichen Einführung des Gremiumsinformationssystems ALLRIS in der Version 4 als Nachfolge der Version 3 in Hagen zu erhalten.

In diesem Zusammenhang wurde auch auf den Umstand verwiesen, dass einige Funktionen, welche die Stadt Hagen zusätzlich zum Standardfunktionsumfang von ALLRIS anbietet, nach einer Umstellung von ALLRIS 3 auf ALLRIS 4 möglicherweise nicht mehr zur Verfügung stehen.

Es wurde daher ein kurzer Bericht zu den betroffenen Funktionen sowie möglichen Einschränkungen nach einem Wechsel zur Version 4 erwartet.

Die individuellen Funktionen werden nachfolgend dargestellt, jedoch sind vorab im Kontext eines möglichen Versionswechsels einige weitere Informationen sinnvoll.

Allgemeine Informationen zu ALLRIS 4

Eine technische oder organisatorische Notwendigkeit für einen Umstieg besteht derzeit nicht. Der Support für ALLRIS 3 läuft bisher noch ohne Einschränkungen weiter. Hier ist auch laut Hersteller CC e-gov GmbH bislang keine Frist für einen zwingend durchzuführenden Versionswechsel geplant.

Ein Umstieg könnte zukunftsorientiert grundsätzlich bereits jetzt initiiert werden, allerdings handelte es sich um ein längerfristiges Projekt. In der Größenordnung der Stadt Hagen ist laut Hersteller mit einer Projektlaufzeit von mindestens 4-6 Monaten zu rechnen, wobei in dieser Zeit kein Wechsel der Legislaturperiode liegen darf.

Zudem muss eine Vorlaufzeit von ca. 2 Monaten ab der Beauftragung bis zum ersten KickOff-Termin mit dem Hersteller eingeplant werden.

Individualisierungen für den Betrieb bei der Stadt Hagen

Grundsätzlich wurden im Gremiumsinformationssystem ALLRIS selbst keine individuellen Funktionen für die Stadt Hagen durch den Hersteller programmiert.

ALLRIS bietet jedoch die Möglichkeit, bei der Weboberfläche weitere Anpassungen vorzunehmen, was derzeit dafür genutzt wird, die Sitzungsübersicht als PDF zusätzlich zu der ALLRIS-internen Lösung anzubieten. Zudem werden über das Menü weitergehende individualisierte Hilfestellungen und Informationen bereitgestellt, als in der Standardversion vorgesehen.

Diese Option wird auch in der Version ALLRIS 4 weiterhin zur Verfügung stehen.

Eigenentwicklungen der Stadt Hagen

Es gibt zudem aktuell eigenentwickelte Tools in der bei der Stadt Hagen eingesetzten Version, welche die Stadtkanzlei sowie die Schriftführenden bei der Arbeit unterstützen sollen.

Diese wurden unabhängig von dem ALLRIS-Anbieter CC e-gov GmbH entwickelt und greifen auf die Datenbank sowie die Programmstruktur von ALLRIS zu.

Eine erneute Umsetzung nach einem Versionswechsel kann derzeit nicht verbindlich zugesichert werden, da sich der technische Aufbau von ALLRIS 4 im Vergleich zu ALLRIS 3 in vielen Belangen deutlich unterscheidet.

Eine gesicherte Aussage kann erst im Zuge eines initiierten Migrationsprojektes getroffen werden, innerhalb dessen zunächst in der Testumgebung ein Versionswechsel auf die zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version incl. der notwendigen Datenmigration sowie der Adaption der eigenprogrammierten Module mit dem Ziel der Produktivsetzung in Zusammenarbeit mit dem FB01 vorbereitet wird.

Im Einzelnen handelt sich um folgende selbstprogrammierte Funktionen:

-          Umnummerierungen von Sitzungen
( ist allerdings auch In ALLRIS selbst möglich)

-          Realisierungstermine zurücksetzen
(ist allerdings auch In ALLRIS selbst möglich)

-          Fehlende Vorlagen zu einer Tagesordnung ermitteln
(entbehrlich, da ALLRIS 4 neue Automatismen und Hilfestellungen bei der Erstellung einer Tagesordnung bietet)

-          Automatische Erinnerungsmails an Schriftführende und Prüfung auf einheitlichen Öffentlichkeitsstatus der Vorlagen und der Beratungsfolge
(Mit ALLRIS 4 kann nur an Lade- und Niederschriftsfristen automatisiert erinnert werden)

-          Automatisches zurücksetzen der Vorlagennummer zu Jahresbeginn
(entbehrlich, die Funktion wurde in ALLRIS 4 aufgenommen)

Auswirkung auf Rats- und Fraktionsmitglieder

Betroffen wäre im Anschluss an eine Migration auf die Version 4 auch die Zusammenstellung der halbjährlichen Lieferung aller abgeschlossenen ALLRIS-Dokumente für die Fraktionen.

Hier bietet ALLRIS 4 in der aktuellen Version bisher keine adäquate Funktion. Der Hersteller erklärt sich jedoch bereit, diese Anforderung gegebenenfalls in einem Projekt genauer zu prüfen.

Unabhängig davon können die Sammeldokumente zu einzelnen Vorlagen/Sitzungen aus der Weboberfläche von ALLRIS 4 direkt gespeichert werden.

Weitere Auswirkungen auf Rats- und Fraktionsmitglieder haben die oben genannten eigenprogrammierten Tools nicht, sie dienen im Wesentlichen der Arbeitserleichterung der Stadtkanzlei.

Fazit und weiteres Vorgehen

Aus technischer und fachlicher Sicht besteht aktuell keine zwingende Notwendigkeit, einen Versionswechsel kurzfristig durchzuführen, zumal ein deutlicher Mehrwert in der Version 4 derzeit auch vom FB01 nicht gesehen wird.

Gleichwohl werden erfahrungsgemäß durch Softwarehersteller nicht mehrere Versionen langfristig oder dauerhaft unterstützt. Mit dem Ende des Supports durch den Lieferanten CC e-gov GmbH wird daher in Zukunft - allerdings mit ausreichendem zeitlichen Vorlauf - zu rechnen sein.

In Absprache mit dem FB01 ist es daher zum jetzigen Zeitpunkt sinnvoll, die Ankündigung des Ende des Supports abzuwarten und parallel die Entwicklung des Funktionsumfangs der Version ALLRIS 4 durch Updates im Blick zu behalten, um dann gemeinschaftlich einen geeigneten Zeitpunkt für den Start des Migrationsprojektes unter Berücksichtigung der Legislaturperioden und Sitzungspausen festzulegen.

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