Beschlussvorlage - 0443/2020

Die Verwaltung wird beauftragt, die in der Vorlage vorgestellten personellen Voraussetzungen für die Durchführung des S/4HANA Projekts zu schaffen und die Auswahl eines externen Beratungsunternehmens zur Begleitung des Umstellungsprozesses vorzubereiten.

Kurzfassung

Die Stadt Hagen ist seit der Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzwesen (NKF) in den Jahren 2007 und 2008 SAP-ERP-Anwender. Die Produktstrategie der SAP sieht vor, dass die derzeitigen ERP-Systeme im Jahre 2027 aus der Wartung genommen und stattdessen durch S/4HANA ersetzt werden sollen. Aufgrund der städtischen Rahmenbedingungen soll das Hauptprojekt zur Umstellung auf S/4HANA im Zeitraum 01.01.2022 bis 31.12.2023 mit externer Beraterunterstützung durchgeführt werden.

Begründung

Ausgangslage:

Die Stadt Hagen setzt im Rechnungswesen seit Einführung des NKF im Jahr 2007/2008 die Software SAP R3 ein. Für 2025 (inzwischen mit Verlängerung auf 2027) hat SAP mit S/4HANA eine umfassende Softwareanpassung angekündigt, durch die das bisherige R3-System nicht mehr unterstützt wird. Gleichzeitig sollen die durch die Nutzung eines nicht auf kreisfreie Städte zugeschnittenen Templates entstandenen Eigenlösungen wieder an den SAP-Standard herangeführt werden.

Zur Vorbereitung des Projekts in zeitlicher und inhaltlicher Dimension wurde im 2. Halbjahr 2019 ein Vorprojekt mit einer externen Beratungsfirma durchgeführt.

Ergebnis des Vorprojekts:

Zur Einführung der neuen Software S/4HANA und der erforderlichen Anpassungen einiger Geschäftsprozesse wird vom Beratungshaus eine Beratungsleistung von 690 Beratungstagen geschätzt. Dabei wurde unterstellt, dass ein Beratertag der Firma 3 Tagen Aufwand bei der Stadt Hagen entspricht.

Der Prozess der Haushaltsplanung wird seitens SAP vollständig modernisiert. Zum Zeitpunkt des Vorprojektes war die strategische Entscheidung von SAP für den Geschäftsprozess der Haushaltsplanung und Drucklegung noch nicht abgeschlossen, so dass dieser Teil noch nicht in den Schätzungen enthalten ist.

Abweichende Projektplanung:

Die Empfehlungen des Beratungshauses wurden an einigen Stellen an die Rahmenbedingungen der Stadt Hagen angepasst.

Maßgeblich für die abweichende Projektplanung ist die Sicherstellung des Produktivbetriebes (Haushaltplanung in 2021, Abwicklung der Jahresabschlüsse) und die bestmögliche Kapazitätsausnutzung der vorhandenen Personalressourcen.

Das Projekt soll in einem Gesamtprojekt zusammengefasst werden, bei gleichzeitiger Verlängerung der Projektlaufzeit auf 2,5 Jahre von 07/21 bis 12/23. Die genaue Festlegung der Projektphasen erfolgt erst in Zusammenarbeit mit dem Beratungshaus. Hierin enthalten sind auch Phasen der Projektvor- und -nachbereitung.

Dabei wird unterstellt, dass sich die externe Beratungsleistung von 690 Tagen durch die geänderte Projektplanung nicht verändert und durch Umschichtung der Intensität in den Projektteilen auch der Prozess der Haushaltplanung, der bisher nicht kalkuliert ist, abgedeckt wird.

Durch eine rechtzeitige Projektdurchführung soll sichergestellt werden, dass der Wissenstransfer durch erfahrene Mitarbeiter noch in die Projektarbeit eingebracht werden kann, die derzeitigen Anpassungsbedarfe nicht zusätzlich im Altsystem bearbeitet werden müssen und eine Beratungsleistung zur Umstellung auf S/4HANA auf dem Markt noch ausreichend verfügbar ist. Damit kann verhindert werden, dass der Betrieb des Rechnungswesens gefährdet wird und Zusatzkosten für Support nach Wartungsende der bisherigen Software entstehen.

