Beschlussvorlage - 0176/2022

1. Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt, die Beschaffung der iPads im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung durchzuführen.

2. Der Fachbereich Bildung wird beauftragt, zur Finanzierung der zu beschaffenden iPads, die entsprechenden Förderanträge zu stellen.

3. Der Auftrag zur Durchführung der Umverteilung der bestehenden iPads aus dem Ausstattungsprogramm 2020 soll durch den Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste im Rahmen einer Verhandlungsvergabe vergeben werden.

4. Der Rat der Stadt Hagen beschließt die dargestellten außerplanmäßigen Mittel aus der Schulpauschale/Bildungspauschale bereitzustellen.

Kurzfassung

Zur Bewältigung der COVID-19 Pandemie wurden der Stadt Hagen Fördermittel i. H. v. 6.690.250 € zur Beschaffung von mobilen Endgeräten im Rahmen der Digitalen Ausstattungsoffensive NRW und des Recovery Assistance for Cohesion and the Territories of Europe (REACT-EU) zur Verfügung gestellt. Unter Berücksichtigung der Förderbedingungen und abhängig von den Einzelpreisen sollen analog zum Ausstattungsprogramm 2020 zwischen 12.950 und 14.831 iPads inkl. Schutzhüllen (sog. Cases) beschafft werden. Hierbei handelt es sich um eine 100-%ige Förderung.

Zur maximalen Nutzung des Förderprogramms müssen zwischen 3.612 und 5.282 vorhandene Geräte aus dem Ausstattungsprogramm 2020 eingezogen, überprüft, gereinigt, zurückgesetzt und neu verteilt werden. Die Beauftragung eines qualifizierten Dienstleisters ist, nach derzeitigen Erkenntnissen, mit ca. 44.000 € bis 63.000 € zu beziffern. Diese Maßnahme ist nicht förderfähig und muss finanziert werden.

Der Auftrag zur Lieferung der neuen iPads inkl. Cases soll im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung mit Fristverkürzung vergeben werden. Das wirtschaftlichste Angebot zur Umverteilung der vorhandenen Geräte soll im Anschluss der vorgenannten Ausschreibung im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ermittelt und bezuschlagt werden.

Begründung

A. Bedarfssituation

Zur Bewältigung der Folgen der COVID-19 Pandemie wurden weitere Fördermittel zur Beschaffung von personalisierten mobilen Endgeräten im Rahmen der Digitalen Ausstattungsoffensive NRW und des Recovery Assistance for Cohesion and the Territories of Europe (REACT-EU) zur Verfügung gestellt. Durch diese Maßnahme ermöglicht das Land NRW mit der Ausstattungsoffensive NRW - 2. Ausstattungsprogramm - der Stadt Hagen die Neuanschaffung von mobilen Endgeräten für Schüler*innen. Hierbei handelt es sich um eine 100-%ige Förderung i. H. v. von insgesamt 6.690.250 €. Bei der Beantragung der Fördermittel und bei der entsprechenden Beschaffung sind folgende, aus der Förderrichtlinie definierte Parameter, maßgeblich:

1.) Je Endgerät werden max. 500 € (inkl. aller Nebenkosten für die Inbetriebnahme) gefördert.

2.) Eine Überförderung an den in der Förderung benannten Schulen ist ausgeschlossen, d. h. es dürfen nur so viele Endgeräte beschafft werden, wie es Schüler*innen an der Schule gibt. Die Endgeräte der neuen Förderung dürfen nicht an eine andere Schule verbracht werden. Die 9.959 Schüler*innen-Endgeräte aus dem Sofortausstattungsprogramm 2020 können auf andere Schulstandorte neuverteilt werden.

3.) Die Anträge zur Förderung können nur bis zum 30.06.2022 bei der Bezirksregierung Arnsberg gestellt werden. Der Durchführungszeitraum endet am 31.12.2022 ohne Möglichkeit der Fristverlängerung.

Unter Berücksichtigung der vorgenannten Parameter, wären folgende Maßnahmen umzusetzen:

Neuanschaffung

Wird der je Endgerät maximal förderfähige Betrag in Höhe von 500 € angesetzt, können unter Berücksichtigung der Förderrichtlinien und der Schulstatistik je Schule/Bildungsgang insgesamt 12.950 mobile Endgeräte beschafft werden. Es ist jedoch zu erwarten, dass durch eine europaweite Ausschreibung ein günstigerer Einkaufspreis erzielt wird. Insgesamt dürften maximal 14.831 geförderte Endgeräte für Schüler*innen beschafft werden. Dies entspricht der Anzahl der Schüler*innen (basierend auf der amtl. Schulstatistik) an den vom Fördermittelgeber festgelegten Schulen. Jedes weitere Gerät ist aufgrund der o. g. Parameter nicht förderfähig. Der über die Ausschreibung tatsächlich ermittelte Einkaufspreis beeinflusst dann im Ergebnis die maximale Geräteanzahl bzw. Fördersumme, die Hagen für die Umsetzung des Programms einsetzen kann.

Die Verwaltung hat bereits im Rahmen der Umsetzung der Ausstattungsoffensive für dienstliche mobile Lehrkraft-Geräte eine zentrale Geräteverwaltung (Mobile Device Management - MDM) eingerichtet, welches vorrausschauend so konzipiert wurde, dass auch Geräte aus weiteren Förderprogrammen mit einbezogen werden können.

Zu beachten ist jedoch die weltweit angespannte Marktlage (insbesondere im IT-Bereich) und die damit verbundenen äußerst langen Lieferzeiten. Aus diesem Grund empfiehlt das Land NRW im Interesse der Schule eine zügige Bestellung der Geräte, nach Möglichkeit noch im ersten Quartal 2022.

Umzug bereits verteilter Endgeräte der Sofortausstattung 2020

Um die maximale Anzahl an Endgeräten aus der neuen Förderung beschaffen zu können, ist es notwendig, die bereits vorhandenen, geförderten Endgeräte aus der Sofortausstattung 2020 umzuverteilen. Zu diesem Zweck müssen zwischen 3.612 und 5.282 Geräte eingezogen, überprüft, gereinigt, zurückgesetzt und neu verteilt werden. Die genaue Anzahl der neu zu verteilenden Geräte ist abhängig vom tatsächlichem Einkaufspreis und der Anzahl förderfähiger Endgeräte (Überförderungsklausel). Dieser Aufwand ist mit eigenem Personal nicht leistbar, so dass die Beauftragung eines qualifizierten Dienstleisters notwendig ist. Nach derzeitigen Erkenntnissen, sind die Kosten auf ca. 44.000 € bis 63.000 € zu beziffern. Diese Maßnahme ist nicht förderfähig und muss finanziert werden.

Das Land NRW legt als weitere Zuwendungsvoraussetzung in der Förderrichtlinie fest, dass die Endgeräte betreut werden, um deren Einsatzfähigkeit und Nutzbarkeit sicherzustellen. Neben einer zentralen Geräteverwaltung für alle beschafften Geräte ist der Support und die Wartung für die Zweckbindungsfrist von 4 Jahren sicherzustellen.

IOS-basierte mobile Endgeräte (Apple iPad)

Mit dem Förderprogramm „digitale Sofortausstattung 2020“ wurden, nach Abwägung und Prüfung aller technischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Faktoren, basierend auf dem erarbeiteten Einsatzkonzept, die Schulen mit IOS-basierten mobilen Endgeräten ausgestattet. Die Beschaffungsmaßnahme wurde mit der Dringlichkeitsentscheidung 0812/2020 und der anschließenden Genehmigung 0818/2020 durch den Rat der Stadt Hagen bestätigt. Es ist somit die logische Konsequenz, dass auch im Rahmen der Ausstattungsoffensive NRW - 2. Ausstattungsprogramm - IOS-basierte mobile Endgeräte vom Typ iPad 64GB WiFi des Herstellers Apple inklusive Case beschafft und eingesetzt werden.

B. Kosten, Finanzierung

Wie bereits in Kapitel A erläutert, ist die Menge an Geräten vom Ausschreibungsergebnis (Einzelpreis) abhängig. Aufgrund der vorliegenden Rahmenbedingungen der Fördermaßnahme, kann für die Ausschreibung der iPads von einem maximalen Auftragsvolumen i. H. v. 6.690.250 € ausgegangen werden. Die Finanzierung der mobilen Endgeräte erfolgt durch die 100-%ige Förderung aus der Ausstattungsoffensive NRW - 2. Ausstattungsprogramm des Landes NRW.

Die Kosten für die neue Zuordnung der vorhandenen iPads werden zwischen 44.000 € und 63.000 € geschätzt. Entsprechende Mittel wurden im Haushaltsplan 2022 / 2023 vorgesehen.

C. Vergabe und Beschaffung

iPads inkl. Cases

Aus den vorgenannten Gründen soll zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes für die Beschaffung der notwendigen iPads und Cases eine europaweite Ausschreibung gemäß § 119 Abs. 3 GWB i. V. m. § 15 Abs. 1 VgV (offenes Verfahren) durchgeführt werden. Aufgrund der beschriebenen Dringlichkeit soll die Angebotsabgabefrist gemäß § 15 Abs. 3 VgV auf 15 Kalendertage verkürzt werden.

Umverteilung der vorhandenen Geräte

Der Auftrag soll im Rahmen einer Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb gemäß § 8 Abs. 4 Ziff. 17 UVgO an das wirtschaftlichste Angebot vergeben werden.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

2. Steuerliche Auswirkungen