Berichtsvorlage - 0952/2015

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Beratungsfolge

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Beschlussvorschlag

Die Vorlage der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

Die Vorlage wird am 27.11.2015 realisiert.

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Sachverhalt

Kurzfassung

entfällt

 

Begründung

 

Im Rahmen der in regelmäßigen Abständen stattfindenden überörtlichen Prüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt (GPA) wurden die Bereiche

  • Finanzen,
  • Sicherheit und Ordnung,
  • Jugend,
  • Soziales,
  • Schulen und Sport,
  • Verkehrsflächen und –anlagen sowie
  • Grünflächen

 

einer detaillierteren Betrachtung unterzogen.

 

Die Verwaltung hat den Bericht ausgewertet, Schwerpunkte gebildet und innerhalb der Verwaltung Aufträge erteilt.

 

Die Abarbeitung dieser Aufträge wird verwaltungsintern weiter begleitet.

 

Zusammenfassend ergeben sich folgende Eckpunkte und Empfehlungen (Die Ergebnisse von Analysen sind im Bericht als „Feststellung“ bezeichnet, bei der Prüfung erkannte Verbesserungspotentiale sind als „Empfehlung“ ausgewiesen):

 

  1. Prüfbereich Finanzen:

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung

Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Erheblich schnellerer Verbrauch des Eigenkapitals im Vergleich zu vielen vergleichbaren Kommunen

Feststellung

Die Entwicklung verdeutlicht das Erfordernis umfassender Konsolidierungsmaß-

nahmen

S. 35 v. 42

Maßnahmen im freiwilligen Bereich, Reduzierung von Standards

Empfehlung

Prüfung unpopulärer Maßnahmen im freiwilligen Bereich sowie die Reduzierung von Standards

S. 35 v. 42

Zuschussbedarf im Produktbereich Kultur

Empfehlung

Prüfung der Auflösung von Einrichtungen bzw. Bildung von Kooperationen

S. 41 v. 42

 


  1. Prüfbereich Sicherheit und Ordnung:

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung

Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Anzahl der Nebenstellen weist im Verhältnis zum Einzugsgebiet auf eine überproportionale Bürgerorientierung hin

 

Feststellung

Prüfung der weiteren Schließung von Nebenstellen (Positionierung am Mittelwert kann bei max. 2 Nebenstellen erreicht werden).

Prüfung, ob die Öffnung des ZBA an Samstagen zweckmäßig u. wirtschaftlich ist.

S. 7/8 v. 32

Gesamtbetrachtung

Empfehlung

Prüfung, ob durch die aktuellen technischen u. organisatorischen Veränderungen durch

e-Government bzw. die Einrichtung des landesweiten zentralen Meldeportals Personaleinsparungen realisiert werden können.

S. 10 v. 32

Prozessverbesserungen:  Ausbau der IT-Unterstützung durch z.B. Kassenautomaten, Terminvergabe, vorausgefüllter Meldeschein, Nutzung von Unterschriftenpads

Empfehlung

Empfehlung der GPA auf Basis von Wirtschaftlichkeitsver-gleichen gem. § 14 GemHVO (Investitionen) den Ausbau der IT-Unterstützung zu prüfen. Weiterer Ausbau der Terminmanagement-systeme

S. 9 v. 32

e-Government

Empfehlung

Prüfung, ob Personaleinsparungen durch die technischen und organisatorischen Veränderungen durch e-Government realisiert werden können.

S. 10 v. 32

 


 

  1. Personenstandswesen:

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Verfehlung des Benchmarks, Differenz zum GPA-Benchmark 2012: 2,0 Vollzeitstellen bzw.

100.000 €

Feststellung/

Empfehlung

 

Nachhaltigen Stellenabbau anstreben

S. 13 v. 32

 

  1. Trauangebot

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Hoher Aufwand an Ambiente-Trauungen mit

Rüst-, Wege- und Wartezeiten führen zu einem erheblichen Mehraufwand

 

Feststellung

 

 

 

Differenz zum Benchmark 2012 = 2 Stellen = 100.000 €

 

 

S. 15/17 v. 32

Reduzierung weiterer Stellen erfordert Standardabsenkung

Empfehlung

Möglichkeit zur Reduzierung des Angebotes für Ambiente-Trauungen prüfen, bzw. Reduzierung der Trauorte

S. 15 v. 32

 

  1. Zulassungswesen

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Benchmark verfehlt, Potential zum Zielwert 2012: 3,9 Stellen bzw. 200.000 €.

Feststellung

Überprüfung, ob im Zusammenhang mit der Samstagsschließung im ZBA auch die Zulassungsstelle an Samstagen geschlossen werden kann.

S. 21 v. 32

 


 

  1. Gewerbe- und Gaststättenwesen/Bekämpfung der Schwarzarbeit

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Der zukünftige Stellenbedarf sollte unter Berücksichtigung einer ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung und der kommunalpolitischen Schwerpunktsetzung zeitnah überprüft werden.

Empfehlung

Organisationsunter-

suchung für I. Quartal 2016 geplant

S. 29 v. 32

 

Prüfbereich Soziales:

  1. Rentenversicherung

Prüfergebnis

Art der Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Ursachenermittlung für hohe Antragsdichte ermitteln und gegensteuern

Empfehlung

Weitere Empfehlung zur Standardabsenkung, Reduzierung auf das erforderliche Maß

S. 18 v. 36

 

  1. BaföG

Prüfergebnis

Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Senkung des Personaleinsatzes auf 2,9 Stellen. Aufgrund rückläufiger Fallzahlen gleichwohl kein Erreichen des Benchmarks. Ursachenermittlung für hohe Antragsdichte ermitteln und gegensteuern.

Feststellung

 

S. 19 v. 36

 


  1. Prüfbereich Schulen und Sport:
  2. Portfoliomanagement und Lebenszykluskosten

Prüfergebnis

Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die wesentlichen Gebäudedaten liegen zwar bei der GWH in digitaler Form vor. Es gibt aber keine zentrale Stelle für die Steuerung des Immobilienportfolios

Feststellung

 

S. 19 v. 36

Die GWH sollte ein Kennzahlensystem zur Erfassung und Auswertung der Lebenszykluskosten aufbauen. Kennzahlenerhebung sollte sukzessive auf den gesamten Gebäudebestand ausgeweitet werden.

Empfehlung

 

S. 17 v. 34

 

  1. Prüfbereich Verkehrsflächen und –anlagen:
  2. Grünflächen:

Prüfergebnis

Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die unterjährig rückwirkende Gründung des WBH zum 01.01.2011 hat sich aus Sicht der GPA steuerungstechnisch und administrativ nicht bewährt.

Feststellung

 

S. 5 v. 19

Die fehlende Kostenrechnung beim WBH hat eine sachgerechte Prüfung der behandelten Bereiche und Produkte nicht zugelassen

Feststellung

Die Produktverant-

wortung für das städt. Grün sollte innerhalb der Verwaltung gebündelt werden. Zuständigkeiten jetzt bei 61, 60 und GWH. Mit Überleitung der Aufgaben in die AöR sollte zukünftig über eine Kostenrechnung eine kennzahlengestützte Steuerung aufgebaut werden.

S. 5 v. 19

 

  1. Park- und Grünanlagen:

Prüfergebnis

Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Eine detaillierte Kostenrechnung und die anschließende Auswertung von Leistungskennzahlen ist noch nicht vorhanden. Sie ist unabdingbare Voraussetzung um eine wirtschaftliche Steuerung aufzubauen.

Gesamtbetrach-

tung

 

S. 9 v. 19

 

  1. Straßenbeleuchtung:

Prüfergebnis

Prüfbemerkung Feststellung/

Empfehlung

Notwendigkeiten seitens der GPA

Seite

Die Stadt Hagen hat den höchsten Strompreis je Kilowattstunde im Vergleich der kreisfreien Städte in NRW. Allein zum Mittelwert ergibt sich ein rechnerisches Potential von ca. 320.000 €.

Feststellung

Der Stromliefervertrag läuft 2016 aus. Dies sollte zwingend zur Neuorientierung genutzt werden.

S. 13 v. 17

 

Der Bericht ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt.

 

 

 

 

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Auswirkungen

Finanzielle Auswirkungen

(Bitte ankreuzen und Teile, die nicht benötigt werden löschen.)

x

Es entstehen keine finanziellen und personellen Auswirkungen

 

 

 

 

gez.

 

Erik O. Schulz, Oberbürgermeister

 

 

 

 

 

 

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Anlagen

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Beschlüsse

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09.11.2015 - Rechnungsprüfungsausschuss - ungeändert beschlossen

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26.11.2015 - Rat der Stadt Hagen - geändert beschlossen

Beschluss:

  1. Die Vorlage der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

 

  1. Die Verwaltung wird beauftragt, die entsprechenden Konsequenzen aus den Hinweisen der Gemeindeprüfungsanstalt zu ziehen.

 

  1. Die Ergebnisse zu allen Punkten sind dem Haupt- und Finanzausschuss im Rahmen eines Berichtswesens im Frühjahr 2016 vorzulegen.

 

  1. Die Verwaltung wird beauftragt, aus den Hinweisen – wo möglich – entsprechende Konsolidierungsmaßnahmen zu entwickeln und diese in die Haushaltsplanberatungen mit einzubringen.

 

Abstimmungsergebnis:

x

Einstimmig beschlossen