Beschlussvorlage - 0688/2021

Der Rat der Stadt Hagen beauftragt das Amt 37 mit der Durchführung der Vergabe des Projektes Ertüchtigung Integrierte Leitstelle an die Firma IDH-Consult und zieht somit die Option zur weiteren Vergabe aus der Ausschreibung des Sachverständigengutachtens.

Kurzfassung

Die Leitstelle der Stadt Hagen ist bis Juni 2025 vertraglich an die Firma Siemens gebunden. Eine Verlängerung des Vertrages schließt die Firma Siemens aus, da sie sich aus dem Geschäftsfeld zurückgezogen hat. Die Leitstelle ist daher mit einem anderen Anbieter auf den neuesten Stand zu ertüchtigen.

Da die Option zur weiteren Vergabe des Verfahrens an das beauftragte Unternehmen Bestandteil der Ausschreibung des Gutachtens war und die Zusammenarbeit im Rahmen der Erstellung des Gutachtens durchweg als positiv zu bezeichnen ist, wird eine Vergabe an die Firma IDH-Consult als sinnvoll erachtet.

Die Firma IDH-Consult soll die einzelnen Gewerke für die Stadt Hagen planen und die Ausführung überwachen. Die ausschreibende Stelle bleibt für jede der geplanten acht einzelnen Vergabeverfahren weiterhin die Stadt Hagen. Die formelle und technische Prüfung der eingehenden Unterlagen sowie die Beantwortung von etwaigen Bieterfragen verbleibt aber in der Betreuung der Firma IDH-Consult in Abstimmung mit den zuständigen Ämtern und Fachbereichen.

Eine rechtliche Prüfung der Option wurde mit dem Ergebnis durchgeführt, dass diese Verfahrensweise nicht zu beanstanden und rechtskonform ist.

Das Kostenvolumen für die Beauftragung der Firma IDH-Consult beträgt bis 2025 insgesamt rund 250.000 Euro.

Begründung

Die Stadt Hagen betreibt nach § 28 Brandschutz-, Hilfeleistungs-, Katastrophenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (BHKG NRW) eine einheitliche Leitstelle für den Rettungsdienst, Brandschutz und Katastrophenschutz. Die Leitstelle befindet sich in den Räumlichkeiten der im Jahre 2004 errichteten Feuer- und Rettungswache Ost in der Florianstraße.

Die eingesetzte Technik zur Disposition, Alarmierung und Kommunikation der Einsatzmittel und -kräfte wurde zuletzt mit dem Neubau der Leitstelle 2004 modernisiert und mit dem Einführen des neuen Leitstellensystems 2014 erweitert.

Durch Änderungen gesetzlicher Vorgaben (BSI Grundschutz, DSGVO, BHKG NRW) ist es erforderlich geworden, die eingesetzte Technik im Hinblick auf ihre den Anforderungen angemessene Funktion, Betriebssicherheit und Wirtschaftlichkeit anzupassen. Dabei spielt die Dimensionierung der technischen und räumlichen Ausstattung unter Berücksichtigung der DIN 50518 eine wesentliche Rolle

Ein Sachverständigengutachten über die notwendigen Maßnahmen wurde nach Durchführung eines entsprechenden Vergabeverfahrens durch die Firma IDH-Consult in den letzten Monaten erarbeitet. Die einzelnen Gewerke wurden einer SOLL-IST-Analyse unterzogen, der tatsächliche Bedarf an Anpassungen festgestellt und im Rahmen eines Gutachtens zusammengefasst.

Des Weiteren wurde ebenfalls das Leitsystem überprüft, da dieses innerhalb eines Betreibervertrages mit der Firma Siemens Ende Juni 2025 ausläuft.

Die Firma IDH-Consult kommt in Ihrem Gutachten zu dem Ergebnis, dass das notwendige Gesamtinvestitionsvolumen für den Neubau der Leitstelle bei voraussichtlich 4 Millionen Euro liegen wird.

Die Ertüchtigung dient auch als Grundlage für den nach Brandschutzbedarfsplan vorgesehenen Neubau der Leitstelle in der neuen Wache Mitte/Süd. Der Großteil der anzuschaffenden Technik kann später in den Neubau der Wache Mitte/Süd und die dort vorgesehene Leitstelle integriert werden.

Ein Teil der neubeschafften Technik verbleibt später in der Feuer- und Rettungswache Ost in Hohenlimburg und bildet dort die Redundanzleitstelle um den Vorgaben des § 28 Abs. 1 BHKG gerecht zu werden.

Die Firma IDH-Consult ging 2020 als Sieger aus einem Ausschreibungsverfahren zur Erstellung des o. g. Gutachtens hervor. In der durchgeführten Ausschreibung wurde die Option einer weiteren Vergabe an das beauftragte Unternehmen festgeschrieben.

Von dieser Option möchte das Amt 37 Gebrauch machen und die weitere Vergabe des Auftrages an die Firma IDH-Consult durch den Rat beschließen lassen.

Sobald die Firma IDH-Consult ihre Arbeit aufgenommen hat und die ersten Ergebnisse vorliegen, wird seitens des Amtes für Brand- und Katastrophenschutz eine weitere Vorlage eingebracht, in welcher die notwendigen Kosten für die Ertüchtigung der Leitstelle (rund 4 Millionen Euro) den politischen Gremien zur Entscheidung vorgelegt wird.

Da eine Neubeschaffung erfahrungsgemäß einen Zeitraum von mehreren Jahren in Anspruch nimmt, ist ein Beschaffungsverfahren (Vorbereitung der Erstellung der notwendigen Ausschreibungsunterlagen und der Begleitung der Ausschreibung) frühzeitig zu veranlassen.

Die Firma Siemens hat der Stadt Hagen zudem im September verbindlich schriftlich mitgeteilt, dass eine befristete vertragliche Verlängerung über den 30.06.2025 hinaus nicht möglich ist.

Dieser aktuelle Kenntnisstand ist erst nach der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses bekannt geworden, so dass eine Einbringung in dieses Gremium zu einer Vorberatung nicht mehr möglich war.

Aufgrund der vorliegenden Mitteilung der Firma Siemens wurde die weitere Zeitplanung noch einmal mit der Firma IDH-Consult besprochen. Hierbei ergab sich zudem die Problematik, dass die Firma IDH-Consult aufgrund weiterer vertraglicher Angebote eine Rückmeldung über eine Beauftragung bis zum 08.10.2021 benötigt.

Aufgrund der durch die Firma IDH-Consult berechneten Zeitschiene, die sich durch die Mitteilung der Firma Siemens noch schwieriger gestaltet und der notwendigen, fristigen Rückmeldung an die Firma IDH-Consult, wurde eine direkte Einbringung in den Rat gewählt.

Da die Finanzmittel erst in der Haushaltsplanung 2022 ff. vorhanden sind, erfolgt die Finanzierung durch eine überplanmäßige Deckung aus der Finanzstelle 5.000003, ebenfalls Teilplan 1260 des Brand- und Katastrophenschutzes.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

1.1 Investive Maßnahme in Euro

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Einzahlungen und Auszahlungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben.

Bei über- oder außerplanmäßigen Auszahlungen: Die Deckung erfolgt durch:

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

(Bitte eintragen)

3.                Folgekosten in Euro:

4. Steuerliche Auswirkungen