Berichtsvorlage - 0797/2017

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Kurzfassung

Entfällt.

Begründung

Aufgrund der bisherigen dezentralen Organisation der städtischen Verträge, des steten Beschäftigungsabbaus und verschiedener Umorganisationen innerhalb der Verwaltung ist es zunehmend schwieriger geworden, einen Überblick über die städtischen Verträge zu erhalten bzw. zu bewahren. Um das darin liegende Fehlerrisiko zu minimieren, hat der Rat der Stadt Hagen im Mai 2016 die Einführung eines Vertragsmanagementsystems in der Stadtverwaltung beschlossen. In einem ersten Schritt ist dafür eine verwaltungsweite Vertragsdatenbank zu errichten.

Diese zentrale Vertragsdatenbank der Stadtverwaltung ist nun seit dem 01.08.2017 in Betrieb. Die einzelnen Fachbereiche der Stadtverwaltung sind aufgefordert, bestehende und neu abgeschlossene Verträge in die Datenbank einzupflegen und sich mit der Software vertraut zu machen. Den Fachbereichen und Ämtern der  Verwaltung sind vom Fachbereich Personal und Organisation sowohl der Entwurf der Dienstanweisung Vertragsmanagement als auch eine Handreichung zur Benutzung der Datenbank zur Verfügung gestellt worden.

Erfasst werden alle Verträge mit Zahlungsverpflichtungen in Höhe von mindestens 1.000,- € brutto/Kalenderjahr, die zusätzlich eine der folgenden Bedingungen erfüllen:

-          die Vertragslaufzeit ist größer oder gleich 6 Monate;

-          die Vertragslaufzeit ist kleiner als 6 Monate, der Vertrag sieht aber eine Verlängerung bei Nichtkündigung vor;

-          es handelt sich um einen Vertrag, der die in einem Rahmenvertrag abgebildeten Verpflichtungen abruft.

Ferner sind alle Verträge zu erfassen, die Einnahmen auslösen.

Ausgenommen sind Verträge, die bereits in IT-Fachverfahren (bspw. „Heimat“) enthalten sind. Damit erfasst die Datenbank zum Vertragsmanagementsystem nicht die Verträge der Immobilienverwaltung (z.B. Grundstückskaufverträge, Miet- und Pachtverträge über städtische Grundstücke).

Erste Rückmeldungen einzelner Fachbereiche zeigen, dass Schulungsbedarf gesehen wird. Daher wird es kurzfristig (voraussichtlich noch im September) eine Schulung aller Nutzer der Vertragsdatenbank durch den Fachbereich Personal und Organisation, das Rechtsamt und HABIT geben.

Eine erste Evaluierungsphase ist für das Frühjahr 2018 avisiert.

Finanzielle Auswirkungen

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