Beschlussvorlage - 0625/2018

Der Baumaßnahmen im Bereich des Bürgeramtes wird zugestimmt.

Begründung

Aufgrund der Bedarfe im Bürgeramt hat 65 eine Planung zur Neugestaltung des Bürgeramtes (Zusammenlegung der Theken) erarbeitet.

Es ist geplant, im Bürgeramt Baumaßnahmen in Höhe von rd. 248.000 € durchzuführen. Davon entfallen rd. 123.000 € auf die Zusammenlegung der Theken (siehe unten)

Ziel

Ziel ist, die Thekenbereiche des Fachbereichs Öffentliche Sicherheit, Verkehr, Bürgerdienste und Personenstandswesen (32) und des Amtes Zentrale Dienste (25) unter Berücksichtigung bestimmter Vorgaben zusammenzufassen.

Plan ist, zukünftig nur einen gemeinsamen Infobereich im Eingangsfoyer vorzuhalten, um so Personalkosten einsparen zu können.

Planung

Im Verlauf der Planung wurden bis Dezember 2017 insgesamt 17 verschiedene Planungsideen zu den gemeinschaftlich entwickelten Vorstellungen erstellt, die als Handskizzen im Maßstab 1:200 samt grober Kostenschätzung dargestellt wurden. Ein umfangreicher Austausch, in dem die unterschiedlichen Bedarfe der beteiligen Bereiche, des Personalrats und der Arbeitssicherheit abzustimmen waren, folgte.

Die zunächst geplanten, aufwendigeren Maßnahmen mit hohem Kostenaufwand (um die 370.000 €) wurden im Verlauf des Abstimmungsprozesses reduziert.

Letztlich einigte man sich im Januar 2018 auf die Umsetzung eines minimierten Entwurfs. Die dafür anzusetzenden Kosten betragen nun rd. 248.000 €.

Beschreibung der baulichen Maßnahmen incl. Kosten

1. Die vorhandene Theke im Foyerbereich vor dem Bürgeramt wird erweitert, sodass dort die erforderlichen vier Arbeitsplätze untergebracht werden können. Die übrigen Einrichtungen (Stellwände, Glasschiebetür, Eingangstüranlage) bleiben wie vorhanden erhalten.

Neben der baulichen Ergänzung der eigentlichen Thekenanlage samt Podest sind Anpassungen hinsichtlich Beleuchtung, Geländer, Sicherheitstechnik, Elektroanlagen Heizung usw. erforderlich.

-          Die Schätzkosten betragen 87.000 €.

2. Die Theke im Bürgeramt wird demontiert. Dieser Bereich wird als Wartezone genutzt werden. Hier sind Anpassungsarbeiten (Fußboden Schallschutzmaßnahmen Beleuchtung usw.) erforderlich.

-          Die Schätzkosten betragen 36.000 €.

3. Der bisherige Wartebereich im mittleren Bereich des Bürgeramts (zwischen den Hintergrundräumen) wird dort nicht mehr benötig.

Dieser Bereich soll zusätzlich baulich umorganisiert werden. Das Fundbüro wird vergrößert und in den jetzigen Wartebereich verlagert. Darüber hinaus entsteht ein Aktenraum.

-          Die Schätzkosten betragen 52.000 €.

4. Einbau einer Luftschleieranlage in den vorhandenen Haupteingang, um Zugerscheinungen zu minimieren.

-          Schätzkosten betragen 18.000 € (zuzüglich Wartungskosten und Verbrauch)

5. Baunebenkosten (externe Planungen)

-          Die Schätzkosten betragen 40.000 € (20% der Baukosten von Summe 1 bis 4)

Unter Berücksichtigung einer Sicherheitsreserve von rd. 8% (aus Summe 1 bis 4) ergibt sich eine Gesamtsumme in Höhe von 248.000 €

Finanzierung

Zur Neugestaltung des Eingangs- und Infobereiches im Rathaus 1 sind für 2018 investive Mittel in Höhe von 248.000 € in den Haushalt eingestellt worden. Die Investition ist Voraussetzung für die Erfüllung der Konsolidierungsmaßnahme 16_PK.004 (Zusammenlegung Info-Bereiche 32 und 25 im Rathaus 1).  Da es sich um eine neue Investitionsmaßnahme handelt und die Stadt Hagen sich derzeit noch in der vorläufigen Haushaltsführung nach § 82 GO NRW befindet, kann die Maßnahme erst begonnen werden, wenn der Doppelhaushalt 2018/2019 von der Bezirksregierung Arnsberg genehmigt und die Haushaltssatzung bekannt gemacht wurde. Daher wurden diesbezüglich bisher noch keine externen Aufträge erteilt. Die Finanzierung erfolgt aus der Allgemeinen Investitionspauschale.

1.                Investive Maßnahme

2.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

(Bitte eintragen)

Passiva:

(Bitte eintragen)

3.                Folgekosten:

4.                Auswirkungen auf den Stellenplan

Stellen-/Personalbedarf: