Beschlussvorlage - 0894/2020

Der Rat der Stadt Hagen beschließt die Durchführung eines europaweiten Vergabeverfahrens durch die zentrale Vergabestelle für die Schuljahre 2021/2022 und 2022/2023 mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Schuljahr bis einschließlich 2024/2025. Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Schulmöbeln für die Hagener Schulen.

Kurzfassung

entfällt

Begründung

Im Rahmen der Ausstattung von Hagener Schulen mit entsprechendem Mobiliar ist es notwendig, den zum Ende des laufenden Schuljahres endenden Rahmenvertrag europaweit neu auszuschreiben.

Für die Schuljahre 2021/2022 und 2022/2023 sind nach vorsichtigen Schätzungen für diese Leistungen Kosten in Höhe von ca. 150.000,- € pro Schuljahr inkl. MWSt. zu erwarten. Dieser Betrag ist Bestandteil der Mittel, die den Hagener Schulen in ihren Selbstverwaltungsetats zur Verfügung gestellt werden.

Die Aufteilung in konsumtive und investive Beschaffungen ist abhängig von den Bestellungen der Schulen und deshalb zum jetzigen Zeitpunkt nur äußerst grob zu schätzen. Aus den Erfahrungen der vergangenen Jahre ist abzuleiten, dass voraussichtlich entsprechend der seit 01.01.2020 getroffenen finanzwirtschaftlichen Regelung eine Aufteilung von 70 % konsumtiv (Anschaffungswert 0 bis 800,00 €) und 30 % investiv (Anschaffungswert > 800,00 €) verausgabt wird.

Ein konkreter Mittelabfluss wird aufgrund dieser Vorlage aber noch nicht begründet, da es sich erst um die Genehmigung des Vergabeverfahrens handelt. Erst wenn die Schulen mit Geldern Ihrer Selbstverwaltung Möbel anschaffen,  wird ein Mittelabfluss im Rahmen der schon dafür eingeplanten Mittel der Schulen entstehen.

Der Auftrag kann daher über- oder unterschritten werden. Da die Vergabe mit einer Option der zweimaligen Verlängerung des Vertrages um jeweils ein weiteres Jahr auf insgesamt vier Jahre vorgesehen ist, ist der Bedarf europaweit auszuschreiben. Die Option der Verlängerung wurde gewählt, um den hohen Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten und einen günstigen Rabattsatz zu erzielen. Eine Verlängerung kann nicht erfolgen, wenn die Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit des Auftragnehmers nicht mehr gegeben ist bzw. wenn entsprechende finanzielle Mittel nicht mehr zur Verfügung stehen.

Als Grundlage für die Wertung wurden die Artikel gewählt, die am häufigsten bestellt werden. Es handelt sich hierbei um Tische, Stühle, Tafeln und Schränke in diversen Größen. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot im Bezug auf die Kriterien Preis, Qualität und Service für Reparaturen.

Entsprechend den vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung, wie im Beschlussvorschlag aufgeführt, die entsprechenden Bedarfe europaweit auszuschreiben und den Auftrag an den wirtschaftlichsten Bieter vergeben zu können.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Auswirkungen auf den Klimaschutz und die Klimafolgenanpassung

Finanzielle Auswirkungen

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

1.2 Investive Maßnahme in Euro

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

Aktiva:

Passiva:

3.                Folgekosten in Euro:

4. Steuerliche Auswirkungen