Beschlussvorlage - 0044/2006

Die Bezirksvertretung nimmt die Vorlage der Verwaltung zur Kenntnis.

 

Die Vorlage wird zum 15.03.06 realisiert.

Die Genehmigung bzw. Teilgenehmigung von Veranstaltungen ist aufgrund der unterschiedlichen Zuständigkeiten auf eine Vielzahl städtischer Fachämter verteilt. Diese Zuständigkeiten sollen aufgrund der benötigten Fachkompetenzen so beibehalten werden. Für die die Veranstaltungen beantragenden Personen und Institutionen soll das Genehmigungsverfahren dadurch vereinfacht werden, dass die kompletten Genehmigungsanträge nur noch an eine Stelle innerhalb der Verwaltung eingereicht und von dort auch wieder zurückgegeben werden. Diese Stelle wird im Amt für öffentliche Sicherheit, Verkehr und Personenstandswesen (32) in der Sachgruppe “Gewerbeerlaubnisse und -überwachung, Märkte” (32/02) eingerichtet.

 

 

 

Derzeit sind folgende städtische Ämter bzw. Abteilungen in die Veranstaltungskoordination und in die begleitenden Genehmigungsverfahren involviert:

 

23:       Sondernutzungsanträge für alle nicht von den u.g. Fachämtern betroffenen

städtischen Flächen

24:       Zustimmung bei Veranstaltungen in städtischen Forsten

32/02: Sondernutzungsanträge für Marktflächen

32/02: Ausschankgestattungen

32/03: Sondernutzungsanträge für politische Veranstaltungen

32/03: Ausnahmegestattungen nach Landesimmissionsschutzgesetz (Beschallung)

32/10: Verkehrliche Ausnahmegenehmigungen

37:       Genehmigungen für Aufbauten im öffentlichen Straßenraum (vorbeugender

            Brandschutz)

41:       Sammlung der Veranstaltungen, Koordination der stadtweiten Veranstaltungs-

planung, Weitergabe von Veranstaltungsdaten und Einleitung des

Genehmigungsverfahrens bei der Bezirksvertretung Mitte

63:       Genehmigungen für temporäre Aufbauten bezogen auf statische Sicherheit

(Zelte, Bühnen etc.)

66:       Sondernutzungsanträge für öffentliche Verkehrsflächen

67:       Genehmigungen für Straßenaufbrüche

69:       Genehmigung für Osterfeuer und Veranstaltungen, von denen Schutzgebiete

betroffen sein könnten (z.B. Musikveranstaltungen, Bikertreffen); bei

Veranstaltungen in Waldgebieten Beteiligung der unteren Forstbehörde in

Schwerte

 

Diese aufgrund der unterschiedlichen benötigten Fachkompetenzen sinnvolle Aufteilung der Genehmigungskompetenzen führt dazu, dass Veranstalter sich häufig an mehrere städtische Ämter und Abteilungen wenden müssen, um eine Gesamtgenehmigung für ihre Veranstaltung zu erhalten. Häufig ist den Personen bzw. Institutionen nicht bekannt, welche Genehmigungen sie benötigen und von welchem Amt sie diese erhalten.

 

Die Bezirksvertretung Mitte hat aufgrund von hieraus resultierenden Schwierigkeiten in der Vergangenheit (z.B. Doppelvergaben von Veranstaltungsflächen) die Verwaltung aufgefordert, bis zum Beginn der “Freiluft-Veranstaltungssaison 2006” eine Bündelung der Zuständigkeiten herbeizuführen und die dies betreffenden Überlegungen in der Februar-Sitzung der Bezirksvertretung Mitte zu präsentieren. Der Arbeitskreis Innenstadt (eine Einrichtung des Stadtmarketing Hagen e.V.) hat sich mit gleichem Ziel ebenfalls dieses Themas angenommen.

 

Mit der angestrebten Koordination soll im Wesentlichen erreicht werden, dass die Genehmigungsverfahren nach außen, also gegenüber der Öffentlichkeit, “in einer Hand” gebündelt werden. Grundsätzlich sind zur Erreichung dieses Zieles zwei Varianten denkbar.

 

Die erste Alternative wäre eine organisatorische Bündelung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die im Bereich der Veranstaltungsgenehmigung ordnungsbehördliche Funktionen wahrnehmen. Dies wird aber von der Verwaltung als nicht sinnvoll angesehen, da sich die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nur zu einem bestimmten Arbeitsanteil mit den erforderlichen Genehmigungsverfahren beschäftigen und darüber hinaus in der Regel zusätzlich andere fach- und amtspezifische Aufgaben wahrnehmen.

 

Sinnvoller erscheint es nach Auffassung der Verwaltung, die Strukturen weitestgehend unverändert zu lassen. Zur Erhöhung der Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Verbesserung der Kommunikation innerhalb der Genehmigungseinrichtungen ist es erforderlich, eine zentrale Anlaufstelle für die Antragsteller einzurichten, von wo aus alle betroffenen Einrichtungen informiert und die jeweiligen Anträge in gewohnter Form bearbeitet werden. Die Genehmigungen werden dann mit den erforderlichen Auflagen und Gebührenhöhen an die zentrale Anlaufstelle zurückgegeben, wo sie von den Antragstellern mit einer Gesamt-Gebührenrechnung wieder in Empfang genommen werden können.

 

Für die Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle eignet sich das Amt für öffentliche Sicherheit, Verkehr und Personenstandswesen (Amt 32 - “Ordnungsamt”) in besonderem Maße, da hier bereits heute eine Vielzahl unterschiedlicher Genehmigungsanträge koordiniert und bearbeitet werden. Die Stelle soll in der Sachgruppe 32/02 (Gewerbeerlaubnisse und -überwachung, Märkte) mit Sitz im Rathaus I in zentraler Lage angesiedelt werden.

 

Da der benötigte Stellenumfang noch nicht konkret festgestellt werden kann, soll für die Bearbeitung der eingehenden Anträge zunächst eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter im mittleren Dienst überplanmäßig eingesetzt werden. Es handelt sich um eine interne Bedarfsdeckung; eine Ausweitung der Personalkosten im Sammelnachweis A findet damit nicht statt. Auf der Basis von Durchschnittspersonalkosten können für 2006 Personalkosten von rd. 20.100 EUR, ab 2007 dann von rd. 30.100 EUR für die Aufgabenerledigung prognostiziert werden. Eine konkrete Personalbemessung und ggf. dann die Einrichtung von Planstellen sind zum Stellenplan 2007 vorgesehen.

 

Neben der Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle ist zur besseren Koordination der Verwaltungsabläufe auch eine datentechnische Vernetzung der o.g. Einrichtungen erforderlich, um die Kommunikation innerhalb der Verwaltung zu optimieren. Über die hier einzurichtende Datenbank soll die “Koordinationsstelle Veranstaltungen” in die Lage versetzt werden, mittels moderner Informationstechnologie mit den genehmigenden Stellen in der Verwaltung zu kommunizieren. Ferner ist hiermit eine bessere zeitliche Disponierung möglich, da ein gestellter Antrag im Regelfall innerhalb einer bestimmten, noch festzusetzenden Frist bearbeitet sein muss.

 

Die Koordination der Veranstaltungstermine, die Erstellung einer Veranstaltungsübersicht, die Weitergabe der Daten für Veranstaltungsankündigungen in Printmedien und im Internet sowie die Durchführung der Genehmigungsverfahren in der BV sollen auch weiterhin vom Kulturamt (41) wahrgenommen werden.

 

X	Es entstehen keine zusätzlichen finanziellen und personellen Auswirkungen.