Beschlussvorlage - 0726/2005

Die Betriebsleitung wird beauftragt, die unter 4. dargestellten Maßnahmen umzusetzen

·         Die Komplexität der städtischen IT-Landschaft hat seit 1995 permanent zugenommen

·         Die Innovationszyklen im IT-Bereich sind extrem kurz. Die Leistungsfähigkeit und Einsatzmöglichkeiten der Hardware und der Funktionsumfang sowie der Ressourcenbedarf der Software nehmen dabei sprunghaft zu

·         Daneben spielt auch das Internet/Intranet eine immer größere Rolle. Die Nutzung von Onlineshopping-, Onlinebanking- und e-Government sind zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Die Erwartungshaltung, z.B. auch Behördengänge via Internet erledigen zu können, steigt zunehmend. Aber auch die Kommunikation von Behörden untereinander verlagert sich immer mehr auf eine elektronische Ebene. Diese Entwicklung birgt große Chancen etwa zur Reorganisation der Verwaltung. Gleichzeitig potenzieren sich aber auch die Risiken. Bereits heute werden z.B. bis zu 80% der bei der Stadt Hagen eingehenden Emails durch die Firewall geblockt und abgewiesen. Dabei handelt es sich keineswegs nur um harmlose Spam, also unerwünschte Werbung, sondern vielfach auch um virenverseuchte Nachrichten, die großen Schaden anrichten könnten. Die Verursacher sind nicht mehr nur im Kreis der sog. Computerkids zu finden, die mehr oder weniger aus Spaß an der Sache agieren. Heute geht es zunehmend um Virenepidemien, Identitätsdiebstahl usw. mit eindeutig kriminellem Hintergrund bis hin zur organisierten Kriminalität.

·         Ebenso erhöhen sich die Gefahren eines Virenbefalls von innen. So bietet Windows-XP die Möglichkeit, eine Fülle von Peripheriegeräten problemlos an den PC anzuschließen (z.B. USB-Schnittstelle). Damit steigt natürlich auch die Gefahr, dass z.B. über eine angeschlossene (private) externe Festplatte Computerschädlinge ins Netz gelangen.

·         Im Bereich der Windows-Endsysteme betreut ein HABIT-Administrator nahezu 500 PC mit entsprechendem Zubehör. Bei den dargestellten Rahmenbedingungen führt dies zu extremen Engpässen und unzureichender Servicequalität. Das Angehen von notwendigen Zukunftsprojekten (z.B. XP-Migration) muss immer wieder verschoben werden. Dadurch ergeben sich neue Probleme und auch Mehraufwand.

·         Auch in anderen Bereichen führen Personalabgänge immer wieder zu Engpässen.

·         Fast alle heutigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des HABIT haben eine Verwaltungsausbildung. Ein großer Teil dieser Beschäftigten ist aber mit der beschriebenen technischen Entwicklung bei der Stadt Hagen mitgewachsen. Heute ist die Besetzung von freigewordenen Stellen durch interne Stellenausschreibung aber ausgereizt, da kein Personal mit fundierten IT-Fachkenntnissen in der Verwaltung vorhanden ist. Nachträgliche IT-Qualifikation verursacht Kosten und Produktionsausfälle in der langen Einarbeitungszeit.

·         In den nächsten 10 Jahren scheiden nach den heutigen Rahmenbedingungen voraussichtlich mehr als 40% der HABIT-Beschäftigten aus dem Dienst aus. Um den Dienstbetrieb zu gewährleisten müssen die Stellen mit qualifiziertem Personal besetzt werden. Dazu sind folgende Maßnahmen zu ergreifen:

·         Zusätzliche Ausbildungskräfte

·         Qualifizierungsangebot (IT-Lehrgänge beim LDS) an Beschäftigte der Verwaltung

·         Externe Einstellung, wenn im Einzelfall die v.g. Maßnahmen nicht greifen, bzw. kurzfristiger akuter Experten-Bedarf besteht

 

1.      

Ausgangslage der städtischen IT-Infrastruktur

 

Anfang der 90er Jahre wurden erste PC für die Verwaltung beschafft. Damit begann die Ablösung der bis dahin vor allem in Bereichen mit Massendatenverarbeitung (z.B. Meldewesen) eingesetzten Großrechnerterminals. Zunächst gab es vereinzelte PC als sog. Stand-Alone-Lösungen. Ab Mitte der 90er Jahre wurde die Verwaltung in größeren Margen mit PC in einer vernetzten Umgebung ausgestattet (Client-Server-Architektur).

 

Heute hat sich die vom HABIT betreute IT-Infrastruktur wie folgt entwickelt:

 

·         1 zentraler Server BS2000/OSD (zukünftig im KDN-Betriebsverbund)

·         1 zentraler Telekommunikationsserver und weitere rd. 100 Telefonanlagen

·         6 Unix-Server

·         19 Linux-Server (für Applikationen, Datenbanken, Internet und IT-Sicherheit)

·         80 Windows-Server (20 x Win-NT, 24 x Win-2000, 36 x Win-2003)

·         2 Datensicherungsroboter

·         2.400 überwiegend vernetzte PC sowie zahlreiche Peripheriegeräte (Monitore, Drucker, Scanner etc.)

·         fast 4.000 km strukturierte Inhouse-Verkabelung mit rd. 400 aktiven Netzkomponenten

·         150 kommunale Fachverfahren und rd. 1.300 unterschiedliche Spezialsoftwareprodukte für verschiedene Zwecke (CD-Brennen, Scannen, CAD, ...).

·         Rd. 2.000 stadteigene PC sowie Peripheriegeräte in den 72 Hagener Schulen, die zumeist lokal vernetzt sind

 

Vergleicht man diese heutige technische Umgebung mit der vor nur 10 Jahren, so ist das wie der Vergleich eines “VW-Käfers” mit einem “Formel 1 Rennwagen”. Gemeint ist damit nicht die erzielbare Geschwindigkeit, sondern die Komplexität des technischen Gebildes. Durch die komplexen Zusammenhänge der hier eingesetzten Hard- und Software können bereits kleine Störungen oder Fehler einzelner Komponenten das Gesamtgefüge oder größere Teile davon gefährden (Während eine Beule im Kotflügel der Lauffähigkeit des VW-Käfers keinen Abbruch tat, reicht beim Formel 1 Wagen ein minimal falsch eingestellter Heckflügel, um die Performance des Autos nachhaltig zu stören oder zwingt sogar zur Rennaufgabe).

 

Keine andere Branche hat zur Zeit kürzere Innovationszyklen als der IT-Bereich. Dabei geht es häufig nicht nur um kleine Entwicklungsschritte, sondern um Quantensprünge. Die Festplatte eines PC aus dem Jahr 1995 hatte eine um ein vielfaches geringere Kapazität als ein aktueller USB-Speicherstick, der kleiner ist als eine Streichholzschachtel. Ein 100 MHz Intel Prozessor war vor 10 Jahren das Nonplusultra, heute wird der aktuelle Intel Prozessor mit 3,4 GHz getaktet. In einem noch kürzeren Zeitraum entwickelte sich beispielsweise der Bereich CD-Brenner, DVD-Brenner, Double Layer bis hin zur heutigen Blueray- bzw. HDDVD-Technologie, die noch keine Marktdurchdringung hat, aber an deren Ablösung bereits in den Entwicklungslabors der IT-Industrie gearbeitet wird. Viele weitere Beispiele könnten diesen Trend belegen. Den Hardwareverbesserungen passen sich die Softwareentwickler an. Weil ihnen höhere Prozessorleistung, mehr und schnellerer Arbeitsspeicher etc. zur Verfügung stehen, werden ihre Produkte auch funktions- und umfangreicher. Dadurch eröffnen sich einerseits mehr Möglichkeiten, andererseits ergibt sich aber auch die Notwendigkeit, diese Innovationsschritte mitzugehen. So ist die Ablösung des heute eingesetzten Betriebssystems Windows NT 4.0 u.a. deshalb notwendig, weil die neuen Prozessoren und Mainboards es nicht mehr unterstützen. Es ist davon auszugehen, dass sich die geschilderte Entwicklung fortsetzen wird.

 

Neben diesen Entwicklungen in den Bereichen Hard- und Software spielt auch das Internet/Intranet eine immer größere Rolle. Die Nutzung von Onlineshopping-, Onlinebanking- und e-Government sind zu einer Selbstverständlichkeit geworden. Die Erwartungshaltung, z.B. auch Behördengänge via Internet erledigen zu können, steigt zunehmend. Aber auch die Kommunikation von Behörden untereinander verlagert sich immer mehr auf eine elektronische Ebene. Damit ist nicht nur die Erledigung alltäglichen Schriftverkehrs per Email gemeint, sondern auch Erfordernisse, die sich zum Beispiel aus gesetzlichen Verpflichtungen ergeben. Stichworte hierzu sind elektronische Meldepflichten im Vergabebereich, Clearingstellen im Meldewesen etc. Auch diese Entwicklung birgt große Chancen etwa zur Reorganisation der Verwaltung. Gleichzeitig potenzieren sich aber auch die Risiken. Bereits heute werden bis zu 80% der bei der Stadt Hagen eingehenden Emails durch die Firewall geblockt und abgewiesen. Dabei handelt es sich keineswegs nur um harmlose Spam, also unerwünschte Werbung, sondern vielfach auch um virenverseuchte Nachrichten, die großen Schaden anrichten könnten. Die Verursacher sind nicht mehr nur im Kreis der sog. Computerkids zu finden, die mehr oder weniger aus Spaß an der Sache agieren. Heute geht es zunehmend um Virenepidemien, Identitätsdiebstahl usw. mit eindeutig kriminellem Hintergrund bis hin zur organisierten Kriminalität.

 

Ebenso erhöhen sich die Gefahren eines Virenbefalls von innen. So bietet Windows-XP die Möglichkeit, eine Fülle von Peripheriegeräten problemlos an den PC anzuschließen (z.B. USB-Schnittstelle). Damit steigt natürlich auch die Gefahr, dass z.B. über eine angeschlossene (private) externe Festplatte Computerschädlinge ins Netz gelangen. Eine Eingrenzung dieses Gefahrenpotenzials ist z.Z. nur über den Einsatz einer Software möglich, die jedoch extrem aufwändig zu konfigurieren ist und außerdem permanent aktualisiert werden muss. Hier müssen verstärkt Standardisierungen und organisatorische Regelungen erarbeitet werden.

 

Informationstechnologie ist heute, auch und gerade in einer Kommunalverwaltung, nicht mehr wegzudenken. Um handlungsfähig zu sein, benötigt die Verwaltung eine funktionierende und sichere IT-Infrastruktur. Wie dargestellt nehmen Komplexität und Gefahren jedoch permanent zu. Es müssen daher Maßnahmen ergriffen werden, die trotz dieser Entwicklung auch zukünftig den IT-Betrieb sicherstellen.

 

2.       Derzeitige Personalsituation im technischen Bereich des HABIT

a)                  PC-Administration

 

Im Bereich der Windows-Endsysteme betreut ein HABIT-Administrator nahezu 500 PC mit entsprechendem Zubehör. Selbst diese extrem hohe Zahl wird sehr häufig überschritten, wenn z. B. MitarbeiterInnen krank werden oder Urlaub haben. Es ist im Hinblick auf die zu erbringenden Services im Zusammenhang mit der IT-Ausstattung der Verwaltung nicht mehr vertretbar, die geringe Zahl der Mitarbeiter noch dadurch zu verringern, dass Mitarbeiter längerfristig im Projekt XP-Migration eingesetzt werden.

 

Die geschilderte Situation im Bereich der Windows-Endsystem-Administration wäre noch schwieriger, wenn hier nicht – wie dies momentan der Fall ist – zwei externe Mitarbeiter auf Basis eines Landesförderprogrammes bis zum Jahresende 2005 in Teilzeit mitarbeiten würden. Ob eine solche Maßnahme im nächsten Jahr erneut durchgeführt wird, ist noch unklar. Einem zusätzlich geprüften Einsatz von 1 €-Kräften zur Unterstützung der PCNutzerinnen und –Nutzer in Bezug auf zusätzliche Arbeiten bei Umzügen, Bestandsveränderungen und Betriebssystemumstellungen wird seitens der Personalvertretung nur dann zugestimmt, wenn die PC-Administration dauerhaft personell verstärkt wird.

