Beschlussvorlage - 0375/2021

1. Die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Hagen wird beschlossen, wie sie als Anlage 1 Gegenstand dieser Vorlage ist.

2. Die Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt der Stadt Hagen vom 19.09.2008 wird aufgehoben.

Begründung

Mit den Zweiten Gesetz zur Weiterentwicklung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in NRW (2. NKF-WG NRW) wurden auch die Regelungen über die örtliche Rechnungsprüfung neu gefasst. Neben einigen Änderungen, die den Aufgabenkatalog der örtlichen Rechnungsprüfung betreffen, waren auch Veränderungen in der Verwaltung und nicht zuletzt auch Veränderungen in der Arbeitsweise der Rechnungsprüfung Anlass, die aus dem Jahr 2008 stammende Rechnungsprüfungsordnung vollständig zu überarbeiten. Die Einzelheiten ergeben sich aus der Synopse, die der Vorlage als Anlage 2 beigefügt ist.

Eine ergänzende Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt ist entbehrlich und kann aufgehoben werden.

1. Änderungen der Rechnungsprüfungsordnung

1.1 Vorbemerkungen

Die örtliche Rechnungsprüfung, die in Hagen durch den Fachbereich Rechnungsprüfung wahrgenommen wird, ist nach der Gemeindeordnung für das Land Nordrhein-Westfalen (GO NRW) ein Prüforgan für den Rat. Sie ist dem Rat unmittelbar verantwortlich und ihm in seiner sachlichen Tätigkeit unterstellt, dabei allerdings von fachlichen Weisungen frei. Die Aufgaben, Befugnisse und Prüfhandlungen der örtlichen Rechnungsprüfung werden üblicherweise in einer vom Rat zu beschließenden Rechnungsprüfungsordnung zusammengefasst.

Der Entwurf der Rechnungsprüfungsordnung orientiert sich weitgehend an einigen von der VLRG (Vereinigung der Leiter*innen der Rechnungsprüfungsämter in NRW) empfohlenen Musterrechnungsprüfungsordnungen und einigen bereits aktualisierten Rechnungsprüfungsordnungen anderer Großstädte. Gegenüber der bisherigen Rechnungsprüfungsordnung ergeben sich hierdurch auch Veränderungen in der Gliederungssystematik ohne inhaltliche Auswirkungen.

Der Aufgabenbestand der örtlichen Rechnungsprüfung ist in den §§ 102 – 104 GO NRW festgelegt. Es ist zu unterscheiden zwischen pflichtigen Aufgaben und weiteren Aufgaben, die der Rat festlegen kann.

1.2 Gesetzliche Prüfaufgaben

Alle Rechnungsprüfungsämter haben dieselben gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtaufgaben. Der Katalog der gesetzlichen Prüfaufgaben wurde mit Wirkung vom 01.01.2019 um die Prüfung des internen Kontrollsystems erweitert. Demgegenüber ist die Prüfung der Finanzvorfälle nach der Landeshaushaltsordnung (LHO) als Vorprüfung für den Landesrechnungshof durch Aufhebung des § 100 LHO entfallen.

1.3 Übertragene Prüfaufgaben

Neben den gesetzlichen Prüfaufgaben kann der Rat der örtlichen Rechnungsprüfung weitere Prüfaufgaben übertragen. Dies erfolgt durch die Rechnungsprüfungsordnung.                                         

Folgende Änderungen des Aufgabenkatalogs werden vorgeschlagen:

a)      Ergänzung um die Prüfung der Wirtschaftsführung der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen.  Durch § 104 Abs. 2 Nr. 2 GO NRW hat der Gesetzgeber eine neue Ermächtigung zur Prüfung der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen durch die örtliche Rechnungsprüfung eingeführt. Nach der Gesetzesbegründung soll hierdurch die Aufsichtsfunktion der kommunalen Vertretungskörperschaft gestärkt werden. Auch wenn die Stadt Hagen zurzeit keine Eigenbetriebe unterhält, wurde die Prüfaufgabe in die neue Rechnungsprüfungsordnung aufgenommen, um flexibel auf Änderungen in der Organisationsform reagieren zu können. Ohne eine entsprechende Aufgabenübertragung hat die örtliche Rechnungsprüfung bei Eigenbetrieben nur die gesetzlichen Prüfaufgaben, insbesondere die Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Vergaben. Die Regelung betrifft nicht die städtischen Gesellschaften. Der Fachbereich Rechnungsprüfung hat dort nur die in § 5 Abs. 2 Nr. 3 genannte Befugnis zur sog. Betätigungsprüfung.

b)      Ergänzung um Aufgaben, die der Fachbereich Rechnungsprüfung bereits seit Jahren wahrnehmen muss, die aber noch nicht in der Rechnungsprüfungsordnung genannt werden. Konkret betrifft dies die Prüfung von Verwendungsnachweisen für erhaltene Fördermittel und die Prüfung der Jahresabschlüsse von Zweckverbänden (betrifft das Studieninstitut).

c)      Wegfall der Visakontrolle, die bereits seit vielen Jahren vom Fachbereich Finanzen und Controlling wahrgenommen wird, als Prüfaufgabe für die örtliche Rechnungsprüfung.

1.4 Befugnisse der Rechnungsprüfung und Pflichten der zu prüfenden Bereiche

Die Erfahrungen der letzten Jahre haben gezeigt, dass hinsichtlich der Auskunfts- und Vorlagepflichten der zu prüfenden Dienststellen zum Teil präzisere Regelungen erforderlich sind, um Nachfragen oder Nachforderungen von Unterlagen zu vermeiden und im Ergebnis zügigere Prüfungen zu ermöglichen. Auf einige bisher regelmäßig angeforderte Unterlagen kann künftig verzichtet werden, weil sich die Informationen als wenig prüfrelevant erwiesen haben. Generell wird auf die Übersendung von Unterlagen verzichtet, wenn dem Fachbereich Rechnungsprüfung ein Lesezugriff auf elektronisch gespeicherte Daten zur Verfügung steht.

2. Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt

Die vom Oberbürgermeister mit Zustimmung des Rates erlassene Dienstanweisung vom 19.08.2008 ergänzt die Rechnungsprüfungsordnung. Sie enthält Regelungen für den inneren Dienstbetrieb und über die Art der Aufgabenwahrnehmung, insbesondere   zu den Aufgaben der Fachbereichsleitung und der Prüfer*innen, zu allgemeinen Grundsätzen für die Prüftätigkeit und zum Abfassen von Prüfberichten und Prüfvermerken.

Eine Dienstanweisung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist künftig entbehrlich, da die wesentlichen Regelungsinhalte und Verantwortlichkeiten bereits eindeutig durch den aktuellen Geschäftsverteilungsplan –Stand 01.01.2020 - und verbindliche interne Verfahrensregelungen der Fachbereichsleitung, die auf den anerkannten Prüfstandards des Instituts der Rechnungsprüfer (IdR) und des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) fußen, festgelegt sind. Ergänzend hierzu wurde ein ebenfalls verbindliches Handbuch zur Qualitätssicherung erarbeitet, das die Anforderungen des KGSt-Berichts 1/2018 (Qualitätsmanagement in der kommunalen Rechnungsprüfung) und des vom Institut der Rechnungsprüfer herausgegebenen Handbuchs zum Qualitätsmanagement aufgreift.

Anlagen

Anlage 1: Entwurf der Rechnungsprüfungsordnung

Anlage 2: bisherige Fassung der Rechnungsprüfungsordnung

Anlage 3: Synopse Rechnungsprüfungsordnung neu/alt

Anlage 4: bisherige Dienstanweisung für das Rechnungsprüfungsamt

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen