Beschlussvorlage - 0280-1/2017

Die ergänzenden Erläuterungen zum Personal- und Organisationsbericht 2016 werden zur Kenntnis genommen.

Kurzfassung

Der Personal- und Organisationsbericht 2016 wurde in der Sitzung der Kommission für Beteiligungen und Personal am 25.04.2017 vorberaten. Es haben sich einige Fragestellungen ergeben, die hier ergänzend erläutert werden.

Begründung

Im Einzelnen traten Detailfragen zu folgenden Themen auf:

Zahlenmäßige Abweichungen zwischen Stellenplan und Personalbestand

In Kapitel I 2 des Personal- und Organisationsberichts (Seite 25 ff.) werden die
Zahlen der Stellenpläne ausgewiesen, ungeachtet der tatsächlichen Besetzung der Stellen.

In den Stellenplänen sind zwar jeweils die Planstellen der Beamten in Eigenbetrieben enthalten, nicht aber Stellen für Tarifbeschäftigte der Eigenbetriebe. Außerdem
wurden in den Stellenplänen stets die Stellen des Orchesters ausgewiesen, jedoch keine für das übrige künstlerische Theaterpersonal.

Allein daraus resultierten in der Vergangenheit – bis zur Gründung der Theater gGmbH 2015 und der Wiedereingliederung des früheren Eigenbetriebs GWH in die Kernverwaltung 2016 – zwangsläufig ganz erhebliche Abweichungen zu den Personalbestandszahlen. Aktuell sind beim verbliebenen Eigenbetrieb HABIT rd. 70 Personen aus dem Tarifbereich beschäftigt, für die keine Planstellen im Stellenplan der Stadt ausgewiesen werden.

Zusätzlich zu den Planstellen werden im Übrigen noch überplanmäßige Beschäftigungen im Bericht ausgewiesen.

Kapitel II 2 des Personal- und Organisationsberichts  (Seite 36 ff.) befasst sich mit der Entwicklung des Personalbestands. Hier werden alle aktiven Beschäftigungs-verhältnisse in VZK (und Kopfzahlen) ausgewiesen. Hierbei wird wiederum nicht
unterschieden nach planmäßigen oder überplanmäßigen Beschäftigungen. Neben den sog. Stammkräften (aktiven unbefristeten Beschäftigungen) sind auch befristet Beschäftigte zu berücksichtigen. Azubi- und Praktikantenstellen werden nicht im Stellenplan als solchem, sondern in einer zugehörigen Anlage gesondert dargestellt. Bufdis und Aushilfen finden keinen Ausweis im Stellenplan.

Nachfolgend sind die jeweiligen relevanten Zahlen der Kernverwaltung aus 2016 gegenübergestellt. Der Eigenbetrieb HABIT wird aus den o.g. Gründen hierbei nicht einbezogen.

Damit ergibt sich rein rechnerisch ein Überhang von rd. 233 Stellen. Berücksichtigt werden muss dabei jedoch eine Besonderheit. Mit der Rückführung der GWH in die Kernverwaltung wurden im Stellenplan 2016 zunächst für den Reinigungsbereich in einem ersten Schritt 294 volle Stellen eingerichtet trotz der Kenntnis, dass in der Regel bei den Reinigungskräften keine Vollbeschäftigung besteht. Entsprechende Anpassungen sollen zum nächsten Stellenplan  erfolgen. Tatsächlich gab es zum 31.12.2016 insgesamt 269 Stammkräfte in einem Beschäftigungsumfang von nur 130,8 VZK sowie eine befristet Beschäftigte mit 0,58 VZK. Daneben wurden 27 Aushilfen im Umfang von 10,36 VZK beschäftigt. Somit sind mindestens die Hälfte der zunächst eingerichteten Stellen im Reinigungsbereich obsolet und reduzieren den vermeintlichen Überhang an vakanten Stellen deutlich.

Dieser zahlenmäßige Überhang ergibt sich in Summe teils aus diversen Differenzen zwischen jeweiligem Stellenumfang und besetztem Stellenanteil, aber auch durch tatsächlich unbesetzte Stellen.

Grundsätzlich müssen alle vakanten Stellen ein Bedarfsprüfungsverfahren durchlaufen, bevor sie wiederbesetzt werden können. Je nach Bedeutung und Aufgabe kann dieses Verfahren eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen; allerdings ist diese Prüfung notwendig, um eine bedarfsgerechte Stellen- (und Personal-) ausstattung sicherstellen zu können.

Insbesondere beim Fachbereich Jugend & Soziales (55) und beim Fachbereich Öffentliche Sicherheit, Verkehr, Bürgerdienste und Personenstandswesen (32) bestehen aktuell Vakanzen.

Weitere im Stellenplan vorgehaltene Planstellen werden entweder

1. "pro forma" vorgehalten, um in publikumsintensiven oder stark fallzahlbezogenen Aufgabenbereichen (z. B. "Flüchtlinge") möglichst kurzfristig auf Schwankungen reagieren zu können.

2. nicht mehr besetzt, da sie zwecks Umsetzung der vom Rat beschlossenen Personalkostenkonsolidierung zum Fortfall vorgesehen sind (Stellenplan 2018/2019).

oder

3. noch nicht besetzt, da sonstige Gründe (Organisationsuntersuchungen, Umstrukturierungen, Aufgabenfortfall u. -verlagerung usw.) vorliegen, die eine Stellenbesetzung zeitlich verzögern.

Zahlenmäßige Abweichungen zu den Zugängen in die Allgemeine Verwaltung und den Abgängen bei der GWH

Abbildung 11 auf Seite 39 des Personal- und Organisationsberichts weist die Bestandsveränderungen 2016 beim Stammpersonal aus. Allein durch die erfolgte Rückführung der GWH steigt der Personalbestand in der Allgemeinen Verwaltung mit mehr als 350 VZK erheblich. Darüber hinaus sind hier per Saldo weitere Zugänge erfolgt. Insbesondere Entfristungen von Beschäftigungsverhältnissen erhöhen die Zahl der Stammkräfte auf insgesamt knapp 390 VZK. 

Der im Vergleich dazu deutlich höhere Anstieg der Stellenplanzahlen ist wiederum auf die oben bereits beschriebene Vorgehensweise bei der Einrichtung von Planstellen für den Reinigungsbereich zurückzuführen.

Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH)

Zum 01.01.2011 wurde die damalige Anstalt öffentlichen Rechts „Stadtentwässerung Hagen (SEH)“ zum „Wirtschaftsbetrieb Hagen (WBH)“ erweitert. Aufgaben und Personal der früheren städtischen Organisationseinheit Forstamt (24), des Fachbereichs für Grünanlagen und Straßenbetrieb (67) und Teile des Fachbereichs für Planen und Bauen, Grün, Straßen und Brücken (66) wurden in den WBH ausgegliedert  Die SEH AöR wurde zum 01.01.2003 gegründet, zuvor wurde SEH ab 1995 als Eigenbetrieb geführt.

Im Personal- und Organisationsbericht werden grundsätzlich alle Daten zu Personalbestand und -kosten ab dem Jahr 2008 ausgewiesen. Zu diesem Zeitpunkt wurde SEH schon als Anstalt öffentlichen Rechts geführt. Insoweit erfolgt der Ausweis entsprechender Kennzahlen ausschließlich in Kapitel III „Konzern Stadt“. In den jeweiligen Fußnoten ** zu den Abbildungen 72, 73 und 74 wird auf die Erweiterung zum WBH ab 2011 hingewiesen.

Die Wahrnehmung der Aufgaben der bisherigen Verwaltungseinheiten Forstamt (24) und Fachbereich für Grünanlagen- und Straßenbetrieb (67) wurde rückwirkend zum 01.01.2011 auf den WBH übertragen. Gleiches gilt teilweise für die Aufgabenwahrnehmung aus dem Fachbereich Planen und Bauen für Grün, Straßen und Brücken (66). Die Verwaltungseinheiten 24 und 67 wurden mit Wirkung zum 31.12.2010, der Fachbereich 66 zum 30.06.2011 aufgelöst. Die Überleitung der Beschäftigten der genannten Bereiche erfolgte mit Personalüberleitungsvertrag, der Übergang der Beamtinnen und Beamten kraft Gesetzes. Der Rat der Stadt Hagen hat im Mai 2011 die Satzung der AöR WBH beschlossen, die Bezirksregierung Arnsberg stimmte im Juli 2011 zu. Daher erfolgte der Ausweis der Abgänge von insg. 204,27 VZK (213 Personen) seinerzeit erst im dritten Quartal 2011. Im vierten Quartal wechselte ein weiterer Mitarbeiter im Rahmen einer personalwirtschaftlichen Einzelmaßnahme aus der allgemeinen Verwaltung zum WBH. So kann noch im aktuellen Personal- und Organisationsbericht der Abbildung 75 „Fluktuationsbilanz: Konzernweite Fluktuation 2009 bis 2015“ entnommen werden, dass 2011 unbefristete Beschäftigungsverhältnisse im Umfang von insgesamt 205,27 VZK aus der Kernverwaltung in den WBH übergingen.

Fördermittelmanagement

Die Verwaltung erarbeitet aktuell ein Konzept zur Einrichtung und möglichen Anbindung eines Fördermittelmanagements. Detailliertere Angaben können erst erfolgen, wenn die Konzepterstellung abgeschlossen und eine Verwaltungsmeinung dazu hergestellt ist.  

Finanzielle Auswirkungen

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