Notwendige Personalressourcen

Der Personalaufwand zur Abdeckung der Beratertage wird auf Basis der Erfahrungen aus dem NKF-Einführungsprojekt (2005-2008) und dem Stammdatenprojekt (2016/2017) mit dem Schlüssel 1:2:4 ermittelt:

Die genaueren Betrachtungen haben ergeben, dass der Erfahrungsschlüssel im Bereich der Fachlichkeit angepasst werden kann, weil anders als beim Einführungsprojekt das NKF als Basiswissen vorausgesetzt werden kann.

Das führt zu einem konkretisierten Kapazitätsbedarf von

Grundsätzlich werden durchschnittlich 30 % der Kapazität beim technischen und fachlichen Customer Competence Center (CCC) benötigt, um neben der Projektarbeit den Produktivbetrieb des Rechnungswesens sicherzustellen. Der Aufwand unterliegt dabei saisonalen Schwankungen, so dass jährlich durchschnittlich eine Kapazität von 70% zur Verfügung steht.

Zusätzliche Personalbedarfe von FB 15 und FB 20

Für die vorhandenen Stellen bedeutet dies, dass 2 Stellen für das technische CCC und 4,5 Stellen für das fachliche CCC/Fachanwender 20 zur Abdeckung der Anforderungen bei der Projektarbeit erforderlich sind.

Die für das Projekt in Betracht kommenden Mitarbeiter von FB 15 verfügen zum Teil über erhebliche gesundheitliche Risiken, die einen Projekterfolg gefährden können bzw. muss berücksichtigt werden, dass während der Projektlaufzeit ein Teil der Projektmitarbeiter aus Altersgründen bzw. gesundheitlichen Gründen aus dem Dienst ausscheidet. Von daher muss für den FB 15 die personelle Aufrüstung um die zwei Stellen bereits vor der Ausschreibungsphase erfolgen, um im Notfall eine fachliche „Auffangreserve“ zu haben.

Unabhängig von den vorab beschriebenen Projektrisiken muss inzwischen bilanziert werden, dass das technische „SAP-CCC“ aufgrund der vorab beschriebenen Situation auch für den Normalbetrieb erheblichen Risiken ausgesetzt ist. Von daher müssen die beiden zukünftigen Mitarbeiter sich auch Kenntnisse für den Regelbetrieb aneignen, um hier die Stabilität und Zuverlässigkeit der Betreuung weiterhin gewährleisten zu können. Beabsichtigt ist, die beiden Projektmitarbeiter zu einem späteren Zeitpunkt in dann freigewordene Stellen umzusetzen.

Der FB 20 wird die zusätzlichen Kapazitäten aus den Fachabteilungen zur Verfügung stellen, damit die Umstellung der Prozesse fachlich begleitet, getestet und nach Projektende direkt ohne größeren Schulungsaufwand produktiv verwendet werden kann. Die Sicherstellung des Produktivbetriebs erfordert bereits vor Projektbeginn eine Personalverstärkung in den Fachabteilungen, um dort das Tagesgeschäft nicht zu gefährden. Beabsichtigt ist, die neuen Mitarbeiter in freiwerdende Stellen zu übernehmen bzw. befristete Beschäftigungsverhältnisse in Teilbereichen einzugehen.

Grundsätzlich ist festzuhalten, dass durch das Projekt das notwendige Personal für den zukünftigen Produktivbetrieb qualifiziert wird mit dem Ziel, Stellenvakanzen nachbesetzen zu können.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Finanzielle Auswirkungen

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1.                Investive Maßnahme

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

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Passiva:

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3.                Folgekosten:

4.                Auswirkungen auf den Stellenplan

Stellen-/Personalbedarf: