Berichtsvorlage - 1132/2019

Die Vorlage wird zur Kenntnis genommen.

Kurzfassung

Das Berichtswesen des Fachbereiches Jugend und Soziales der Stadt Hagen besteht aktuell aus einer Reihe von einzelnen, z.T. nicht den aktuellen Anforderungen entsprechenden Berichtsformaten. Ein den aktuellen Anforderungen entsprechendes Berichtswesen ist zu implementieren

Begründung

1.) Sachstand:

-          Die Jahresberichte der freien Träger und der Wohlfahrtsverbände sind in ihrer Form für eine Präsentation und Diskussion in politischen Gremien ungeeignet

-          Der Geschäftsbericht des FB 55 ist in seiner Erstellung aufwändig, eine Präsentation in den politischen Gremien erfolgt mit hohem zeitlichen Verzug

-          Der unmittelbare Bezug zum Haushaltsplan der Stadt Hagen fehlt bei allen Berichten

-          Ein Bezug zum internen Berichtswesen des Fachbereiches 55/der Stadt Hagen  fehlt gleichermaßen

-          Unter Beteiligung der GPA hat unter Beratung der Firma Con_sens ein Prozess zur Entwicklung von Zielen und Kennzahlen für den Fachbereich 55 stattgefunden. Bestandteil dieses Prozesses ist die Festlegung eines Rahmens für ein Controlling-Berichtswesens für den Fachbereich Jugend und Soziales gewesen

2.) Lösungsvorschlag:

Der Aufbau eines modernisierten Berichtswesens (Geschäftsbericht 55 und Berichte der Träger) orientiert sich an der Struktur des Haushaltes der Stadt Hagen (Teilpläne und Produkte).  Im Kontext des Aufbaus eines wirkungsorientierten Haushaltes ist eine Anpassung des Berichtswesens erforderlich. Eine Integration des Berichtswesens in den Haushalt erfolgt auf diese Weise.

Damit einhergehend ergibt sich die Aufteilung der Berichte der Träger für den SOA und den JHA (Zuordnung der Produkte zu Teilplänen und damit zu den Gremien).

Die Trägerberichte werden in der Folge nach Leistungen (Produkten) sortiert und aufbereitet.

Die politischen Gremien sollen damit in die Lage versetzt werden, in einer einheitlichen Struktur (der des Haushaltes)  über die Produkte, die zu diesen Produkten gehörenden Ziele des Mitteleinsatzes  und die damit verbundenen Leistungen der Verwaltung und der Träger zu entscheiden.

Berichtsformate

-          Jahresgeschäftsbericht des Fachbereiches

(Gleichzeitig Jahrescontrollingbericht)

• Die Controllingberichte IV. Quartal (mit den Jahreswerten) für den Fachbereichsleiter 55 werden zum Geschäftsbericht  für das jeweils abgelaufene Kalenderjahr/Geschäftsjahr zusammengefasst
• Dargestellt wird
  • Die Aufgabenbeschreibung (gesetzliche Vorgaben, Ratsbeschlüsse in Analogie zum Haushaltsplan)
  • Vereinbarte Ziele (in Analogie zum Haushaltsplan)
  • Kennzahlen/Basiszahlen zur Erfolgsmessung (in Analogie zum Haushaltsplan)
  • Finanzdaten (aus SAP, Jahresabschlussdaten)
  • Personaldaten (aus SAP HCM)
• Zu Aufgabenfeldern mit besonderer Bedeutung (dies kann ein neues Aufgabenfeld  oder ein Aufgabenfeld mit deutlicher Änderung der Geschäftsintensivität) des abgelaufenen Geschäftsjahres erfolgt eine Berichterstattung in der bekannten, textlich ausführlichen Form
• In den Geschäftsbericht 55 integriert wird ein Kapitel über wesentliche Tätigkeiten und Beschlüsse der beiden politischen Gremien und soweit erforderlich des Rates

-          Controllingberichte für den Fachbereichsleiter 55 (quartalsweise)

• Bereits implementiert ist ein quartalsweises Berichtswesen für die Kämmerei
• Aufsetzend auf diese Berichte für 20 erhält der Fachbereichsleiter 55 quartalsmäßig einen Bericht über die Geschäftsentwicklung im abgelaufenen Quartal. Das Controlling 55/0 kommentiert die Entwicklung. Bewertet werden Zielerreichung, Finanzdaten, Personaldaten.
• In besonderen Fällen können diese grundsätzlich quartalsweise erstellten Berichte auch monatlich bereit gestellt werden

-          Controllingberichte für die Abteilungsleiter (monatlich)

• Berichte für die Fachdienstleiter enthalten Informationen zu den einzelnen Aufgabengebieten. Hierbei werden die Informationen aus den oben beschriebenen Berichten für die Abteilungsleiter um fachliche Daten wie z.B. Fallzahlen ergänzt. Eine Kommentierung durch das Controlling bei 55/0 erfolgt nicht.

-          Jahresberichte der Freien Träger und der Wohlfahrtsverbände

• die Berichte der externen Geschäftspartner (Freie Träger der Jugendhilfe, Wohlfahrtsverbände) folgen dem Grundmuster des oben beschriebenen Aufbaus:
  • Aufgabenbeschreibung (vertragliche Vereinbarungen)
  • Vereinbarte Ziele
  • Kennzahlen/Basiszahlen zur Erfolgsmessung
  • Finanzdaten
  • Personaldaten

3.) Weiteres Vorgehen

Die Verwaltung wird zeitnah mit einem entsprechenden Entwurf eines überarbeiten Berichtswesens auf die Träger zugehen. Da sich an den Grundinformationen der bei den Trägern abgefragten Berichte nichts Wesentliches ändert, erscheint das Erreichen dieses Zeitzieles möglich.

Ebenso wird der Geschäftsbericht des FB 55 nach neuem Muster erstellt werden.

Bezüglich der unterjährigen verwaltungsinternen Berichte  werden die Anforderungen an die Finanzdaten mit 20 und Anforderungen an die Personaldaten mit 11 abgestimmt. Die Gespräche mit 11 hierzu laufen im Rahmen des kontinuierlichen Austausches, die Gespräche mit 20 hierzu haben begonnen.

Den Ausschüssen bleibt weiterhin unbenommen, wie bereits in der Vergangenheit bezüglich einzelner Aufgabenfelder von einem oder mehreren Trägern auf Wunsch einen weitergehenden Bericht  über die Geschäftstätigkeiten des letzten Jahres anzufordern.

Bei der beschriebenen Vorgehensweise entsteht bei der Verwaltung für die Vorbereitung und Auswertung der Trägerberichte ein höherer Aufwand als bisher, als Gewinn ist dagegen eine verbesserte Steuerungsqualität durch Politik und damit ein optimierter Mitteleinsatz zu sehen. Daneben wird durch eine verbesserte Struktur der Datenaufbereitung die Erreichung der vereinbarten Ziele durch die Träger verbessert durch Verwaltung und die politischen Gremien überprüfbar.

Für ausreichende personelle Ressourcen bei 55 für diese Veränderung der Berichtsstruktur ist Sorge zu tragen.

Als Anlage ist ein erster Entwurf für eine Darstellung eines Trägerberichtes beigefügt.

Inklusion von Menschen mit Behinderung

Kurzerläuterung:

Finanzielle Auswirkungen

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