Beschlussvorlage - 0011/2022

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt, für die Beschaffung von externem Support für TK-Dienstleistungen eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen.

Kurzfassung

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste betreibt für die Stadt Hagen und deren angeschlossene Gesellschaften die Kommunikationsnetze.

In diesen Netzen fallen dauerhaft Arbeiten an, die mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden können. Der laufende Vertrag für das aktuelle Stundenkontingent endet am 30.04.2022. Zur Sicherstellung des laufenden Betriebs der Telekommunikationsnetze wird ein neues Kontingent für den Leistungszeitraum 01.05.2022 bis zum 30.04.2024 benötigt. Für die Maßnahme werden die Kosten auf ca. 197.142,86 EUR (netto) bzw. ca. 234.600,00 EUR (brutto) geschätzt.

Das wirtschaftlichste Angebot wird im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ermittelt.

Begründung

A) Bedarfssituation

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste (FB 15) betreibt für die Stadtverwaltung Hagen und deren angeschlossene Gesellschaften die Kommunikationsnetze. Diese umfassen sowohl das eigentliche Leitungsnetz, als auch alle aktiven Komponenten. Die Kommunikationsnetze selbst lassen sich grob in folgende drei Kategorien aufteilen:

• Netz der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
• Netz der Telekommunikation
• Netz der Datenkommunikation

Diese Netze erstrecken sich über alle Verwaltungsstandorte, dazu zählen z. B. auch Schulen, Jugendzentren und Kindergärten. Die jeweiligen Standorte sind entweder über eigene oder Providerleitungen angebunden.

In diesen Netzen fallen dauerhaft Arbeiten an, die mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden können. Diese Arbeiten umfassen Fehlersuche, Störungsbeseitigung, Kleinmontagen, Demontagen, Konfigurations- und sonstige Servicearbeiten. Um den laufenden Betrieb der Stadtverwaltung zu gewährleisten, werden somit zur Bewältigung der anfallenden Arbeiten, entsprechende Unterstützungsleistungen von Extern für den TK- und Netzbereich benötigt. Der laufende Vertrag für das Stundenkontingent der zuvor aufgeführten Arbeiten endet am 30.04.2022.

Somit stehen dem FB 15 für die oben beschriebenen Aufgaben ab dem 30.04.2022 keine externen Ressourcen mehr zur Verfügung. Sollte diese Ressourcen ab dem 01.05.2022 wegbrechen, kann ein reibungsloser Betrieb der Kommunikationsnetze nicht mehr gewährleistet werden.

Aus den oben genannten Gründen muss die Beschaffung für die Dienstleistung schnellstmöglich ausgeschrieben und durchgeführt werden.

B) Kosten, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit

Kosten

Die Anzahl der Arbeitstage kann im Vorfeld nicht exakt festgelegt werden. Jedoch kann aufgrund der Erfahrungswerte aus der Vergangenheit für den Zeitraum vom 01.05.2022 bis zum 30.04.2024 eine Mindestabnahme von 2.880 Servicestunden und eine Maximalabnahme von 4.800 Servicestunden qualifiziert geschätzt werden. Die Anzahl an Anreisen je Einsatztag wird auf 600 Arbeitstage geschätzt.

Eine Abrechnung der einzelnen Einsätze erfolgt monatlich nach tatsächlichem Aufwand.

Für die Ermittlung der Kosten wird von den Maximalmengen der Servicestunden und Einsatztagen ausgegangen, so dass sich die Bruttokosten wie folgt zusammensetzen:

Durch die Bruttokosten i. H. v. 234.600,00 € ergibt sich gemäß § 3, Abs. 1 VgV ein vergaberechtlicher Nettoauftragswert von 197.142,86 €.

Finanzierung

Entsprechende Mittel wurden im Haushaltsplan 2022/2023 vorgesehen. Folgekosten im Jahr 2024 werden im Haushaltsplan 2024 eingeplant.

Wirtschaftlichkeit

Wie in der Bedarfssituation beschrieben ist die Maßnahme zwingend notwendig, um den laufenden Betrieb der Telekommunikationsnetze zu gewährleisten. Das wirtschaftlichste Angebot wird im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung ermittelt.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

2. Steuerliche Auswirkungen