 

b)                  Gesamtbetrieb

 

Fast alle heutigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des HABIT haben eine Verwaltungsausbildung. Durch zusätzliche Qualifizierungsmaßnahmen haben sie sich die Möglichkeit eröffnet, im IT-Bereich tätig zu sein. Ein großer Teil dieser Beschäftigten hat aber insbesondere den Vorteil, die oben beschriebene technische Entwicklung bei der Stadt Hagen von Anfang an mitgestaltet zu haben; sie sind sozusagen mitgewachsen. Ein Verwaltungsmitarbeiter, der sich heute um eine Stelle beim HABIT bewirbt, weil er Interesse an diesem technischen Umfeld und ggfs. auch gute PC-Kenntnisse hat, besitzt nicht mehr die Chance mitzuwachsen, sondern findet die dargestellte komplexe technische Umgebung vor. Ohne fundierte IT-Grundlagen, die nur durch eine entsprechende Ausbildung vorhanden sein können, muss deshalb in eine extrem lange, u.U. sogar mehrjährige, Einarbeitungszeit investiert werden, bis ein vollständiger Einsatz entsprechend der Stellenbeschreibung möglich ist. Dies verursacht Produktivitätsausfälle und damit Aufwand.

 

In den nächsten 10 Jahren scheiden definitiv 17%, wahrscheinlich aber bis zu 32% der heutigen Beschäftigten des HABIT allein aus Altersgründen aus. Rechnet man sonstige Fluktuationsgründe, wie z.B. berufliche Veränderungen, Elternzeiten etc. hinzu, ist davon auszugehen, dass der Betrieb bis 2015 deutlich mehr als 40% seines derzeitigen Personalstamms verlieren wird.

 

Ähnliche personelle Probleme wie im Administrationsbereich zeigen sich auch im Geschäftsbereich Softwareentwicklung und -services. Hier wurden in den letzten Jahren auf Grund von Konsolidierungsvorgaben mehrere Stellen abgebaut. Inzwischen gibt es hier eine Vielzahl von Engpässen, die sich insbesondere im Vertretungsfall zeigen. In Bezug auf die XP-Einführung zeigt sich als besonders problematisch, dass der Bereich Office-Betreuung nicht mehr vorhanden ist.

 

Beispielhaft verdeutlicht ein aktueller Fall aus dem Servicebereich Personalwesen die Auswirkungen eines Personalweggangs auf die Handlungsfähigkeit des HABIT. Der vg. Bereich wurde im Zuge der Haushaltskonsolidierung bereits ausgedünnt. Jetzt hat sich ein Mitarbeiter im Rahmen eines Ausschreibungsverfahrens für eine Stelle im Fachbereich Jugend und Soziales qualifiziert. Eine Freigabe ist kurzfristig unter den geltenden Rahmenbedingungen nicht zu kompensieren. Sie würde die Umsetzung des neuen Tarifrechts öffentlicher Dienst (TVöD) und der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen gefährden. Alternativ könnte auf die Tätigkeiten des Bereiches für die KDN verzichtet werden, was aber zu Einnahmeverlusten von annähernd 90.000 €/Jahr führen würde und deshalb nicht ernsthaft in Erwägung gezogen werden kann. Es bleibt für die Betriebsleitung im Grunde nur die Entscheidung, den Wechsel des Mitarbeiters zu verzögern, bis ein Ersatz zur Verfügung steht, der dann aber noch nicht eingearbeitet ist. Das bedeutet Ausfall von Produktivität und Ausbildungskosten.

 

Obwohl durch die Erhöhung der Wochenarbeitszeit für die Beamten ab dem Jahr 2004 beim HABIT rd. 3.000 zusätzliche Stunden/Jahr zur Verfügung standen, steigen Gleitzeitüberhänge und Überstunden weiterhin an. Zum Ende des 2. Quartals 2005 betrugen sie rd. 9.900 Stunden. Darüber hinaus gab es am Ende des Jahres noch Resturlaubsansprüche von insgesamt 656 Tagen.

 

Trotz dieser erheblichen zusätzlichen Leistungen, die von den Beschäftigten des HABIT erbracht wurden und werden, ist es in Teilbereichen, insbesondere bei den PC-Administratoren und den Netzfachleuten nicht mehr möglich, das Alltagsgeschäft in einer für die Kunden akzeptablen Zeit zu erbringen. So vergehen derzeit u.U. bis zu 4,5 Monate von der Bestellung bis zur betriebsfertigen Installation eines PC.

 

Vor diesem Hintergrund ist ein Agieren, also ein rechtzeitiges Angehen und Vorbereiten von Zukunftsaufgaben, in diesen Bereichen sehr problematisch. Im Zusammenspiel mit der Haushaltskonsolidierung hat dies beispielsweise dazu geführt, dass die seit einiger Zeit absehbar notwendige Windows-XP-Migration immer wieder verschoben werden musste. Bereits heute müssen jedoch vereinzelt XP-Rechner eingerichtet werden, weil neue Verfahren oder aktuelle Hardware (z.B. Notebooks) nicht mehr mit Windows NT lauffähig sind. Diese Rechner sind mit einem sehr hohen Aufwand einzeln zu konfigurieren, um in der derzeitigen technischen Umgebung überhaupt in Betrieb genommen werden zu können. Darüber hinaus müssen sie beim endgültigen Umstieg auf Windows XP neu konfiguriert werden. Dieses Beispiel zeigt, dass der ressourcenbedingte Investitionsstau Mehraufwand und damit höhere Kosten verursacht.

 

3.       Ausblick

 

Die Bedeutung der Informationstechnologie für die innerstädtischen Arbeitsprozesse wurde in den bisherigen Ausführungen bereits dargestellt. Sie hat sich zu einem unverzichtbaren Instrument entwickelt und ist in weiten Teilen der Verwaltung für deren Handlungsfähigkeit notwendig. Dies wird sich in Zukunft eher noch verstärken.

 

Gleichzeitig ist die IT ein Instrument, um Verwaltungsabläufe zu reorganisieren und Kosteneinsparungen zu erzielen und/oder den Bürgerservice zu verbessern. Erfolgreiche Maßnahmen, wie z.B. das Bürgeramtskonzept bzw. in Kürze das Servicezentrum Wirtschaft, sind ohne IT nicht realisierbar. Unter dem Stichwort E-Government werden bereits Dienstleistungen über das Internet angeboten (Z.B. elektronische Meldeauskunft, Grundbuchangelegenheiten, KFZ-Anmeldungen), allerdings zunächst nur für geschlossene Benutzergruppen. Gerade hier zeigt sich, welche Möglichkeiten die IT auch im Hinblick auf Rationalisierungschancen eröffnen kann. Das Virtuelle Rathaus Hagen könnte bereits heute - technisch gesehen - eine Vielzahl weiterer Dienstleistungen für alle Bürger anbieten. Die Umsetzung scheitert eher an den sonstigen Rahmenbedingungen, wie etwa Authentifizierung, elektronische Signatur etc., weil es entweder noch keine abschließenden gesetzlichen Regelungen gibt oder der Verbreitungsgrad der notwendigen Technik in der Bevölkerung noch nicht groß ist. Dies wird sich jedoch in absehbarer Zeit verändern. Der technische Stand des Virtuellen Rathauses ist aber insbesondere deshalb so weit fortgeschritten, weil durch die mehrjährige Landesförderung der notwendige finanzielle und personelle Ressourceneinsatz möglich war.

 

Dieselbe “e-Government-Technologie” wird mittlerweile auch im Intranet der Stadt Hagen auf allen vernetzten PC eingesetzt und hat sich zum Wissensspeicher (Knowledgemanagement) für die ganze Verwaltung entwickelt. Mit Hilfe von sog. Web-Services werden zudem Fachanwendungen an die Nutzer verteilt, um in der Administration Entlastungseffekte zu erzielen. Insgesamt ist der technologische Trend im IT-Bereich eindeutig bei Web-Services zu suchen.

 

Andere vielversprechende Projekte, wie Workflowmanagementsysteme, elektronische Archivierung etc., konnten hingegen aufgrund der bestehenden Ressourcenknappheit bisher nicht aufgegriffen werden.

 

Die Kürzung der städtischen Haushaltsmittel im Unterabschnitt 0620 im Jahr 2003/2004 um insgesamt rd. 1,3 Mio. Euro hat zu einer weiteren Verschärfung der personellen Situation und der möglichen Investitionen geführt. Damit sind wichtige Zukunftsprojekte zwangsläufig verschoben worden.

 

Vor dem Hintergrund der Haushaltskonsolidierung, aber auch aus grundsätzlichen Überlegungen zur Wirtschaftlichkeit, war der HABIT einer der maßgeblichen Akteure hinsichtlich der Gründung des Zweckverbandes KDN. Hierdurch eröffnen sich Chancen über die Intensivierung der interkommunalen Zusammenarbeit vermehrt Skaleneffekte zu erzielen. Erste gemeinsame Maßnahmen wie z.B. der gemeinsame Großrechnerbetrieb, der gemeinsame SAP-Basisbetrieb, die Ausschreibung der Hardwarebedarfe und der SAP-Lizenzen sind positiv mit Kostenminderungseffekten abgewickelt worden. Der HABIT ist Kompetenz-Center der KDN für den Bereich des Personalabrechnungsverfahrens PAISY und erzielt dadurch Einnahmen von derzeit rd. 90.000 € jährlich. Weitere Maßnahmen und Projekte werden zukünftig zur Kostenoptimierung in den IT-Betrieben der Mitgliedsgemeinden beitragen.

 

4.       Handlungsnotwendigkeiten

 

Stellenbesetzungen hat der HABIT in der Vergangenheit entsprechend der städt. Regularien durch interne Ausschreibungen vorgenommen. Dabei gab es einige Beschäftigte, die über PC- und IT-Kenntnisse aus ihrem privaten Umfeld verfügten. Gleichwohl ist anzumerken, dass aufgrund der Komplexität der städt. IT-Landschaft auch bei diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine sehr lange Einarbeitungszeit einkalkuliert werden muss, die aus den dargestellten Gründen zu weiteren Engpässen führt. Die letzten Vorstellungsgespräche haben darüber hinaus gezeigt, dass – auch unter Berücksichtigung dieser Einschränkungen – weitere interne Ausschreibungen nicht mehr erfolgversprechend sind. Um den dargestellten Notwendigkeiten zukünftig gerecht werden zu können, werden unter Beachtung der städtischen Konsolidierungsrahmenbedingungen, aber auch zur Minderung unproduktiver Einarbeitungszeiten zur Sicherung der Beschäftigung qualifizierten Personals folgende Maßnahmen vorgeschlagen:

 

·         Erhöhung der Ausbildungsplätze 2006 um 2 auf 4 Ausbildungsplätze pro Jahrgang. Die Betriebsleitung wird die Übernahme bei Eignung angepasst an den jeweiligen Bedarf besonders begründen.

·         Unterbreitung eines Angebots an Verwaltungsbeschäftigte (insbesondere Prüfungsjahrgänge der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung) an einem IT-Eignungstest des Landesamtes für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) teilzunehmen. Die geeigneten Beschäftigten werden dann in einer IT-Grundausbildung beim LDS qualifiziert und können anschließend bei entsprechenden Bedarfen zum HABIT mit Vorrang umgesetzt werden. Auch hier begründet die Betriebsleitung im Einzelfall entsprechende Bedarfe.

Eine ähnliche Aktion ist bereits vor rd. 20 Jahren mit dem Personalamt mit sehr gutem Erfolg durchgeführt worden. Dies Maßnahme wird deshalb jetzt wieder gemeinsam mit der Zentralen Steuerung abgewickelt.

·         Soweit über die dargestellten Maßnahmen sachkundige Beschäftigte im Einzelfall nicht zu erhalten sind, ist unter Beachtung der städtischen Regularien extern einzustellen.

Die erforderlichen Mittel stehen im Wirtschaftsplan 2005 zur Verfügung bzw. werden über die Wirtschaftspläne der Folgejahre abgewickelt.