Berichtsvorlage - 0772/2021

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Kurzfassung

Die im Sitzungsdienstprogramm ALLRIS implementierte Funktion zur Beschlussverfolgung soll zukünftig genutzt werden.

Dadurch können die Mandatsträger im Ratsinformationssystem zu jeder Vorlage in Echtzeit einen aktuellen Umsetzungsstand einsehen.

Vorlagen, die durch die Beschlussfassung selbst schon umgesetzt sind (z. B. Bestellungen von Schriftführungen, Ausschussumbesetzungen, Entsendungen in Versammlungen, Inkrafttreten von Satzungen etc.) sind von der Beschlussverfolgung ausgenommen.

Begründung

Beschlussverfolgung

Der Rat der Stadt Hagen hat am 24.06.2021 einstimmig folgenden Beschluss gefasst:

„Der Oberbürgermeister wird aufgefordert, dem HFA in der ersten Sitzung nach der Sommerpause am 09. September 2021 zu berichten, mit welchen organisatorischen und personellen Maßnahmen er die Umsetzung der politischen Beschlüsse der Ausschüsse und des Rates sowie die Zusagen an die Politik in Zukunft nachvollziehbar garantieren will. Das gilt insbesondere auch für die Umsetzung der Maßnahmen aus dem Haushalt (Schwerpunkt Investitionen).“

Hintergrund des Antrags der SPD-Fraktion (siehe Anlage) war, dass „ein formalisiertes Nachhalten und Abarbeiten von Rats- und Ausschussbeschlüssen nicht oder nicht in einem ausreichenden Umfang seitens der Verwaltung“ erfolge.

Dazu werde „seit Jahren [...] seitens der Politik beklagt, dass die in den Haushalten enthaltenen Investitionsmaßnahmen zu einem erheblichen Teil nicht umgesetzt werden“.

Historie

Im Verfahren ALLRIS ist eine Beschlussverfolgung integriert, die von der Verwaltung in der Vergangenheit ausschließlich für Beschlüsse, die im Haupt- und Finanzausschuss und im Rat gefasst wurden, genutzt wurde. Die jeweilige Schriftführung des Haupt- und Finanzausschusses bzw. des Rates hat die Beschlussverfolgung angestoßen und im System die betroffenen Fachbereiche eingebunden. Diese mussten den Umsetzungsstand kommentieren und/oder nach der vollständigen Umsetzung des Beschlusses die Maßnahme auf „abgeschlossen“ setzen.

Anschließend konnte eine Gesamtübersicht der Vorlagen erstellt werden, bei denen sich seit der letzten Übersicht der Status geändert hat. Diese Liste umfasste viele Seiten und wurde den Ratsmitgliedern per Berichtsvorlage zur Kenntnis gegeben. Es handelte sich hierbei um eine seinerzeit vom HABIT programmierte Eigenlösung.

Aufgrund diverser Systemänderungen im Verfahren ALLRIS kann diese Übersicht technisch nicht mehr erstellt werden. Dementsprechend muss eine neue Möglichkeit gefunden werden, den Umsetzungsstatus einer Beschlussvorlage erkennbar zu machen, um diese den Mandatsträgern zur Kenntnis geben zu können.

Umsetzung des Ratsbeschlusses vom 24.06.2021

Im Gegensatz zum früheren Ablauf sollen nun nicht mehr nur die Beschlüsse des Haupt- und Finanzausschusses und Rates verfolgt werden, sondern von allen Gremien.

Dazu ist es zuerst einmal notwendig, dass die Beschlussverfolgung generell wieder anläuft, also durch die Schriftführungen gestartet und durch die Vorlagenerstellerinnen und Vorlagenersteller gepflegt wird.

Wenn die Beschlussverfolgung angestoßen wurde, können die Mandatsträger im Ratsinformationssystem in einer dafür vorgesehenen Maske nach diversen Kriterien suchen und filtern, wie der aktuelle Stand der Umsetzung ist. So kann zu jeder Vorlage in Echtzeit der eingetragene Bearbeitungsstand abgerufen werden.

Hierzu wird vom Fachbereich des Oberbürgermeisters eine Anleitung erstellt und zur Verfügung gestellt.

Eine nachträgliche Beschlussverfolgung für vergangene Beschlussvorlagen erfolgt nicht. Die Umsetzung beginnt mit den Beschlüssen der Ratssitzung im September 2021.

Die in der Beschlussverfolgung erfassten Ämter und Fachbereiche tragen dafür Sorge, dass die Umsetzung der Beschlüsse erfolgt. Dies ist durch Erfassung von Zwischenständen zu gewährleisten, so dass die Mandatsträger regelmäßig den aktuellen Bearbeitungsstand auslesen können.

All dies ist verwaltungsintern zu organisieren.

Umsetzungskontrolle

Die Qualitäts- und Umsetzungskontrolle erfolgt aufgrund der vielen Themen und Vorlagen dezentral. Dort wird geprüft, ob die Realisierungstermine in der Beschlussverfolgung erfasst wurden und ob zeitnah verstreichende Realisierungstermine noch eingehalten werden können.

Anfragen vonseiten der Politik, die sich auf den Bearbeitungsstand von bestimmten Vorlagen beziehen, sind an den Fachbereich des Oberbürgermeisters zu richten.

Personelle Maßnahmen

Die personelle Ausgestaltung der Verwaltungseinheiten zur Abarbeitung der Beschlüsse liegt in der Zuständigkeit des Oberbürgermeisters. Eine sinnvolle Abarbeitung erfolgt im Rahmen einer Delegation an die zuständigen Fachbereiche. Da der zuständige Fachbereich bzw. die oder der jeweilige Vorlagenerstellerin oder Vorlagenersteller den Sachstand gemäß Beschluss erfasst, ist die Wiedervorlage eine mit der Aufgabenwahrnehmung einhergehende Tätigkeit, die kein gesondertes Personal erfordert.  Etwaige Verzögerungen in der Umsetzung von Beschlüssen werden in der Beschlussverfolgung dargestellt.

Umsetzung Haushaltsmaßnahmen (Schwerpunkt Investitionen)

Die Umsetzung der Haushaltsmaßnahmen können nicht in ALLRIS nachverfolgt werden, da diese nicht einzeln erfasst werden, sondern ausschließlich in einem Gesamtkonstrukt (gebündelt im Haushaltsplan) vorliegen.

Hier muss zukünftig für die Anforderung des Ratsbeschlusses eine separate Lösung gefunden werden. Da aber insbesondere der Fachbereich Finanzen und Controlling aktuell vollends mit der aufgrund des Hochwassers im Juli 2021 veränderten Haushaltsplanung beschäftigt ist, sollte diese Anregung erst nach Verabschiedung des Doppelhaushalts 2022/2023 umgesetzt werden.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen