Beschlussvorlage - 1085/2017

1. Die Maßnahme 16_25.002 „Auslaufen Farbdrucker/Reduzierung Schwarz-Weiß-Drucker“ aus dem Beschluss zu Drucksache Nr. 0246/2016 wird zurückgenommen.

2. Die vorhandenen zwei Schwarz-Weiß- und eine Farb-Digitaldruckmaschine der Hausdruckerei sollen nach Ablauf des laufenden Vertrages im Dezember 2018 durch neue Geräte mit verbesserter Drucktechnik ersetzt werden. Das Vergabeverfahren wird über den HABIT durchgeführt. Die kalkulierten Kosten für die Miete der Druckmaschinen, die Software und die Wartung incl. Verbrauch führen zu einem voraussichtlichen jährlichen Mehrbedarf von rund 8.800 EUR. Die jährlichen Gesamtkosten liegen hierdurch bei rund 80.000 EURO (brutto) für eine Mietlaufzeit von fünf Jahren. Die Kalkulation erfolgte auf Basis des bisherigen Druckvolumens.

3. Zur Kompensation der o.g. Kosten wird ab Ende 2020 eine Stelle in der Hausdruckerei durch Verzicht auf eine Wiederbesetzung wegfallen. Insgesamt wird so über den zukünftigen Vertragszeitraum des Drucksystems (12/2018 bis 11/2023) eine Ersparnis im Personal- und Sachkostenbereich von rund 100.000 EUR gegenüber dem Altvertrag erzielt.

4. Durch die Zurücknahme der Maßnahme 16_25.002 sind die hier ausgewiesenen Konsolidierungserfolge der neuen Maßnahme gegenüberzustellen. Die zusätzliche Konsolidierung beläuft sich daher für den Vertragszeitraum auf 23.200,-- Euro.

Kurzfassung

Auf Basis der im Fachbereich 25 vorliegenden Daten führt eine Umsetzung der Maßnahme 16_25.002 zu erheblichen Einschränkungen im täglichen Arbeitsablauf in der Verwaltung und zu nicht abschätzbaren Kosten für die Beauftragung externer Unternehmen. Im Ergebnis rechnet die Verwaltung mit höheren Kosten. Eine Einsparung ist nicht erkennbar.

Es wird daher vorgeschlagen, die Maßnahme in der Haushaltsplanung 2018/2019 ff. zu berücksichtigen.

Begründung

Änderung der Konsolidierungsmaßnahme 16_25.002 „Auslaufen Farbdrucker/Reduzierung  SW-Drucker“ (Drucksache Nr. 0246/2016) und Genehmigung zur Beschaffung neuer Digitaldruckmaschinen zum 01.12.2018

In der Hausdruckerei der Stadtverwaltung Hagen sind zurzeit drei Digitaldruckmaschinen im Einsatz; zwei baugleiche Maschinen für den Schwarz-Weiß-Druck und eine weitere für den Farbdruck. Mit diesen Maschinen wird ein jährliches Druckvolumen von durchschnittlich ca. 6 Mio. Schwarz-Weiß-Druck und ca. 1 Mio. Farbdrucke (jeweils DIN A4) bewältigt. Über 98% des jährlichen Auftragsvolumens der Hausdruckerei verbleiben dabei im Konzern Stadt Hagen, d.h. die Hausdruckerei arbeitet fast ausschließlich für die Ämter und Fachbereiche der Stadtverwaltung sowie für die Eigenbetriebe, ausgegliederte Bereiche oder Tochterunternehmen der Stadt. Lediglich 2% des Auftragsvolumens werden von gemeinnützigen Vereinen (wie z.B. dem Städtepartnerschaftsverein, der Freiwilligenzentrale oder der Karl-Halle-Gesellschaft) in Anspruch genommen.

Mit Beschluss vom 17.03.2016 zur Drucksache Nr. 0246/2016 sowie vom 04.04.2016 zur Drucksache 0299-1/2016 hat der Rat der Stadt Hagen aus Konsolidierungsgründen u.a. beschlossen, den Farbdrucker nach Auslaufen des Leasingvertrages am 30.11.2018 nicht mehr durch ein neues Gerät zu ersetzen und eine Reduzierung der Schwarz/Weiß-Drucker zu prüfen.

Die Verwaltung bittet diesen Beschluss einer nochmaligen Prüfung zu unterziehen, da sie der Ansicht ist, dass sie durch Umstrukturierung unter Beibehaltung eines veränderten, aber bedarfsgerechten Leistungsstandards der Hausdruckerei gegenüber den geplanten Einsparungen aus dem bestehenden Beschluss höhere Einspareffekte erzielen kann.

Die sich aus dem Beschluss 0246/2016 bzw. 0299-1/2016  ergebenden Konsequenzen und mögliche Alternativen lassen sich wie folgt darstellen:

1. Situation im Farbdruck
   Betrachtet man die Auftragsstruktur der Hausdruckerei der vergangenen drei Jahre (2014-2016) fällt auf, dass das Tagesgeschäft der Hausdruckerei aus hauptsächlich kleinen Druckauflagen mit extrem kurzen Produktionszeiten besteht (mehr als 50 % der Aufträge eines Jahres belaufen sich auf unter 200 Seiten DIN A4). Terminvorgaben von nur wenigen Stunden bis zu einem Tag sind hier an der Tagesordnung. Die typischen Aufträge für den Farbdrucker der Hausdruckerei sind

• kleine Broschüren,
• Informations-Flyer,
• Handzettel,
• Plakate,
• Einladungen,
• Urkunden,
• Visitenkarten,
• Übersichtspläne

und ähnliche Produkte (Auswahl siehe Anlage 1). Neben Aufträgen, die der Repräsentation oder der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit dienen (z.B. für das Büro des Oberbürgermeisters oder der Stadtkanzlei), wird ein großer Teil der o.g. Produkte aus dem Bildungsbereich nachgefragt. Zuvorderst sind hier Kindergärten, Schulen und Jugendzentren, aber auch die Volkshochschule, das Kommunale Integrationszentrum, die Max-Reger-Musikschule, die städtischen Museen und die Stadtbücherei zu nennen. Diese führt beispielsweise im Jahr weit über 250 Veranstaltungen für Kinder und Jugendliche durch, die zurzeit noch mit wenig Aufwand durch die Produkte der Hausdruckerei beworben werden können. Für viele dieser Einrichtungen ist die Hausdruckerei eine der letzten verbliebenen Möglichkeiten, unter den bekannten Sparzwängen zu erschwinglichen Kosten kurzfristig Informationsmaterial zu publizieren. Die Versorgung der Verwaltung mit diesen Produkten wäre nicht mehr ausreichend sichergestellt.

Das in der Drucksache Nr. 0246/2016 beschlossene Verfahren, notwendige Farbdrucke zukünftig über die Verwaltungskopierer abzuwickeln, wird seitens der Verwaltung kritisch gesehen. An Druckerzeugnissen zu Werbe- und Repräsentationszwecken sind andere Anforderungen bezüglich der Farbwiedergabe und Druckqualität zu stellen als beispielsweise an einen farbigen Ausdruck einer Excel-Tabelle zu Anschauungszwecken. Während es bei letzterem in der Regel lediglich um eine farbige Visualisierung bestimmter Daten geht (und dementsprechend grundsätzlich über einen Flurkopierer gedruckt werden könnte), muss an ersteres ein weitaus höherer Qualitätsmaßstab angelegt werden. Druckerzeugnisse, die der Repräsentation der Stadt Hagen dienen, müssen sowohl in der Qualität der Farbgebung und Brillanz als auch in der buchbinderischen Weiterverarbeitung professionellen Ansprüchen genügen; vornehmlich aus Gründen der Außendarstellung, aber auch, um z.B. bei externen Projektpartnern, Sponsoren und Förderern Gehör zu finden.

Gemäß vorgenanntem Beschluss sollen solche Druckerzeugnisse zukünftig stärker eingeschränkt, die unabdingbar notwendigen Erzeugnisse privat vergeben werden. Selbst wenn man die Hälfte der im Jahr 2016 über die Farbmaschine der Hausdruckerei gefertigten Aufträge dann über die Flurkopierer abwickeln oder vollständig darauf verzichten würde, müssten demnächst immer noch ca. 450 Druckaufträge pro Jahr nach den Vorschriften des Vergaberechts durch die Zentrale Vergabestelle an private Dritte vergeben werden. Dies setzt in jedem Einzelfall Preisanfragen mit entsprechendem Aufwand voraus. Eine Abwicklung über Rahmenverträge ist mit Blick auf die Individualität der einzelnen Aufträge (farbliche Gestaltung, Auflagenhöhe, Zeitanforderung etc.) nicht möglich. Viele der kurzfristigen, eiligen Druckaufträge (Fertigstellung am gleichen oder nächsten Tag) wären nicht mehr termingerecht zu realisieren. Abgesehen davon entstünde ein logistisches Problem dergestalt, dass die extern beauftragten Drucke noch ihren Weg zum Auftraggeber finden müssen. Zurzeit können eilige Druckaufträge mit einfacher E-Mail beauftragt und direkt vor Ort im Rathaus I in der Regel noch am selben Tag abgeholt werden. Sollte der Farbdrucker der Hausdruckerei tatsächlich abgeschafft werden, müssten die einzelnen Bedarfsstellen ihre eiligen Aufträge, die nicht eigenständig wirtschaftlich über den Kopierer vor Ort erstellt werden können, zukünftig am Standort der jeweils beauftragten, externen Druckerei abholen oder aber kostenpflichtig per Express liefern lassen. Insbesondere für Schulen und Kindergärten würde dies zu unverhältnismäßig hohem Mehraufwand führen, der im Alltagsgeschäft nicht leistbar ist.  Darüber hinaus kann davon ausgegangen werden, dass gerade bei den für die Hausdruckerei typischen, kleinteiligen Aufträgen die Kosten für einen extern gedruckten Auftrag – nicht zuletzt durch Faktoren wie die dann zu entrichtende Mehrwertsteuer, die Gewinnmarge eines externen Dienstleisters, Eilzuschläge, Mindermengenzuschläge, o.ä. – in der Regel höher liegen werden als bei einem intern gefertigten.

Im Ergebnis rechnet die Verwaltung mit höheren Kosten. Eine Einsparung ist nicht erkennbar.

2. Die Situation im Schwarz-Weiß-Digitaldruck

In den vergangenen Jahren lag die Anzahl der Drucke auf den beiden Schwarz-Weiß-Digitaldruckmaschinen bei konstanten knapp 6 Millionen Druck DIN A4. Betrachtet man die Verteilung dieser Drucke auf einzelne Produktgruppen, so fällt auf, dass der Schwarz-Weiß-Druck für politische Gremien lediglich ca. ein Drittel des gesamten Schwarz-Weiß-Druckvolumens ausmacht. D.h. es bleibt auch zukünftig noch ein Druckvolumen von knapp 4 Millionen Druck, selbst wenn in den kommenden Jahren der Druck für politische Gremien komplett heruntergefahren wird. Auf den Schwarz-Weiß-Maschinen läuft u.a. die tägliche Massendruckausgabe der Kämmerei (Steuerbescheide, Mahnungen etc.) und des Ordnungsamtes (Bußgelder). Bei Verzicht auf eine Maschine könnten bei einem Ausfall des verbleibenden Gerätes die Forderungen der Stadt Hagen nicht zeitnah gedruckt werden. Der pünktliche Druck der Unterlagen ist aber z.B. integraler Bestandteil der Planung der Bußgeldstelle.  Hier gelten z.T. sehr kurze Verjährungsfristen. Bei einer ausfallbedingten Verzögerung des Drucks dieser Daten wären Einnahmeausfälle durch Verjährung der Forderungen absehbar. Da der Massendruck über speziell programmierte Schnittstellen täglich an die Druckerei weitergeleitet wird, ist ein kurzfristiges Ausweichen des Drucks auf externe Anbieter auch nicht ohne weiteres möglich. Darüber hinaus müsste die Einhaltung des Datenschutzes bei Datentransfer an externe Anbieter über eine Einzel-Auftragsdatenvereinbarung jeweils geprüft und geschlossen werden. Von der Evaluation der Anbieter bis zur Überprüfung der Einhaltung des Datenschutzes würden hier weitere Verwaltungsressourcen gebunden.

Des Weiteren würde die Einsparung einer Schwarz-Weiß-Maschine die Flexibilität der Hausdruckerei in der Auftragsabwicklung enorm einschränken. Zurzeit können eilige Aufträge, die umgehend fertiggestellt werden müssen (wie z.B. die o.g. Tagesverarbeitung von den FB 20 und 32, aber auch Beschlussvorlagen, Leistungsverzeichnisse o.ä.), parallel gedruckt werden. Gleiches gilt für Aufträge mit hohem Druckvolumen, die dennoch kurzfristig gedruckt werden müssen (wie z.B. Wahlbenachrichtigungskarten, fristgebundene Anschreiben an einen großen Empfängerkreis). In solchen Fällen wird der betreffende Druck »aufgeteilt«, d.h. auf beiden Maschinen parallel gedruckt. Diese Flexibilität wäre bei einer Beschränkung auf eine Maschine nicht mehr gegeben.

3. Kostenersparnis durch Umstrukturierung der Hausdruckerei

Die Hausdruckerei verzeichnet einen längerfristigen Trend „weg von hohen Druckauflagen mit planbarem Terminhorizont hin zu ad-hoc-Aufträgen in kleiner Auflage und damit einhergehend eine Verschiebung vom Offsetdruck (= wirtschaftlich bei hohen Auflagen) hin zum Digitaldruck (= wirtschaftlich bei niedrigen Auflagen)“. Um sowohl der angespannten Haushaltslage als auch den sich wandelnden Anforderungen an eine Hausdruckerei Rechnung zu tragen, ist geplant, durch Umstrukturierungsmaßnahmen und veränderte/erweiterte Technik beim Digitaldruck und der Weiterverarbeitung absehbar mindestens eine Stellen einzusparen. So kann eine bisher noch nicht vorhandene Falz- und Broschüreneinheit, die bei der Neuanmietung einer Farbmaschine in diese integriert werden sollte, einen erheblichen Teil der einfacheren Buchbinderaufgaben übernehmen. Trotzdem wird aber der qualitativ hochwertige und schnelle Digitaldruck auch in Zukunft in der Verwaltung noch gebraucht werden. Auch wenn die Digitalisierung schon weit fortgeschritten ist, wird Werbung, Repräsentation und Kommunikation nach außen auch weiterhin nicht ohne farbige Printmedien funktionieren.

Ziel der Hausdruckerei ist es, in den kommenden Jahren durch Stelleneinsparungen zur Konsolidierung des städtischen Haushaltes beizutragen und gleichzeitig durch optimierten Technik- und Personaleinsatz die Bedarfe der Verwaltung weiterhin sicherzustellen.

4. Kostenkalkulation

Als Folge des Personalabbaus muss ein Teil der Arbeitskapazitäten durch verbesserten Technikeinsatz kompensiert werden. Im Gegenzug haben sich die Preise auf dem Digitaldruckmarkt auf einem niedrigen Niveau stabilisiert, so dass der verbesserte Technikeinsatz nicht zu unverhältnismäßig hohen Mehrkosten führen wird. Eine entsprechende Markterkundung wurde hierzu durchgeführt. Die tatsächlichen Kosten werden im Rahmen einer durchzuführenden, europaweiten Ausschreibung ermittelt.

Durch einen erheblich verbesserten Technikeinsatz würden maximale Mehrkosten in Höhe von ca. 8.800 EUR/Jahr entstehen. Das Ergebnis einer tatsächlichen, europaweiten Ausschreibung wird erfahrungsgemäß  für die Verwaltung günstiger ausfallen. Dem gegenüber könnten durch Umstrukturierung und dem daraus resultierenden Verzicht auf eine Wiederbesetzung ab Ende 2020 jährlich Personalkosten i.H.v. ca. 43.500 EUR/Jahr kompensiert werden. Zusätzlich kann durch diese Maßnahmen im Offsetdruck noch Material- und Wartungskosten in Höhe von ca. 3.000 EUR/Jahr eingespart werden, so dass für den kommenden Vertragszeitraum (Dezember 2018 bis November 2023) Einsparungen in Höhe von insgesamt ca. 100.000 EUR realisiert werden könnten.

Durch den Verzicht auf die Maßnahme 16_25.002 sind die dort aufgeführten Einsparungen der neuen Maßnahme gegenüber zu stellen und mindern hierdurch zu Beginn der Maßnahme den Konsolidierungserfolg. Mit Blick auf die Laufzeit der Maßnahme ergibt sich jedoch eine zusätzliche Einsparung in Höhe von rd. 23.200 Euro, welche sich ab 2024 noch weiter fortsetzt.

Finanzielle Auswirkungen

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1.                Konsumtive Maßnahme       siehe Begründungstext