Beschlussvorlage - 0276/2016

Der Schulausschuss beschließt die Durchführung einer europaweiten Ausschreibung durch die zentrale Vergabestelle für die Schuljahre 2016/2017 und 2017/2018 mit der Option der zweimaligen Verlängerung um jeweils ein Schuljahr bis einschließlich 2019/2020. Ziel ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Schulmöbeln für die Hagener Schulen

Kurzfassung

Europaweite Ausschreibung zur Lieferung von Schulmöbeln für Hagener Schulen.

Begründung

Im Rahmen der Ausstattung von Hagener Schulen mit entsprechendem Mobiliar ist es notwendig den zum Ende des laufenden Schuljahres endenden Rahmenvertrag europaweit neu auszuschreiben.

Für die Schuljahre 2016/2017 und 2017/2018 sind nach vorsichtigen Schätzungen für diese Leistungen Kosten in Höhe von ca. 150.000.-€ pro Schuljahr incl. MWSt. zu erwarten.

Dieser Betrag ist Bestandteil der Mittel, die den Hagener Schulen in ihren Selbstverwaltungsetats zur Verfügung gestellt werden.

Die Aufteilung in konsumtive und investive Beschaffungen ist abhängig von den Bestellungen der Schulen und deshalb zum jetzigen Zeitpunkt nur äußerst grob zu schätzen. Aus den Erfahrungen der vergangenen Jahre ist abzuleiten, dass voraussichtlich eine Aufteilung von 60 % konsumtiv und 40 % investiv verausgabt wird.

Die Finanzierung erfolgt in voller Höhe aus Eigenmitteln der Stadt Hagen.

Ein konkreter Mittelabfluss wird aufgrund dieser Vorlage aber noch nicht begründet, da es sich erst um die Genehmigung zur Ausschreibung handelt. Erst wenn die Schulen mit Geldern Ihrer Selbstverwaltung Möbel anschaffen, wird ein Mittelabfluss im Rahmen der schon dafür eingeplanten Mittel der Schulen entstehen.

Der Auftrag kann um 20% über- oder unterschritten werden. Da die Vergabe mit einer Option der zweimaligen Verlängerung des Vertrages um jeweils 1 weiteres Jahr auf insgesamt 4 Jahre vorgesehen ist, ist der Bedarf europaweit auszuschreiben. Die Option der Verlängerung wurde gewählt, um den hohen Verwaltungsaufwand so niedrig wie möglich zu halten und einen günstigen Rabattsatz zu erzielen. Eine Verlängerung kann nicht erfolgen, wenn die Leistungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit des Auftragnehmers nicht mehr gegeben ist bzw. wenn entsprechende finanzielle Mittel nicht mehr zur Verfügung stehen.

Als Grundlage für die Wertung wurden die Artikel gewählt, die am häufigsten bestellt werden. Es handelt sich hierbei um Tische, Stühle, Tafeln und Schränke in diversen Größen. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot im Bezug auf die Kriterien Preis, Qualität und Service für Reparaturen.

Entsprechend den vorgenannten Erläuterungen bittet die Verwaltung, wie im Beschlussvorschlag aufgeführt, die entsprechenden Bedarfe europaweit auszuschreiben und den Auftrag an den wirtschaftlichsten Bieter vergeben zu können.

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)

1.                Konsumtive Maßnahme

2.                Investive Maßnahme

3.                Auswirkungen auf die Bilanz

(nach vorheriger Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung)

Aktiva:

(Bitte eintragen)

Passiva:

(Bitte eintragen)

4.                Folgekosten: