Beschlussvorlage - 0613/2020

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste wird beauftragt für die Beschaffung von externem Support für TK-Dienstleistungen (Leistungszeitraum 01.11.2020 bis 31.12.2021) eine öffentliche Ausschreibung durchzuführen.

Das voraussichtliche Auftragsvolumen beträgt ca. 116.250,00 € netto, 137.839,28 € brutto.

Kurzfassung

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste betreibt für die Stadt Hagen und deren angeschlossene Gesellschaften die Kommunikationsnetze. In diesen Netzen fallen dauerhaft Arbeiten an, die mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden können. Der laufende Vertrag für das aktuelle Stundenkontingent die anfallenden Arbeiten endet am 31.10.2020. Zur Vermeidung von zeitlichen Verzögerungen und/oder Ausfällen wird ein neues Kontingent für den Leistungszeitraum 01.11.2020 bis zum 31.12.2021 benötigt. Die geschätzten Gesamtkosten betragen ca. 116.250,00 € netto, 137.839,28 € brutto.

Es wird vorgeschlagen, die vorgenannten Dienstleistungen nach Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung gemäß §8, Abs. 2 UVgO an das wirtschaftlichste Angebot zu vergeben.

Begründung

A) Bedarfssituation

Der Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste betreibt für die Stadtverwaltung Hagen und angeschlossene Gesellschaften die Kommuni-kationsnetze. Diese umfassen sowohl das eigentliche Leitungsnetz, als auch alle aktiven Komponenten. Die Kommunikationsnetze selbst lassen sich grob in folgende drei Netze aufteilen:

• Netz der Sprachkommunikation
• Netz der Datenkommunikation
• Netz der Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Diese Kabelnetze erstrecken sich über alle Verwaltungsgebäude, dazu zählen z. B. auch Schulen, Jugendzentren und Kindergärten. Die einzelnen Gebäude sind über eigene oder fremde Verbindungen angeschlossen.

In diesen Netzen fallen dauerhaft Arbeiten an, die mit dem vorhandenen Personal nicht bewältigt werden können. Diese Arbeiten umfassen Fehlersuche, Störungsbeseitigung, Kleinmontagen, Demontagen, Umzüge und sonstige Servicearbeiten. Um den laufenden Betrieb der Stadtverwaltung zu gewährleisten, werden somit zur Bewältigung der anfallenden Arbeiten, Unterstützungsleistungen von extern für den TK- und Netzbereich benötigt. Der laufende Vertrag für das Stundenkontingent der aufgeführten Arbeiten endet am 31.10.2020.

Somit stehen dem FB 15 für die oben beschriebenen Aufgaben ab den 31.10.2020 keine externen Ressourcen mehr zur Verfügung und die Aufgabenerledigung würde sich stark verzögern bzw. nicht mehr erledigt werden können.

Der Bedarf ist derzeit erhöht, da es im Bereich der fremden Verbindungen zu erheblichen Veränderungen gekommen ist, die immer noch anhalten.

Die Telekom stellt ihr Netz auf All-IP um.

Das bedeutet das Aus für die analoge- und ISDN-Telefonie der klassischen TK-Anlagen.

Aufnahme und nötige Realisierung

Diese grundlegende Umstellung auf All-IP hat massive Auswirkungen auf unsere heutige Ausrichtung der Netzinfrastruktur im Bereich der Telefonie- und Datenanbindungen.

Die Aufnahme der über 200 Standorte ist abgeschlossen und entsprechende Installationsmaßnahmen für die fehlende Verkabelung sind eingeleitet und umgesetzt.

Die MPLS-Verkabelung in den Kitas und Verwaltungsstandorten ist abgeschlossen. Nach Fertigstellung der notwendigen Verkabelungen in den Schulen, werden die ISDN-TK-Anlagen durch neue IP-fähige TK-Anlagen ersetzt. Die dafür bereits im Jahr 2019 und 2020 beschafften neuen TK-Anlagen müssen dafür erst programmiert und installiert werden. Für die Programmierung und Installation der TK-Anlagen werden dringend neue Servicestunden benötigt, da auch dieses Stundenkontingent am 31.10.2020 aufgebraucht ist.

Die Inbetriebnahme des Backup-Rechenzentrums (BRZ) muss ebenfalls entsprechend dem All-IP Standard aufgebaut und in Betrieb genommen werden. Hierzu zählt die Zugangskontrolle, Zeiterfassung und die Telefonie über Voice-over-IP (VoIP), wo die entsprechenden neuen Server verbaut werden müssen.

Des Weiteren muss die alte TK-Anlage AVAYA auf VoIP migriert, demontiert und entsorgt werden.

Aus den oben genannten Gründen müssen diese Installationsdienstleistungen für den Leistungszeitraum 01.11.2020 bis zum 31.12.2021 schnellstmöglich ausgeschrieben und durchgeführt werden.

B. Kosten, Finanzierung und Wirtschaftlichkeit

I.) Kosten

Die Anzahl der Arbeitstage kann im Vorfeld nicht exakt festgelegt werden. Jedoch kann aufgrund der Erfahrungswerte aus der Vergangenheit eine Mindestabnahme von 1.800 Servicestunden und eine Maximalabnahme von 2.600 Servicestunden qualifiziert geschätzt werden. Die Anzahl an Anreisen je Einsatztag werden auf 200 bis 250 Arbeitstage geschätzt.

Eine Abrechnung der einzelnen Einsätze erfolgt monatlich nach tatsächlichem Aufwand.

Das gemäß § 3, Abs. 1 VgV geschätzten Netto-Gesamtauftragsvolumen (netto) ergibt sich wie folgt:

II.) Finanzierung:

Die geschätzten Gesamtkosten betragen ca. 116.250 € netto, 137.839,28 € brutto.

Der Leistungszeitraum erstreckt sich vom 01.11.2020 bis zum 31.12.2021, d.h. über insgesamt 14 Monate.

Für das Jahr 2020 fallen anteilige Kosten/Aufwand in Höhe von (2 / 14 der Gesamtkosten) ca. 16.607,14 EUR netto, 19.264,28 EUR brutto (bei 16% MwSt.) und für das Jahr 2021 in Höhe von (12 / 14 der Gesamtkosten) ca. 99.642,86 EUR netto und 118.575,00 EUR brutto (bei 19% MwSt.) an.

Die Kosten für das Jahr 2020 und 2021 für die zu erwartenden Servicestunden (Beginn 01.11.2020 bis 31.12.2021) inkl. der benötigten Anfahrten stehen im Haushaltsplan zur Verfügung.

III.) Wirtschaftlichkeit:

Es wird vorgeschlagen, die vorgenannten Dienstleistungen nach Durchführung einer öffentlichen Ausschreibung gemäß §8, Abs. 2 UVgO an das wirtschaftlichste Angebot zu vergeben.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Finanzielle Auswirkungen)

1.                Auswirkungen auf den Haushalt

Kurzbeschreibung:

(Bitte eintragen)

1.1 Konsumtive Maßnahme in Euro

Bei steuerlichen Auswirkungen sind die Erträge und Aufwendungen unter Abzug von Vor-/Umsatzsteuer angegeben (netto).

2.                Steuerliche Auswirkungen

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