Berichtsvorlage - 0025/2019

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Begründung

Durch die eingeleiteten Maßnahmen (November 2018) wurden organisatorische und personalwirtschaftliche Anpassungen vorgenommen, die eine optimierte Koordinierung bzw. Steuerung, Kommunikation, Priorisierung und Transparenz beim Verfassen von Stellungnahmen der Brandschutzdienststelle geführt haben.

Die angepasste Arbeitsweise führte in den zurückliegenden Wochen bereits zu einer signifikanten Reduzierung der offenen Verfahren außerhalb des Bearbeitungszeitraumes von einem Monat. So konnte die Zahl von 97 auf 63 offene Verfahren (Stand 01.01.2019) gesenkt werden.

Innerhalb desselben Zeitraumes wurde darüber hinaus die Abarbeitung von weiteren 10 Verfahren (Sachverständigenverfahren bzw. Bez.-Reg.) gewährleistet.

In Summe wurden 64 Verfahren abschließend bearbeitet.

Trotz einer Vielzahl unbeeinflussbarer Parameter, wie z.B. die Einführung einer neuen Bauordnung zum 01. Januar 2019 oder die unterschiedliche Komplexität der Verfahren, die die Eingangs- und Ausgangszahlen bei 37/3 bzw. 61/5 beeinflussen, ist 37 weiterhin bestrebt, den Verfahrensweg optimal zu nutzen.

Die Bearbeitungszeit einer Stellungnahme hängt sehr vom Objekt und der Vorarbeit sowie der Kooperationswilligkeit der Beteiligten (z. B. Qualität und Vollständigkeit der Brandschutzkonzepte sowie der eingereichten Unterlagen etc.) ab.

Eine Aussage zur durchschnittlichen Bearbeitungszeit (oder besser Verweilzeit bei 37/3) und Schwierigkeit je Stellungnahme ist somit nicht aufschlussreich.

Die Abteilung 37/3 strebt die weitere Reduzierung der offenen Verfahren an. Die Arbeitsintensität und Fixierung wird weiter bei behalten. Hierzu wird

• die Zusammenarbeit zwischen der Abteilung 37/3 und der unteren Bauaufsicht 61/5 weiter ausgebaut.

Durch direkte Absprachen werden Problemstellungen behoben und Verfahren zeitnah abgearbeitet.

• die Koordinierung bzw. Steuerung der Verfahren weiterhin durch den Abteilungsleiter vorgenommen.

• weiterhin auf sämtliche (personelle) Ressourcen bestmöglich zurückgegriffen.

• ein weiterer Kollege im Bereich der Aufgabe nach § 26 Brandverhütungsschau qualifiziert, um Entlastung und freie Kapazitäten im Bereich des Verfassens von Stellungnahmen zu schaffen.

Der Lehrgang wird voraussichtlich im ersten Quartal 2019 abgeschlossen.