Berichtsvorlage - 1056/2016

Der Rat nimmt den Bericht der Verwaltung zur  Kenntnis.

Kurzfassung

Die Verwaltung hat mit der Vorlage 0399/2014  - beschlossen am 15.05.2014 - über den geplanten Einstieg in den „wirkungsorientierten Haushalt“ (WOH) berichtet. Zur Umsetzung dieses Einstiegs werden derzeit die Strukturen des Haushalts überarbeitet mit dem Ziel, den nächsten Doppelhaushalt 2018/2019 mit diesen Strukturen aufzustellen und gleichzeitig eine produktorientierte Haushaltssicht mit dem Datenbankverfahren des Anbieters IKVS zu realisieren. Ziel ist, diese Sicht durch Zieldefinition und Kennzahlenunterstützung in den Folgejahren auszubauen.

Begründung

Seit der Umstellung des Haushalts 2008 auf das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) konnte eine Weiterentwicklung in Richtung Wirkungsorientierung bisher nicht umgesetzt werden. Hierzu sollte die Vergabe einer Beratungsleistung vorbereitet werden, was eine europaweite Ausschreibung mit entsprechender Leistungsbeschreibung voraussetzte. Zeitgleich wurde durch das Stärkungspaktgesetz die Stadt Hagen als pflichtige Empfängerkommune zur Aufstellung eines Haushaltssanierungsplans mit Darstellung des Haushaltsausgleichs bis 2021 verpflichtet. Dies hat bisher alle personellen Ressourcen gebunden, da neben der Aufstellung auch eine jährliche Fortschreibung des Haushaltssanierungsplans und die Erfüllung der Berichtspflichten vorzunehmen war, außerdem ein finanzieller Spielraum für die Vergabe der Beartungsleistung mit einem Kostenvolumen von rd. 1 Mio. € nicht mehr gesehen werden konnte.

Um trotz der schwierigen Rahmenbedingungen eine Weiterentwicklung vorzubereiten, ist nach Auswertung der Haushaltsstrukturen vergleichbarer Städte und dem Erfahrungsaustausch aus dem Vergleichsringverfahren IKVS erkennbar, dass zunächst eine Verschlankung des Haushalts mit einer grundlegenden Veränderung der Produktstruktur erforderlich ist. Daher wird im Fachbereich Finanzen und Controlling seit Juli 2016 die Umstellung des Haushalts konzipiert mit dem Ziel, ab Sommer 2017 diese neuen Strukturen für die Haushaltsplanung 2018/2019 zu nutzen.

Da eine Änderung der Konzeption zu einem späteren Zeitpunkt die nächste Haushaltsplanung akut gefährdet, wird bereits in dieser Phase eine Information der politischen Entscheidungsträger vorgenommen, um etwaige steuerungsrelevante Aspekte noch berücksichtigen zu können.

Ausgangslage:

Der Haushalt wird auf der Ebene der Produktgruppen (Teilergebnis- und Teilfinanzpläne) dargestellt. Bisher wurde die Bildung der Teilpläne von finanzstatistischen Vorgaben geprägt, die dazu geführt haben, dass diverse Teilpläne aufgrund ihres Volumens und ihres Inhalts nicht steuerungsrelevant sind, gewisse steuerungsrelevante Sachverhalte dagegen derzeit nicht in eigenen Teilplänen im Haushalt abgelesen werden können.

Der städtische Haushalt verfügt über 121 Teilpläne und über rd. 1.000 Produkte. Im Vergleich mit anderen Kommunen sind die haushaltsrelevanten Teilpläne und Produkte ein absoluter Spitzenwert. Vergleichbare Kommunen verfügen über steuerungsrelevante Produkte in einer Anzahl von ca. 150 – 200.

Eine Trennung der Bedarfe für den Haushalt und das interne Controlling war mit den Instrumenten des eingeführten SAP-Templates nicht möglich. Die gebildete Produktstruktur ist überwiegend zur Abbildung der internen Controllingbedarfe und der finanzstatistischen Bedarfe angelegt worden, eine Ausrichtung auf die politische Steuerungsrelevanz war bisher technikunterstützt nicht möglich. Die Ausrichtung auf die finanzstatistischen Bedarfe ist aus Sicht der Verwaltung Ursache dafür, dass der Haushalt in dieser Form nicht in Richtung Wirkungsorientierung weiterentwickelt werden kann, so dass eine grundlegende Veränderung vorzunehmen ist.

Ziele der Strukturanpassung des Haushalts:

• Beständigkeit des Haushalts und des externen Berichtswesens
• Verantwortung für Primärkostenbudgets auf der Ebene der Teilpläne (Grundlage der politischen Beratung)
• Verschlankung des Haushalts zur Verbesserung der Steuerung
• Trennung der Haushaltsstrukturen vom internen Controlling
• Realisierung gesamtstädtischer Controllingbedarfe
• Vorbereitung für eine Technik unterstützte Berichtserstellung

Stand der Neukonzeption:

Teilpläne:

Die Anzahl der Teilpläne wird deutlich reduziert, was unter anderem durch die organisatorischen Veränderungen in den Vorjahren, die zu Fachbereichsbildungen geführt haben, möglich wird. In den neu zu bildenden Teilplänen wird die Budgetverantwortung den Fachbereichsleitungen zugeordnet. Die Verantwortung der Fachbereichsleitungen für das ordentliche Ergebnis (Zeilen 1 bis 18 des Haushalts) wird eindeutig festgelegt.

Sämtliche Vorleistungen zur Erstellung der Aufgaben werden nicht wie bisher vermischt mit den Amtsbudgets im ordentlichen Ergebnis, sondern in den internen Leistungsverrechnungen dargestellt.

Ausnahme: Die Darstellung der Personalkosten erfolgt weiterhin in allen Teilplänen mit Personaleinsatz aufgrund gesetzlicher Regelung. Hierzu werden geeignete Kennzahlen dem Haushalt beigefügt, um daraus Veränderungen im Personalvolumen bei der Aufgabenerledigung erkennen zu können. Die Höhe der Personalaufwendungen ist für eine externe Steuerung allein nicht aussagekräftig.

Personalumlagen, die einer extremen Schwankung unterliegen, werden separat dargestellt (Rückstellungen für Aktive Beschäftigte).

Wesentliche Änderungen der Haushaltsstruktur:

Gebäudekosten:

Die Gebäudekosten für die zur Aufgabenerledigung erforderlichen Objekte werden in einem Teilplan im Verantwortungsbereich des Fachbereichs Gebäudewirtschaft komplett abgebildet. Somit ist zukünftig an einer Stelle im Haushalt die Sicht auf das Budget für die Gebäudeunterhaltung, die Betriebskosten und die Kosten der Reinigung und Objektbetreuung gewährleistet.

Die Nutzung der Gebäude wird im Rahmen der internen Leistungsbeziehungen verrechnet.

Diese Umstellung ist aufgrund der Rückführung des Eigenbetriebs GWH in die Kernverwaltung möglich geworden und ersetzt die bisher im Wirtschaftsplan der GWH komprimiert dargestellte Sicht auf das Budget des jetzigen Fachbereichs Gebäudewirtschaft.

Sonstige zentrale Budgets der Inneren Verwaltung:

Geschäftsaufwand,

Versicherungsangelegenheiten,

Fahrzeugbetrieb,

Immobilienmanagement

werden ebenfalls in separaten Teilplänen im Haushalt abgebildet und nicht mehr wie bisher in allen Teilplänen anteilig.

Durch diese veränderte Darstellung der Primärkosten in allen Teilplänen entsteht eine echte Verantwortlichkeit für die in den Teilplänen abgebildeten ordentlichen Ergebnisse durch den für die Aufgabenerledigung verantwortlichen Fachbereich. Die ordentlichen Ergebnisse sind – mit Ausnahme der Personalkosten für Aktive Beschäftigte – identisch mit dem eigenverantwortlich zu bewirtschaftenden Budget.

Das vorläufige Ergebnis der Teilplanbildung ist als Anlage 1 beigefügt.

Produkte:

Die Sicht auf die Aufgaben wird durch eine Produktstruktur erreicht, die für die politische Steuerung geeignet ist. Ziel ist eine Reduzierung der Produkte auf maximal 300.

Internes Controlling:

Für die Buchungs- und Berichtsebene unterhalb der Produkte wird ein weiteres SAP-Objekt eingeführt (Innenauftrag), das die interne Haushaltssteuerung in den Fachbereichen unterstützt und gleichzeitig den Haushalt von diesen Details entfrachtet. Zusätzlich können diese Innenaufträge gesamtstädtische Controllingbedarfe erfüllen und Auswertungen für die Finanzstatistik ermöglichen.

Interaktiver Produkthaushalt:

Im Rahmen der Haushaltsplanberatungen wird der Politik neben dem formalen Haushalt in der bisherigen Form – mit einer verringerten Anzahl von Teilplänen – ein Zugriff auf den interaktiven Produkthaushalt IKVS zur Verfügung gestellt, der eine Sicht auf die neuen steuerungsrelevanten Produkte und die einzelnen Kostenarten (Erträge und Aufwendungen) ermöglicht.

Diese Produkte beinhalten über ein neues Verrechnungskonzept auch sämtliche Leistungsverrechnungen.

Verbesserungen für die politischen Entscheidungsträger:

-          Umfang des Haushalts wird im Sinne einer Steuerungsrelevanz reduziert

-          Transparenz einzelner Kostenblöcke wird hergestellt

-          Detailsicht auf Produkte wird erstmalig ermöglicht – interaktiver Haushalt

-          Grafische Aufbereitung in IKVS unterstützt die Lesbarkeit der Finanzdaten

-          Fachausschussberatungen basieren auf dem Primärkostenbudget (ohne Personalkosten) der einzelnen Teilpläne

Weiterentwicklung zur Wirkungsorientierung

Auf Basis der Neustruktur kann in den Folgejahren eine Ziel- und Kennzahlenfestlegung mit den Fachbereichen aufgegriffen werden, um schrittweise den interaktiven Haushalt weiterzuentwickeln. Diese Neukonzeption ist im Dialog zu verfeinern.

Finanzielle Auswirkungen

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